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3 Consejos de planificación de capacidad para equipos de TI


La planificación de la capacidad con los equipos de TI es una cuestión de oferta y demanda. Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo planificar sus recursos en este video.

¡Aquí hay una foto de la pizarra como referencia!

En revisión – 3 Consejos de planificación de capacidad para TI Equipos

La primera pregunta a tratar cuando se planifica la capacidad dentro de una organización de TI, dijo Jennifer, es si usted tiene o no la capacidad o los recursos para hacer el trabajo. ¿Tiene la capacidad, necesita la capacidad y cuál es la brecha entre esos dos puntos?

Independientemente de la situación, va a permanecer en la oscuridad a menos que tenga una forma de medir y rastrear estos recursos , como una herramienta de gestión de recursos. Solo entonces puede tomar una decisión informada sobre la planificación de la capacidad.

Es una cuestión de oferta y demanda. ¿Tienes los recursos o no? Esos recursos pueden ser personas, que tal vez se puedan adquirir a partir de otros proyectos que se cancelan. Si es una habilidad, entonces hay entrenamiento para cerrar la brecha.

¿Cuál es la diferencia entre la capacidad y la planificación de recursos?

Si bien los términos a veces se usan indistintamente, no son lo mismo. El proceso es diferente. Para entender las diferencias, Jennifer las enumeró.

Capacity Planning

  • Es un proceso de planificación diseñado para ayudarlo a determinar si la organización tiene suficientes recursos de personas de acuerdo con los conjuntos de habilidades.
  • Analiza la disponibilidad de esos recursos en el conjunto de habilidades / nivel de equipo.
  • Luego facilita el proceso de toma de decisiones para contratar recursos o aplazar / aprobar / cancelar proyectos.
  • La planificación de la capacidad se trata de la oferta y la demanda.

Planificación de recursos

  • Es una proceso de planificación que coordina y asigna recursos reales a proyectos basados ​​en las habilidades requeridas.
  • Proporciona un plan a los administradores de proyectos, qué recursos pueden planificar para usar para sus proyectos y cuándo.
  • La planificación de recursos es la utilización de recursos humanos. [19659019] Lista de planificación de capacidad

    Jennifer ofreció una breve lista de verificación para la planificación de capacidad de alto nivel.

    1. Establecer un equipo interfuncional: Colaborar y comunicarse sobre resou Si busca diferentes proyectos o programas, quiere un equipo multifuncional con diferentes niveles y funciones diferentes.
    2. Calcular capacidad de recursos: Antes de poder planificar, necesita tener un idea de con qué está trabajando, por eso es importante notar la brecha entre lo que quiere y lo que necesita, y luego descubrir cómo reducirlo.
    3. Determinar los recursos requeridos por el proyecto: Para cada proyecto, observe el alcance y los recursos necesarios para realizar la tarea del proyecto.
    4. Priorizar proyectos: Qué proyectos son los más importantes y cuáles se pueden dejar de lado por el momento. ¿siendo? No puede hacer todo a la vez.
    5. Asignar recursos según la prioridad del proyecto: Ahora asigne los proyectos priorizados y asegúrese de que estén alineados con los objetivos de la organización.

    Sugerencias para la capacidad Planificación

    Finalmente, Jennifer compartió los 3 consejos principales que usa cuando planea capacidad.

    1. Mantenga abiertas las líneas de comunicación entre ejecutivos, líderes de gestión de proyectos y partes interesadas
    2. Documente los riesgos conocidos (como huelgas sindicales, clima, regulaciones gubernamentales) que detienen un proyecto o crean otros inesperadamente
    3. Planifica cómo manejar demasiada capacidad (dónde está y cómo resolverla, como reasignar) o no capacidad suficiente (nuevamente, dónde / cómo) [19659031] Pro-Tip: Jennifer agregó un consejo extra, que es usar un software de administración de proyectos para administrar su planificación de capacidad. Si está utilizando el software PM, no desea tener que adquirir y aprender un nuevo sistema. Es por eso que es mejor si puede encontrar uno lo suficientemente robusto como para manejar todas sus necesidades.

      Transcripción:

      Hoy hablamos de tres consejos de planificación de capacidad para equipos de TI, donde a lo largo de los años, al hacer planes de capacidad para Las organizaciones de TI, siempre hubo una pregunta que nos preguntamos: "¿Tenemos la capacidad para hacer este trabajo?"

      Así que, básicamente, estábamos viendo la capacidad según los recursos, los recursos de las personas en este caso. Tenemos esta capacidad y necesitamos esta capacidad para hacer los proyectos.

