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3 características imprescindibles para la productividad


La promesa de la tecnología no siempre coincide con la realidad, pero este no es el caso con el software de colaboración en equipo. Las redes sociales pueden estar resolviendo los problemas, pero en los negocios, el software de colaboración en equipo ha unido a las personas.

A medida que cambia el panorama laboral, el software está allí para llenar los vacíos. El grupo de talentos se ha expandido más allá de las fronteras de la oficina para llegar a los cuatro rincones del mundo. Ahora los equipos distribuidos pueden trabajar juntos en el mismo proyecto en diferentes zonas horarias como si estuvieran todos bajo un mismo techo.

Cómo funciona el software de colaboración en equipo

Sí, la colaboración en tiempo real es posible gracias a los avances en la creación de redes. El software de colaboración en equipo ha hecho que el tiempo y el espacio sean casi irrelevantes. Eso podría ser una exageración, pero hay mucha verdad en el hecho.

Dicho esto, no todos los productos de colaboración tienen las herramientas para alcanzar plenamente el potencial de los equipos remotos. ¿Cuál es ese potencial? Productividad incrementada. Si las personas talentosas pueden trabajar juntas en una tarea, donde pueden obtener retroalimentación y dirección, más rápida y mejor se logrará esa tarea. Es fundamental encontrar un software que se adapte al flujo de trabajo de su organización, de modo que se eliminen las barreras y no se refuercen con herramientas que no se ajustan correctamente. . La colaboración puede ser sincrónica, que es cuando los equipos interactúan en tiempo real, como en reuniones en línea o programas de mensajería instantánea. La colaboración también puede ser asíncrona, donde la interacción no está unida al mismo tiempo y puede cambiarse, como cargar documentos o anotaciones compartidos. De esta manera, cuando los equipos se encuentran en diferentes zonas horarias, el trabajo puede continuar.

Antes de invertir en software, debe investigar y asegurarse de que ofrece características que se adapten a la forma Su organización funciona. Dependiendo de su proyecto, es posible que necesite una variedad de características diferentes para abordar su flujo de trabajo.

Team Collaboration Software Essentials

Naturalmente, la colaboración no se ejecuta exclusivamente en software. Debe haber conciencia por parte del equipo para trabajar juntos con un propósito compartido. También deben estar motivados para resolver problemas a través del consenso y la mediación.

Los equipos que prosperan en tales entornos son autodirigidos, y deciden individualmente cuándo se debe hacer algo, en lugar de tener un gerente sobre ellos. Además, cada miembro del equipo debe participar en el éxito de todo el equipo: los miembros del equipo comparten las victorias y los fracasos. No son pasivos, pero son proactivos y están involucrados en el trabajo.

Si sus equipos están conceptualmente alineados y usted les proporciona las herramientas adecuadas, entonces hay poco que los detenga. En términos de lo que desea tener en una herramienta de colaboración en equipo, los siguientes son elementos esenciales para convertir la colaboración en resultados.

1. More Than Chat

El software de colaboración en equipo debería ser más que un programa de mensajería. Si bien las empresas han adoptado herramientas de comunicación como Skype, el software de colaboración es mucho más que simplemente chatear. Sí, cualquier buen software de colaboración en equipo tendrá una función para permitir el diálogo entre los miembros del equipo, pero sin proporcionarles formas prácticas de trabajar juntos, está limitando el equipo.

Herramientas de gestión de proyectos colaborativos

Con un equipo más dinámico software de colaboración, puede hacer más que hablar; en realidad pueden ejecutar proyectos juntos. Si el software está basado en la nube y presenta gráficos de Gantt en línea, pueden trabajar en colaboración en el plan y el cronograma del proyecto. Si algunas tareas dependen unas de otras, se pueden vincular y todos lo verán. Cuando tienen una fecha límite que se acerca rápidamente, otros que no están bajo la pistola pueden ayudar, agregando recursos para mantener el proyecto en marcha.

