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15 consejos prácticos para mejorar la comunicación del proyecto • Guía de la niña para la gestión de proyectos


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¿Desea mejorar la comunicación en sus proyectos? ¿Y aún así lo hace más fácil al mismo tiempo?

En este artículo compartiré 15 consejos probados para comunicaciones de proyectos efectivas.

1. Use un rastreador de hitos

El rastreador de hitos que uso es una simple hoja de cálculo de Excel. Enumera los hitos en una columna, organizados por fase del proyecto. También incluye el nombre de la persona responsable, la fecha objetivo y cualquier nota. Son cuatro columnas.

También codifico por color la columna de la fecha, con rojo, ámbar y verde para mostrar si la entrega está en camino, en riesgo o necesita atención seria de la gerencia.

Cuando se alcanza la fecha y se alcanza el hito, lo cambio para decir Completo. Este documento es una forma muy simple pero muy efectiva de comunicar las fechas de los proyectos de alto nivel a las partes interesadas. ¡Y les encanta!

Obtenga el libro de trabajo del proyecto que uso aquí (incluido el rastreador de hitos).

2. Use correos electrónicos de plantilla

¿Cuántas veces envía los mismos mensajes a las personas? Los correos electrónicos que cubren el "aquí es el informe mensual" y los correos electrónicos de tipo "por favor encuentre mis gastos adjuntos" pueden tener una plantilla.

Configure plantillas en su sistema de correo electrónico o mantenga un archivo de mensajes de plantilla. Luego, copie y pegue para guardarlo tipeándolos.

Comunicación t ip para usuarios de Outlook

En Outlook, cree su mensaje y guárdelo como borrador. No agregue ningún destinatario. Cuando desee usarlo, haga clic en Ctrl + F para "reenviar" el mensaje.

En Office 2013 y versiones posteriores, primero deberá abrir el borrador del mensaje. Presione Ctrl + F con el cursor dentro de uno de los campos de encabezado, p. donde pondrías la dirección.

Se abrirá una nueva versión del mensaje, y su borrador permanecerá en la carpeta borrador hasta que necesite usarlo nuevamente.

Bueno para:

  • Enviar respuestas a preguntas frecuentes
  • huesos de su correo electrónico de informe de estado semanal del proyecto, por lo que solo tiene que completar el progreso
  • Mensajes que envía a menudo, por ejemplo invita a proyectar reuniones del grupo directivo.

3. Use listas de verificación

Cree listas de verificación para tareas que realiza con frecuencia, como organizar reuniones de la Junta de Proyecto o iniciar el proyecto. Las listas de verificación se usan en hospitales y aerolíneas porque ayudan a las personas a recordar todo lo que necesitan hacer y aseguran que nada se olvide.

Elige algunas tareas con las que luchas (para mí es crear pedidos y luego pagar las facturas) y crea una lista de verificación para que no tengas que pensar más.

También tengo listas de verificación como recordatorio para las tareas diarias, semanales, mensuales y anuales de gestión de proyectos que debería estar haciendo. De esa manera, al menos siempre tengo cubiertos los puntos básicos de comunicación.

Obtenga las listas de verificación que uso aquí.

4. Levántate durante las llamadas telefónicas

¿Has probado esto? ¡Realmente funciona! Ponte de pie durante tus llamadas telefónicas y terminarás la conversación más rápido.

 Elizabeth en el teléfono

5. Reserve reuniones ahora

Obtenga todas sus reuniones cara a cara en el diario ahora para el año. Las partes interesadas son personas ocupadas, por lo tanto, bloquee su tiempo para su proyecto hoy.

6. Crear un registro de activos de comunicaciones

Un registro de activos de comunicaciones es una lista de todos los activos de comunicaciones que ha creado para el proyecto. Eso incluye:

  • Boletines
  • Comunicados de prensa
  • Artículos de revistas internas
  • Carteles
  • Volantes y folletos
  • Fotos.

