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10 cosas que los gerentes de proyectos nuevos deberían saber • Guía para la gestión de proyectos para niñas


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Sería bueno pensar que cada compañía tiene un esquema de mentoría formal, y eso Puedes aprovechar la experiencia de otros gerentes de proyecto a través de esto. Sin embargo, ese no es siempre el caso. Como resultado, las personas que administran proyectos por primera vez a menudo se encuentran cometiendo errores. Eso es normal: todos cometemos errores de vez en cuando, especialmente en un nuevo trabajo.

Estoy encantado de asociarme con MindManager hoy para compartir 10 cosas simples que puede hacer para ponerse al día rápidamente y evitar a los novatos. errores Estas son las cosas que desearía que alguien me hubiera dicho cuando comencé a administrar proyectos. Ah, y puedes conseguir una versión de prueba gratuita de la última edición de MindManager aquí.

1. Manage Scope

El alcance de su proyecto normalmente se establece al principio, pero es una tontería pensar que no cambiará. El proyecto promedio pasa por 4 versiones formales de alcance, por lo que debe encontrar una manera de administrar esos cambios cuando ocurran.

2. Learn the Vocab

La gestión de proyectos tiene mucha jerga. Desde las líneas de base hasta los diagramas de Gantt, las estructuras de desglose del trabajo hasta el análisis de sensibilidad al riesgo, hay muchos términos nuevos para abordar. Y no me refiero a la terminología que acompaña a la gestión del valor ganado.

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La cuestión es que, aunque lo entienda, es probable que sus colegas de negocios no lo hagan. . Parte de su trabajo como gerente de proyecto es traducir el proyecto y el trabajo que está haciendo en términos que ellos puedan entender.

Facilite que trabajen con usted.

3. Revisar el éxito continuamente

Tradicionalmente, los gerentes de proyecto revisaron el proyecto al final. La reunión de lecciones aprendidas analizaría todo lo que salió bien y todo lo que no, y seleccionaría lecciones clave para aplicar a proyectos futuros.

Este sigue siendo un buen enfoque, pero un enfoque mejor es hacer eso a medida que avanzas, y no dejarlo hasta el último minuto. Ya sea a través de las retrospectivas de Agile en curso o hablando sobre la mejora continua de los procesos a medida que avanza, piense en lo que podría hacer mejor.

Luego puede modificar lo que está haciendo para mejorar el proyecto y los procesos.

Leer más : Cómo gestionar un proyecto

4. Cree un objetivo común

Los proyectos son más exitosos cuando todos saben lo que están haciendo y por qué. He trabajado en dos proyectos particulares en los que todos tenían una visión muy clara de lo que haría que el proyecto fuera un éxito y cuál debería ser el resultado comercial. Fueron fácilmente los proyectos más difíciles y desafiantes que he hecho hasta la fecha, pero realmente ayuda a que la gente vuelva a la razón común por la que estábamos haciendo el trabajo en primer lugar.

Una forma fácil de hacer esto es cree un mapa mental que cubra lo que está haciendo y por qué lo está haciendo: las principales razones comerciales. Puede mostrar este mapa mental al comienzo de cada reunión como un recordatorio: es su caso de negocios, que se resume en un solo gráfico.

Los objetivos compartidos son importantes, por lo tanto, asegúrese de entender para qué sirve su proyecto.

 5 Errores comunes de proyectos 5. Use Short Tasks

Armar un cronograma de proyecto requiere mucho tiempo y es un poco aburrido. Por lo tanto, es tentador utilizar tareas masivamente largas en su plan como "pruebas".

Esto no es útil a largo plazo, ya que es mucho más difícil rastrear el progreso cuando sus tareas son largas. Existe el riesgo de que alguien en el equipo le siga diciendo que todo va por buen camino y que, cuando es demasiado tarde para hacer algo al respecto, se dará cuenta de que estaban equivocados. Las tareas cortas lo ayudan a detectar el deslizamiento temprano y hacer algo al respecto.

Por 'corto' me refiero a una semana o menos, pero no menos de un día. Lo ideal es que las tareas estén en el nivel en el que se puedan seguir fácilmente. No es necesario realizar un seguimiento de las tareas por hora (aunque alguien preguntó cómo hacerlo en nuestro grupo de Facebook, por lo que debe haber algunos proyectos en los que sea importante poder administrar por hora).

6. Aprenda qué es un Showstopper

Los Showstoppers son cosas que evitarán que su proyecto alcance sus objetivos. ¿Qué va a matar tu proyecto? Algunos problemas no son tan grandes. Pero algunos son enormes y causarán problemas importantes.

