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12 habilidades esenciales de gestión de proyectos


La gestión de proyectos no es un trabajo fácil. De hecho, se trata de varios trabajos no fáciles, incluidos el inicio, la planificación, la ejecución, el control y el cierre de un proyecto. Aún más difícil, ese proyecto se delega a un equipo de su elección, dados los objetivos específicos para lograr en un plazo definido para un presupuesto determinado.

Y usted tiene que hacer todo eso con éxito. Para hacerlo, los mejores gerentes de proyecto utilizan herramientas sólidas de gestión de proyectos para mantener todos los aspectos de sus proyectos organizados.

Sin embargo, eso es mucho pedir a cualquier persona, pero los gerentes de proyecto tienen una variedad de habilidades para hacer el trabajo. . Estos incluyen las habilidades técnicas, comerciales y de gestión que esperaría, pero también una serie de habilidades blandas. Los gerentes de proyecto no solo se ocupan de sistemas y procesos, sino también de personas. Cuando se reduce, la gestión exitosa del proyecto se basa en la creación y el mantenimiento de relaciones sólidas en toda la organización.

Pero ese es solo un aspecto del trabajo facetado del gerente de proyecto. A continuación, hemos recopilado las 10 habilidades principales que todo gerente de proyecto debe tener. Ciertamente hay más que solo los siguientes 10, pero si tiene estos, tiene la base sobre la cual construir una carrera exitosa en la gestión de proyectos.

 ¿Tiene estas habilidades esenciales de gestión de proyectos?

1. Liderazgo

Tenemos que comenzar con el gran padre de todos ellos: el liderazgo. Es una habilidad algo resbaladiza porque algunos creen que naciste con habilidades de liderazgo y que no se les puede enseñar. Pero creemos que todos tienen el potencial de aprender cómo aplicar habilidades y técnicas de liderazgo comprobadas. Después de todo, ¿cuál es la alternativa? Como gerente de proyecto, usted es responsable no solo de llevar a cabo el proyecto hasta su finalización exitosa, sino que está liderando un equipo para lograr ese objetivo. Esto requiere motivar y mediar cuando sea necesario. Recuerde que el liderazgo del proyecto viene en diferentes estilos, uno de los cuales se adaptará a su personalidad. Es más que administrar tareas; está manejando personas.

2. Comunicación

Las comunicaciones realmente van de la mano con el liderazgo. No puede ser un líder eficaz si no puede articular qué es lo que necesita que haga su equipo. Pero no solo se comunicará con su equipo, sino que deberá tener comunicaciones claras con todos los asociados con el proyecto, desde vendedores y contratistas hasta partes interesadas y clientes. Ya sea a través de herramientas de informes o fomentando la colaboración con el chat, el intercambio de archivos y otros medios para etiquetar las discusiones a nivel de tarea, necesitará ambos sistemas para facilitar las comunicaciones. Estas herramientas también ayudan a conectar a las personas individualmente y en entornos grupales, como reuniones y presentaciones.

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3. Programación

Ahora estamos comenzando a entrar en algunos de los duros conjuntos de habilidades requeridos por los gerentes de proyecto, y pocos son tan esenciales como saber cómo crear un cronograma del proyecto. La única forma de lograr los objetivos del proyecto dentro del plazo que se ha decidido es dividir ese objetivo en tareas en una línea de tiempo. Esa es la programación, y es el corazón de lo que hace un gerente de proyecto: establecer un cronograma realista y luego administrar los recursos para mantener el rumbo para que el proyecto pueda concluir con éxito a tiempo. Existen muchas herramientas que pueden ayudar con este proceso, entre ellas una tabla de Gantt en línea, que proporciona una visión del cronograma con las tareas, la duración de esas tareas, las dependencias y los hitos.

4. Gestión de riesgos

Hacer cualquier cosa es un riesgo. La planificación de un proyecto, grande o pequeño, es inherente al riesgo. Es parte de su trabajo ver esos problemas antes de que se conviertan en problemas. Por lo tanto, antes de ejecutar el proyecto, debe realizar el trabajo para identificar, evaluar y controlar el riesgo. Cuanto más pueda gestionar el riesgo, más probable será que su proyecto tenga éxito. Por supuesto, no puede anticipar todo lo que pueda suceder durante el ciclo de vida de su proyecto. Surgirán problemas imprevistos, por lo que debe contar con un proceso para manejarlos cuando surjan.

