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4 características imprescindibles para una herramienta Kanban


Hay muchas herramientas kanban en el mercado hoy en día, y todas tienen diferentes conjuntos de características. Existen herramientas simples de arrastrar y soltar para organizar listas de tareas, sistemas de planificación para equipos ágiles y herramientas híbridas para una gestión de proyectos sólida.

Después de revisar docenas de estas herramientas, descubrimos que hay cuatro características específicas de una herramienta kanban que son imprescindibles para cualquier usuario serio.

Pero antes de sumergirnos y discutir esas características, primero expliquemos qué queremos decir exactamente cuando decimos "herramienta kanban".

¿Qué es una herramienta Kanban?

Una herramienta Kanban es un sistema de gestión de proyectos utilizado para organizar visualmente el trabajo en diferentes fases. Las tarjetas se arrastran de una fase a la siguiente, ilustrando un flujo de trabajo a medida que sucede.

Las herramientas Kanban nacieron del proceso de fabricación eficiente en Toyota en la década de 1980. "Kanban" es la palabra japonesa para "cartelera", por lo que tiene sentido por qué a veces también se les llama tableros kanban.

Los equipos ágiles y de desarrollo de productos han utilizado las herramientas kanban durante muchos años, pero ahora se están poniendo de moda. audiencia. Son útiles para cualquier equipo o empresa que quiera comprender mejor su flujo de trabajo y mantenerse organizado.

Características imprescindibles en una herramienta Kanban

Como se mencionó anteriormente, las herramientas Kanban tienen una amplia gama de características, que van desde extremadamente simple a complejo Seleccionamos todas las funciones y sacamos las más importantes para buscar a medida que busca el software adecuado.

1. Colaboración

Kanban es ciertamente una herramienta útil para mantener organizado el trabajo de un individuo, pero donde kanban realmente brilla es en su capacidad para ayudar a los equipos a mantenerse organizados. Por lo tanto, una buena herramienta kanban tendrá características que permitirán a los equipos colaborar de manera efectiva.

 Tablero Kanban de ProjectManager.com con función de colaboración
Un ejemplo de colaboración en una tarea mientras se usa un tablero kanban.

Tareas compartidas

Los proyectos son dinámicos y colaborativos, por lo que a veces hay tareas que requieren los esfuerzos de más de una persona. Busque una herramienta que permita que las tareas tengan múltiples "propietarios", de modo que varias personas puedan trabajar juntas para terminar la tarea juntas.

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Comentarios [19659016] Para colaborar eficientemente, una herramienta kanban en línea debería permitir la comunicación a nivel de tarea. Los propietarios de las tareas pueden conversar sobre una tarea y el historial de la conversación se registrará para que lo vean todos los interesados. Los comentarios se pueden usar para pedir comentarios, para dar comentarios, para agregar información adicional de la tarea o para vincular a otra información relevante.

2. Columnas personalizadas

Las herramientas kanban más básicas del mercado se adhieren al estándar simple de tres columnas de hacer, hacer y hacer.

  • Para hacer: Estas son las tareas en las que hay que trabajar . Los equipos ágiles a veces se refieren a esta columna como la "acumulación".
  • Haciendo: Estas tareas se están trabajando actualmente. En los proyectos Agile, todas las tareas del sprint más reciente se encontrarían en esta columna.
  • Hecho: Estas tareas se han completado y pueden considerarse finalizadas.

Si bien esta es una forma útil de visualizar el trabajo en cuestión, también es limitante. La mayoría de los equipos descubren que sus flujos de trabajo reales del proyecto son mucho más complicados que tres pasos. Esta es la razón por la cual las mejores herramientas kanban permitirán la personalización de columnas, dándole mucho más control para construir flujos de trabajo personalizados que se ajusten a sus necesidades.

Por ejemplo, el diseño estándar de tres columnas ignora el hecho de que, a menudo, las tareas deben ser revisado por un gerente antes de ser considerado "hecho". En este caso, en su herramienta kanban podría agregar una cuarta columna llamada "en revisión". Sus nuevas columnas serían:

Las mejores herramientas kanban le permitirán agregar / eliminar / editar columnas como desee, para que pueda usar el tablero kanban de maneras más creativas. Por ejemplo, podría etiquetar cada columna con el nombre de una persona, para que en cualquier momento un gerente pueda ver rápidamente quién administra qué tarea.

 Columnas personalizadas en un Kanban Tablero en ProjectManager.com
Un ejemplo de tablero kanban con columnas personalizadas en ProjectManager.com⁠— Pruébelo gratis

Con la personalización, hay infinitas formas de usar kanban en una organización. Es por eso que es tan importante encontrar una herramienta kanban que le brinde la flexibilidad de cambiar los tableros para satisfacer sus necesidades individuales.

3. Tarjetas enriquecidas

Si bien las herramientas kanban simples tienen tarjetas de tareas que imitan una nota adhesiva básica, las mejores herramientas kanban del mercado tendrán tarjetas enriquecidas que permitirán incluir mucha más información.

