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10 estrategias para promover la ejecución exitosa del proyecto


¿Su organización no logra cerrar las brechas entre la estrategia y la ejecución? Afortunadamente, hay estrategias (¡y herramientas!) Que puede usar para ayudarlo a cerrar esas brechas, pero no es fácil.

Y usted no está solo en este desafío.

Informe del Pulso de la Profesión del PMI 2107 compartió que muchos líderes sénior reconocen que sus organizaciones a menudo luchan por cerrar la brecha entre la formulación de la estrategia y su implementación cotidiana. La lucha es real; los líderes ejecutivos que fueron encuestados informaron que durante el último año, solo el 60 por ciento de sus iniciativas estratégicas alcanzaron sus objetivos.

Repasemos las estrategias y herramientas que puede usar, y aprendamos cómo pueden ayudarlo a cerrar esa brecha para promover la ejecución exitosa del proyecto. Escucharemos a los expertos y revisaremos los puntos clave que los líderes del proyecto pueden poner en práctica inmediatamente en sus programas y proyectos.

¿Qué es la Ejecución del Proyecto?

Durante los cinco grupos de procesos del ciclo de vida del proyecto, hay múltiples objetivos y resultados para cada fase. Después del inicio del proyecto y los procesos de planificación, comienza la ejecución del proyecto.

Los directores ejecutivos exitosos Ram Charan y Larry Bossidy definen la ejecución en su libro Ejecutivo: La disciplina de hacer las cosas: "La ejecución es un conjunto específico de comportamientos y técnicas que las empresas necesitan dominar para tener una ventaja competitiva. Es una disciplina propia ".

La ejecución del proyecto es la tercera fase del ciclo de vida del proyecto y una de las fases más vitales del proyecto. Es la fase en la que construirás tus entregas y las presentarás a tu cliente y a las partes interesadas clave. Esta suele ser la fase más larga del ciclo de vida del proyecto y predeciblemente la más exigente.

El objetivo principal de la ejecución del proyecto es completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto y cumplir los objetivos clave del proyecto. Durante esta fase, un líder de proyecto se centrará en estos procesos clave:

  • Dirigir personas
  • Seguir procesos
  • Comunicar información a todas las partes interesadas clave, patrocinadores y miembros del equipo

Ahora que hemos cubierto eso, ¿qué puede hacer? los gerentes de programas y proyectos lo hacen para ayudar a sus organizaciones a cerrar esas brechas y agregar valor en el camino?

Cerrar la brecha de ejecución

Hay dos piezas para cerrar la brecha:

  • Alineación de las metas y objetivos del plan estratégico [19659011] Ejecutar en el programa y la entrega del proyecto de resultados que cumplan esos objetivos

Cerrar esa brecha de ejecución, también conocida como brecha estratégica, es uno de los desafíos más frustrantes que enfrentan los líderes empresariales en la actualidad. La brecha de ejecución es una brecha percibida entre las estrategias y expectativas de una empresa y su capacidad para alcanzar esas metas y poner las ideas en acción.

6 Brechas de ejecución a tener en cuenta

En los últimos años, ha habido numerosos libros se centró en cómo resolver las brechas con respecto a la estrategia y la ejecución. Estos libros sugieren que los patrocinadores son críticos para llenar estos vacíos, así como para implementar un marco bien definido.

Las organizaciones que implementan una estrategia ejecutiva para convertir los objetivos estratégicos en valor comercial descubrirán el "sistema más amplio" para el éxito: la C -suite executives, middle management, project manager y project team.

A principios de este año, se lanzó otro libro llamado Filling Execution Gaps por Todd Williams. El libro de Williams va un paso más allá para identificar claramente "seis brechas de ejecución" para cerrar el éxito repetible del proyecto.

Según el último PMI Pulse of the Profession 2017, "C-suite continúa enfocándose principalmente en la formulación de estrategias puente y la ejecución y abordando la tecnología y la disrupción comercial. "La investigación de Williams revela los vacíos que nos hemos perdido.

La investigación de Williams identifica seis brechas principales que impiden la ejecución exitosa del proyecto:

  • Ausencia de entendimiento común
  • Ejecutivo desconectado patrocinadores
  • Desalineación con objetivos estratégicos
  • Gestión de cambios deficiente
  • Gobernanza ineficaz
  • Liderazgo escaso

¿No debería ser más complicado que esto? La realidad es que arreglar cada espacio individualmente no es la solución. El verdadero desafío es encontrar soluciones, desarrollar planes de acción y aplicar estrategias para corregir todos seis brechas. Según Williams, no se trata de una ciencia revolucionaria, pero comprender la forma en que cada brecha afecta las iniciativas de tu programa es clave para la fase más crítica de tu proyecto: la ejecución.

Sugerencias estratégicas para mejorar la ejecución del proyecto

Repasemos algunas estrategias para promover la ejecución exitosa del proyecto.

1. Comience con End in Mind

Es una buena idea considerar la alineación de la estrategia con su programa o proyectos y los resultados finales proyectados. Un gran problema al pasar del concepto a la implementación es simplemente la falta de metas y objetivos claramente definidos.

Los ejecutivos que no pueden definir lo que quieren lograr difícilmente pueden esperar que los líderes del proyecto entiendan su estrategia y lideren sus proyectos con cualquier nivel de contribución significativa .

