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15 herramientas impresionantes que uso para administrar mis proyectos • Guía de la niña para la gestión de proyectos


Esta publicación fue patrocinada por Seavus Mind Mapping Software, iMindQ (y realmente uso iMindQ). #ad

Las herramientas de software de gestión de proyectos son esenciales para gestionar proyectos de manera eficiente. Pero no son la respuesta a todo.

En este artículo compartiré mis 15 principales herramientas de administración de proyectos que uso para administrar múltiples proyectos.

La mayor parte de lo que uso no está basado en software. En otras palabras, incluso si no tiene sistemas de gestión de proyectos empresariales en el trabajo, aún podrá utilizar estas herramientas.

1. A Project Action Log

Obtenga una copia de mi registro de acciones dentro de la biblioteca de recursos (haga clic en la imagen o desplácese hacia abajo para el cuadro de registro)

Esta es la herramienta número uno que uso y realmente no podría manejar sin ella. Es una tabla simple que creé en Excel porque me resultaba difícil rastrear las acciones de cada una de las reuniones que presidí o tomé minutos.

El registro de acciones significaba que podía tener todas las acciones de todas las reuniones (y teléfono llamadas y conversaciones de corredor) en un solo lugar.

Puedo filtrar por la persona responsable y es muy fácil perseguir a las personas cuando les hablas porque sabes exactamente lo que estás esperando.

en realidad es parte de mi registro RAID. RAID tradicionalmente representa riesgos, suposiciones, problemas y dependencias, pero para mí es un libro de Excel con múltiples pestañas que cubre las áreas del proyecto que más necesitan actualizarse. He abandonado las suposiciones para las acciones e incluí las decisiones.

2. Un Project Milestone Tracker

Otro documento de Excel que uso, este contiene un extracto de hitos clave del cronograma del proyecto. ¿Por qué? Bueno, la mayoría de mis partes interesadas no quieren revisar un plan de proyecto de 600 líneas cada vez que preguntan sobre el estado del proyecto.

El seguidor de hitos saca las cosas importantes que les interesan y es realmente una herramienta de comunicación. [19659003] También creo una versión en una diapositiva para tener un punto de referencia visual para el progreso durante las reuniones del grupo directivo del proyecto.

3. Outlook: mi lista de tareas de la bandeja de entrada

Sé que muchas personas se han mudado a Gmail y lo que sea, pero sigo usando Outlook.

No uso mi bandeja de entrada de la misma manera que la mayoría de las personas: mi bandeja de entrada es una tarea pendiente lista, ya sea de las cosas que tengo que hacer o de las cosas que espero que otros hagan. Intento mantenerlo en menos de 100 mensajes. Cualquier cosa hecha o que no sea una tarea se archiva o elimina.

Elimino muchas cosas. Tuve que mirar la cuenta de correo electrónico de alguien que se había ido recientemente y tenía miles y miles de correos electrónicos simplemente diciendo 'gracias' u otras cosas por el estilo. Incluso había guardado correos de marketing de compañías con las que no trabajábamos y esos molestos correos electrónicos fríos de firmas de reclutamiento de las que nunca había oído hablar. Eliminar, eliminar, eliminar.

4. Mi informe de estado semanal

He escrito sobre mi informe de estado anteriormente. Puede obtener una copia de la plantilla de informe de estado de gestión de proyectos gratuita aquí.

5. iMindQ para mapas mentales

No utilizo mapas mentales a menudo, pero cuando lo hago, uso iMindQ. Es fácil, da un resultado limpio y me gusta poder compartir la salida en diferentes formatos dependiendo de lo que quiera hacer con ella.

También puedo incorporar imágenes, lo que la convierte en una salida aún más visual. Simplemente ahorra tiempo al presentar los datos de la manera que los interesados ​​desean y no necesitan saber que no lo he hecho desde cero.

También estoy impresionado con el trabajo que Seavus está haciendo en los mapas mentales inteligentes, básicamente mapas mentales predictivos. o mapas autogenerados. Aquí hay una instantánea de parte de la que generé en 30 segundos para Peppa Pig. ¿Qué tan útil será esto para la tarea de los niños en los próximos años?

 Mapa mental de Peppa Pig generado automáticamente
Mapa mental de Peppa Pig generado automáticamente. ¡Estábamos viendo al Sr. Skinnylegs el otro día!

6. Mi iPad

OK, no lo uso tanto para administrar tareas reales, más para mantenerme en contacto con lo que está sucediendo. Lo uso para el trabajo cuando viajo, porque es más fácil que cargar una computadora portátil y tiene una vida útil de la batería mucho más larga.

