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10 Restricciones del proyecto que ponen en peligro el éxito de su proyecto


Rápido, barato o bueno: elige dos. ¿Estás cansado de escuchar eso? Uno de los mayores desafíos de cada gerente de proyecto son las limitaciones del proyecto. Limitan un proyecto y pueden poner en peligro rápidamente el éxito de su proyecto. Por lo tanto, es importante conocer todas las restricciones posibles, sus influencias entre sí y las herramientas de gestión de proyectos que abordan esas restricciones.

Restricciones de gestión de proyectos clásicos

Cada gerente de proyecto conoce (y suele temer) las limitaciones clásicas del proyecto en el proyecto administración:

Hora: ¿Cuál es la fecha límite para entregar la salida?
Alcance: ¿Cuál es exactamente el resultado esperado?
Costo: ¿Cuánto dinero hay disponible para lograr este resultado? ?

Se llama restricción triple por una razón. Si está tirando de una palanca de restricción, afectará directamente las otras dos restricciones. Por ejemplo, si decide ampliar el alcance y crear 20 páginas web en lugar de 10, necesitará más tiempo y dinero para lograr ese objetivo ajustado.

La ​​restricción triple es bien conocida, por lo que ya se discutió mucho . Pero incluso si este tipo de restricción está equilibrado, pueden surgir problemas. Entonces comencé a preguntarme por qué.

La ​​mayoría de los libros de administración de proyectos le dirá esto: si se asegura de que la restricción triple esté cubierta, no tendrá ningún problema. Pero también necesita optimizar otras restricciones.

Un Enfoque Extendido de Restricciones en Gestión de Proyectos

A menudo, un proyecto se define como exitoso si los objetivos del proyecto se alcanzan antes de la fecha límite y la dentro del presupuesto Pero aparte del tiempo, el alcance y el costo, existen seis restricciones adicionales que limitan el proceso de lograr los objetivos del proyecto.

Calidad

Si bien esta restricción es bastante similar al alcance, es ligeramente diferente. El alcance define el resultado deseado exacto. Por ejemplo, el alcance de su proyecto puede implicar la creación de 10 páginas web. La calidad se concentra en los atributos de cada una de estas páginas web. Puede definirse respondiendo a esta pregunta: "¿Qué tan cerca coincide el resultado con las expectativas?"

En nuestro ejemplo, la calidad no define el número de páginas web, pero podría haber una tolerancia de calidad con respecto al número de palabras . Tal vez haya solicitado 1,000 palabras, y tiene una tolerancia de calidad de +/- 100 palabras. Entonces, si una página web contiene 900 palabras, usted la aprobaría. Y si otra página web solo contiene 850 palabras, la rechazaría.

La ​​calidad se relaciona con las otras restricciones. Supongamos que se está quedando sin tiempo y necesita cumplir con cierta fecha de vencimiento. Posiblemente pueda cumplir el plazo ampliando la tolerancia de calidad y disminuyendo el número de palabras a 800.

Herramienta para manejar la calidad

Probablemente conozca las siete herramientas básicas de calidad. Una de estas herramientas es un Análisis de Causa y Efecto (también llamado Diagrama de Fishbone), que le permite identificar rápidamente las raíces de los problemas de calidad. De esta forma, puedes asegurarte de que siempre mantienes alta la calidad (o que al menos sabes cómo volver a encarrilar la calidad).

 Diagrama esquemático Gestión de proyectos

Riesgo

Gestionar los riesgos es una tarea importante para los gerentes de proyecto Pero, ¿qué significa realmente este término? Cuando calcule la probabilidad, un riesgo tendrá un cierto impacto en su proyecto. Tal vez está creando un wireframe para su sitio web, y decide omitir el paso de revisión del cliente porque se está retrasando. Si es así, existe el riesgo de que el cliente rechace sus páginas web finales.

Por supuesto, puede controlar el riesgo hasta cierto punto. Por ejemplo, puede decidir evitar el riesgo e insistir en el paso de revisión. Pero esta decisión afectará su línea de tiempo y los costos relacionados, ya que el cliente revisará cada uno de sus diseños y un gerente de proyecto debe supervisar este proceso.

Herramienta para manejar el riesgo

Utilice el Modo de falla y el Análisis de efectos ( Enfoque FMEA) para mitigar los riesgos identificados y no identificados. La aplicación de FMEA le ayudará a priorizar y controlar los riesgos al tiempo que involucra a su equipo en el proceso.

Recursos

Los recursos están fuertemente relacionados con el costo del proyecto. La cantidad de dinero disponible para lograr el resultado deseado restringirá el uso y la adquisición de recursos, lo que crea una restricción independiente.

A veces, incluso una cantidad infinita de dinero no podría permitirle adquirir los recursos específicos que necesita. Por ejemplo, va a llevar más tiempo de lo esperado recibir un recurso físico en el proyecto (como un chip), lo que hará que pierda la fecha límite. Si este recurso es esencial para el proyecto, deberá sacrificar la fecha límite, ya que una cantidad razonable de dinero podría reducir el tiempo de entrega.