Una herramienta kanban con tarjetas enriquecidas permitirá haga clic en una tarjeta y amplíela para encontrar más información como:

  • Descripción detallada
  • Porcentaje de progreso
  • Seguimiento del tiempo
  • Subtareas
  • Adjuntos
  • Comentarios

Todos estos Las características adicionales hacen que la herramienta Kanban sea mucho más útil para su organización, ya que permiten que su equipo trabaje completamente en una sola plataforma. Por ejemplo, con las tarjetas de tareas enriquecidas no necesita usar un sistema de seguimiento de tiempo separado, porque puede hacer un seguimiento del tiempo allí mismo en la tarea.

 tablero kanban en ProjectManager.com con detalles de tareas ampliados
ProjectManager.com le permite administrar todos los aspectos de su tarea.

Tampoco necesitará un sistema de almacenamiento de archivos separado porque podrá adjuntar y almacenar archivos en la tarea nivel o nivel de proyecto. Las tarjetas enriquecidas le brindan la capacidad de simplificar todo su flujo de trabajo en un área central para que su equipo pueda trabajar juntos de manera más eficiente.

4. Informes

Las herramientas Kanban se utilizan principalmente para ejecutar el trabajo, pero la ejecución es solo una fase de un sólido proceso de gestión de proyectos. Una vez que se completa el trabajo, es crucial que los equipos, gerentes y partes interesadas puedan revisar el trabajo para obtener información importante sobre lo que funcionó bien y lo que se puede mejorar.

El mejor software de Kanban incluirá funciones de informes que le permitirán cosechar importantes información sobre el proceso del proyecto tanto durante como después de que se complete el trabajo.

Informes durante el trabajo

El trabajo de un gerente es supervisar el progreso de su equipo. Una forma de lograr esto es usar una herramienta kanban con un tablero en tiempo real. Un tablero de instrumentos es una pantalla visual de información del proyecto que se muestra como cuadros y gráficos. Un tablero de instrumentos brinda información en tiempo real sobre una variedad de puntos de datos medibles, que incluyen:

  • Progreso: ¿Cuántas tareas están abiertas frente a cuántas están completas?
  • Costo: ¿Está un proyecto dentro de su presupuesto? ¿o se están sobrepasando los costos?
  • Carga de trabajo: ¿Qué empleados están administrando su trabajo y quién está sobrecargado?
  • Cronología: ¿El proyecto en su conjunto está en camino de completarse a tiempo?
 Panel de control del proyecto para el seguimiento
Rastree su proyecto en tiempo real con un panel de control.

Informes después del trabajo

Si bien un panel de control es útil para ver la información del proyecto en tiempo real, el Las mejores herramientas Kanban también tendrán características de informes que le permitirán exportar informes para que pueda compartirlos con los interesados ​​del proyecto.

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En contraste con un tiempo dinámico y en tiempo real tablero de instrumentos, estos informes presentan diagramas estáticos de datos un que resume la información sobre el proyecto. Existen numerosos tipos de informes de proyectos que pueden ser útiles para un gerente o líder de equipo, incluidos:

  • Estado de la cartera
  • Estado del proyecto
  • Plan del proyecto
  • Tareas
  • Hojas de tiempo
  • Disponibilidad
  • Carga de trabajo
  • Variación

 Un ejemplo de informe de tarea para un proyecto

Elección de la herramienta Kanban de ProjectManager.com

ProjectManager.com ofrece todas las características anteriores , y más. La herramienta se creó teniendo en cuenta el alcance, lo que la convierte en la opción perfecta para cualquiera que esté considerando implementar una herramienta kanban por primera vez. El Kanban de ProjectManager.com está integrado en una plataforma de administración de proyectos más amplia, que brinda a los equipos opciones sobre cómo quieren planificar su trabajo.

Primero, el tablero de Kanban se puede usar solo para crear flujos de trabajo para individuos o equipos. De esta manera, el tablero es una herramienta kanban simple para organizar el trabajo. Incluso hay una herramienta kanban llamada "mi trabajo" que permite a las personas organizar sus listas de tareas personales en su propio tablero kanban.

 Tablero Kanban utilizado para la gestión de tareas personales
Administre su trabajo como desee.

Y como los tableros kanban también están integrados en el software de administración de proyectos más amplio, los tableros también se pueden usar para grandes proyectos compartidos.

Un gerente de proyecto o líder de equipo puede incluso crear una línea de tiempo del proyecto utilizando un diagrama de Gantt, entonces el equipo puede interactuar con ese mismo proyecto como un kanban. Esto le da a los equipos con diferentes estilos de trabajo la posibilidad de elegir la forma en que organizan su trabajo. ProjectManager.com ofrece una verdadera plataforma de gestión de proyectos híbrida.

Si usted es un individuo que busca organizar su propio trabajo o un gran equipo de desarrollo ágil que busca una nueva solución kanban, ProjectManager.com tiene las herramientas que necesita . ProjectManager.com es utilizado por más de 10,000 equipos en todo el mundo para organizarse y hacer cosas increíbles. Regístrese hoy y obtenga sus primeros 30 días del software kanban gratis.

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