Utilice el registro para anotar el tipo de activo, cuando se creó , dónde se almacena y cómo podría reutilizarse. ¡Entonces siempre podrá encontrar esa imagen evasiva cuando la necesite!

El registro podría ser tan simple como una carpeta compartida en una red o unidad de Google donde suelta todos los elementos de comunicación creados por el equipo. O puede crear una lista en una hoja de cálculo o Airtable para ayudarlo a localizarlos la próxima vez.

7. Escriba agradecimientos

Incluso si es solo la etiqueta de un regalo, la escritura personal agradecimiento es un poderoso mensaje de agradecimiento.

Recibí unas bonitas tarjetas de notas de Etsy que utilizo para agradecer a las partes interesadas clave.

También recibí tarjetas navideñas personalizadas hechas de Moo, y postales también, que uso si solo quiero escribir una nota rápida a alguien.

8. Use un planificador de reuniones

Uso el planificador de reuniones TimeAndDate.com. Este es uno de mis mejores consejos de comunicación del equipo del proyecto. Si trabajas con equipos internacionales, entonces esto es invaluable: debes saber absolutamente qué hora es dónde están.

Piensa en tus colegas internacionales y cómo vas a trabajar de manera efectiva con ellos mientras elaboras el plan de comunicación de tu proyecto. .

Intenta cambiar tus reuniones de vez en cuando para que un equipo no siempre sea el grupo que llega muy temprano o se queda muy tarde.

9. Use listas de correo electrónico

Configure listas de distribución para su proyecto. Cree uno para los miembros del equipo del proyecto, los miembros de la Junta del proyecto y cualquier otro contacto.

Mis listas de correos me ahorran mucho tiempo tratando de recordar incluir a todos. A medida que avanzan los consejos de comunicación de gestión de proyectos, ¡este es dorado!

Consejo de comunicación para listas de correo electrónico

Asegúrese de que haya más de una persona en el equipo que tenga acceso para editar la lista de correo electrónico. He tenido problemas en proyectos antes cuando necesitaba cambiar la lista y los propietarios estaban fuera del negocio.

También es una buena idea hacer que un propietario de BAU se haga responsable de la lista de correo electrónico. ¡En un proyecto, todavía estaba aprobando a las personas para que se unieran a la lista seis meses después de que el proyecto se hubiera cerrado porque no había nadie más para hacerse cargo de la gestión de la lista!

Por supuesto, realmente, pero no estaban ' No sabía que tenían que hacerlo: era una tarea de traspaso de proyecto que se había pasado por alto.

10. Cree un calendario de comunicaciones

Cuando esté pensando en cómo mejorar la comunicación en el proyecto, una de las cosas clave que debe hacer es hacer un plan para ello.

Trace las comunicaciones de su proyecto para el año. ¿Cuándo haces un boletín? ¿Cuándo tiene una llamada de conferencia informativa? ¿Cuáles son los plazos para la revista de su personal?

Si no hago esto, termino sin tener tiempo suficiente para hacer las comunicaciones a un nivel adecuado (y por lo tanto me arriesgo a llegar tarde o trabajar tarde). Un calendario significa que puedo agregar las fechas a mi plan o diario del proyecto y nunca perder una fecha límite.

Hay un calendario de comunicaciones dentro de la hoja de cálculo de mi libro de trabajo del proyecto.

11. Reserve reuniones con usted mismo

Esto no es tanto una sugerencia de comunicación del proyecto como una forma de asegurarse de hacer las comunicaciones del proyecto haciendo tiempo para ellos.

Registre sus eventos recurrentes como informar fechas límite. Bloquee el tiempo de espera en su calendario para realizar estas tareas o se verá envuelto en la lista diaria de tareas pendientes y reduciendo su informe a media hora el viernes por la tarde.

