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11 plantillas Excel de gestión de proyectos imprescindibles (actualizado en septiembre de 2019)


Antes de poder planificar su proyecto, debe contar con las herramientas adecuadas para recopilar los datos que necesita para formular una estrategia, y las plantillas Excel de gestión de proyectos son un excelente lugar para comenzar. Sabes que hay muchas pelotas para mantener en el aire, independientemente de si el proyecto es grande o pequeño, así que piensa en estas herramientas como redes de seguridad que te aseguran que no pierdas el rastro de nada esencial.

Piensa en todas las cosas que tiene que procesar, desde la programación hasta los recursos y la definición de tareas e hitos en el camino hasta la finalización exitosa del proyecto. Los días de las notas adhesivas y los cuadernos llenos de trozos de papel han quedado atrás. Afortunadamente, lo tenemos cubierto.

Visite nuestra página de plantillas y encontrará plantillas de Excel y Word para crear todos los documentos de proyecto que necesita para administrar su proyecto. ¿Le interesan las hojas de cálculo Excel de gestión de proyectos gratuitas? ¡Aquí hay ocho plantillas de Excel de gestión de proyectos esenciales que puede descargar y usar ahora mismo, incluidas dos nuevas plantillas que hemos agregado recientemente!

Un diagrama de Gantt es una herramienta visual que lo ayuda a ver de un vistazo la programación de tareas y sus dependencias durante el ciclo de vida de un proyecto.

Si bien es cierto que un diagrama de Gantt puede ser demasiado complejo en Excel, especialmente cuando necesita características de programación más avanzadas como dependencias de tareas y asignación de recursos, siguen siendo una parte vital de cualquier kit de herramientas del gerente de proyecto. Es por eso que recomendamos usar el software de diagrama de Gantt en línea para ayudar a planificar tareas y proyectos en colaboración con su equipo. Las herramientas de diagrama Gantt en línea se integran en el software de gestión y planificación de proyectos, por lo que puede actualizarse en tiempo real. Esto permite cambios fáciles de arrastrar y soltar y puede codificarse por colores para personalizar según lo necesite.

Pero para hacer rápidamente un diagrama de Gantt de sus listas de tareas, descargue esta plantilla gratuita de diagrama de Gantt de Excel para una manera fácil de crear un cronograma del proyecto. Simplemente agregue tareas y fechas límite para visualizar cuánto tiempo llevará su proyecto.

La necesidad de un informe de estado es obvia. Si no tienes una buena información sobre lo que está sucediendo en el proyecto, entonces estás manejando a ciegas. No tiene idea si está encaminado o si los recursos están siendo bloqueados.

Con esta plantilla gratuita de informe de estado de Excel, tiene una herramienta para mejorar en gran medida las comunicaciones de su proyecto, tanto con las partes interesadas cuando realiza una presentación, pero también con los miembros del equipo.

Depende de usted decidir la frecuencia de los informes. Pero con una plantilla de informe de estado, gran parte del trabajo ocupado que puede alejarlo de un proyecto ya está hecho, lo que le brinda un mayor acceso a la información que necesita.

Un proyecto se compone de entregas y esas entregas son creadas por Tareas. La estructura de desglose del trabajo (WBS) es una forma de visualizar los entregables del proyecto, las tareas y las subtareas, que son necesarias para hacerlas.

ProjectManager.com tiene una plantilla WBS gratuita que estructura el proceso de desglosar las grandes proyectar en tareas cada vez más pequeñas, en una imagen jerárquica que le permite ver el alcance completo del trabajo del proyecto.

Este es un elemento clave de la planificación, pero también es fundamental para estimar los costos del proyecto y establecer un cronograma realista . Mejor aún, debido a que nuestra plantilla gratuita WBS es una hoja de cálculo, se puede cargar en el software ProjectManager.com para iniciar un proyecto, asignar tareas a los miembros del equipo y monitorear y rastrear el progreso una vez que se ejecuta el proyecto.

Un proyecto es iniciado para completar la realización de una meta. Pero para lograr ese objetivo se requiere una estrategia y luego los pasos para implementar esa estrategia con éxito. En resumen, un plan de acción.

Los proyectos son pragmáticos y el plan de acción es un marco para recopilar sus ideas sobre la ejecución del proyecto de una manera efectiva y eficiente. Con nuestra plantilla de plan de acción gratuita, puede completar los espacios en blanco para asegurarse de haber cubierto todas las bases y hacer que su proyecto comience con el pie derecho.

Desde priorizar tareas hasta asignar y anotar el estado, la línea de tiempo y los recursos Te tenemos cubierto. Y, de nuevo, el plan de acción se puede cargar sin problemas en ProjectManager.com, por lo que puede utilizar todas nuestras excelentes funciones para visualizar el flujo de trabajo con tableros kanban y monitorear el progreso con nuestro tablero en tiempo real.

El seguimiento del proyecto es crucial para asegúrese de que se mantenga a tiempo. Eso significa también controlar el trabajo a nivel de tarea.

Esta plantilla gratuita de seguimiento de proyectos y tareas puede ayudar como una lista de tareas pendientes, e incluye columnas para la duración planificada y real del proyecto a fin de sepa qué funciona y qué necesita más atención.

