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10 consejos prácticos de gestión del tiempo para cuando todo es una prioridad


Me complace trabajar con Resource Guru para presentarle este artículo con nuestros consejos de gestión del tiempo probados para el trabajo.

¿Qué pasa con el trabajo en estos días? ¿Cuándo podremos recuperar el aliento? Si siente que su tiempo no es suyo y tiene mucho que hacer, estos consejos de gestión del tiempo aumentarán su productividad, incluso si todo se siente como una prioridad.

Honestamente no puedo decir que tengo mi propia gestión del tiempo personal por un arte fino. No paso la semana laboral sabiendo exactamente lo que viene y las tareas que me he asignado durante las próximas 72 horas.

La mayoría de las veces, reviso mi calendario la noche anterior y luego averiguo qué mañana va a traer. Pero he intentado todo en este artículo. Y estoy tratando de hacerlo todo regularmente porque sé este consejo funciona.

Lea mis 10 consejos de administración del tiempo y luego hágame saber qué hace para planificar su tiempo en los comentarios a continuación.

 Elizabeth Harrin trabajando juntos

1. Programe su tiempo

Este es mi consejo principal, por lo que quería ponerlo primero.

Soy más productivo y aprovecho al máximo mi tiempo, cuando mi tiempo está planeado.

Si haces esto en su calendario, a través del software de planificación de capacidad o en papel no importa. Lo importante es que lo hagas.

Así es como programo mi tiempo:

  • Calculo mis prioridades para la semana.
  • Miro qué reuniones y otros compromisos tengo.
  • I dividí mis prioridades a lo largo de la semana, bloqueando el tiempo cada día para hacer algo que me acerque a haber logrado mis objetivos para el viernes.

Esta es la única forma en que puedo garantizar que realice todo mi trabajo prioritario.

' La planificación de la capacidad de los empleados "es una manera elegante de decir que debe asegurarse de que el trabajo también esté programado adecuadamente para otras personas en su equipo.

Asegúrese de que no estén sobreasignados y que tengan suficiente tiempo para completar sus tareas prioritarias Cuando utiliza el software de programación de recursos, es fácil ver quién está haciendo qué y rebotar las actividades a la próxima semana si no hay tiempo esta semana.

Consejo de administración de tiempo extra para gerentes: incluso si deja que su equipo reserva su propio tiempo, vale la pena revisar los informes de utilización de recursos para asegurarse de que nadie haya sido demasiado optimista sobre lo que pueden lograr en una semana.

2. Conozca la diferencia entre urgente e importante

Este es un truco de gestión del tiempo que aprenderá si va a un curso, pero probablemente sea una de las cosas más fáciles que usará para ayudarlo a manejar cuando esté sobrecargado. [19659003] No todo lo que es urgente es importante.

Y no todo lo que es importante es urgente.

 urgente versus importante

Importante significa algo que:

  • tiene una gran importancia [19659014] otras personas creen que es un buen uso de su tiempo
  • lo ayudará a usted o a la organización a alcanzar sus objetivos.

Ejemplos de trabajo importante: sus objetivos anuales. Completar un proyecto estratégicamente significativo a tiempo y dentro del presupuesto. Asegurarse de que el control de la versión del documento esté actualizado.

Las tareas urgentes son cosas que tienen que suceder ahora.

Ejemplos de tareas urgentes: Donar a la colección de cumpleaños de Claire cuando alguien está comprando su regalo esta tarde. Su gerente pasa por su escritorio para pedir un informe antes del final del juego.

Hay algunos ejemplos más de la diferencia entre el trabajo urgente e importante en la imagen de arriba.

Cómo priorizar su tiempo entre urgente e importante [19659035] Las tareas que son de alta urgencia y alta importancia deberían ocupar la mayor parte de su tiempo en el día.

Sin embargo, idealmente también pasará tiempo en tareas muy importantes pero menos urgentes. Planifique esto en su calendario para las próximas semanas para que no se convierta en una fuente de pánico.

Trate de evitar pasar el día haciendo tareas de baja importancia.

La prioridad de la tarea puede cambiar con el tiempo

Las tareas pueden cambiar de estado tiempo extraordinario. Hacer su informe mensual no es urgente el primer día del mes, pero es bastante urgente si es el último día y aún no lo ha comenzado.

 Administrar proyectos múltiples

3 . Comprenda sus prioridades

Solo puede bloquear el tiempo en su calendario si sabe cuáles son sus prioridades. Comprender lo que es urgente e importante lo ayudará a detectar tareas prioritarias.

