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12 consejos de asignación de recursos para gerentes


La asignación de recursos es solo un término elegante para un plan que desarrolle para utilizar los recursos disponibles a su disposición en un proyecto. Este es principalmente un plan a corto plazo establecido para lograr objetivos en el futuro.

Los recursos son variados. Todo, desde las personas con las que está trabajando y el equipo que utilizan para completar sus tareas hasta los materiales y otros suministros que necesita, incluso el sitio donde está trabajando en el proyecto, todos caen bajo el paraguas de recursos. [19659002] Eso es mucho para asignar.

No te preocupes, te respaldamos. Los siguientes son algunos consejos generales para ayudarlo con la asignación de recursos al administrar un proyecto.

1. Conozca su alcance

Antes de poder asignar sus recursos o administrarlos, debe determinar el alcance del proyecto en el que está trabajando. ¿Es un proyecto grande o pequeño, largo o corto?

Una vez que haya respondido esas preguntas, puede tomar la decisión correcta sobre qué recursos necesitará y cuántos de ellos son necesarios para completar el proyecto. [19659002] Cuanto más claro sea el alcance del proyecto, mejor podrá descubrir cómo asignar sus recursos. Por lo tanto, tómese el tiempo para obtener una imagen completa del proyecto antes de realizar cualquier asignación de recursos.

2. Identificar recursos  cómo asignar mejor los recursos

Usted conoce el alcance del proyecto, su objetivo y las tareas necesarias para realizar el trabajo en tiempo y dentro del presupuesto aprobado, ahora tiene que reunir sus recursos.

Pero eso no significa que tenga un grupo ilimitado desde el cual extraer. Entonces, tiene que ver quién está disponible actualmente, qué equipo va a necesitar o comprar y dónde va a realizar las tareas para este proyecto, y es ese espacio disponible.

Antes de que pueda asignar recursos, debe tenerlos Por lo tanto, haga una lista utilizando los criterios anteriores y luego asegúrese de que se ajuste al presupuesto asignado para el proyecto.

3. No pospongas

Eres un gerente de proyecto. Vives y mueres según tu planificación. La asignación de recursos no es diferente. Esperar hasta que algo salga mal significa que tienes que luchar para volver a encarrilarlo, si eso es posible.

Es inevitable que los recursos necesiten reasignación. ¿Qué plan has creado que se haya escrito en piedra? Por lo tanto, en el proceso de planificación, debe tomarse un tiempo para investigar dónde y cuándo podría tener un miembro del equipo bloqueado o dependencias de tareas.

Al establecer un plan de recursos y observar estas advertencias de alerta roja, y más importante descubrir cómo responderás a ellos, de antemano, estás preparado para manejarlos cuando surjan. Y siempre surgirán.

4. Piense holísticamente

Es un problema cuando está tan concentrado en el proceso que descuida levantar la cabeza del plan del proyecto para notar lo que realmente está sucediendo. Esto no es simplemente verificar sus estimaciones contra el progreso real en el proyecto, aunque eso también es importante.

Lo que siempre debe tener en cuenta es el estado de sus recursos. Por ejemplo, ¿cuál es el horario de su equipo? ¿Se toman vacaciones, están enfermos, etc.? Además, ¿cuál es la duración del alquiler del sitio o del equipo?

No permita que ninguno de estos detalles se le pase por la vista del túnel. Mire todo el proyecto, no solo las diversas piezas, tan cautivador como puede ser perderse en las métricas del proyecto.

5. Conozca sus dependencias de recursos

Una forma de asignar recursos es no tener que asignarlos en absoluto. Esto no es tan místico como podría parecer. Implica planear algo mucho menos mágico y más práctico.

Al planificar de antemano puede evitar cuellos de botella que atrapan sus recursos cuando más los necesita en el transcurso de la ejecución del proyecto. La planificación también le ayuda a evitar que sus recursos se queden cortos. Esto no significa que no tendrá un cuello de botella o escasez de recursos, pero es menos probable si conoce sus dependencias de recursos.

Parte de la planificación de dependencias es tener un plan de contingencia en caso de que los miembros del equipo estén bloqueados o usted quedarse sin recursos necesarios. Evite que sus planes sean demasiado dependientes de un recurso para evitar problemas en el futuro.

6. Track Time

Siempre desea controlar el tiempo, cómo está trabajando su equipo y si están siendo eficientes. Es su trabajo asegurarse de que una tarea que se pueda completar en un día no tome una semana. Hay maneras de mejorar el seguimiento del tiempo.

Para hacer esto, debe realizar un seguimiento de la carga de trabajo de su equipo. Eso requiere las herramientas adecuadas para brindarle datos en tiempo real recopilados en una página donde puede ver y programar con anticipación cuando sea necesario.

ProjectManager.com tiene una herramienta de tablero totalmente única que le permite ver si sus recursos están asignados adecuadamente y , si no, reprograme fácilmente. De esa manera puede equilibrar la carga de trabajo y ejecutar un proyecto más eficiente.

 rastree el tiempo de sus recursos en un tablero
Tablero en tiempo real de ProjectManager.com

7. Usar herramientas

El software de administración de proyectos, como ProjectManager.com, es un gran activo para administrar sus recursos de manera más productiva. Con una herramienta en línea, obtienes los datos del proyecto actualizados instantáneamente.

