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12 Principios clave de gestión de proyectos y cómo usarlos


La frase "administración del proyecto" es una descripción simple de una actividad compleja.

Antes de que incluso pueda planificar el proyecto, debe obtener la aprobación de las partes interesadas y los patrocinadores. Entonces, eres una especie de vendedor. Luego debe planificarlo, programarlo, presupuestarlo, todo dentro de los límites de lo que se ha aprobado. A continuación, debe reunir un equipo para realizar esas tareas, y debe monitorear su progreso e informar sobre ello a los ejecutivos del proyecto. Y sigue y sigue! Ni siquiera hemos mencionado las herramientas que utilizará para administrar todas las variables del proyecto.

Es útil si puede desglosar estos muchos componentes en una docena de principios clave de administración de proyectos. Eso es justo lo que vamos a hacer, y aún mejor, explicaremos cómo puede usarlos cuando administra un proyecto para garantizar un final exitoso

1. Principio de éxito

Incluso antes de que gestione un proyecto, debe comprometerse con el éxito en ese esfuerzo. Su objetivo como gerente de proyecto es la finalización exitosa del proyecto.

No se trata simplemente de mantener el proyecto dentro del cronograma y dentro del presupuesto. Muchos proyectos han llegado a tiempo y con dinero para compartir, pero el objetivo nunca se logró por completo. Eso es el fracaso del proyecto.

2. Principio del gerente de proyecto

Los proyectos se configuran para fallar si no son liderados por un gerente de proyecto. El gerente de proyecto elabora el plan para lograr los objetivos del proyecto y gestiona el equipo que se reúne para completar esas tareas.

Usted, como gerente de proyecto, es responsable de lograr que los patrocinadores se comprometan, la comunicación y la gestión de riesgos. , presupuesto, programación, todo el kit y el caboodle.

Por lo tanto, desea tener un conjunto de habilidades que incluya conocimientos técnicos, experiencia de gestión, habilidades interpersonales y mucho más. Lo más importante para recordar nunca es volverse complaciente, siempre estar aprendiendo.

3. Principio de compromiso

¿Está comprometido con el proyecto? ¡Más te vale! Pero también todas las demás personas involucradas en el proyecto.

Debes tener al patrocinador y al equipo a bordo también, o de lo contrario no tienes un proyecto viable. Este compromiso es crucial antes de que el proyecto esté incluso planeado, pero solo ejecutado.

Por compromiso, nos referimos a un acuerdo sobre las metas y objetivos del proyecto, el alcance, la calidad y el cronograma. Una vez que tenga estos, estará listo para trabajar.

4. Principio de estructura

Esto es lo primero en lo que tendrá que pensar al administrar un proyecto. La estructura se basará básicamente en tres pilares: el objetivo, los recursos y el tiempo de su proyecto.

Lo que debe saber es la razón del proyecto, que puede parecer obvio, pero esta pregunta define el proyecto y lo lleva a su estructura. [19659003] El siguiente paso es comprender cuánto tiempo tomará para lograr ese objetivo, por lo que querrá tener una línea de tiempo dividida por hitos, que marque las fases principales del proyecto.

5. Principio de definición

Tiene una estructura, pero debe pasar a la fase de definición para comprender completamente el proyecto. Ese es un principio que a menudo se pasa por alto a expensas del proyecto.

Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo, con muchas voces que ofrecen diferentes opiniones sobre lo que es el proyecto. Su trabajo como gerente de proyecto es dejar en claro de qué se trata el proyecto, lo que puede ser problemático cuando hay muchas partes interesadas.

Definir el proyecto no es un evento único, sino algo que debe revisarse a lo largo del proyecto. Debe asegurarse de que todos, especialmente su equipo, tengan una definición clara en mente para que puedan trabajar de manera productiva.

6. Principio de transparencia

Por transparencia, queremos decir que debe informar sobre el progreso del proyecto a sus patrocinadores e interesados. No puede ocultar nada de ellos, o al menos lo hace bajo su propio riesgo, ya que inevitablemente volverá a atormentarlo.

Por supuesto, sus patrocinadores y partes interesadas no necesitan que los ahogue en los detalles. sobre el proyecto. Quieren ver los grandes rasgos del progreso, el presupuesto y el cronograma.

Guarde los detalles para su equipo. Sí, debes ser transparente con tu equipo. También necesitan informes, pero desea que esos informes sean personalizables para crear informes efectivos que lleguen al público objetivo al que están destinados.