Cuando todo es una prioridad, debe revisar su lista de tareas y los cronogramas de proyectos de manera realista. Se duro. Vea qué actividades son más estratégicas o agreguen el mayor valor y priorícelas.

En caso de que se lo pregunte, la respuesta nunca es: "todo es una prioridad".

Eso es solo un pensamiento vago. Algunas cosas serán más prioritarias que otras. Todo puede ser muy importante, pero no todo es el mismo nivel de "muy importante".

Comparta sus prioridades con su equipo para que también puedan ver la imagen más grande. Comunicarse eficazmente con su equipo sobre las prioridades es clave para evitar el agotamiento.

4. Delegar y ayudar

Un excelente consejo de gestión del tiempo para los equipos es delegarse entre ellos.

La delegación no es algo que los gerentes hacen a sus equipos. Si tiene un equipo feliz, productivo y de apoyo, debería poder pedir ayuda y brindar ayuda cuando la necesite.

Esta es otra razón por la cual el software de planificación de recursos puede ser tan útil. Todos pueden ver quién está disponible, por lo que si tiene que recoger algo con poca anticipación, podrá ver quién puede asumir sus otras tareas.

Como gerente de equipo, el software de programación de recursos le permite saber cuándo los miembros del equipo están alrededor. Tener una idea de lo que todos están haciendo significa que puede ver fácilmente las prioridades.

Consejo adicional de gestión del tiempo para gerentes: no olviden que "gestionar" también lleva tiempo. No se reserve a plena capacidad ya que encontrará que no tendrá tiempo para hacer todo el trabajo de "gestión".

Lea a continuación: La guía definitiva para la gestión de recursos.

 Cómo delegar

5. Planifique en diferentes niveles

Tenga diferentes listas de tareas pendientes. Sepa lo que necesita lograr este año, trimestre, mes, semana y día.

Cuando tiene mucho trabajo prioritario o clientes importantes, saber cuándo son sus grandes fechas (lanzamientos, fases de prueba, etc.) puede ayudarlo a programar otro trabajo para evitar enfrentamientos y agotamiento.

También me gusta tener una lista de pequeñas cosas que hacer cuando tengo un par de minutos, como devolver llamadas sin importancia, archivar correos electrónicos, agregar gastos al software de gastos, etc. [19659003] Luego, si su próxima reunión se retrasa inesperadamente en 10 minutos y se siente abrumado en general y molesto por la espera (hablando de una experiencia personal dolorosa …), puede elegir algo de esa lista para llenar el tiempo.

6. Sepa cuándo es más productivo

Probablemente haya escuchado el consejo de hacer primero sus tareas más difíciles o incómodas: esta es la escuela de pensamiento "cómete la rana". Eso está bien si estás en tu mejor momento a primera hora de la mañana. Tratar de hacer informes complicados o presidir reuniones complicadas cuando el café no ha empezado bien es un asunto diferente.

Aprenda cuándo es más productivo y úselo para su ventaja. Programe sus ranas para el momento en que esté más afilado.

Para mí, eso era lo primero en la mañana, pero ahora es más probable que sea alrededor de las 11 a.m. Sus hábitos y preferencias cambian con el tiempo. No asuma que, dado que escribió todos sus ensayos a la medianoche, es el mejor momento para trabajar hoy.

Bloquee ese horario en su calendario para su trabajo grande o difícil. [19659003] Reserve reuniones con usted mismo si desea tener el tiempo libre para concentrarse en algo específico. ¡Es menos probable que lo interrumpan si está en una sala de reuniones o si su agenda parece estar ocupada, incluso si no hay otros asistentes!

Recuerde incluir algo de holgura en su calendario también. No puede trabajar todas las noches y aún así funcionar a plena capacidad durante el día. ¡Tenga un poco de tiempo de inactividad, lo que sea que le parezca! Cuando tenga tiempo de vacaciones planificado, debe entregar su trabajo a otra persona. Y eso significa ordenar todo para que pueda ser monitoreado mientras está fuera.

La forma más fácil de prepararse para una entrega en el trabajo es tomarse un tiempo antes de irse, ¡sí, sé que es difícil! Y podrá irse de vacaciones sin preocuparse por lo que está dejando atrás.

7. Tratar con el correo electrónico

Tener una estrategia para tratar con el correo electrónico es importante porque cuando todo es una prioridad tienes que poder encontrar mensajes y mantenerte organizado. Para mí, tener miles de correos en mi bandeja de entrada es una fuente de estrés.