Una vez que integra su plantilla de seguimiento de proyectos y tareas en un sistema de software de gestión de proyectos, puede producir gráficos de Gantt para obtener una visión clara del proyecto, así como obtener los datos entregados a su panel de control para observar el progreso en tiempo real. Puede importar sus archivos de Excel y Microsoft Project sin problemas en ProjectManager.com.

 importar plantilla de Excel para diagrama de Gantt en línea
Gráfico interactivo de Gantt de ProjectManager.com

El riesgo es un parte de la gestión de un proyecto. El trabajo implica ser capaz de anticipar qué riesgos es probable que ocurran y luego formular una respuesta para volver a encaminar el proyecto. Ahí es donde entra en juego esta plantilla gratuita de seguimiento de riesgos de Excel.

Primero, le permite enumerar todos los posibles riesgos que cree que pueden suceder en el transcurso del proyecto. A continuación, puede definir cómo afectará el proyecto. Usted determina el nivel de riesgo y le asigna un propietario, de modo que alguien sea responsable de vigilarlo.

Ahora tiene un plan para resolver ese riesgo rápidamente, y un documento que puede ser compartido. nunca se le da la oportunidad de ignorar un proyecto.

Los problemas son cuando algo está sucediendo en este momento en su proyecto. Entonces, ¿qué haces cuando esto sucede? Puede rastrear esos problemas y resolverlos con la ayuda de esta plantilla gratuita de seguimiento de problemas.

Lo primero, por supuesto, es identificar esos problemas a medida que ocurren. Este es el documento en el que puede recopilar esa información. La plantilla de seguimiento de problemas le sirve asegurándose de que cada paso del proceso, desde la identificación hasta la resolución del problema, esté documentado.

Por supuesto, querrá compartir la plantilla de seguimiento de problemas, y puede hacerlo con esta plantilla gratuita de Excel, pero solo como documento estático. En un programa de software de gestión de proyectos, esa información es fácil de recopilar y compartir, así como de editar en tiempo real.

Una cosa que es constante en cualquier proyecto es el cambio. Esos cambios, sin embargo, deben ser gestionados. Ahí es donde entra el formulario de solicitud de cambio.

Nuestra plantilla de formulario de solicitud de cambio gratuita le brinda la estructura para identificar, rastrear y resolver esos cambios cuando surgen en un proyecto. La plantilla gratuita tiene espacio para anotar cuál es el cambio, otorgarle la propiedad a un miembro del equipo para liderar la tarea de resolverlo y luego firmarlo.

Cuando se usa junto con ProjectManager.com, el formulario de solicitud de cambio es más dinámica. Puede actuar como una plataforma de colaboración en la que los miembros del equipo pueden comunicarse y adjuntar documentos relevantes, incluso entregas y firmas. Mantener todo bajo un mismo techo es algo que no querrá cambiar.

Un proyecto puede tener un gran plan, pero sin el respaldo financiero para pagarlo, nada puede suceder. Es por eso que un presupuesto de proyecto, por tedioso que sea, es una de las fases más importantes para lograr que un proyecto se encamine a su finalización exitosa.

Con esta plantilla de presupuesto de proyecto de Excel gratuita, puede ver literalmente cuándo se encuentra el rojo, porque está codificado por colores. Y este documento, más que uno que es crucial para el inicio de un proyecto, también es una forma de rastrear ese presupuesto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Esta plantilla tiene espacio para cubrir todos sus costos, desde los más fáciles hasta recolectar, como mano de obra y materiales, a los que cambian o se transfieren de un proyecto a otro. Los presupuestos son estimados, pero con esta plantilla gratuita esos números serán más precisos.

Los miembros del equipo necesitan tener una forma de rastrear su trabajo a través de las tareas que se les asignan, y una hoja de tiempo simple puede proporcionar una manera fácil de mantenerlos en programe y le brinde la información necesaria para saber dónde se encuentran en sus tareas.

La hoja de horas de Excel gratuita puede calcular el costo por hora e incluye columnas de vacaciones y horas extras, para anotar con precisión el tiempo dedicado al proyecto. Pero las hojas de tiempo de los proyectos son útiles para varios propósitos diferentes, por lo que esta es una herramienta útil. Podrá filtrar columnas y personalizar informes, compartir fácilmente en un correo electrónico, PDF o Excel y archivo CSV. Además, su equipo puede enviar hojas de tiempo basadas en tareas reales en el sistema, y ​​recibirá alertas por correo electrónico cuando lo hagan.

El tablero del proyecto es lo que lo mantiene en el asiento del conductor mientras viaja a través del ciclo de vida del proyecto. Le permite monitorear el proyecto, rastrear el estado de la tarea, el presupuesto y más en un solo lugar.

Desde este panel de control de gestión de proyectos gratuito para Excel, puede crear gráficos y cuadros que le dan una visión visual y fácilmente digerible de su tarea y gestión de la carga de trabajo, así como el costo. Es una forma segura de estar al tanto de un proyecto en general y saber dónde tiene que profundizar en detalles.

Puede agregar más potencia a sus paneles de PM cuando utiliza el software de gestión de proyectos en línea. De esa manera, cuando los miembros del equipo actualizan los estados de las tareas, los paneles se llenan de datos en tiempo real. Eso lo hace aún más parecido al tablero de instrumentos de su automóvil, e igual de eficiente para llevarlo del Punto A al Punto B. De esta manera, siempre sabe dónde está parado.

Obtenga todas las características de estas plantillas y más cuando usas ProjectManager.com. Todas estas herramientas están disponibles en nuestro galardonado software para ayudarlo a planificar, rastrear e informar sobre su proyecto en tiempo real. ProjectManager.com ha sido repetidamente clasificado como el # 1 en gestión de proyectos por GetApp de Gartner. Vea lo que puede hacer por usted realizando una prueba gratuita de 30 días.

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