7. Principio de comunicación

Si bien es fundamental informar a los distintos participantes en el proyecto, debe haber un canal de comunicación principal entre usted y el patrocinador del proyecto. Esta es la única forma de garantizar que las decisiones del proyecto se implementen correctamente.

Sin tener una manera singular de difundir lo que el patrocinador quiere al gerente del proyecto, no es eficiente ni eficaz en la administración del proyecto. Incluso si hay varios patrocinadores, deben hablar con una sola voz o arriesgarse a enviar el proyecto al caos.

Usted tiene la responsabilidad de establecer esta línea de comunicación, encontrar a la persona adecuada, con las habilidades, la experiencia y la autoridad adecuadas. y compromiso en el equipo ejecutivo para facilitar esta importante tarea.

8. Principio de progreso

Para avanzar en un proyecto, un proyecto debe tener roles, políticas y procedimientos bien definidos. Eso significa que todos deben saber de qué son responsables y a quién responden. Se necesita una delegación de autoridad para que funcione cualquier proyecto.

También significa que debe haber pensado cómo va a administrar el alcance del trabajo, mantener la calidad del proyecto, definir su cronograma y costo, etc. . Sin que estas cosas se resuelvan al principio, está poniendo en riesgo el proyecto.

9. Principio del ciclo de vida

El ciclo de vida de un proyecto son sus fases, desde la planificación hasta la iniciación, desde el monitoreo hasta el cierre. Cada fase del proyecto depende de la planificación y luego de la ejecución.

Los hitos determinan el inicio y el final de estos ciclos de vida del proyecto. Puede pensar en ellos como señales en la unidad para llegar al destino de su proyecto.

10. Principio de cultura

Para que un proyecto funcione, debe tener una cultura que respalde las necesidades de todos los involucrados. Puede sonar como mollycoddling, esto es trabajo, después de todo, pero no quiere que nada interrumpa la productividad efectiva de su equipo.

Un entorno de trabajo de apoyo significa un equipo de proyecto que va a funcionar mejor. Como gerente de proyecto, debe comprender esta dinámica y contar con el respaldo de la administración en todos los niveles. El estilo es esencial en este caso, así que asegúrese de que el estilo de gestión sea adecuado para el proyecto.

11. Principio de riesgo

El riesgo es parte de la vida, y ciertamente es parte de cualquier proyecto. Lo que debe hacer es, antes de que comience el proyecto, averiguar cuáles son los riesgos potenciales inherentes en el trabajo por delante. Por supuesto, identificarlos no es una ciencia exacta, pero puede usar datos históricos y el conocimiento de usted, su equipo y sus patrocinadores para descubrir dónde se encuentra el riesgo. El uso de una plantilla de registro de riesgos lo ayuda a capturar toda esta información.

No es suficiente saber que el riesgo puede aumentar en este o en ese punto de un proyecto, también debe establecer un plan para resolver el problema antes de que se desarrolle. se convierte en un problema. Eso significa otorgar a cada riesgo un miembro del equipo específico que es responsable de vigilarlo, identificarlo y trabajar hacia su resolución.

Naturalmente, no va a prever todos los riesgos, es de esperar que al menos haya identificado el riesgo. grandes. Es por eso que debes estar atento a cualquier irregularidad. Haga que su equipo sea entrenado para ser sus ojos y oídos en el frente del proyecto. Cuanto antes identifique un riesgo, ya sea esperado o no, más rápido podrá resolverlo y mantener el proyecto en marcha.

12. Principio de responsabilidad

A medida que avance en su proyecto, necesitará una métrica para medir el éxito. Así es como puedes responsabilizar a tu equipo ya ti mismo. Por lo tanto, desea tener formas de medir los diversos aspectos de su proyecto y determinar si las cifras reales reportadas están en línea con las que usted planificó.

Lo mejor de la responsabilidad en un proyecto es que le brinda los medios para identificar a los miembros del equipo que son de alto rendimiento. Entonces pueden ser recompensados. A todos les gusta el reconocimiento. Mientras que a los de bajo rendimiento se les puede dar la capacitación o la dirección que necesitan para ser más efectivos en su desempeño.

Hay más principios para la gestión de proyectos. La lista puede incluso ser interminable, pero esto le da una hoja de ruta para el éxito. Pero no se puede llegar sin las herramientas adecuadas para el trabajo. El software basado en la nube de ProjectManager.com tiene las características que necesita para implementar estos principios a lo largo de cada fase del ciclo de vida del proyecto. Pruébelo usted mismo de forma gratuita con esta prueba de 30 días, y vea cómo puede ayudarlo a facilitar su trabajo y aumentar la productividad del proyecto.

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