      Entonces, básicamente, estamos viendo una situación de oferta y demanda. Queremos ver cuál es la brecha. Queremos determinar si tenemos demasiados recursos en la organización o no tenemos suficiente?

      Bueno, a veces, cuando miramos los recursos de las personas, podríamos ver que tal vez hemos tenido, ya sabes, varios proyectos cancelados para alguna razón. Tal vez queremos mantener un atracón de ciertos recursos en nuestros proyectos para cuando los necesitemos.

      Pero también, si no tenemos suficientes recursos humanos, podría ser que tal vez haya una brecha de habilidades. Necesitamos capacitarnos o tenemos que hacer algo de abastecimiento.

      Y tal vez, hay demasiados proyectos sucediendo a la vez, por lo tanto, no tenemos suficientes personas. Entonces, queremos medir y rastrear esto para poder obtener buenos conocimientos para tomar buenas decisiones.

      Entonces, una pregunta siempre surge y es: "¿Cuál es la diferencia entre la planificación de capacidad y la planificación de recursos?"

      Así que de nuevo , estamos hablando de los recursos de las personas en esto, pero la planificación de la capacidad está mirando al nivel organizacional. Es un proceso de planificación para ayudarlo a determinar si la organización cuenta con suficientes recursos humanos de acuerdo con los conjuntos de habilidades.

      Y también le ayuda a determinar la disponibilidad de recursos en el conjunto de habilidades y equipo, y ayuda a facilitar la decisión de contratar recursos, tal vez incluso aplazar, aprobar o incluso cancelar algunos proyectos. De nuevo, estamos viendo la oferta y la demanda.

      Pero cuando hablamos de planificación de recursos de personas, también es un proceso de planificación, pero ayuda a coordinar y asignar recursos de personas reales, las personas en el proyecto de acuerdo con las habilidades requerido para ese proyecto.

      También proporciona un plan para que los gerentes de proyecto les informen qué recursos están disponibles y cuándo están disponibles para asignar a los proyectos. Entonces, de nuevo, es la utilización de los recursos de las personas.

      Por lo tanto, me pareció útil tener esta lista de verificación, y este es un nivel alto, por lo que puede dividirlo en la medida que lo necesite. Pero estos son cinco pasos en la lista de verificación que encontré útiles.

      Entonces, en primer lugar, desea establecer un equipo interfuncional en diferentes niveles, diferentes funciones, para que pueda, usted sabe, colaborar y comunicar acerca de los recursos porque usted Estamos viendo diferentes proyectos e incluso programas para una organización.

      También desea calcular la capacidad de recursos.

      Desea determinar qué recursos requiere el proyecto. Entonces, para cada proyecto, usted está mirando cuál es el alcance y qué recursos se requieren para realizar la tarea para esos proyectos.

      Luego, desea priorizar sus proyectos para la organización y asignar los recursos en función de las prioridades para su organización y cómo se alinean con los objetivos.

      Pero aquí están los consejos. Entonces, descubrí que hay más, pero estos son los tres primeros que creo que me han ayudado más.

      Primero que nada, quieren abrir las líneas de comunicación entre los ejecutivos, los líderes del proyecto para todos esos proyectos , así como a los interesados ​​porque cada uno de ellos está trabajando en diferentes partes de diferentes proyectos y desea mantener abiertas esas líneas de comunicación sobre las prioridades y decisiones que se requieren.

      También desea documentar los riesgos conocidos que pueden afectar los proyectos y podrían ser, por ejemplo, algunas industrias tienen proyectos que tal vez tengan trabajo sindicalizado, y cada tantos años, surgen los contratos sindicales, y podría afectar si esos recursos están disponibles.

      A veces, el clima, ya sabes, si hay mal tiempo o un gran evento, el clima podría afectar su proyecto e incluso las regulaciones gubernamentales. A veces, las regulaciones gubernamentales, su empresa tiene que responder a algo y puede generar un proyecto inesperado.

      Y luego, puede planificar cómo manejar demasiados o no recursos suficientes, por lo que si tiene demasiados recursos, necesita determinar dónde y cómo reasignar esos recursos.

      Y luego, si no tiene suficiente, debe determinar cuándo y cómo obtenerlos. Entonces, la gran ventaja aquí es usar la herramienta porque, como puede ver, según los diferentes proyectos en su organización, esto puede volverse muy complejo y una herramienta realmente puede ayudar.

      Entonces, si necesita una herramienta para ayudar con su planificación de capacidad, luego regístrese en nuestro software ahora en ProjectManger.com.

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