Uso un iPad Air con una funda EasyAcc verde. Solía ​​tener una funda negra pero seguí bajando el iPad y no pude volver a encontrarlo. ¡El verde lo hace localizable!

7. Teclado Bluetooth

Uso un teclado inalámbrico Logitech y ha cambiado completamente la forma en que uso mi iPad para el trabajo. Puedo hacer más tareas de gestión de proyectos (erm, básicamente correo electrónico) porque puedo escribir más rápido y de manera más eficiente.

También puedo trabajar en el tren. Los trenes están tan llenos de baches que usar la pantalla táctil en el iPad normalmente significa golpear algo incorrecto en la pantalla y tener que volver a trabajar varias veces.

Si no tiene un teclado inalámbrico, le recomiendo que lo consiga, incluso si es es algo más para llevar.

8. Una lista de verificación posterior a la reunión

La vida es demasiado corta para tratar de recordar todo, siempre. Utilizo listas de verificación donde puedo para poder marcar las cosas. Los uso para empacar maletas, escribir artículos, inducir a nuevos miembros del personal y reuniones.

Mis listas de verificación antes y después de la reunión están en mi Kit de plantillas de reuniones.

 anuncio de paquete de plantillas de reuniones

9. Microsoft Project para Gantt Charts

La gente siempre pregunta qué herramienta de planificación utilizo y la respuesta simple es que tiendo a hacer la mayoría de las cosas detalladas en MS Project y las cosas de alto nivel en Excel (como el rastreador de hitos que mencioné anteriormente)

Es solo un hábito. He usado Project durante mucho tiempo y me gusta lo que puede hacer. Utilizo muchas herramientas de Microsoft para administrar proyectos.

También uso Plutio para el seguimiento de tareas al estilo Kanban.

10. My Budget Tracker

Otro de mis fantásticos documentos de Excel. Es diferente para cada proyecto, pero después de años de no saber a dónde iba el dinero en los proyectos, ahora tengo una herramienta fácil donde puedo rastrear el presupuesto, el pronóstico y el real en la misma hoja para opex y capex.

Puede obtener una copia de mi plantilla de hoja de cálculo de seguimiento de presupuesto aquí.

11. Zoom para conferencias

También utilizo llamadas telefónicas, Skype y Livewebinar para conferencias, pero para compartir diapositivas, presentaciones internas y capacitación remota, uso Zoom.

Es otra herramienta que se ha convertido en un hábito: algo que alguna vez pensé no sería de mucha utilidad y ahora es algo que uso regularmente.

12. Lista de contactos del proyecto

Cada proyecto necesita una lista de contactos. Tengo una lista de correo electrónico para el equipo central del proyecto y, a veces, otros contactos clave también.

Luego tendré una lista de nombres, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, títulos de trabajo y otra información útil en algún lugar de mis archivos de proyecto ( normalmente como otra pestaña en mi libro de trabajo RAID) para no olvidar los detalles de los contratistas o proveedores del equipo.

13. Mi proyecto Glosario

Quizás sea solo mi industria, pero no lo creo. Cada nuevo proyecto parece tener una increíble cantidad de jerga y atajos. Recientemente comencé a agregar una nueva pestaña a mi registro RAID para un glosario de proyectos.

Son solo dos columnas, que enumeran el acrónimo y lo que significa. Cuando sea necesario, también agrego lo que significa, porque a veces el acrónimo expandido no es suficiente para resolver realmente lo que es.

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14. Mi portátil

La mayoría de las veces tengo poca tecnología. Y tengo muchos cuadernos.

15. Mi plan de proyecto

Esto comienza la vida como el documento de inicio del proyecto y continúa cubriendo el resto del proyecto. Me refiero a él a menudo, en parte porque necesito recordarme a mí mismo lo que realmente nos propusimos hacer.

También es útil referirme a cuando algo cambia, ya que provoca una reevaluación de qué más hay que cambiar.

Esas son las 15 herramientas a las que vuelvo una y otra vez. Probablemente tendrá una lista similar de cosas que usa para acelerar la administración de sus proyectos y respaldar otros aspectos de los sistemas y procesos que usa.

 Estas herramientas fantásticas son lo que uso para administrar mis proyectos. Con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas, puede hacer más con menos estrés #projectmanagement "class =" wp-image-14461 "data-lazy- data-lazy- data-lazy-src =" https: //www.girlsguidetopm. com / wp-content / uploads / 2016/02/15-awesome-tools.jpg

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