2. Gane buy-in de su equipo central

Los ejecutivos requieren los esfuerzos de los demás. Los ejecutivos deben ser capaces de comunicar de manera efectiva a los patrocinadores, directores de programas y proyectos lo que quieren hacer y, lo que es más importante, por qué quieren hacerlo.

La comunicación clara y concisa es de vital importancia. Un proyecto inicial bien definido ayudará a ganar la aceptación de su equipo y las partes interesadas, y prepara el escenario para su equipo.

Además, explicar la visión detrás de las decisiones estratégicas le da a este equipo central una comprensión más profunda de cómo su el conocimiento y el trabajo contribuirán a un todo más amplio. Sin esta comprensión, es fácil para ellos sentirse aislados en lugar de sentirse participantes comprometidos en una empresa significativa. El uso de software colaborativo de administración de proyectos es una manera ideal de mantener a todos trabajando en equipo sin perder de vista los objetivos principales.

3. Los líderes del proyecto obtienen sus proyectos al otro lado de la línea de llegada

Para asegurarse de que las estrategias se ponen en marcha, debe asegurarse de tener el talento con los conjuntos de habilidades de liderazgo del proyecto adecuados para administrar el proyecto. Hoy, PMI reconoce la necesidad de tener un trío de conjuntos de habilidades en las áreas de liderazgo, gestión estratégica y comercial, y gestión de proyectos técnicos.

La inteligencia emocional y la autoconciencia continúan siendo conjuntos de habilidades esenciales para los líderes del proyecto. También necesita comprenderse mejor a sí mismo para liderar a los demás. Planifique adquirir capacitación justo a tiempo para que tenga el conocimiento práctico necesario para su rol en el proyecto. Cada líder de proyecto debe tener una hoja de ruta personal en su lugar para llenar las brechas de conducta o competencia.

4. Construya un equipo de alto rendimiento

Debe tratar de formar un equipo altamente calificado que pueda ayudar a definir las estrategias y alineaciones correctas para sus programas y proyectos. Los líderes de proyecto que pueden alinear su visión y trabajar con sus equipos entregarán exitosamente programas y proyectos clave. La alineación de la visión y la estrategia con la implementación lo ayudará a cerrar esas brechas.

5. Monitoree el progreso y el desempeño a través de la rendición de cuentas

La ​​implementación de cualquier estrategia implica reuniones para discutir los diversos proyectos y programas que serán necesarios. Las reuniones son fundamentales para ayudar a reunir el enfoque en esta fase para hacer lo siguiente:

  • Administrar personas
  • Seguir procesos
  • Comunicar información a todos los interesados ​​clave, patrocinadores y miembros del equipo

Las reuniones son una excelente manera de firmar acuerdos, documentar elementos accionables, identificar riesgos / problemas y responsabilizar a los miembros de su equipo para que cumplan con los resultados.

Mantenga la línea de comunicación abierta durante todo el proyecto. Asegúrese de hacer un seguimiento antes, durante y después de las reuniones con respecto a los elementos de acción pendientes, problemas y riesgos. Asegúrese de no microadministrar y ajuste su estilo de liderazgo según la situación y el miembro del equipo.

6. Escuche a Lead

Los líderes del proyecto no tienen bolas de cristal para ver el futuro y evitar riesgos y problemas desconocidos. Lo que pueden hacer es aprovechar el conocimiento colectivo de su equipo. Escuchar es un conjunto de habilidades subutilizado de muchos líderes, y si quiere cerrar las brechas, debe aprender a escuchar.

Confíe en las opiniones y comentarios de su equipo, partes interesadas y clientes según sea necesario. Esté preparado para filtrar cualquier información que no agregue valor.

7. Sea abierto y flexible

Cada proyecto es único. Los líderes del proyecto deben ser ágiles, adaptables y flexibles para ajustar y corregir sus proyectos. La fase de ejecución del proyecto revelará problemas o problemas imprevistos, por lo que los líderes del proyecto deben estar preparados para pivotar y realizar cambios tácticos.

8. Celebre logros incrementales en el camino

¿Cómo se come un elefante? Un bocado a la vez. Analice las fases de ejecución del proyecto en partes más pequeñas. Celebra en cada fase. Celebre hitos, ganancias rápidas y mejoras para mejorar los procesos y el rendimiento.

La fase de ejecución será una de las fases más largas y le tomará más tiempo y energía a su equipo. Es un buen momento para levantar la moral y reconocer los esfuerzos del equipo.

9. No hay "yo" en el equipo

No hay proyectos que se completen con éxito sin los esfuerzos de su equipo. Reconozca y dé crédito a su equipo por ser instrumental para el éxito del programa o proyecto. El liderazgo del proyecto se trata de hacer crecer a otros líderes en su organización. Además, cualquier gran líder sabe que el éxito de sus programas y proyectos se debe a que es un esfuerzo de equipo.

10. Champion a New Reality

El fracaso es difícil de reconocer sin retrospectiva, ¿así que deberíamos defender una nueva realidad? He visto muchos proyectos y programas completar su implementación solo para ser considerado como un fracaso en unos pocos años. Fracasan rápido, fracasan.

Las organizaciones que se centran en la alineación de su visión y estrategia en programas y proyectos producirán una mayor tasa de éxito del proyecto. Está claro que el cierre de estas brechas mejora la capacidad de una organización para producir mejores prácticas repetibles y obtener un retorno de la inversión.

Recuerde las palabras del gurú empresarial y de gestión, Michael LeBeouf: "Un cliente satisfecho es la mejor estrategia empresarial de todo. "

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