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4 cosas que toda herramienta de administración de tareas necesita


Los proyectos son un proceso con un inicio y un final que entregan un producto o servicio, pero que omite el componente esencial de cada proyecto: las tareas. Completar proyectos grandes requiere eliminar pequeñas tareas en el camino. Pero hay tantas tareas. A menudo, en múltiples proyectos de los cuales varios equipos distintos son responsables. La idea de administrar todas esas tareas y variables impredecibles puede parecer inútil. ¡No te rindas! La salvación viene en forma de una herramienta de gestión de tareas.

Pero no todas las herramientas de gestión de tareas se crean de la misma manera. Busque una herramienta que sea dinámica y que tenga características para manejar tareas en un proyecto o en muchos, para un equipo o varios. Cualquier herramienta de gestión de tareas que valga la pena tendrá cuatro características clave. Si no es así, sigue buscando. Pero si lo hace, prepárese para que su vida sea mucho más fácil.

1. Necesita ir más allá de una lista de tareas

Las listas de tareas son la columna vertebral de cualquier herramienta de gestión de tareas. Las tareas deben realizarse, y una lista de tareas es la herramienta más básica para administrar cómo sucede esto. Pero es ciertamente simple y básico. Las listas de tareas pueden ser tan antiguas como las pinturas rupestres, rayadas en las rocas: comer, dormir, no morir.

Los días de una simple lista de tareas pendientes están muertos. La gestión de proyectos ha evolucionado a partir de esa sencilla herramienta. Cuando tienes una lista de tareas que es parte de un software de administración de tareas en línea, de repente, ya no estás en la Edad de Piedra.

Las tareas son parte de algo más grande

Las tareas no son islas, son parte de Un entorno de proyecto más amplio. Con ProjectManager.com, un software de gestión de proyectos basado en la nube, las tareas se entrelazan en el proyecto haciendo que el trabajo sea más eficiente.

Por ejemplo, las tareas tienen plazos. En ProjectManager.com, estos plazos generan notificaciones automáticas a los miembros del equipo para mantenerlos en el camino. También se envían a los gerentes de proyecto, para que puedan ver el progreso del trabajo en tiempo real. También se pueden establecer prioridades para mejorar el flujo de trabajo. Si es necesario, algunas tareas pueden ignorarse. Especialmente si han sido asignados a otro miembro del equipo y han sido supervisados ​​por el gerente del proyecto.

 herramienta de lista de tareas en ProjectManager.com
Función de lista de tareas en ProjectManager.com— Pruébalo gratis

2. Su herramienta de administración de tareas necesita alertas por correo electrónico

Las alertas por correo electrónico son una de las principales distinciones entre una lista de tareas pendientes y una herramienta de administración de tareas en línea.

¿Cuál es el talón de Aquiles de cualquier proyecto? Tareas atrasadas. Pueden enviar un proyecto en espiral en poco tiempo: retrasar los cronogramas, bloquear los recursos y agotar los presupuestos. No es una rareza. Todos los gerentes de proyecto han tratado estos problemas en el pasado. Sin embargo, eso no significa que tengan que convertirse en la norma.

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Para ponerlo en un contexto que todos podamos entender, pocos son capaz de despertarse y llegar a tiempo al trabajo sin usar un despertador. Podríamos presionar el botón de repetición, pero eso depende de nosotros. La alarma está ahí para recordarnos que debemos movernos y comenzar el día. Pero no piense en las notificaciones por correo electrónico como recordatorios molestos. Son otra herramienta para mantener a los gerentes de proyectos y equipos conscientes del panorama general, sin perder el contacto de las tareas a corto plazo de las que son responsables.

 características de gestión de tareas en línea

Real -Actualizaciones de tiempo para una mejor gestión de tareas

ProjectManager.com le permite configurar alertas para tareas vencidas o una alerta para notificarle si un miembro del equipo comenta una tarea o actualiza su estado. De esta manera, si hay un problema, lo sabrá antes de que se convierta en un problema.

La automatización de tareas es fácil para mantener el proyecto a tiempo con las notificaciones. Además, la comunicación puede tener lugar en el nivel de la tarea. Los miembros del equipo pueden recibir alertas por correo electrónico cuando se agrega un comentario. Adjuntar archivos como imágenes o documentos a una tarea fomenta la colaboración.