Por ejemplo, ProjectManager.com presenta gráficos Gantt en línea que se pueden editar fácilmente para ajustar el cronograma. cambia simplemente arrastrando y soltando las fechas de inicio y finalización. Y cuando un miembro del equipo actualiza una tarea en ProjectManager.com, todos se actualizan al instante, evitando cuellos de botella y aumentando la productividad.

 los diagramas de Gantt en línea fomentan la colaboración

2. Todo relacionado con el trabajo en un software

Muchos equipos tienen una herramienta para el chat en línea, otra para la gestión de proyectos, otra para las listas de tareas y otra para el almacenamiento de archivos. Puede parecer una pequeña cosa, saltar de un programa a otro para continuar la conversación y acceder a la documentación relevante, pero todos esos pasos lo eliminan de la tarea en cuestión. Cuando todo está en el mismo lugar, puede mantenerse enfocado y poner todas sus energías en funcionamiento y no saltar de un software a otro.

ProjectManager.com ofrece un medio para recopilar imágenes importantes y otros archivos relacionados con la tarea. Estos documentos se pueden adjuntar a nivel de tarea y los miembros del equipo pueden acceder a ellos según sea necesario, así como comentarlos. De esta manera, los materiales de apoyo siempre están disponibles, y las conversaciones se atan a una tarea real en lugar de tener lugar en otra parte del software, o incluso en otro programa completo.

 colaboración de la tarea con projectmanager.com
Colaborar en nivel de tarea en tiempo real con ProjectManager.com— Haga clic para probarlo ahora

3. Todos no necesitan acceso a todo

Si no puede controlar quién ve qué en el software, puede crear una especie de contaminación de la información que puede ser tan agravante como las soluciones colaborativas más antiguas y menos elegantes. Por este motivo, es esencial que el software de colaboración de su equipo pueda formar grupos para los diferentes miembros del equipo de proyecto de los departamentos. Por ejemplo, las partes interesadas no necesitan conocer las minucias de un proyecto, y los miembros del equipo no estarán interesados ​​en trazos amplios.

Si bien la transparencia y la comunicación en tiempo real son esenciales, también lo son la privacidad y la seguridad. Algunos temas son solo para la alta dirección, por ejemplo. ProjectManager.com tiene reglas de acceso estrictas, por lo que los miembros del equipo solo pueden ver los proyectos y las tareas a las que están asignados.

Un espacio para llamarlo tuyo

Y, por último, cualquier software de colaboración en equipo que quiera evitar estos problemas debe tener una sección para trabajo privado, como la sección "Mi trabajo" en ProjectManager.com. Es un lugar para recopilar tareas entre proyectos y también su propio trabajo personal. También ofrece a los usuarios la oportunidad de seguir su progreso como quieran. Esto podría ser una lista de tareas o quizás un método más visual, como un tablero kanban. Esta es una sección del software que es privada.

 colabora pero también tiene una sección que no es pública

El software de colaboración en equipo ayuda a los equipos a ser más productivos

Ya sea que esté distribuido en todo el mundo o solo en la suite ofimática , el software de colaboración en equipo facilita el trabajo conjunto. Ahorra tiempo, que es el estándar de oro de cualquier proyecto, y facilita la administración de tareas y equipos. Esta cultura de empoderamiento construye relaciones que ayudan a los equipos a hacer mejor su trabajo, al tiempo que fomentan la lealtad. Eso significa retener un talento valioso.

Si obtiene el software de colaboración en equipo adecuado, también mejorará su organización. Inherentemente ayuda a agregar orden a las tareas y procesos. Es más probable que mantenga el rumbo, ya que tiene más ojos en el proceso y más personas para responder a las cosas cuando no están procediendo según lo planeado.

El software de colaboración en equipo no tiene que ser independiente programa o, como notamos, un elemento separado de sus otras herramientas de gestión de proyectos. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que cuenta con herramientas de colaboración, planificación, programación, seguimiento e informes. Vea cómo ProjectManager.com puede hacer que sus equipos y proyectos sean más colaborativos y más exitosos al tomar hoy esta prueba gratuita de 30 días.

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