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5 consejos para una mejor programación de recursos


¿Qué son los recursos? Son todo lo que necesita para un proyecto. Eso incluye personas, lugares y cosas. En otras palabras, los recursos son esenciales. Tratar con ellos y coordinar su uso es uno de los principales obstáculos que los gerentes de proyecto deben eliminar si van a cruzar la línea de meta del proyecto.

Los recursos se conectarán en cada fase de su proyecto. Forman parte de la planificación, programación y ejecución del proyecto. Se requiere una metodología sólida para tener los recursos que necesita cuando los necesita. Sabes a dónde va esto. Sí, programación de recursos.

Es difícil determinar el aspecto más importante de la gestión de proyectos. Todo se siente esencial. Pero definitivamente hay algunos pilares que sostienen el proyecto y tienen más peso que otros. La programación de recursos es una. Tenemos algunos consejos que lo ayudarán a programar mejor sus recursos.

¿Qué es la programación de recursos?

Antes de avanzar, asegurémonos de que todos estamos en la misma página y definimos la programación de recursos. La programación de recursos es la identificación y coordinación de sus recursos, y es quizás el aspecto más importante de la gestión de recursos. Implica la programación de las fechas de inicio y finalización de cada tarea en el proyecto en función de los recursos necesarios y su disponibilidad. Equilibrar la disponibilidad de recursos con la capacidad de trabajo de los equipos es cómo mantener un proyecto a tiempo. La programación de recursos brinda a los gerentes de proyecto una herramienta para establecer la duración de las tareas de su equipo.

Al asignar y programar recursos en función de la capacidad de los recursos, la disponibilidad, el esfuerzo y el alcance, los proyectos pueden evitar la asignación insuficiente y excesiva. Esto no solo lleva a cabo los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, sino que también construye la moral, fomenta mejores relaciones, ayuda con la rentabilidad y aumenta la satisfacción de las partes interesadas.

Beneficios de la programación de recursos

Con la programación de recursos viene una organización superior para los proyectos , equipos, sitios, equipos y cualquier otro recurso asociado con el proyecto. Todo esto prepara el escenario para una distribución inteligente de recursos entre las tareas de su proyecto. Eso incluye identificar recursos para cada tarea, cuál es su disponibilidad y luego hacer coincidir esos recursos con la capacidad. Es decir, quién en su equipo es el más adecuado para ejecutar la tarea.

Con esta información, la programación de recursos también hace mejores estimaciones de tiempo, ya que proporciona una métrica más para medir el cronograma de su proyecto. Se basa en informes y análisis de la programación de recursos de proyectos anteriores y otros proyectos similares para obtener información.

La planificación también se beneficia de la programación de recursos, que ayuda a planificar el futuro al determinar la capacidad y la demanda. Cuanto mejor lo haga, mejor se sentirá su equipo cuando trabaje en el proyecto. Esto se debe a que la planificación inteligente de la capacidad evitará una asignación excesiva. Confiarán en los gerentes de proyecto, lo que conduce a una mayor retención y productividad de los empleados.

5 consejos para una gran programación de recursos

Si está buscando programar los recursos correctamente, entonces querrá seguir estos consejos. [19659007] 1. Lista de tareas

Este es el primer paso obvio. No puede tener un cronograma completo de recursos si no está seguro de qué recursos necesitará. Para saberlo, debe comprender las tareas necesarias para completar el proyecto, cuánto tiempo tomarán esas tareas y qué recursos se necesitarán. Cuanto más completa sea su lista, más precisa será su programación de recursos.

2. Tenga cuidado con las restricciones

La lista es solo el comienzo, por supuesto. Hay otros factores en juego. Estas son las restricciones, como la triple restricción de tiempo, costo y alcance. Todas estas fuerzas están trabajando en sus recursos, por lo que cuanto mejor pueda definir cómo impactarán las tareas en la sugerencia anterior, más estricto será su cronograma de recursos.

3. Sepa cuántos recursos necesita

Una vez más, volviendo a su lista de tareas, determine cuántos recursos requerirá cada tarea. ¿Qué tipo de recurso es? ¿Cuántos de cada uno serán necesarios para terminar la tarea? Esta cifra puede ser numérica, como en la cantidad necesaria, pero también puede expresarse en el tiempo. Es posible que necesite el recurso durante una hora o semanas. Todo esto debe tenerse en cuenta.