5. Administración de costos

No puede hacer nada sin el dinero para pagarlo. Has creado un presupuesto. Su primer trabajo es asegurarse de que el presupuesto sea realista y pueda satisfacer las necesidades financieras del proyecto y, en segundo lugar, controlar esos costos a través de la ejecución del proyecto. Esto es más fácil dicho que hecho. A menos que tenga suerte y trabaje para una organización con fondos ilimitados, tendrá ciertas restricciones financieras y, lo más probable, se le otorgará un presupuesto muy ajustado. Se necesita una gran habilidad para descubrir cómo exprimir cada centavo de esos fondos limitados.

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6. Negociación

Ser bueno en la negociación es una especie de subconjunto de comunicaciones, pero merece su propio espacio aquí. La negociación no es simplemente regatear por el mejor precio de un vendedor o contratista, aunque eso ciertamente es parte de ello. Liderar un proyecto significa que estás en negociaciones constantes. Por ejemplo, es probable que reciba demandas de las partes interesadas que pueden afectar el alcance de un proyecto. Tendrá que rechazarlos, pero diplomáticamente, para que todas las partes interesadas sientan que están obteniendo lo que quieren. Luego están los conflictos inevitables que surgirán entre los miembros del equipo u otras personas involucradas en el proyecto. Si tiene fuertes habilidades de negociación, puede resolver estas disputas antes de que exploten y amenacen el proyecto.

7. Pensamiento crítico

Los gerentes de proyecto no son los únicos que podrían beneficiarse de esta habilidad. La mayoría de nosotros no estamos pensando, sino reaccionando y siguiendo una serie de respuestas que nos han dicho o aprendido. No es tan malo. A veces puede estar en piloto automático, pero es mejor que sepa cómo apagarlo. El pensamiento crítico es simplemente ser tan objetivo como sea posible al analizar y evaluar un problema o situación, para que pueda formar un juicio imparcial. Te saca de actuar según las emociones o del conocimiento recibido, ¿y no es eso lo que debe hacer un gerente de proyecto? Usted se enfrenta a problemas todos los días cuando trabaja en un proyecto y desea que sus decisiones sean imparciales. Lo único que debe guiar su decisión debe ser lo mejor para el proyecto.

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8. Gestión de tareas

Aquí hay otra de esas habilidades técnicas que deben estamparse en el ADN de cada líder de proyecto. Si la programación es la base de la gestión de proyectos, entonces las tareas son un mortero que mantiene todo unido. Habrá toneladas de estos pequeños y molestos trabajos para que usted cree, asigne y administre, algunos de los cuales dependerán de otros, lo que significa que la mala gestión de este proceso puede afectar gravemente el éxito de su proyecto. Puede considerar esto como una lista de tareas pendientes, lo que no está del todo mal, pero a medida que agrega complejidad, también querrá agregar las herramientas para ayudarlo a administrar estas tareas de manera más eficiente. Querrá características en su herramienta de administración de tareas que fomenten la colaboración con su equipo, lo ayuden a priorizar y le brinden actualizaciones de estado instantáneas cuando las tareas se hayan completado o se estén ejecutando.

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9. Gestión de calidad

La mayoría de estas habilidades son obvias, ¿verdad? Bueno, son las 10 mejores habilidades de gestión de proyectos. Pero la gestión de calidad es una que a menudo pasan por alto los líderes de proyecto, y es una que necesita llamar más la atención. La gestión de calidad supervisa las actividades y tareas que se requieren para entregar un producto o servicio en el nivel indicado indicado en la documentación del proyecto. ¿Suena familiar? Básicamente, es una parte de su trabajo a la que quizás nunca le haya dado un nombre o algo peor, ha estado descuidando a favor de cumplir con los plazos. Cumplir con el cronograma es importante, pero ese cronograma no tiene sentido si produce algo que está por debajo del nivel normal

