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3 herramientas imprescindibles de gestión de proyectos para startups


Comenzar una nueva empresa, o trabajar para una startup, es a la vez emocionante y estresante. En un entorno de inicio, los presupuestos son a menudo ajustados y a menudo faltan los procesos típicos que mantienen a las empresas en funcionamiento. Un entorno de trabajo tan dinámico puede castigar incluso a los empleados más experimentados porque siempre habrá nuevos problemas que abordar y recursos limitados para abordarlos.

La mayoría de los libros de instrucciones le dirán que para que una startup tenga éxito, Se necesita una combinación de trabajo duro, buenos empleados y amplios fondos. Pero la mayoría de estos libros no discuten las herramientas de gestión de proyectos que utilizan los mejores emprendedores del mundo para organizar y administrar sus empresas. Es por eso que hemos reunido esta lista de herramientas de gestión de proyectos de inicio que toda empresa joven puede usar para crear una organización altamente eficiente.

1. Software de gestión del trabajo / gestión de tareas

Hay un viejo proverbio sobre la colaboración: "Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve juntos. Esto es especialmente cierto en el mundo de las startups, donde tener una fuerte cultura de colaboración es la clave del éxito.

Para lograr el éxito como equipo, todos los empleados deben remar en la misma dirección y trabajar para alcanzar los mismos objetivos. . Los emprendedores inteligentes han descubierto que la forma de lograr esto es utilizar una plataforma colaborativa de gestión del trabajo.

¿Qué es el software de gestión del trabajo?

La ​​"gestión del trabajo" es un tipo de software relativamente nuevo que fue diseñado para dar a los equipos un lugar central para colaborar y trabajar juntos digitalmente. El software de gestión del trabajo combina la gestión de proyectos, la gestión de tareas, la gestión de documentos y la comunicación en un solo lugar para que todos los empleados estén en la misma página.

 Una captura de pantalla de la vista de lista de tareas de ProjectManager.com, que muestra todas las tareas relacionadas con un proyecto junto con métricas clave.
ProjectManager.com tiene una vista de lista de tareas, que muestra todas las tareas relacionadas con un proyecto , junto con las métricas clave.

Beneficios del uso del software de gestión del trabajo

  1. Evite que las cosas se pierdan en la confusión: Las startups son dinámicas y rápidas, por lo que siempre hay algo nuevo que necesita atención. Sin una herramienta central de colaboración, los empleados encuentran sus propias formas de realizar un seguimiento de sus listas de tareas pendientes, lo que puede llevar a tareas que no se completan y a una confusión general. Una plataforma central de colaboración resuelve este problema.
  2. Obtenga una mejor visibilidad: Los empleados de inicio están constantemente ocupados atendiendo su trabajo, y no siempre tienen tiempo para conectarse con la gerencia para mantenerlos informados. Cuando todo el trabajo se gestiona y se realiza un seguimiento en un solo lugar, los gerentes pueden ver todo lo que su personal está trabajando, eliminando la necesidad de constantes controles.
  3. Mejorar la responsabilidad: Una plataforma central de gestión del trabajo garantiza que todos los empleados estén responsable de su trabajo. Cuando la gerencia puede ver rápidamente en qué están trabajando todos los miembros del equipo, es imposible que los empleados con bajo rendimiento puedan pasar desapercibidos. Por el contrario, esto le da a la gerencia otra forma de identificar a sus mejores y más productivos empleados.

2. Tableros Kanban para crear flujos de trabajo

En un entorno de inicio, es crucial construir procesos visuales que actúen como guías para que los empleados sigan para tener éxito. Una de las mejores maneras de crear estos procesos es utilizar el software de placa Kanban.

El software de placa Kanban es una herramienta de gestión de proyectos de inicio simple que se utiliza para visualizar y rastrear todas las diferentes tareas que suceden dentro de una empresa o equipo. Cada tarea se crea como una "tarjeta" que se puede arrastrar y soltar en diferentes áreas de la pantalla para indicar el estado de la tarea.

El tablero kanban muestra a cualquiera que lo vea qué trabajo debe suceder a continuación, qué el trabajo está en progreso y qué trabajo se ha completado recientemente.

 Una captura de pantalla de ProjectManager.com Tableros Kanban, que muestran las tareas como tarjetas en columnas secuenciales que representan las etapas de finalización de un proyecto.
Los tableros Kanban son una herramienta visual increíblemente útil para administrar el flujo de trabajo. ¡Haga su tablero kanban con ProjectManager.com hoy!

La forma más sencilla de usar un tablero kanban es tener tres columnas: hacer, hacer y hacer. Cuando se necesita agregar una nueva tarea, entra en la columna de tareas. Luego, cuando alguien está listo para trabajar en esa tarea, arrastran la tarjeta kanban a "hacer" para que todos en el equipo puedan ver la tarea en progreso.

Sin embargo, los tableros kanban también se pueden usar para construir más procesos complejos en forma de flujos de trabajo personalizados. Esto se hace creando columnas personalizadas para cada etapa del proceso de trabajo.