Encuentre un sistema de correo electrónico que funcione para usted. La bandeja de entrada cero no funciona para mí porque lo interpreto como "archivar todos sus correos electrónicos en otras carpetas y luego su bandeja de entrada será cero".

Los principios de la bandeja de entrada cero tienden a ser el uso de reglas automatizadas para mover el correo entrante a un carpeta diferente para que pueda acceder a ella más tarde.

El trabajo del correo electrónico en realidad no ha ido a ninguna parte: simplemente lo ha movido a una carpeta diferente a través de una regla automatizada. Eso no te quita el estrés.

De todos modos, mi punto es que diferentes enfoques de correo electrónico funcionarán para diferentes personas. Conozco personas que nunca eliminan nada de su bandeja de entrada y usan la función de búsqueda con filtros avanzados para encontrar lo que están buscando.

O la gente como yo usa su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes y mueve las cosas una vez que se ha llevado a cabo.

Una bandeja de entrada organizada es un ahorro de cordura cuando está haciendo malabarismos con varios proyectos.

8. Integre sus horarios

La gestión del tiempo es importante si desea mantenerse organizado, y eso nunca es más importante que cuando tiene varios proyectos en marcha a la vez, todos los cuales aparentemente son una prioridad.

La integración de sus horarios ayudará verá todos los hitos clave a la vez.

Puede hacerlo en su herramienta de software de gestión de proyectos o en una herramienta de programación de recursos. En su forma más simple, haga un planificador de hitos y úselo para ver qué meses serán sus momentos más ocupados.

Esto se trata de escanear el horizonte para que no quede atrapado en el último minuto. También puede ayudarlo a administrar dependencias entre proyectos para que no cree cuellos de botella con su propio trabajo o el de su equipo.

Lea a continuación: Consejos para administrar proyectos múltiples

9. Lidiar con los conflictos

Cuando tienes múltiples prioridades, debes esperar enfrentar múltiples conflictos. Las personas serán atraídas entre proyectos importantes. Estarán dividiendo su tiempo entre equipos o clientes.

Y sentirse sobrecargado puede hacer que las personas sean más ágiles de lo habitual.

La planificación de la capacidad es una forma sencilla de lidiar con conflictos de recursos. Descubra por qué es el secreto de los proyectos exitosos.

La gestión de conflictos "reales" (argumentos) en el lugar de trabajo es una habilidad. En mi experiencia, los conflictos generalmente surgen cuando hay un malentendido que se desproporciona.

Sigue hablando con tus grupos de interés y clientes sobre sus expectativas, y mantén los canales de comunicación abiertos con tu equipo también. Gestionar las expectativas de todas las partes contribuye en gran medida a mantener la paz.

La planificación de la capacidad es una forma de determinar de manera efectiva y fácil quién está disponible en cualquier momento para el trabajo del proyecto.

10. Manténgase Positivo

Finalmente, trate de mantener una actitud positiva. Administrar tu tiempo es complicado, pero no es imposible. Estos tiempos ocupados pasarán.

Trata de ser flexible y adaptarte a lo que se requiere esta semana (o hoy). Y deja que tu actitud positiva se contagie a tu equipo.

No seas la persona que sigue y sigue sobre cuánto tienes que hacer y qué tan ocupado estás. Todos pensarán: si está tan ocupada, ¿por qué pasa tanto tiempo gimiendo al respecto y no continúa con su trabajo?

¿Cómo utilizará estos consejos de gestión del tiempo?

Espero que estos 10 consejos de gestión del tiempo para el trabajo lo ayudará a mantenerse enfocado y productivo cuando todo parezca una prioridad y su lista de proyectos parezca que ya no podría durar más.

Puede tomar el control de su tiempo. Tome un respiro, ponga en práctica estas estrategias, programe y planifique, y pronto se sentirá más en control.

No puedo prometer que su carga de trabajo disminuirá, pero al menos sabrá cómo va a hacerlo. ¡qué tareas deben posponerse para la próxima semana!

¿Necesita ideas sobre cómo administrar su tiempo y el tiempo de su equipo de manera más efectiva cuando todo es una prioridad? La planificación de la capacidad para usted y su equipo es mi mejor consejo. Descubra cómo Resource Guru puede manejar su programación de recursos para que pueda continuar con su trabajo diario. Realice una prueba gratuita.

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