10. Un sentido del humor

No, de verdad. No tiene que ser un comediante, y ciertamente hay un momento y un lugar para el humor, pero el sentido del humor podría ser una de las habilidades más esenciales en nuestra lista, incluso si es una habilidad blanda en la gestión de proyectos . Eso se debe a que el sentido del humor se trata realmente de tener una perspectiva diferente. Le permite ver un problema de manera diferente. El humor alivia el estrés para usted y su equipo, y solo cuando se levantan las tensiones pueden mostrarse acciones e ideas más inteligentes. El sentido del humor también ayuda con la moral. Vas a trabajar tan duro como tu equipo, pero eso no significa que el entorno en el que estás trabajando deba ser agobiante. Puede establecer o al menos influir en la cultura del lugar de trabajo, y un ambiente más ligero aumenta todos los barcos.

11. Tenga paciencia

Nada se resuelve apresurándose en un proyecto o frustrarse cuando las cosas no salen según lo planeado. Si bien el tiempo es una limitación, si acelera el proceso, se equivocará. Eso te frustrará, lo que lleva a más percances. Los proyectos llevan tiempo, desde la investigación hasta la planificación, deben ser cuidadosamente pensados ​​para que funcionen sin problemas. Eso no significa que no habrá problemas. Siempre son problemas. Ya sea que se trate de una solicitud de cambio o de que un miembro del equipo esté actuando o que los interesados ​​tengan grandes expectativas, si no tiene paciencia, todo será exponencialmente peor.

12. Tech Savvy

La tecnología está en constante evolución. Justo cuando te acostumbras a una herramienta, otra toma su lugar y vuelves a la curva de aprendizaje. Por cierto que sea, encerrarse en formas anticuadas de hacer las cosas solo porque está acostumbrado a ellas es una receta para volverse anticuado. Las herramientas han migrado desde el escritorio al en línea y, aunque puede que esto no sea lo que está acostumbrado, existen innumerables ventajas. Si tiene dificultades con los diagramas de Gantt analógicos, su mundo pasará del blanco y negro al color una vez que comience a utilizar el software de gestión de proyectos basado en la nube. Además, las comunicaciones se han trasladado del correo electrónico a las herramientas de mensajes de texto como Slack, donde la etiqueta es floja pero el tono es plano. Para mantenerse relevante, debe subir a esa plataforma y aprender a hablar, para que pueda caminar el camino de un gerente de proyecto exitoso.

ProjectManager.com pone en práctica las habilidades de gestión de proyectos

Ahora que sabe qué habilidades que necesita para ser un gerente de proyecto exitoso, es hora de equiparse con las herramientas adecuadas. ProjectManager.com tiene un conjunto de herramientas poderosas que pueden mejorar el flujo de trabajo de cualquier gerente de proyecto. Para ayudar a la habilidad de programación que mencionamos, ofrecemos gráficos gantt galardonados donde puede delinear todas sus tareas en fases y editarlas según sea necesario con una simple interfaz de arrastrar y soltar.

 diagrama de Gantt para la habilidad de programación de proyectos

Para ayudar con la gestión de tareas y calidad, ProjectManager.com tiene un tablero totalmente único que le brinda actualizaciones del estado del proyecto en tiempo real. Esto es perfecto para asegurarse de que las tareas se completen de manera oportuna y que su presupuesto y recursos se utilicen de manera efectiva. La instantánea en vivo que ofrece esta herramienta es útil para el gerente del proyecto, las partes interesadas y el equipo del proyecto por igual. en el mundo, pero sin las herramientas adecuadas, seguirá trabajando en desventaja. Afortunadamente, existen herramientas que mejoran su conjunto de habilidades y lo hacen aún más eficiente y productivo. ProjectManager.com tiene funciones para ayudarlo a programar, administrar tareas y presupuestar su proyecto, además de estar en línea, por lo que es ideal para la colaboración en equipo. Tendrás que traer el sentido del humor, pero nosotros tenemos el resto. Pruébelo usted mismo con esta prueba gratuita de 30 días.

Esta publicación se actualizó en noviembre de 2019

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