Puedes ver dónde se asignan tus recursos en un calendario codificado por colores para observar si están dentro o fuera de la tarea, de vacaciones o enfermos. Reprogramar para ayudar a un miembro del equipo que recibe un sobreataque es un simple clic del teclado.

 gráfico de asignación de recursos
Herramienta de administración de recursos de ProjectManager.com— ¡Pruébelo gratis!

[19659002] También puede configurar notificaciones, de modo que cuando una tarea se ejecuta detrás de usted, lo sepa antes de que se convierta en un problema. Y puede automatizar las notificaciones por correo electrónico para mantener a los miembros del equipo a tiempo sin necesidad de microgestión.

8. No sobreasigne

Muchos gerentes se sobreasignan, ya sea debido a una mala planificación o la incapacidad de decir que no, lo que no ayuda. En lugar de presentar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, la asignación excesiva amenaza el agotamiento del equipo.

Sea honesto. ¿Sufres de este mal hábito? Si es así, mantente alerta y evítalo. Si no lo hace, hay una buena posibilidad de que empañe la moral del equipo y la calidad del trabajo de su proyecto.

Es injusto esperar tanto de sus recursos que rompan. Vuelva a examinar su plan de recursos y utilícelo para asignar los recursos que tiene para el proyecto de manera uniforme.

9. Sea realista

Si bien es una buena práctica estar preparado para los problemas que puedan surgir en su proyecto, no desea acumular recursos agregando demasiadas personas o días a su agenda.

Cuando hace esto, usted ' estamos sesgando la estimación del proyecto y jugando con la efectividad de la planificación a largo plazo. Va a tomar de su balance final.

¿Recuerda cuando mencionamos comparar su utilización estimada con la real? Aquí es donde ese proceso ayuda a mantenerlo debidamente asignado. El uso de una herramienta, como señalamos anteriormente, también es clave para tener una idea precisa de cómo va el proyecto.

10. Tener una rutina

Como gerente, planifica y luego ejecuta y supervisa. Todo está muy estructurado. Pero a veces, cosas como la asignación de recursos se quedan atrás, lo que solo volverá y lo perseguirá.

Por lo tanto, desea establecer controles regulares, digamos un día y hora específicos cada semana, para pasar por su recursos, verifique sus herramientas de PM y asegúrese de que nadie haga una tarea excesiva para el trabajo de la semana por delante.

Otra cosa que puede hacer es hablar con los miembros de su equipo, tener una idea de lo que está sucediendo con ellos en la primera línea del proyecto, pregunte si tienen algún problema. Al configurar un check-in de rutina y mantenerse actualizado por su software de PM, obtendrá una idea clara de sus recursos.

11. Conozca sus recursos

No puede administrar lo que no sabe. Debe conocer la experiencia y las habilidades y la personalidad de los mismos recursos que ha asignado o asignado para apoyar el proyecto.

Por ejemplo, debe crear un perfil para cada uno de los miembros de su equipo de proyecto. ¿Cuáles son sus habilidades y experiencia? Cuanto más sepa sobre ellos, mejor podrá ubicarlos en el proyecto y asignar tareas que puedan realizar mejor.

Probablemente ya tenga algo como esto cuando estaba reuniendo a su equipo y había escrito un Descripción del trabajo para cada uno de ellos. Mantenga esos archivos actualizados a medida que se amplíen sus habilidades y experiencias.

12. Usar informes de recursos

Puede reasignar si no sabe dónde se asignan los recursos. Es posible que los haya planeado bien, pero el cambio ocurre en los proyectos. ¿Cómo puede saber qué está sucediendo en el terreno en comparación con sus planes? Informes.

Puede generar todo tipo de informes para obtener una imagen completa del proyecto y cómo está progresando, lo que le ayuda a equilibrar sus recursos. Por ejemplo, hay informes de recursos que le brindan una visión general de la carga de trabajo de su equipo y si tienen exceso de tareas o están inactivos.

Los informes de tareas lo mantienen actualizado y los informes de variación lo ayudan a determinar si el proyecto se desarrolla según lo planeado. Este último le brinda información vital, como si está retrasado y necesita redistribuir el trabajo para volver a encaminarse.

 informe de carga de trabajo para equilibrar recursos
ProjectManager.com tiene informes de carga de trabajo automatizados para el seguimiento de recursos.

Esta publicación se actualizó en noviembre de 2019.

Si está buscando una herramienta de administración de proyectos que pueda ayudarlo a implementar esos consejos y administrar sus recursos adecuadamente, entonces no busque más. ProjectManager.com tiene todas las características mencionadas anteriormente para ayudarlo a administrar sus recursos, y es un software basado en la nube, lo que significa que la información con la que está trabajando es en tiempo real. ¡Vea cómo puede ayudarlo con esta prueba gratuita de 30 días hoy!

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