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10 maneras sencillas de preparar una entrega de vacaciones en el trabajo (con plantillas de correo electrónico) • Guía para la gestión de proyectos para niñas


Nos acercamos a las vacaciones de verano –
¡Sí, en serio! – y si tus proyectos se han ejecutado como el mío este año, tu
Los plazos cuidadosamente planificados ya no coinciden con las fechas en que usted está
voy a estar fuera de la oficina.

No me gusta irme y dejar mi trabajo
en las manos de otra persona. No porque sea un fanático del control (aunque sospecho
es en parte eso) pero porque algo siempre sucede cuando no estoy
ahí.

Sin embargo, con cuidado lo planeo, siempre parezco
para terminar poniendo a alguien más en un momento estresante, ya que tienen que actuar
o resuelva un problema mientras estoy fuera de la oficina.

Un traspaso de vacaciones lo ayuda a ambos. Eso
significa que tienes que pensar en lo que podría suceder y planificarlo. Ayuda a tu
los colegas se ocupan de las cosas mientras usted está ausente.

Entonces, ¿cómo puede hacer un traspaso de vacaciones sin problemas?
a tus colegas? Aquí hay 10 maneras simples de salir de vacaciones y no preocuparse.
sobre lo que está pasando en la base.

1. Use su firma de correo electrónico para notificar la próxima licencia

He visto a más y más personas usando sus
firma de correo electrónico como una forma de alertar a las personas sobre el próximo horario fuera de la oficina. Eso
lee un poco así:

Firma de correo electrónico, datos de contacto, etc.
Aviso previo: Saldré de la oficina del martes 14 de julio al viernes 24 de julio.

El texto está normalmente en rojo o en negrita (o
tanto) como se destaca.

No tengo idea de cuán efectivo es esto y
si solo significa que recibe una tonelada de correos electrónicos el día anterior a su fecha de vencimiento
váyase, pero parece ser algo sensato de hacer en un entorno donde
tiene muchos mensajes y la gente necesita saber dónde se encuentra.

2. Planifique su entrega a un colega

Esto puede sonar obvio pero necesita
planea entregar tu trabajo. Idealmente, deberías entregarlo a un colega. Mira
en el recurso
planifique para el equipo
y considere quién podría ser.

Su asistente (eso no es realmente una palabra,
Lo sé) no necesita saber todo sobre el proyecto. Simplemente necesitan
ser informado sobre: ​​

  • Principal
    Entregables durante este tiempo, si los hay
  • Principales riesgos
    o problemas que están actualmente en la mesa y pueden necesitar ser vistos
  • Las partes interesadas y los detalles de contacto del patrocinador del proyecto, de modo que, si hay algo urgente
    surge que saben con quién hablar
  • donde
    Puede encontrar información sobre el proyecto
  • .
    decisiones que deben tomarse durante este tiempo, si las hay, y cuáles son sus
    la recomendación sería y / o los criterios para tomar esa decisión.

Es posible que tenga otras cosas que agregar a eso
Lista dependiendo de su proyecto.

3. Reúnete con tu colega para la entrega

Establece una reunión con la persona que lo hará
Estar cubriendo para ti mientras estás lejos. Me parece que ayuda a crear un
Documento con todos los puntos clave. Entonces pueden usar esto como una referencia mientras
estás fuera y actualízalo con cualquier cosa que cambie.

Asegúrate de tener claro lo que
Las prioridades son (o deberían ser) por lo que solo tienen que centrarse en lo realmente
cosas importantes. ¡Recuerde que también tienen su propio trabajo!

Si tiene un proceso de aprobación automático
o un flujo de trabajo de gestión de proyectos, como el proceso de gestión de cambios, la configuración
un delegado por su tiempo de ausencia para que no detenga inadvertidamente los cambios o
los procesos avanzan mientras usted está ausente.

Para obtener consejos sobre cómo hablar con alguien sobre
recogiendo tu trabajo, lee mi guía
delegar tareas
.

4. Recuerde a su gerente y / o patrocinador del proyecto

Debe informar a las partes interesadas clave en
Tu proyecto es que te vas. Avíseles.

Hágales saber con quién deben hablar cuando
no pueden hablar contigo Si es ese tipo de proyecto, hágales saber cómo
Puede contactarlo durante sus vacaciones, si está preparado para atender sus llamadas.

5. Dígale a sus clientes / otras partes interesadas

Es una cortesía dejar que los clientes, proveedores,
o partes interesadas clave del proyecto que no estará disponible durante sus vacaciones
hora. Creo que es mejor hacerles saber por teléfono o en un horario regular
reunión, pero siempre es útil recordarles en un correo electrónico. Ellos no
recuerde, y tenerlo por escrito les da algo a lo que referirse.

Plantilla de correo electrónico de entrega de días festivos para usar con los clientes

Hola [name]
Pensé que le recordaría que me he ido de la oficina de [date] a [date]. Puedo asegurar que he entregado los temas importantes a [colleague] que está disponible para ayudarlo durante este tiempo. Puede comunicarse con él en [contact details] si necesita ponerse en contacto mientras estoy fuera.
Si no es urgente, no dude en enviarme un correo electrónico y responderé a su mensaje cuando regrese.
Un cordial saludo
[your name]

Si lo desea, puede incluir una declaración
sobre los últimos avances, cuáles son los próximos pasos, qué pueden estar haciendo mientras
estás fuera, o algo así. Personaliza todo lo que puedas, especialmente
Si está fuera de la oficina por más de una semana.