Bloquee el tiempo de espera en su calendario para realizar estas tareas o usted Te encontrarás absorbido en la lista diaria de tareas pendientes y reduciendo tus informes a media hora el viernes por la tarde. Haga clic para tuitear

12. Automatizar informes

¿Qué informes puede automatizar? No utilizo ningún sistema que permita la generación automática de informes de proyectos, pero si tiene un software de gestión de proyectos que crea paneles automáticamente o puede producir informes a medida con un solo clic, asegúrese de saber cómo usarlo.

13. Piggyback on others

Calcula las comunicaciones de tu proyecto en torno a lo que otras personas están haciendo. Esta es una de las estrategias de comunicación de gestión de proyectos que recomiendo a menudo, ¡especialmente a los gerentes de programas!

Hable con sus colegas sobre lo que están enviando a los jefes de departamento, partes interesadas clave y líderes de flujo de trabajo. Nadie trabaja en el vacío. Apuesto a que los expertos en la materia que hacen cosas por usted también están trabajando en otros proyectos. Además, hay comunicaciones estándar normales de BAU que salen regularmente.

Etiquete el boletín de otro departamento y use otros equipos para transmitir su mensaje donde tenga sentido hacerlo. Encuentre a la persona que coordina un mensaje de difusión y trabaje con ellos para asignar su solicitud de proyecto, actualización o lo que sea en las comunicaciones que ya están enviando.

¡Es ganar, ganar! Llegan a tener contenido adicional en su comunicación (y en mi experiencia, a las personas que escriben boletines internos les encanta no tener que armar todo ellos mismos) y usted transmite su mensaje sin tener que crear una comunicación independiente.

14. Actualice su correo de voz

No hago esto lo suficiente, es algo en lo que necesito trabajar este año. Solía ​​actualizar mi mensaje de correo de voz diariamente en uno de mis trabajos anteriores, pero hoy solo lo cambio cuando estoy de permiso por más de un día.

Es una buena idea actualizar su mensaje de correo de voz. Es muy fácil de hacer y da una impresión muy profesional. Cámbielo tan a menudo como sea razonable, por ejemplo, para que las personas que llaman sepan que está todo el día en un taller o que está de vacaciones.

¡Solo recuerda cambiarlo de nuevo!

15. Obtenga algunas aplicaciones

Instale algunas aplicaciones para ayudarlo a ser más productivo mientras está fuera de casa. Asegúrese de que su equipo pueda ponerse en contacto con usted, así que use las herramientas que también usan.

Hay muchas herramientas de colaboración para probar. Descargue algunos y vea si funcionan para usted y su equipo. Si no lo hacen más productivo, desinstálelos e intente otra cosa. Lamentablemente, se trata de prueba y error. Lo que funciona para un gerente de proyecto no funcionará para otro.

Consejo adicional: Use el video

¡Funciona! Use el video para comunicar mensajes cortos. Es mucho más personal y destacará, porque apuesto a que otros gerentes de proyecto no lo están haciendo.

Lea mi estudio de caso aquí.

 Comunicación del proyecto con video

Cómo para mejorar la comunicación en la gestión de proyectos

Estos 15 consejos lo ayudarán a mejorar la forma en que se comunica con su equipo. Como gerente de proyectos, debe buscar constantemente diferentes formas de hacer un seguimiento de lo que hace y hacer cambios en su forma de comunicarse.

Siga intentando diferentes cosas hasta que encuentre trucos, trucos y técnicas que funcionen para su equipo. ¡Entonces mantenlos bajo revisión! Lo que funciona hoy podría no ser tan bueno en tres meses.

Lleve un registro de la comunicación de su proyecto con mi libro de trabajo del proyecto: la forma más sencilla y fácil de mantener el control de todas las cosas que se mueven en su proyecto. Obtenga su copia aquí.

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 Aprenda cómo mejorar la comunicación del proyecto con estos consejos probados que lo harán más fácil al mismo tiempo.

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