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10 Must-Haves para el software de gestión de proyectos creativos


Ser creativo no es para los débiles de corazón. Las solicitudes son muchas y los recursos son muy pocos. Los estrictos plazos y los presupuestos más ajustados hacen que su equipo sea menos estricto. La comunicación es aleatoria, faltan actualizaciones de estado y los ciclos de retroalimentación nunca terminan.

Solo pregúntale al equipo creativo en San Francisco Chronicle . A medida que el equipo creció, la vicepresidenta de marketing Sarah Morse Cooney y el diseñador gráfico Paul De Leon se dieron cuenta de que tenían cuatro problemas principales:

  1. El equipo no recibió notificaciones cuando se les asignó el trabajo o cuando las tareas o archivos estaban listos.
  2. Las solicitudes de correo electrónico entrantes requerían el ingreso manual de datos y el nuevo formato para estructurar y asignar el trabajo.
  3. Las prioridades, los destinatarios y las fechas de vencimiento no estaban claros. Dos personas comenzarían a trabajar en una tarea y no sabrían que estaban duplicando esfuerzos.
  4. Los comentarios de las partes interesadas no se centralizaron en un resumen cronológico.

Morse Cooney le pidió a De Leon que aproveche su experiencia anterior en software de gestión de proyectos para encontrar una solución. Finalmente eligió Wrike debido a sus formularios de solicitud de entrada, pruebas y capacidades de aprobación, estados de flujo de trabajo personalizados y otras características clave.

SF Chronicle encontró su combinación perfecta, pero cada equipo creativo es diferente. ¿Qué debería buscar su equipo creativo en un software de gestión de proyectos? Aquí hay 10 características clave a considerar en su búsqueda.

1. Formularios de admisión dinámicos

Una encuesta de 2013 de casi 300 líderes de agencias informó que el 53% de los encuestados encontró que los resúmenes creativos carecían de enfoque. Alrededor del 27% los encontró incompletos e inconsistentes. Estas son malas noticias para un documento destinado a sentar las bases de la mayoría de los proyectos creativos.

Un buen sistema de administración de proyectos agrega estructura al proceso de admisión con formas dinámicas de admisión . Permite a los equipos de diseño crear flujos de preguntas específicos en función de los roles y solicitudes de los solicitantes. Por ejemplo, un comercializador que solicita una página de aterrizaje tiene preguntas diferentes a las de un representante de ventas que solicita una presentación.

Esto simplifica los resúmenes creativos para los solicitantes, de modo que completen todos los campos y garanticen que los creativos reciban los detalles relevantes que necesitan. exitoso. También mantiene todas las solicitudes en una ubicación centralizada, por lo que nada se desliza entre las grietas.

2. Visual Timelines & Workload Management

E-books. Gráficos en movimiento. Wireframes. Revisiones Los equipos creativos son arrastrados en diferentes direcciones cada día. Si no se equilibra la carga de trabajo entre los miembros del equipo, los escritores y diseñadores se sienten agotados y resentidos. Aproximadamente el 29% de los encuestados del Milenio en Informe de la encuesta de excelencia operativa de Wrike en 2018 cita "superar la capacidad" como un desafío principal para completar el trabajo.

Saber qué miembros del equipo están reservados y cuáles tienen ancho de banda es fundamental para garantizar el equilibrio trabajo / vida y el bienestar de sus creativos. Su software creativo de administración de proyectos debería facilitar que todos en el equipo vean las cargas de trabajo de las personas, de modo que nadie tiene demasiado o demasiado poco en su plato.

Este software también debería ayudarlo a visualizar los proyectos y tareas de su equipo en una línea de tiempo . ¿Cuánto tiempo tomarán? ¿Cuáles son los plazos? ¿Hay conflictos o dependencias? Esta visión general ayuda a los directores creativos a mantener a los miembros del equipo en el buen camino y en el objetivo sin sobreextenderlos.

