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4 pasos para reuniones más eficaces • Guía para niñas sobre la gestión de proyectos


Este artículo está patrocinado por MeisterLabs, la compañía detrás de las populares herramientas de colaboración MindMeister y MeisterTask.

Todos conocemos el problema: pasamos demasiado tiempo en salas de conferencias congestionadas, discutiendo problemas, escuchando las opiniones de las personas, generando ideas y estrategias.

Innumerables gurús han abogado por los beneficios de reducir el tiempo dedicado a las reuniones, el número de asistentes a las reuniones e incluso las reuniones en general.

La verdad es que algunas reuniones son necesarias y, si se hacen bien, son simplemente la mejor manera de intercambiar ideas, formular planes y tomar decisiones. El tiempo invertido en estas reuniones solo se pierde si no son productivas y no tienen ningún resultado procesable, y eso es lo que estamos arreglando hoy. Veremos 4 sencillos pasos para mejorar la eficacia de las reuniones.

En MeisterLabs desarrollamos herramientas de colaboración intuitivas para equipos de todas partes del mundo y en todo tipo de empresas. Pasamos mucho tiempo tratando de simplificar y perfeccionar los flujos de trabajo para nuestros usuarios, por lo que era natural que pronto investigáramos nuestros propios (malos) hábitos y tratáramos de hacer las cosas más eficientes.

Lo que hemos aprendido en más de ocho años de prueba y error se reduce a cuatro pasos. Son increíblemente simples, pero marcan la diferencia.

Entonces, ¿cómo se mejora la eficacia de las reuniones y se ahorra tiempo en las reuniones? Tenemos algunas respuestas para usted.

1. Prepararse

Hemos descubierto que las reuniones que no están bien preparadas a menudo se convierten en discusiones superficiales y sin sentido que inevitablemente terminan con la frase: "Profundicemos y volvamos a encontrarnos".

Para evitar esta pérdida de tiempo, todos Quien desee celebrar una reunión en nuestra empresa debe asumir la responsabilidad de la preparación adecuada de la reunión. Esto es lo que eso implica.

  • Descubra quién es esencial para la reunión. No invite a personas a menos que sean absolutamente cruciales como contribuyentes.
  • Defina un objetivo claro para la reunión. Sin un objetivo claro, nunca sabrá si la reunión realmente cumplió su propósito.
  • Prepare una lista de temas / preguntas que deben abordarse. Sea lo más específico posible.
  • Si va a pedirle a otro participante su opinión profesional, infórmele de antemano para que tenga tiempo de prepararse ellos mismos.

Prepararse significa que se siente mentalmente listo para entrar en el reunión y es menos probable que alguien intente desviar la conversación lo sorprenda.

Incluso puede prepararse para la reunión diaria. No necesita mucho tiempo para pensar en lo que va a pasar o lo que quiere discutir en esas reuniones. Una vez que el equipo se familiarice con el ritmo de las reuniones, las reuniones de progreso le resultarán mucho más fáciles de administrar.

2. Visualize

Como desarrolladores de herramientas de colaboración visual, sabemos lo importante que es emplear ayudas visuales al presentar información a otras personas.

Las presentaciones de diapositivas, imágenes, maquetas, diagramas y videos son esenciales no solo para ayudar a otros a seguir su proceso de pensamiento, sino también para identificar conexiones entre temas individuales y dar una visión completa de la situación, permitiendo que las personas vean el panorama general en lugar de enfocarse solo en una parte del problema.

 Mapas mentales para mejores minutos de reuniones

3. Tome notas (¡eficientes!)

La mayoría de los equipos con los que hemos trabajado, y eso incluye el nuestro, sufren de un fenómeno que se ha descrito como una difusión de la responsabilidad: es lo que sucede cuando pone una tarea frente a un grupo de personas y por alguna razón todos asumen que alguien más se ocupará de ello.

En una reunión, esto generalmente significa que la gente habla sobre un tema y cada uno piensa que uno de los otros seguramente está tomando notas, y si no, al menos recordará todas las grandes ideas que surgieron durante la discusión.

Esto es lo que puede hacer para evitar esta situación:

  • No asuma: Designe activamente a una persona para que tome notas en tiempo real de todo lo importante.
  • Proyecte las notas en una pared para que todos puedan seguirlas y señalar errores o información perdida.
  • Tome notas en un formato que sea fácil de editar, actualizar y compartir con otros.
  • notas con todos los participantes de la reunión después de la reunión. Pueden ser actas de reuniones formales (obtenga una plantilla aquí) o de manera informal, o mediante su software de gestión de proyectos. Mientras suceda, el formato no importa.

Si la gente todavía no se hace responsable de su trabajo, lea esto.

4. Definir tareas

99 de cada 100 reuniones que realizamos tienen el propósito de decidir un curso de acción que luego se implementará.

Hemos aprendido que es absolutamente esencial que no terminemos las reuniones antes , se han definido tareas accionables. El típico, "Entonces, todos saben qué hacer" simplemente no funciona.

Incluso después de una agotadora reunión de 3 horas, nos aseguramos de nunca salir de la sala antes de que se hayan agregado todas las tareas. a nuestro sistema de gestión de tareas y asignados a la persona responsable.

 Capturar acciones después de las reuniones

Los pasos pueden parecer obvios, pero una vez que realmente los adoptamos, nuestras reuniones se volvieron más eficientes e incluso lo que es más importante, mucho menos frustrante para todos los involucrados.

Fue esta experiencia la que finalmente inspiró el desarrollo de un flujo de trabajo de software que respaldaría la realización perfecta de nuestros cuatro pasos. Después de usarlo internamente durante bastante tiempo, recientemente también lo presentamos a nuestros usuarios: la respuesta abrumadora que obtuvimos de ellos nos mostró que no éramos los únicos que nos beneficiamos enormemente.

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Acerca del autor: Raphaela Brandner es la gerente de marketing de MeisterLabs, la compañía detrás de las populares herramientas de colaboración MindMeister y MeisterTask. Con experiencia en medios visuales y fotografía, conoce la importancia de las imágenes y otros estímulos visuales en la vida cotidiana.

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