Saber cuál es la causa de su juicio profesional y si es nuevo en proyectos, puede dudar de su propia capacidad para realizar esa llamada. Si tiene un problema y no sabe qué tan grave es realmente, hable con el patrocinador de su proyecto o con un colega de confianza. Lo más probable es que, si está preocupado, también lo estarán.

Pase un breve periodo de tiempo cada semana en la exploración del horizonte. Eso significa esperar lo que pueda venir y causarle problemas. Incorporo esto en la forma en que planifico para la semana un viernes y también hago un chequeo diario como parte de mi rutina de "salir de la oficina" todos los días.

7. Gestionar riesgos

Los riesgos son cosas que podrían causar problemas (también existen riesgos que podrían mejorar las cosas, pero eso es para otro día). Aún no lo han hecho, pero podrían.

No los ignores. La función del gerente del proyecto es determinar cómo hacer que estos riesgos desaparezcan o, al menos, tener un impacto menor si ocurren.

Cada riesgo del proyecto necesitará una estrategia de gestión y un plan de acción. Trabaja con tu equipo para establecer qué hacer al respecto. Es posible que no realice ninguna acción para algunos riesgos más pequeños, pero para aquellos que tienen el potencial de causarle un gran dolor de cabeza, querrá buscar soluciones creativas para que desaparezcan.

Obtenga una plantilla de registro de riesgos (y un host de otras plantillas útiles para obtener su proyecto bajo control). Documentar su enfoque para lidiar con el riesgo va un largo camino para hacer que otras personas sientan que usted tiene el proyecto bajo control.

8. Aprende a lidiar con las cosas que van mal

Cuando los problemas llegan (¡y lo harán!), Los mejores gerentes de proyectos los manejan con calma y profesionalmente.

Si esa no es tu naturaleza, tendrás que trabajar duro Para dar la impresión de tener todo bajo control. Establece el tono para el equipo y ellos tomarán su liderazgo de usted.

Por desastroso que sea el problema, no corra como un gallo sin cabeza gritando: "¡El cielo se está cayendo!" Siéntese con algunos expertos en el tema y ofrezca algunas soluciones al problema para que pueda presentar al patrocinador de su proyecto una recomendación sobre cómo manejarlo.

¡La resiliencia es una habilidad importante para los gerentes de proyecto!

9. Comprenda los beneficios

¿Qué beneficios ofrecerá este proyecto? Cada tarea de proyecto que hagas debe contribuir a lograrlos. En estos días, las empresas no tienen el presupuesto ni los recursos para invertir en proyectos que no ofrecen nada útil. Y a medida que las prioridades comerciales cambian a una velocidad alarmante, el alto perfil de hoy, el proyecto de mayor prioridad es el ejercicio inútil de mañana.

Asegúrese de comprender los beneficios de su proyecto y continúe comprobando que se lograrán y que el proyecto aún se alinea con el negocio actual estrategia. Si no es así, es probable que sea el momento de detener tu proyecto y de que trabajes en algo que valga la pena.

10. Acepte el hecho de que su trabajo es un misterio

Finalmente, acepte el hecho de que las personas ajenas a la gestión de proyectos no entienden lo que usted hace. Si el proyecto va bien, se preguntarán por qué necesitaban un gerente de proyecto. Si el proyecto va mal, prepárese para que sea todo culpa suya.

Siempre me ha resultado difícil explicar el rol de un gerente de proyecto. Mi trabajo es facilitar que otras personas hagan su trabajo, y si eso no suena como un trabajo que no es, entonces no sé lo que hace.

Si puedes obtener un mentor, entonces obtén uno. Si no puede, lea todo lo que pueda, investigue las buenas prácticas en línea, asista a la capacitación y obtenga algunos certificados. De hecho, haz todo eso incluso si tienes un mentor. Nunca debe dejar de aprender y desarrollarse profesionalmente, incluso cuando tiene mucha experiencia y la gente le pide que los guíe.

La gestión de proyectos consiste básicamente en crear buenas relaciones con otras personas para hacer las cosas, y como todo proyecto y cada persona es diferente, siempre habrá algo que puede aprender y llevar adelante a su próximo trabajo.

Los mapas mentales son una herramienta simple para crear una estructura desde el caos, y puede obtener una prueba gratuita de MindManager para ayudar a planificar su proyecto. ¡Gracias al equipo de MindManager por patrocinar esta publicación!

 Las cosas que los PM deben saber



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