3. Flujos de trabajo personalizables

No hay un enfoque único para la creatividad. El proceso creativo de cada equipo es único. Muchas herramientas de administración de proyectos obligan a los equipos a ajustar la forma en que trabajan para adaptarse a las limitaciones del software.

El software que elijas debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los procesos únicos de tu equipo [no19659033]no al revés. Flujos de trabajo personalizados permiten a los equipos definir y seguir con precisión el progreso del trabajo con estados como "Aceptado" y "Listo para su revisión". Los tableros personalizados y compartibles muestran quién está trabajando en qué y qué etapa del flujo de trabajo para una fácil supervisión.

 Necesita una herramienta con flujos de trabajo y estados personalizables. "width =" 818 "height =" 403

4. Efficient File Management

¿Cuántas veces ha buscado un archivo final … .sólo para descubrir que tiene cinco? O peor, cero? Los documentos parecen perderse o multiplicarse mágicamente. Usar una herramienta de gestión de activos como Dropbox es un paso en la dirección correcta, pero encontrar los documentos correctos puede ser una aventura.

Las mejores soluciones de gestión colaborativa del trabajo reúnen todos los archivos en un solo lugar. Los documentos están vinculados a sus proyectos o tareas asociados, por lo que todos saben dónde encontrarlos. Los archivos se pueden cargar directamente desde Google Docs, Box y otras herramientas integradas de administración de activos. Los últimos archivos se muestran al frente y al centro para mitigar los problemas de control de versiones, mientras que las versiones anteriores siguen siendo accesibles para una referencia fácil.

 ¿Múltiples versiones de esa Versión Final Final? Psd? "Width =" 640 "height =" 375 [19659029] 5. Comunicación sin compromiso desde el correo electrónico </h3 data-recalc-dims=

El tiempo de empleado dedicado a responder correos electrónicos, asistir a reuniones y realizar otras actividades colaborativas se ha disparado al 50% del día total de trabajo, según un estudio de más de 300 empresas publicado en Harvard Business Revisión . Esto deja a los creativos muy poco tiempo para hacer su trabajo.

Los equipos creativos necesitan una manera rápida y fácil de compartir ideas, proporcionar comentarios y discutir el trabajo. Una buena solución de gestión de proyectos centraliza las conversaciones a través de correo electrónico, chat y reuniones. Los colaboradores reciben notificaciones de comentarios y menciones @ en tiempo real, agilizando las transferencias y acortando los ciclos de retroalimentación.

Mantiene las discusiones en el contexto de archivos, proyectos y tareas específicos. Los comentarios se registran en orden cronológico para que los interesados ​​puedan incorporarse y ponerse al día rápidamente, no se requieren reuniones recapitulativas.

 La comunicación laboral que no ocurre en el correo electrónico es más fácil de buscar. "Width =" 401 "height =" 419

6. Plantillas de proyectos

Los equipos creativos toman una gran variedad de proyectos, pero algunos ocurren con más frecuencia que otros, como libros electrónicos, páginas de inicio y correos electrónicos. Comenzar estos proyectos repetitivos desde cero cada vez puede parecer reinventar la rueda. También deja margen para el error.

Guardar proyectos recurrentes como plantillas ahorra tiempo a los equipos creativos y les ayuda a empezar a trabajar con solicitudes. Los componentes clave como las dependencias, la duración de la tarea, los destinatarios y los informes se copian de proyectos anteriores, lo que genera una calidad constante y ganancias repetibles.

7. Edición colaborativa

Las revisiones y aprobaciones pueden ser un reto para los equipos creativos. El envío de archivos como archivos adjuntos de correo electrónico genera cambios duplicados o conflictivos en varios documentos. A los diseñadores les queda tiempo para consolidar los comentarios y buscar las aprobaciones finales. Caos en el control de versiones.

