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16 Preguntas previas al proyecto para reuniones de iniciación del proyecto • Guía para la gestión de proyectos para niñas


A medida que envejezco y tengo más experiencia, también me he vuelto más perezoso a la hora de prepararme para las reuniones. Recientemente, me sorprendió completamente cuando revisé mi diario por la mañana. ¡Esa tarde recibí a cuatro personas externas para una reunión de la que me había olvidado!

Fue una reunión informal previa al inicio de algo que podría convertirse en un proyecto. Tuve un par de horas para preparar, lo cual fue suficiente, pero me hizo sentir un poco incómodo. Podría haber sido peor, al menos la reunión no fue a las 9 am

Hablamos sobre lo que querían hacer y creo que hay algo allí. El siguiente paso será iniciar el proyecto correctamente.

La fase de inicio del proyecto

Usted inicia el proyecto a través de la fase de inicio del proyecto. Aquí es donde se reúne toda la información para determinar exactamente qué es lo que se supone que debes hacer, por cuándo, con quién.

¿Cuánto dura la iniciación del proyecto?

No hay una respuesta simple para esto. En un proyecto pequeño, puede terminar la iniciación del proyecto en una mañana, luego de una charla con otra persona.

En un proyecto grande, puede ejecutar varios talleres con diferentes grupos de partes interesadas, cada uno de los cuales le ayudará a comprender mejor la totalidad. Alcance y objetivos del proyecto. Eso podría tomar un par de semanas.

Y es posible que necesites más tiempo para construir tu plan de proyecto y programar después de eso. Los gerentes de proyecto llamarían a la fase de planificación una parte diferente del ciclo de vida del proyecto, pero los patrocinadores no lo ven así en mi experiencia. Ven que "la persona está pensando y planificando y no entrega nada" y "el trabajo de" hacer "ha comenzado". No les importan mucho los detalles específicos de cómo administrar un proyecto, siempre que alguien haga el trabajo de manera notable para ellos.

Por lo tanto, no permita que nadie le diga que se está demorando mucho en iniciar el proyecto. Lleva todo el tiempo que tome. Cuando se sienta listo para comenzar a planificar adecuadamente, la iniciación ha terminado.

Su cuestionario previo al proyecto

He preparado una lista de preguntas esenciales para comenzar un proyecto.

Aquí están: [19659015] ¿Por qué es importante este proyecto?

  • ¿Cuál es el problema que está tratando de resolver?
  • ¿Qué espera que el proyecto logre? ¿Cuál ve como el objetivo de alto nivel?
  • ¿Ya se han documentado los requisitos del proyecto? ¿Si es así, donde? ¿Por quién?
  • ¿Cuál es la solución que se ha acordado, en su caso? ¿Qué análisis se realizó sobre las soluciones propuestas?
  • ¿Cuáles son los criterios de éxito del proyecto? (Lea más sobre los criterios de éxito en mi guía definitiva para los criterios de éxito del proyecto)
  • ¿Cómo se relaciona este proyecto con la estrategia de la empresa?
  • ¿Cómo se financiará este proyecto?
  • ¿Cuáles son las limitaciones? [19659016] ¿Qué es lo más importante: tiempo, costo o calidad? ¿O calificaría otra cosa como la medida definitoria?
  • ¿Quién se beneficia del proyecto?
  • ¿Quiénes son las otras partes interesadas?
  • ¿Qué está en el alcance?
  • ¿Qué está deliberadamente fuera de alcance y por qué? [19659016] ¿Qué dependencias internas y externas debemos tener en cuenta?
  • ¿Ya has hecho este tipo de proyecto antes? Si es así, ¿con quién puedo hablar para aprender sobre sus experiencias?
  • Como puede ver, hay una combinación de preguntas de planificación de proyectos y otras preguntas previas al proyecto en la lista. Esto es lo que normalmente pediría durante una reunión de inicio de proyecto.

     Elizabeth presentando

    La Reunión de inicio de proyecto

    La reunión de inicio de proyecto es una reunión que tiene al principio de un proyecto para establecer expectativas para el resto de la obra. Puede llamarlo una reunión de inicio (a veces lo hago, ya que suena menos formal y, por lo tanto, menos desalentador para las personas que asistirán).

    Quien asiste a la reunión de inicio del proyecto

    El equipo central del proyecto normalmente asistirá El proyecto da inicio a la reunión. Esto incluye:

    • Usted, como gerente del proyecto
    • El patrocinador del proyecto
    • El representante clave del cliente en el día a día, asumiendo que el patrocinador del proyecto es tan alto que no sabrán realmente cómo funcionan los procesos o sistemas en detalle
    • Cualquier otra persona que trabaje regularmente en el equipo del proyecto.

