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4 consejos fáciles para reuniones virtuales efectivas • Guía para niñas sobre gestión de proyectos


Estoy encantado de haber trabajado con Diana Ecker de Redbooth para ofrecerle este artículo patrocinado sobre cómo facilitar las reuniones virtuales. #ad

Aunque podemos darlos por sentado, las reuniones virtuales son un concepto deslumbrante. Con solo unos pocos clics, reúne a personas que trabajan desde su casa, en el camino para viajar o en oficinas de todo el mundo.

Le permite trabajar con clientes, contratistas y equipos desde cualquier lugar. [19659005] Por supuesto, las reuniones virtuales también tienen sus propios desafíos. Por ejemplo, ¿saben todos los miembros de la reunión cómo usar el software de conferencia web? Elizabeth comparte algunos consejos más en su video al final de este artículo.

Incluso cuando se organizan reuniones de equipo virtual a diario, a menudo todavía hay espacio para optimizar. En este artículo, compartiré 4 consejos rápidos y fáciles : cada uno requiere solo un minuto o dos, o incluso menos.

Los consejos a continuación no requieren mucho tiempo y cada uno puede Reducir las fuentes comunes de agravación. Eso lo ayuda a dirigir reuniones virtuales más efectivas y eficientes.

 elizabeth en el teléfono

1. Elimine el ruido de fondo

Por supuesto, desea escuchar a sus clientes y colegas (¡al menos la mayor parte del tiempo!). Pero con micrófonos sensibles, los ruidos incidentales (un perro ladrando en el fondo, el tráfico afuera, otras personas hablando) pueden distraer a todos en la reunión.

Al principio, uno de los delincuentes más comunes parece inocuo: ¡escribir!

El sonido si alguien toca las teclas con fuerza puede ser captado por un micrófono y volver loco a todos los que están en la llamada. (Lo he visto suceder varias veces.)

Afortunadamente, hay una solución fácil: la mayoría del software de videoconferencia incluye una manera fácil para que las personas se silencian a sí mismas o para que el anfitrión las silencie.

Cuando están liderando un equipo virtual, puede abordar esto de manera proactiva al comienzo de una reunión, invitando a los participantes a utilizar la función de silencio y explicando cómo usarla.

Si está utilizando el software de transcripción de reuniones, es aún más importante asegúrese de que no haya ruido de fondo.

Instituir esto como parte de la cultura de su reunión puede evitar mucha irritación innecesaria y ayudar a los participantes a mantenerse enfocados en la reunión misma.

Un auricular es una buena manera de minimizar el fondo ruido. Uso unos auriculares Logitech similares a este.

2. Prevenga una revelación accidental

Si hay alguna posibilidad de que comparta su pantalla durante la reunión, este consejo es para usted.

Compartir pantalla es una herramienta invaluable para asegurarse de que todos estén en la misma página: es ideal para guiar a todos a través de una hoja de cálculo o diapositivas de presentación.

Sin embargo, incluso con excelentes capacidades para compartir pantalla, es fácil compartir accidentalmente la ventana incorrecta en su computadora. Antes de que te des cuenta, estás transmitiendo una foto familiar, un documento confidencial o un borrador que no está listo para compartir.

Mientras se prepara para su próxima reunión, tómese un momento para cerrar cualquier ventana que no desee mostrar accidentalmente.

Cuando vaya a compartir su pantalla, no tendrá que preocuparse de que podría surgir algo incorrecto.

 Mejores prácticas de reuniones virtuales

3. Ver y ser visto

El aspecto cara a cara de la videoconferencia es lo que lo hace tan inmediato y atractivo. Puedes ver expresiones (¡e incluso microexpresiones, si eres lo suficientemente rápido!).

La otra cara de esto es que eres responsable de asegurarte de que tu cara esté claramente visible y bien iluminada en la pantalla también.

Si estás en las sombras, lo que ocurre más comúnmente cuando te sientas con una luz brillante o una ventana detrás de ti, puedes ver las expresiones de otras personas, pero ellas no pueden ver la tuya.

Este problema no es trivial De hecho, puede crear una fuente continua de tensión en una reunión virtual.

Si estás en una computadora portátil, es fácil de mover para que tengas una pared u otra superficie no iluminada detrás.

Si hablando desde una computadora de escritorio, vea si puede girarla o reducir la iluminación detrás de usted. Vale la pena el esfuerzo.

Ser capaz de ser visto puede mejorar la confianza en los equipos virtuales.

(Obtenga más consejos de expertos sobre iluminación y el aspecto visual de las conferencias web: Consejos para una mejor videoconferencia).

¡No trate de hacer videoconferencias sosteniendo su iPad así! Apóyala en algún lugar, de lo contrario te dolerán los brazos.

4. No permita que los participantes languidezcan

Si usted es el anfitrión de la reunión y está teniendo un día ocupado, es fácil llegar tarde … y olvidarse de los participantes en la llamada. Cuando aparece 5, 10 o 15 minutos tarde, es común decir: "Lo siento, amigos, ¡comencemos!"

Sin embargo, todos los que han estado esperando y viendo una rueca, un ícono de carga, o lo que sea sus pantallas de software de videoconferencia ahora se sienten frustradas.

A menos que tenga un grupo inusualmente feliz y afortunado en la llamada, ahora debe asumir esa frustración además de los objetivos originales de la reunión. [19659005] Tómese un minuto para tener en cuenta la experiencia emocional de sus participantes (y su impacto potencial en los objetivos de su reunión).

Si llega tarde, eso significa enviar un mensaje rápido antes de la reunión comienza para avisarles, y que les enviará un mensaje de texto rápido o instantáneo una vez que haya iniciado la reunión.

Video: 5 consejos más para mejorar las reuniones virtuales

Mire el video a continuación de cinco maneras Puedes mejorar tus reuniones virtuales. Es simple, cuando lo piensas un poco.

Pequeños consejos, gran recompensa

La experiencia de los participantes en una reunión virtual puede tener un impacto significativo en la efectividad de la reunión misma.

Tomando solo un poco de tiempo para administrar esa experiencia, desde reducir el ruido de fondo hasta asegurarse de que nadie se siente y espere (y espere, y espere), puede pagarle a usted y a todos en la reunión.

Lecturas adicionales

Sobre el autor: ¡Diana Ecker es la Gerente de Marketing de Contenido de Redbooth, que tiene oficinas en Silicon Valley y Barcelona, ​​así como contratistas en todo el mundo, por lo que no es ajena a las reuniones virtuales!

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