3. Kanban Task Management

Kanban es un proceso de flujo de trabajo visual que administra las tareas a través de un tablero con columnas con encabezados como hacer, hacer y hacer. Debajo de cada una de esas columnas hay cartas. Cada tarjeta es una tarea. Puede ver cómo esto ayuda a organizar el trabajo y mantiene a todos en la misma página. Especialmente si todos están colaborando usando una herramienta de administración de tareas en línea como ProjectManager.com.

Si su método de administración de tareas no incluye una función Kanban, bueno, no nos haga volver a usar esa antigua analogía del hombre de las cavernas. Kanban es ideal para proyectos multifacéticos donde la colaboración será una constante.

Kanban Boards for Visual Workers

También es una herramienta fantástica para el alumno visual. Según Howard Gardner, hay muchos tipos diferentes de inteligencia. Algunas personas aprenden mejor a través de una tradición oral, otras necesitan leer textos para entender. Luego están los aprendices visuales para los cuales Kanban es un regalo del cielo. Ciertamente, es más probable que las creatividades de su equipo respondan a esta herramienta. Los equipos felices son equipos productivos.

ProjectManager.com tiene tableros kanban, pero esa es solo una de las muchas vistas para sus tareas. Hay listas de tareas, diagramas de Gantt e incluso una vista de calendario. Los usuarios pueden cambiar entre vistas, elegir la que más les guste, o recorrer las que sean más útiles en ese momento.

 kanban es una herramienta de flujo de trabajo visual para la gestión de tareas [19659030] Tablero kanban de ProjectManager.com para la gestión de tareas </figcaption data-recalc-dims=

4. Convertir esa lista de tareas en un proyecto

Las tareas a menudo dependen unas de otras para avanzar. Siempre forman parte del proyecto más amplio, lo que significa que se abordan en todas las fases del proyecto. La planificación de un proyecto se basa en las tareas recopiladas en una estructura de desglose del trabajo (WBS), ya que se relacionan con los entregables del proyecto.

Por lo tanto, no sería ideal si la herramienta de gestión de tareas formara parte de un conjunto de características de software ayudó a controlar cada aspecto del proyecto? ProjectManager.com puede tomar una lista de tareas y convertirla en un proyecto, completa con todas las herramientas que necesita para administrarla mejor.

Incluso si ha comenzado el proyecto en software voluminoso y costoso como MS Project, o su lista de tareas se describe en una hoja de cálculo, simplemente puede importar ese archivo Excel o CSV directamente en ProjectManager.com. Se le pedirá que elija los títulos de las columnas y la duración de la tarea, luego su simple lista de tareas completará nuestro gráfico de Gantt en línea.

Los gráficos de Gantt en línea pueden convertir las tareas relacionadas en proyectos

en el lado izquierdo de su la pantalla será la hoja de cálculo y, a la derecha, una línea de tiempo con las tareas establecidas en líneas de colores, comenzando en la fecha de inicio y terminando con su fecha límite. Ahora puede asignar tareas a los miembros del equipo y configurar notificaciones.

Pero hay mucho más. Vincular las tareas para crear dependencias ayuda a minimizar los cuellos de botella y los miembros bloqueados del equipo, lo que aumenta la eficiencia. Además, si es necesario cambiar los plazos, es tan simple como hacer clic en la línea de tiempo para la tarea individual y soltarla en la nueva fecha y hora. Es fácil. Ahora, una lista de tareas pendientes es más que una lista dinámica de tareas, es una parte fundamental del proyecto más amplio.

 los diagramas de Gantt en línea convierten las tareas en proyectos

Las tareas son las sangre circulando por un proyecto. Cuanto mejor pueda administrar las tareas, más saludable será el proyecto y más probable será que termine con éxito. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube con herramientas de gestión de tareas en línea que le brindan el mayor control sobre las tareas, los equipos y el flujo de trabajo. Vea cómo nuestros gráficos Gantt en línea y los tableros kanban pueden ayudarlo a administrar mejor las tareas al tomar esta prueba gratuita de 30 días.

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