    Si va a utilizar a una persona jurídica para redactar un contrato a mitad del proceso, no los invitará a esta reunión. El objetivo es conseguir a las personas adecuadas en la sala para que todos puedan ponerse de acuerdo sobre lo que se va a hacer y cómo.

    La reunión inicial podría ser solo usted y otra persona, o podría tener una sala de reuniones repleta. Solo depende de lo que se necesitará para hacer el trabajo.

     Elizabeth Harrin trabajando juntos

    Agenda de la reunión de lanzamiento del proyecto

    Una agenda para una reunión de iniciación del proyecto se ve así:

    Bienvenida y presentaciones.

    No asuma que todos en la sala se conocerán o han trabajado juntos antes. Tómese el tiempo para presentar a todos y exponer sus roles y de qué serán responsables en el proyecto. Del mismo modo, no asuma que todos han trabajado antes en un proyecto. Es posible que deba hacer una introducción a su propio rol: "qué es un gerente de proyecto y qué haré".

    Clarifique los objetivos. Haz que el patrocinador del proyecto hable sobre los objetivos del proyecto. Mencione las fechas clave, lo que se ha prometido y comparta los aspectos más destacados del caso de negocios si hubiera uno. El objetivo de esto es establecer el proyecto en contexto, así que vincúlelo nuevamente con los objetivos estratégicos de la empresa. Esto ayuda a las personas a entender por qué están trabajando en esto. Cuando la gente entiende por qué, es más probable que realmente hagan el trabajo.

    Confirme el alcance. Hable sobre qué es lo que va a entregar. Se específico. Hable sobre lo que no está entregando también.

    Enfoque del proyecto. Hable acerca de cómo va a lograr los objetivos. No estás haciendo una planificación detallada en esta reunión. Se trata más de asegurarse de que todos estén en la misma página por la forma en que se realizará el trabajo. Por ejemplo, si va a utilizar métodos Agile, asegúrese de que todos estén conscientes de eso. Si no han trabajado antes con Agile, es posible que tenga que realizar algunas sesiones de seguimiento para ayudarles a entender lo que significa trabajar en un equipo Agile.

    Confirme cómo trabaja como gerente de proyectos. Establezca expectativas para informes semanales / mensuales, reuniones de equipo, registro de tiempos y cualquier otra cosa para la cual el equipo esté en la misma página. Si usa el software de gestión de proyectos, hable sobre cómo funciona y cómo espera que otros lo usen (si lo hace).

    Siguientes pasos. Normalmente, sus próximos pasos serán hacer un taller de planificación con las personas que estarán haciendo el trabajo. Haga que la gente en la reunión inicial le diga quién necesita involucrarse en eso en sus áreas.

    AOB. Dele a las personas el tiempo suficiente para hacer preguntas.

    Durante su reunión, debe tratar de responder las preguntas de la lista de verificación previa al proyecto.

    ¿Debe invitar al cliente?

    Si está haciendo un proyecto para un externo Cliente, es posible que desee pensar dos veces antes de asistir a su primera reunión de inicio de proyecto con su equipo interno. Puede que no sea apropiado para ellos estar allí.

    Sin embargo, debe tener una reunión inicial con el cliente. Si trabaja en un entorno de agencia en el que se está acercando al cliente, comience con una declaración de trabajo para discutir, y así sucesivamente, luego lea esta guía para el inicio del proyecto en The Digital Project Manager. Mi experiencia se basa en proyectos internos.

    La pregunta más importante del proyecto

    Siempre pregunto a la gente: ¿hay algo más que desee agregar? Desde que comencé a hacer esta pregunta cuando entrevistaba a personas para este blog o simplemente en el curso de mi trabajo normal, te sorprendería saber qué gemas de información salen

    No asumas que, como eres un gerente de proyectos, saber que preguntar Cuando se le hace una pregunta abierta, la gente le da mucha otra información que de otra manera no habría obtenido. ¡Inténtelo!

     Guía para la iniciación y programación del proyecto

    Para obtener más información sobre cómo administrar la iniciación del proyecto, consulte mi libro electrónico sobre el tema: La Guía del gerente rebelde del proyecto para la iniciación y programación de proyectos.

     Preguntas para el proyecto Reuniones de Iniciación

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