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10 consejos para buenas agendas de reuniones + plantilla de agenda gratuita • Guía de la niña para la gestión de proyectos


Las reuniones necesitan agendas. Las agendas ayudan con la comunicación del proyecto: se aseguran de que las personas sepan por qué se presentan a una reunión y qué deberían hacer cuando están allí.

Las agendas y las actas van de la mano. La agenda asegura que la reunión comience con buen pie. Las minutas aseguran que todo esté documentado y finalizado de manera efectiva al final.

Este artículo trata sobre la creación de agendas que funcionen. También tengo 10 consejos para escribir buenos minutos para cuando necesites planear lo que sucederá después.

Pero aquí, nos enfocamos en cómo crear una agenda de reunión y consejos para preparar una buena agenda. También puede obtener una plantilla gratuita para las agendas de reuniones a continuación.

Ingrese su dirección de correo electrónico en el cuadro a continuación para obtener una plantilla de agenda gratuita para comenzar.

Obtenga la plantilla de agenda

1. Configurar una agenda de reunión estándar

Una agenda de reunión de muestra podría incluir:

  • Disculpas (a continuación les presentamos)
  • Revisión de acciones de la última reunión
  • Actualizaciones de progreso y próximos hitos
  • Actualización del presupuesto
  • Confirmación de cuándo las personas están fuera de la oficina en las próximas semanas
  • Otros asuntos que surgen (este es un tema general de la agenda de todo lo que ha surgido desde la última reunión)
  • Otros asuntos (CUALQUIER OTRO NEGOCIO). Más sobre eso más tarde también.

Cualquier cosa que pregunte o discuta regularmente puede ir a su plantilla de agenda estándar. Luego puede usar esto como base para cada agenda que necesita crear en el futuro.

2. Obtenga aportes del equipo

Para cualquier reunión específica, asegúrese de consultar con el equipo antes de armar la agenda.

Desea asegurarse de que todos los puntos estén cubiertos, así que hable con los miembros del equipo sobre lo que quieren discutir en la reunión. Es posible que tenga que seleccionar algunas de las sugerencias si están fuera de tema o tomarían demasiado tiempo.

Si no puede encontrar espacio en la agenda para todos los temas sugeridos por los asistentes, informe a las personas cuándo podrán discutir sus puntos con el grupo. Establezca una reunión por separado, o infórmeles que sus temas serán discutidos en la próxima reunión ordinaria. Esto ayuda a las personas a comprender que sus puntos no se olvidan y serán discutidos a su debido tiempo.

Ajuste los temas de agenda sugeridos por el equipo en torno a los elementos de su agenda estándar.

3. Comience con disculpas

El formato para la agenda de su reunión debe comenzar con disculpas.

Siempre es bueno reconocer quién no está en la sala y presentar a su adjunto si ha enviado a alguien para que asista en su lugar. Ayuda a enfocar al equipo si surgen problemas que necesitan el aporte de alguien que no está allí.

Ponga "Disculpas" como el primer elemento en su plantilla de agenda permanente.

Si envía su agenda demasiado pronto, la gente lo hará. perderlo u olvidarlo. Demasiado cerca de la reunión y las personas sentirán que no han tenido tiempo de prepararse. 3-4 días es lo correcto.

4. Incluya siempre AOB

Esto significa cualquier otro negocio y debe aparecer al final. Vas por la mesa preguntando a la gente si tienen otros puntos que quieran plantear.

La inclusión de AOB en la agenda brinda a las personas la confianza de que tendrán la oportunidad de plantear otros puntos que no están cubiertos por los temas principales de la agenda.

5. Confirme la próxima reunión

Antes o después de AOB, es una buena idea incluir la confirmación de la hora y la fecha de la próxima reunión. La gente puede revisar sus diarios allí y luego.

¡Puntos de bonificación si puede enviar la invitación antes de que todos hayan salido de la sala!

 Elizabeth presentando

6. Envíe la agenda por adelantado

Idealmente, desea emitir su agenda con 3 a 4 días de anticipación a la reunión. Si lo envía demasiado pronto, la gente lo perderá u olvidará. Demasiado cerca de la reunión y las personas sentirán que no han tenido tiempo de prepararse.

7. Ponga los detalles de la reunión en la agenda

Incluya los nombres de los asistentes, los nombres de las personas que han enviado sus disculpas, la hora y la fecha de la reunión y el lugar. Incluya un enlace al mapa del lugar si no se reúne en sus oficinas, o si está invitando a personas externas como proveedores que pueden necesitar orientación sobre cómo encontrar la ubicación.

La gente traerá la agenda (ya sea una versión impresa o porque la tendrán en su dispositivo), pero probablemente no verifiquen la invitación del calendario para todos esos detalles. Evite que los asistentes lo llamen preguntándole dónde se supone que deben estar, incluyendo la ubicación, la hora, los detalles de marcado y así sucesivamente en la parte superior de la agenda.

8. Tenga ideas para los tiempos

Debe planificar cuánto tiempo espera que dure cada elemento de la agenda. De esta manera, puede estar seguro de que todo encajará en el tiempo de reunión asignado.

No escriba los horarios en la agenda, pero tenga una idea en mente para que pueda mantener el flujo de la reunión. De lo contrario, el equipo podría quedarse atrapado en el primer tema y no pasar por los otros temas de la agenda.

Pensar en esto también le da la oportunidad de reflexionar sobre si hay demasiado para una reunión. Es frustrante no poder discutir todo, así que trate de darle a cada tema el tiempo suficiente. Las personas aprecian terminar más temprano de lo que aprecian tener que quedarse hasta tarde en una reunión exagerada "solo por una pregunta más".

 Consejos para mejores reuniones

9. Informe a las personas si están dirigiendo un tema

No será un experto en todo, por lo que en algunos temas de discusión querrá que otras personas lideren. También es posible que desee que los miembros del equipo del proyecto den actualizaciones del proyecto.

Si este es el caso, ¡adviértales con anticipación! Nadie debería descubrir que están liderando parte de la discusión al recibir una agenda con su nombre.

Hable con 'oradores de enfoque' de antemano, de modo que antes de que se publique la agenda, las personas deben saber si van a aparecer en ella.

10. Tenga una agenda

¡Finalmente, tenga una agenda! No puede ejecutar una buena reunión sin una.

¿Necesita una plantilla? Te tengo cubierto. Ingrese su dirección de correo electrónico en el cuadro a continuación y le enviaré una plantilla de agenda. Es bueno para la reunión promedio y le brinda un punto de partida para personalizar sus propios temas específicos.

Obtenga la plantilla de agenda

¿En qué formato deben estar las agendas de las reuniones?

Así que ahora tiene algunos consejos sobre qué incluir y cómo crear su agenda, en qué formato debe estar la agenda de su reunión ?

Honestamente, no importa.

He visto agendas creadas de muchas maneras:

  • Google doc agendas
  • Excel y versiones de hoja de cálculo
  • Word agendas (personalmente, esto es lo que uso y es mi software favorito para la mayoría de los documentos comerciales Creo)
  • PowerPoint, donde la agenda está hecha de viñetas en la primera diapositiva de una presentación
  • PDF, por lo que los asistentes no pueden cambiar los temas; esto es particularmente común si envía una agenda fuera de la empresa a un proveedor externo.

Siempre y cuando todos puedan acceder a la agenda para ver los puntos de discusión y preparar su contribución por adelantado, no importa qué formato utilices.

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Cortesía de: The Business Backer

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