Herramienta para manejar recursos

Puede usar software como ProjectManager.com para administrar de manera óptima sus recursos. Este tipo de herramienta lo ayudará a identificar y asignar correctamente sus recursos existentes.

 Gestión de carga de trabajo para gestionar restricciones

Sostenibilidad

La sostenibilidad de un proyecto puede desempeñar un papel importante en la estrategia a largo plazo de una empresa, y a menudo puede afectar el éxito de un proyecto. Hay tres partes de la sostenibilidad: social, ambiental y económica. Incluso si los dos primeros no se aplican a su proyecto, los gerentes de proyecto no deben descuidar el componente económico.

Básicamente, la gestión de la sostenibilidad económica de un proyecto se refiere a la forma en que maneja su posible impacto en el futuro del la organización detrás de esto Por ejemplo, si está administrando una línea de producción automotriz, podría usar recursos baratos para construir algunas partes de los autos, a fin de ahorrar costos. Pero también sacrificará la sostenibilidad, ya que las piezas más baratas tienden a morder el polvo con mayor frecuencia que las piezas de alta calidad.

Herramienta para manejar la sostenibilidad

Aplique el estándar P5 ™ para la sostenibilidad de sus proyectos. El estándar P5 explica las métricas importantes y ofrece instrucciones sobre cómo integrar P5 con los procesos existentes de su proyecto.

 Tabla P5 para Gestión de proyectos

Procesos y estructuras organizacionales

La estructura organizativa de una empresa puede impactar el éxito del proyecto, ya que está definiendo el entorno del proyecto. Las partes interesadas podrían tener una influencia significativa en las decisiones que deben tomarse. O el lento flujo de comunicación entre ejecutivos y gerentes de proyecto podría resultar en desaceleraciones impredecibles del proyecto.

Hacer frente a la estructura organizacional y las limitaciones puede ser difícil. A menudo no es capaz de romper los patrones existentes de la organización, cumplir el plazo y mantenerse dentro del presupuesto.

Herramienta para manejar procesos y estructuras organizativas

Asegúrese de conocer formas de lidiar adecuadamente con los procesos organizacionales existentes y estructuras Comience a representar sus flujos de trabajo utilizando una herramienta como Process Street. De esta forma, puede prever con mayor precisión cualquier problema de procesamiento que pueda aparecer en el futuro.

Metodología

Obviamente, ha oído hablar de Scrum, Agile y Kanban. Se pueden utilizar diferentes metodologías de gestión de proyectos para abordar un proyecto.

Cada una de estas metodologías manifiesta varias limitaciones. Si usa Scrum, deberá organizar reuniones diarias y recibir muchas reseñas, por lo que deberá adquirir recursos decentes para cubrir estos esfuerzos. Pero si usa Agile, será más probable que brinde una calidad excelente.

Sin embargo, con Agile, es más difícil estimar el tiempo necesario por adelantado, lo que aumentará el riesgo de perder su fecha límite. Por lo tanto, para elegir la metodología correcta, es importante evaluar la situación del proyecto.

Herramienta para la metodología de manipulación

Si tiene muchas opciones, puede ser difícil elegir la metodología más adecuada para un proyecto. Así que dé un paso atrás y evalúe la situación de su proyecto. Utilice el marco NTCP para:

  • Analizar las diferentes dimensiones del proyecto (novedad, tecnología, complejidad y ritmo).
  • Seleccionar una metodología adecuada para la gestión de proyectos.

Satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente mide cómo Estás cumpliendo con las expectativas del cliente. Si su equipo entregó entregables excelentes a tiempo y dentro del presupuesto, su cliente probablemente estará contento.

Pero, si su costo resultó ser más alto de lo esperado, lo forzaría a hacer un intercambio. Tal vez está sacrificando la satisfacción del cliente, ya que el producto ya no satisface las expectativas de su cliente. Al final, la satisfacción del cliente afectará en gran medida el éxito del proyecto.

Herramienta para manejar la satisfacción del cliente

No hay una herramienta real para asegurarse de que sus clientes estén satisfechos. ¡Así que empieza hablando con ellos y obteniendo sus comentarios! Debes debatir regularmente el progreso de tu proyecto con ellos.

Haz preguntas como:

  • ¿Estás satisfecho con el progreso del proyecto?
  • ¿Estamos avanzando como esperabas?
  • ¿Hay algo que necesite? para ser cambiado?
  • ¿Necesita más transparencia e información?
  • ¿Espera algún cuello de botella del que no hayamos hablado?

Conclusión

Es crucial conocer las diferentes limitaciones de un proyecto. La única forma de controlarlos es comprenderlos. Por lo tanto, al tomar decisiones importantes, no solo considere el tiempo, el alcance y el presupuesto, sino también la calidad, el riesgo, los recursos, la sostenibilidad, la organización, la metodología y la satisfacción del cliente.

Equilibrar todas las limitaciones dentro de la gestión de proyectos requiere herramientas robustas para rastrear e informar. ProjectManager.com es un software de administración de proyectos en línea con paneles de control en tiempo real y herramientas de informes para monitorear el progreso del proyecto, presupuestos y más para asegurar que sus proyectos alcancen conclusiones exitosas. Véalo usted mismo y tome una prueba gratuita de 30 días.

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