La edición colaborativa elimina las conjeturas del proceso de revisión. La capacidad de de marcar visualmente los documentos minimiza los comentarios ambiguos. Los participantes ven los cambios de los demás y pueden trabajar a través de ediciones conflictivas en tiempo real. La gestión de revisiones para un solo archivo, en un solo lugar crea una pista clara de edición y aprobación para referencia futura.

 Colabora en la misma tarea al mismo tiempo. "Width =" 978 "height =" 624

8. Informes fáciles a partir de datos en tiempo real

Usted sabe que su equipo trabaja duro, pero está claro que sus colegas y la alta gerencia a menudo se preguntan qué hace durante todo el día. Los equipos creativos generalmente se consideran centros de costos, por lo que resaltar el progreso de su equipo es clave para lograr el reconocimiento que merecen.

El software de administración de proyectos que elija debe capturar todos los metadatos relacionados con las actividades de su equipo. También debería facilitar la generación de informes a partir de estos datos en tiempo real. ¿Cuántos proyectos completa su equipo cada mes? ¿Cuánto tiempo pasa en ciertas solicitudes? La capacidad de responder preguntas como estas demuestra el valor de su equipo para los interesados.

9. Adobe Creative Cloud Integrations

Adobe Creative Suite es posiblemente la más importante de todas las herramientas en el arsenal de una creatividad. Desde Photoshop hasta Premiere Pro, su equipo vive en estos programas y cada vez que navega para responder un correo electrónico, cargar un archivo o actualizar una hoja de cálculo, los saca de la zona creativa.

Algunas herramientas de administración de proyectos ( como Wrike) se integran con Adobe Creative Suite® Suite . Esto permite que las creatividades accedan a tareas, dejen comentarios, carguen documentos y mucho más directamente desde Photoshop, Premiere Pro, InDesign e Illustrator. Mantener creatividades en las herramientas que aman ayuda a mejorar su concentración y hace el trabajo más rápido.

 10 imprescindibles para el software de gestión de proyectos creativos "width =" 1024 "height =" 768

10. Aplicaciones móviles nativas

Se espera que la tendencia Traiga su propio dispositivo (BYOD) siga creciendo en los próximos cinco años. Los trabajadores remotos están convirtiéndose en la norma . La tecnología ha cambiado la forma en que las personas trabajan, y aún no está hecho. Mantener las creatividades atadas a sus escritorios es una receta para trabajos sin terminar y un personal frustrado.

Es imperativo que la herramienta que utiliza para administrar proyectos creativos tenga una aplicación móvil nativa, no solo una versión web móvil. En lugar de duplicar el contenido del sitio en una pantalla más pequeña, las aplicaciones móviles nativas se hacen específicamente para dispositivos móviles, a menudo con funcionalidades diferentes o adicionales en comparación con las versiones de escritorio.

Las aplicaciones móviles nativas están optimizadas para su uso en el camino, lo que permite que su equipo creativo trabaje cuando y donde lo haga la inspiración.

Su lista de verificación para la gestión de proyectos creativos

Volvamos a visitar a nuestros amigos en San Francisco Chronicle . Cinco equipos creativos y de desarrollo distintos de Chronicle ahora usan Wrike para administrar sus proyectos. "Me siento muy orgulloso de usarlo", dice el diseñador gráfico Paul De Leon.

De Leon y su equipo son una prueba de que encontrar la solución de administración de proyectos perfecta para su equipo creativo es posible. Si bien la idea de desherbar a través de cientos de soluciones de gestión de trabajo es suficiente para hacer que te tires la toalla, no entres en pánico. Estamos aquí para ayudar.

Nuestra nueva guía del comprador brinda siete preguntas clave para ayudar a las creatividades a evaluar rápida y efectivamente las mejores soluciones actuales de administración de proyectos. Encontrará una lista de características y capacidades al final de la guía para que pueda elegir con confianza el ajuste perfecto para su equipo creativo. ¡Descárguelo hoy!

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