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5 consejos y trucos de información privilegiada para trabajar bien como un equipo remoto • Guía para niñas sobre la gestión de proyectos


Este es un artículo invitado de Jane Courtnell de Process Street.

Enero de 2020, yo era una minoría.

En marzo, la mayoría de los trabajadores se unieron a mí en la transición a un estilo de vida de trabajo desde casa .

La pandemia de COVID sólo había perpetuado una tendencia ya presente. Desde 2005, el número de empleados de la FMH había aumentado en un 173%. Para el 2028, se estima que el 73% de todos los departamentos tendrán trabajadores remotos.

Pasar de la rutina de la oficina de 9 a 5 a un entorno de trabajo más acogedor y flexible trae desafíos. Especialmente si está administrando sus propios proyectos y equipo.

Sin embargo, como con cualquier desafío, hay una solución, y para encontrar esa solución ha venido al lugar correcto.

En este artículo discutiremos 5 los mejores consejos y trucos para trabajar y comunicarse bien como un equipo remoto, manteniendo a su equipo unido para la ejecución exitosa del proyecto. Estos consejos me han funcionado a mí, un trabajador remoto experimentado, y también funcionarán para usted.

Dicho esto, ¡vayamos directo a ello!

Consejo n. ° 1: configure su equipo en una aplicación de mensajería instantánea [19659010] La mensajería instantánea es una forma de comunicación en línea que se produce en tiempo real y facilita el intercambio de comunicación de texto, audio, archivos y video dentro de su equipo.

Trabajo en Process Street, cuya fuerza laboral completa opera de forma remota. Nuestros empleados se encuentran dispersos por todo el mundo y funcionan en diferentes zonas horarias. La clave de nuestro éxito, para la gestión de equipos dispersos, se debe en parte a la aplicación de mensajería instantánea, Slack.

Con Slack, nuestro equipo puede crear canales grupales, comunicarse en distintas zonas horarias, compartir enlaces, imágenes y archivos, e interactuar de forma asincrónica. Una vez más, Slack tiene cientos de integraciones que lo convierten en una potencia de comunicación y productividad.

Pero Slack es solo una de las muchas aplicaciones de mensajería instantánea disponibles. Otros que vale la pena mencionar incluyen Chanty, Typetalk, Flock, Fleep, Microsoft Teams, Glip y Ryver. Juegue un poco para encontrar uno que funcione mejor para usted.

Las aplicaciones de mensajería instantánea proporcionan una plataforma para mantener la comunicación y la colaboración simultáneas del equipo de forma remota. Sin uno, corre en la oscuridad, esperando largas demoras entre correos electrónicos, llamadas telefónicas o cualquier herramienta de comunicación alternativa que esté utilizando. Hay valor en la palabra instante.

Consejo n. ° 2: Toma el control de tus procesos comerciales

Aquí tienes una pregunta.

Cuando administras un equipo y un proyecto de forma remota, ¿cómo se mantiene seguimiento de quién está haciendo qué cuándo y cómo?

Trabajar de forma remota no califica como una circunstancia atenuante para la calidad de producción reducida . De hecho, todo lo contrario. Se descubre que los trabajadores remotos son más productivos, la rotación del equipo se reduce con un mayor bienestar del equipo y se atrae y retiene a los mejores talentos. Sin embargo, para obtener estos beneficios, necesita para mantener a su equipo trabajando juntos de manera eficiente y encaminada. Y para esto, necesita para documentar sus procesos comerciales.

Por ejemplo, Process Street es una herramienta fácil de usar en la que puede mapear sus operaciones comerciales en un formato de lista de verificación almacenado en la nube . La documentación de sus procesos en Process Street registra y almacena de forma segura el cómo qué cuándo por qué y quién para un proyecto determinado. Las acciones son transparentes, lo que permite a los miembros del equipo realizar un seguimiento y colaborar en el proceso del proyecto. Las operaciones se ejecutan para la T independientemente de la ubicación del empleado.

Como gerente de proyecto, puede sentarse, realizar un seguimiento del progreso del equipo y colaborar utilizando la ingeniosa herramienta como su única fuente de información para sus operaciones y proyectos comerciales.