Dar un último minuto antes de que se vaya
La actualización reducirá los correos electrónicos que recibe en su declaración porque
(con suerte) no buscará el estado de rutina
informes
.

6. Configure su mensaje de respuesta automática fuera de la oficina

Configure una respuesta de correo electrónico fuera de la oficina
mensaje para que la gente sepa que estás lejos de tu escritorio. Se puede automatizar
para ir a destinatarios internos y luego configurar uno diferente para externo
también a los remitentes, si desea adaptar sus respuestas.

Este es un ejemplo de un mal fuera de la oficina
mensaje:

Estoy
De vacaciones anuales hasta el viernes. Recogeré su correo electrónico a mi regreso.

Esto no le da al destinatario ninguna información útil.
Información porque no pueden estar seguros de qué viernes estás hablando. Y
si tienen una consulta urgente, ahora se han dejado en blanco, ya que no les ha dado
Contactos alternativos.

Plantilla de correo electrónico de respuesta automática

Esta es una mejor plantilla de correo electrónico:

Estoy de vacaciones anuales hasta el viernes 24 de julio. No accederé a mi correo electrónico durante este tiempo. Si su pregunta es urgente, comuníquese con: Project Alpha: John Smith (número de teléfono xxx, correo electrónico xxx@zzz.com)
Consultas sobre facturas: Equipo de cuentas por pagar (llame a xxx y elija la opción 3)
Otras consultas: Emma Jones (número de teléfono xxx, correo electrónico xxx@zzz.com)

Responderé a mi regreso.

Enumere los contactos para cada uno de sus proyectos
o áreas importantes de responsabilidad si las tiene (si no las tiene, simplemente
su diputado en la lista). Compruebe con cada persona que nombre que son
Estoy feliz de cubrirte mientras estás fuera.

Piensa si quieres esta lista de
Contactos internos para ir a los remitentes externos. La cantidad de correos electrónicos no deseados que recibo,
no querría que los nombres de mis colegas terminaran en las listas de correo de la gente de ventas.
Así que considera tener un mensaje diferente
para remitentes externos.

Es difícil responder a las consultas cuando
alguien de quien nunca has oído hablar te llama con una pregunta sobre un
Proyecto del que no sabes nada (que me ha pasado). En caso de duda, pon tu
gerente como su contacto fuera de la oficina, ya que él o ella debe ser capaz de dirigir
Solicite información a la persona adecuada en su nombre.

7. Actualice su mensaje de correo de voz

Recuerde actualizar su mensaje de correo de voz
también.

Si está fuera de la oficina por un día o
así que probablemente no valga la pena a menos que reciba muchas llamadas al día. Si tu
están ausentes durante una semana, entonces es de buena educación informar a las personas que llaman que usted no será
devolviendo sus llamadas por un tiempo.

8. Ate los cabos sueltos

No deje a sus colegas con admin para
terminar. El objetivo de una entrega es no conseguir que otra persona haga su aburrido

Dedica un poco de tiempo a ordenar tu bandeja de entrada,
cumpliendo sus promesas y ordenando su carga de trabajo para que no se vaya
(o volviendo a) un desastre masivo.

Escribe una lista de tareas pendientes que sea
esencial para cuando regreses, para que no pases tu primer día en el
oficina preguntándose en qué diablos estabas trabajando antes de irte

9. Planifique una devolución cuando regrese

Programe tiempo en su diario para su devolución
para que pueda recoger el proyecto de la persona que lo estaba cuidando
para ti. No asumas que no ha pasado nada. Nunca sabes lo que pueden tener
tratado o hecho mientras estabas fuera.

También:

  • Apaga
    Su email de respuesta automática
  • Actualización
    su correo de voz a su mensaje estándar
  • Tiempo de libro
    con los miembros de su equipo para que pueda ponerse al día con el progreso de su trabajo.

Personalmente no soy particularmente bueno en
apagar en vacaciones así que habría revisado todos mis correos electrónicos de todos modos y mantenido
actualizado de forma pasiva a través de eso. Pero no defiendo eso: creo
el tiempo de vacaciones debe ser para las vacaciones y cuando regrese, normalmente tendrá
una enorme pila de mensajes para pasar.

Asegúrate de hablar con tu portada
Persona tan pronto como pueda para que obtenga el contexto para cualquiera de esos mensajes.
que se relacionan con el proyecto.

10. Vete de vacaciones y no mires atrás

Sinceramente.

Te refrescarás más. Las cosas estan en
buenas manos. E incluso si no lo son, les prometo que pueden solucionarlo cuando regresen. El mundo no se terminará.

Si quieres pensar en personas que trabajan, haz
en el contexto de la compra de golosinas de vacaciones para el equipo y traer algo de vuelta
Dulces locales o algo así. Siempre es agradable agradecer a las personas que te ayudaron
mientras estabas fuera.

Ve.

Estos pasos
debería ayudarlo a sentirse más seguro al dejar sus proyectos por cualquier tiempo

Una versión más corta de este artículo apareció por primera vez en el blog PMO Perspectives.

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