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3 herramientas fáciles de gestión de proyectos que cualquiera puede usar


La gestión de proyectos ha evolucionado constantemente como una disciplina. Las herramientas de gestión de proyectos también han evolucionado. El cambio es una cosa que ambos tienen en común.

Los equipos siempre han necesitado rastrear la actividad y cómo trabajar juntos para lograr objetivos unificados. Las herramientas que las personas prefieren usar siempre han sido el catalizador del cambio. Puede ver esto en el cambio de los gráficos de Gantt encuadernados en papel a principios de 1900, a Kanban en la década de 1940, a los favoritos de hoy como Agile y Waterfall. Con el tiempo, a medida que la tecnología mejoró, las herramientas disponibles para usar continuaron haciendo lo mismo.

No importa qué, los equipos de proyecto necesitan herramientas de colaboración durante todo el ciclo de vida de la administración del proyecto para mantenerse en la tarea, a tiempo y bajo costo. Sin embargo, estas herramientas varían ampliamente en complejidad. Es posible que algunos equipos solo necesiten algunas herramientas para rastrear proyectos más simples. Tal vez usan una lista de tareas, un tablero Kanban y un calendario. Por el contrario, los equipos que trabajan en proyectos masivos pueden necesitar muchas más herramientas. Estos equipos pueden usar paneles, hojas de tiempo, seguimiento de la carga de trabajo, permisos de seguridad e incluso integraciones con otras herramientas de software para administrar su trabajo diario.

La colaboración, el trabajo en equipo y la transparencia son los componentes básicos de cualquier proyecto exitoso. Como puede haber encontrado, los proyectos casi siempre se estancan si los equipos no pueden trabajar juntos y colaborar de manera efectiva. Si la transparencia no es central para las operaciones de un proyecto, los miembros del equipo pueden quedar en la oscuridad, preguntándose qué sorpresas acechan a la vuelta de la esquina. Las herramientas adecuadas facilitan el trabajo conjunto y aseguran que todos estén en la misma página, tirando de la cuerda en la misma dirección para alcanzar objetivos colectivos.

No todos necesitan herramientas complejas de gestión de proyectos

La gestión de proyectos puede parecer intimidante para aquellos quienes no están familiarizados con la disciplina. También puede parecer difícil para aquellos que están familiarizados, pero no lo han aplicado previamente en su trabajo diario. En este sentido, existe la noción de que algunos gerentes de proyecto son hiper-técnicos y, por lo tanto, son difíciles de trabajar. Hacen que incluso el proyecto más simple sea más difícil a través de procesos intencionalmente largos y obtusos. Esto es solo parcialmente cierto, como muchos estereotipos.

La realidad es que los gerentes de proyecto de alto nivel pueden necesitar usar herramientas y procesos complejos, porque su trabajo diario lo requiere. Realmente no hay una alternativa, y eso está bien. Usar las mismas herramientas para diferentes tipos de trabajos no es una necesidad. Al final del día, la gestión de proyectos es gestión de proyectos. No importa si está construyendo un puente de mil millones de dólares o una pequeña casa para Fido en el patio trasero. Los procesos, fases y disciplinas son similares.

Las herramientas que se utilizan son la diferencia.

Tres herramientas fáciles de usar para la gestión de proyectos

Nuestro software en ProjectManager.com ofrece tres herramientas fáciles de usar. herramientas que son invaluables para proyectos con menos partes móviles:

  1. Listas de tareas
  2. Tableros Kanban
  3. Vistas de calendario

Listas de tareas

Nuestras listas de tareas de ProjectManager.com facilitan priorizar su trabajo diario y establecer su equipo para el éxito Son lo suficientemente simples como para que todos puedan usarlos, independientemente de su experiencia previa en la gestión de proyectos. El objetivo de estas listas de tareas es ofrecerle una vista rápida y visual del trabajo que ha completado y de lo que queda por hacer. Olvídate de buscar en las cadenas de correo electrónico y en tu correspondencia para ver dónde se encuentra una tarea. Marque las tareas completadas de su lista a medida que se realizan y obtenga una vista panorámica de cómo se desarrolla el proyecto:

Utilice nuestra vista de lista de tareas para ver fácilmente todas las tareas que se deben realizar en un vistazo

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, es fácil agregar comentarios y archivos a las tareas para hacer que trabajar en ellas sea colaborativo. Adjuntar fechas límite a las tareas facilita a todos los involucrados visualizar cuánto tiempo les queda para completar su parte del proyecto. Mejor aún, ¿está administrando un equipo que está haciendo un trabajo basado en tareas? Nuestra función de lista de tareas podría ser perfecta. A medida que los miembros del equipo completan un elemento de una tarea, los gerentes pueden recibir una actualización por correo electrónico sobre cómo van las cosas.

¿Por qué hacer las cosas más complicadas de lo que tienen que ser para los miembros de su equipo, cuando la simplicidad es una opción?

Kanban Tableros

El empresario japonés Taiichi Ohno desarrolló los tableros Kanban en la década de 1940 como una forma de optimizar los procesos de fabricación de Toyota. Específicamente, Kanban fue diseñado para administrar recursos y procesos de trabajo en cada etapa del proceso de producción. Estas tablas son utilizadas hoy por compañías de todos los tamaños, en todas las industrias, como una forma simple y visual de administrar el trabajo.

Las tablas Kanban dan vida a sus listas de tareas mediante el uso de tarjetas móviles que ilustran cada fase de la vida de una tarea. Nuestras tablas en ProjectManager.com se dividen en "carriles de natación" que corresponden a la posición de la tarea. Los encabezados de carril de natación más comunes son: Hacer, En progreso y Completado, o algo similar, pero son completamente personalizables a su preferencia:

 projectmanager.com Vista del tablero Kanban
Use la vista Kanban para comprender mejor en qué etapa cada tarea está en

La naturaleza colaborativa de los tableros Kanban hace que compartir actualizaciones en cualquier tarea sea fácil y sin inconvenientes. Puede agregar comentarios, archivos e incluso cambiar fechas límite directamente en la tarjeta para que todos estén en la misma página y trabajen con la misma información. Son una herramienta fantástica para los equipos que trabajan en proyectos que no dependen de la tarea, pero que dependen de la fecha límite y de la colaboración.

Vista de calendario

A veces es mejor revisar sus tareas en una vista mensual en lugar de una vista diaria o semanal a corto plazo. Nuestra vista de calendario lo hace posible dentro del software, y también a través de la capacidad de exportar cronogramas de proyectos e información a otros calendarios como Google Calendar e ICal:

 Vista de calendario de Projectmanager.com
La vista de calendario le ayuda a comprender cuánto tiempo durarán las tareas tómese el día en que se completarán

¡Es muy fácil cambiar sin problemas entre las tres vistas en nuestro software ProjectManager.com, utilizando vistas que tengan más sentido para el proyecto y el trabajo que tiene por delante! [19659003] No importa qué vista tenga más sentido para su estilo de trabajo, ¡tenemos una opción! ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que permite un movimiento continuo entre vistas y opciones totalmente personalizables para que los proyectos sean suyos. Vea cómo puede ayudarlo a mantenerse a tiempo, por debajo del presupuesto y administrar recursos con facilidad al realizar esta prueba gratuita de 30 días.

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