4. Controlar la disponibilidad de recursos

Desea controlar la disponibilidad futura de recursos. Hacer esto requiere saber cuánta capacidad tienes. Es decir, por ejemplo, cuánto trabajo puede realizar su equipo durante un período de tiempo específico. ¿Los miembros del equipo tienen tiempo libre programado durante ese período? ¿Hay vacaciones? Cuantos más datos sobre la disponibilidad de sus recursos, más podrá administrar el cronograma de sus recursos.

Relacionado: Cómo administrar la carga de trabajo de su equipo

5. Asignar sabiamente

El consejo final se aplica a la asignación de recursos después de haber enumerado tareas, restricciones identificadas, saber cuántos recursos necesitará y su disponibilidad. En este punto, tiene la información necesaria para crear un programa de recursos que pueda evitar cuellos de botella costosos. Por lo tanto, asigne con cuidado. Dependiendo de sus recursos, demanda y capacidad, las fechas de vencimiento pueden necesitar cambiar o incluso retrasarse. Un cronograma de recursos puede funcionar mejor que las hojas de té para adivinar el futuro de su proyecto.

ProjectManager.com puede programar sus recursos

ProjectManager.com tiene una gran cantidad de características para ayudarlo a administrar y controlar mejor su cronograma de recursos. Después de crear una lista de tareas, puede importar fácilmente la hoja de cálculo a nuestro software y crear un nuevo proyecto.

Esto abre un diagrama de Gantt con las tareas enumeradas a la izquierda. Agregue una fecha de inicio y finalización para crear la duración de la tarea, y aparecerá una línea de tiempo a la derecha. Las asignaciones se pueden hacer directamente desde el diagrama de Gantt, y las dependencias de tareas se pueden vincular para reducir la escasez de recursos. A medida que crea tareas, la disponibilidad de los miembros del equipo se actualiza en tiempo real, para que siempre sepa qué recursos están disponibles.

 Diagrama de Gantt con asignaciones de recursos
El diagrama de Gantt en línea de ProjectManager.com actualiza el recurso disponibilidad en tiempo real: Pruébelo gratis

También puede realizar un seguimiento de los recursos categorizándolos como equipos o equipos. Al agregar tarifas por hora a estos recursos, también puede realizar un seguimiento de sus costos. A medida que se registran las horas en las tareas, esos costos se actualizan automáticamente y se comparan con su plan, para que pueda ver de inmediato si se está desviando.

En términos de disponibilidad, ProjectManager.com le permite bloquear los días laborables, vacaciones y horarios previstos. Esto es especialmente útil cuando administra equipos distribuidos en diferentes países, con diferentes zonas horarias y días festivos. Para equilibrar aún más las tareas de su equipo, tenemos una página de carga de trabajo que le brinda visibilidad sobre la cantidad asignada a cada miembro del equipo. Su carga de trabajo está codificada por colores, por lo que puede ver rápidamente si hay algún desequilibrio. Si lo hay, simplemente reasigne tareas desde la página de carga de trabajo.

 calendario de carga de trabajo en ProjectManager.com

Debido a que nuestro software está basado en la nube, se actualiza en tiempo real. Esto hace que nuestra función de Equipo sea especialmente útil, lo que le permite realizar un seguimiento de lo que su equipo está haciendo a diario o semanalmente. Rastree fácilmente el progreso de la tarea, quién está asignado a qué y en qué está trabajando cada equipo. Si es necesario reasignar algo, solo se necesitan unos pocos clics.

 realiza un seguimiento de las tareas de equipo en ProjectManager.com

ProjectManager.com es un software basado en la nube que programa recursos y los mantiene en camino. El panel de control en tiempo real sigue seis métricas del proyecto para monitorear el progreso y los informes con un solo clic profundizan en variaciones, tareas y más. Incluso tenemos hojas de tiempo que se actualizan automáticamente a medida que sus equipos completan sus tareas. Controle sus recursos y manténgalos a tiempo con esta prueba gratuita de 30 días de ProjectManager.com.

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