Relacionado: Gestión de proyectos para startups y emprendedores

Ejemplo de flujo de trabajo de Kanban

Por ejemplo, imaginemos que su startup hace marketing para los clientes, y necesita una buena manera de administrar todas las solicitudes de trabajo que envían los clientes. Puede crear un tablero kanban con las siguientes columnas:

  1. Solicitudes de trabajo nuevas
  2. Recopilación de información
  3. Realización
  4. Aprobación del cliente
  5. Hecho

Cada columna representa un paso en el flujo de trabajo o proceso.

  1. Cuando llega una nueva solicitud de trabajo de un cliente, el empleado que recibió la solicitud crea una tarea en las "Nuevas solicitudes de trabajo" y lo asigna a un administrador de cuentas.
  2. Cuando el administrador de cuentas está listo, trasladan la tarea a "Recopilación de información" y se ponen en contacto con el cliente para obtener toda la información necesaria para comenzar a trabajar. Luego reasignan la tarea al equipo de marketing y la trasladan a "Hacer".
  3. El equipo de marketing ahora trabaja a pedido del cliente. Cuando finalizan, mueven la tarea a "Aprobación del cliente" y reasignan la tarea al administrador de la cuenta.
  4. Con una nueva tarea en "Aprobación del cliente", el administrador de la cuenta ahora sabe que el trabajo está listo para enviar al cliente para aprobación final.
  5. Una vez que el cliente da su aprobación, la tarea finalmente se mueve a "Listo" para indicar que el proceso ha finalizado.

Como puede ver, el tablero kanban se utiliza para construir un paso a paso. proceso de paso para solicitudes de trabajo. Como todo el equipo tiene acceso a la junta, todos conocen el estado de todo el trabajo que está sucediendo. Los tableros Kanban son una excelente manera de eliminar preguntas y confusión al darle al equipo un plan de cómo debe fluir el trabajo a través del equipo.

3. Paneles de administración de proyectos

Como se mencionó anteriormente, la visibilidad del trabajo de sus empleados es crucial para administrar con éxito su empresa. Esta es la razón por la cual los emprendedores inteligentes deciden implementar indicadores clave de rendimiento (KPI) en sus empresas.

El lema de "medir todo" es útil en las empresas en etapa inicial porque los datos le permiten a la empresa pivotar rápidamente cuando las cosas no están funcionando. y doblar las cosas que son. Hay muchos tipos diferentes de paneles que una empresa de nueva creación puede implementar en toda la empresa, pero el más importante es el panel de gestión de proyectos.

Los paneles de gestión de proyectos recopilan pasivamente datos de su plataforma de gestión de proyectos, convirtiendo la información en cuadros y gráficos útiles. . El panel se actualizará en tiempo real, brindándole toda la información que necesita para tomar decisiones en toda la empresa.

 Una captura de pantalla del panel de control en tiempo real de ProjectManager.com, que muestra el estado del proyecto, las tareas, el progreso, el tiempo, el costo y la carga de trabajo.
El panel de control de ProjectManager.com ofrece una vista panorámica de las métricas importantes del proyecto: Pruébelo gratis

Los paneles de administración de proyectos pueden brindarle rápidamente información sobre varias métricas del proyecto.

  • Carga de trabajo: vea qué empleados y equipos están trabajando demasiado o menos
  • Progreso del proyecto: vea cómo progresan los proyectos específicos
  • Seguimiento del tiempo: supervise dónde y cómo se gasta el tiempo de los empleados
  • Presupuestos: aprenda el costo real del tiempo y los recursos de los empleados para tomar decisiones presupuestarias más inteligentes

Implemente nting Herramientas de gestión de proyectos para empresas de nueva creación

Las empresas de nueva creación son dinámicas, emocionantes y siempre en crecimiento. Y a medida que una empresa crece, debe cambiar con el tiempo. Sin embargo, establecer las herramientas y procesos de gestión de proyectos adecuados desde el principio le dará a su startup una base sólida sobre la cual construir.

Es por eso que recomendamos que todas las empresas de startup implementen una plataforma de gestión de trabajo, tableros kanban para construir flujos de trabajo y tableros para medir todo en el negocio, todo lo antes posible.

La implementación de estas herramientas de gestión de proyectos de inicio puede parecer mucho trabajo, pero vale la pena. Además, hay muchas suites de software que le brindan todas las herramientas que hemos discutido con cero codificación o capacitación necesaria.

ProjectManager.com es una plataforma de administración de proyectos utilizada por miles de equipos en todo el mundo, desde pequeñas startups para compañías globales como Volvo y Bank of America. Se puede acceder fácilmente al software basado en la nube a través del navegador web, por lo que no es necesario implementarlo en el sitio. De hecho, puede configurar y ejecutar sus nuevas herramientas en menos de cinco minutos. Haga clic aquí para inscribirse hoy en una prueba gratuita de 30 días.

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