Consejo # 3: Dale sabor a tus reuniones

Las charlas de café para postergar, las caminatas y charlas a la hora del almuerzo y las discusiones en el comedor terminan cuando tu organización se transfiere a una configuración de trabajo remoto.

No tener nada que discutir fuera de los confines de esta fecha límite y esa fecha límite no conducen a una cultura empresarial positiva.

Entonces, ¿qué puede hacer?

En mi equipo, animamos nuestras reuniones para establecer relaciones de trabajo sólidas y de apoyo. Las reuniones semanales se llevan a cabo a través de Zoom y comienzan con un rompehielos y una charla general. El equipo tiene la oportunidad de compartir información sobre su día, sus vidas, lo que le gusta y lo que no le gusta como un medio para construir conexiones positivas empleado a empleado .

Incluya rompehielos en sus reuniones, pida a los participantes que contribuyan, planifique cuidadosamente y distribuya la agenda de la reunión con anticipación y dé a los empleados la oportunidad de compartir elogios y comentarios con otros miembros. Quieres llevar a cabo reuniones informativas, interactivas, atractivas y un medio para que tu equipo se vuelva a conectar tanto a nivel personal como profesional.

A continuación, he enumerado algunas ideas divertidas para romper el hielo que puedes probar en tu equipo: [19659028] Solo una mentira: Cada miembro de su equipo tiene que decir 2 verdades y 1 mentira. Otros miembros del equipo tienen que adivinar qué afirmación es la verdad y cuál es la mentira.

  • Mapa del grupo: Este es especialmente divertido para los equipos globales. Haga que todos expliquen de dónde son en el equipo y mapeen la ubicación del individuo en un mapa grupal.
  • Único y compartido: Cree grupos de 4-5 personas y pídales que descubran lo que tienen en común. junto con características interesantes que son exclusivas de una persona en el grupo.
  • Citas: Esta es una actividad rápida para romper el hielo. Las personas eligen una cita y luego explican lo que cada cita significa para ellos.
  • Isla desierta: Cada participante debe indicar un libro, una pista de música y un artículo de lujo que llevarán a una isla desierta, dando explicaciones sobre por qué para cada elemento elegido.
  • Consejo n. ° 4: Brindar oportunidades para charlas interdepartamentales

    Partiendo del último punto , cambiar a una configuración remota elimina las interacciones diarias cara a cara entre diferentes equipos. Se adopta un enfoque multidisciplinario para la mayoría de los proyectos, y esto requiere coordinación y colaboración interdepartamental.

    Por lo tanto, desea establecer buenas relaciones, no solo entre miembros del mismo equipo sino también entre empleados de diferentes equipos.

    En Process Street hemos creado canales para toda la empresa en Slack. Por ejemplo, mi trabajo involucra principalmente al equipo de marketing de Process Street, aunque a veces los proyectos de trabajo requieren aportes de otros departamentos. Afortunadamente, a mí, junto con toda la organización de Process Street, se me ha brindado una amplia oportunidad de conocer a miembros del equipo interdepartamental.

    Como parte de nuestros procesos de incorporación de empleados, los nuevos empleados tienen la tarea de organizar reuniones con compañeros de trabajo para iniciar una relación de trabajo. de una manera amable y gentil. Conocemos a innumerables personas de diferentes continentes, países y condados.

    Además, también tenemos un tiempo de chat de " Donut" donde los empleados se emparejan al azar cada semana para un chat de 20 minutos en lo que sea que les haga cosquillas. ¡La razón por la que se llama "Donut" es porque tiene la longitud de un donut y una pausa para el café!

    Algunas ideas más divertidas que podría intentar para fomentar la colaboración en equipo fuera del trabajo son:

    • Crear una sala de descanso de oficina virtual : La idea de utilizar una oficina virtual se me ocurrió cuando visitaba a mis contadores locales. Su equipo remoto inició sesión en una sala grupal de Skype al comienzo del día. Todos los empleados trabajaban normalmente, pero podían hablar entre ellos en cualquier momento durante la jornada laboral.
    • Juegos virtuales: Para crear un entorno de trabajo divertido y amigable, el equipo remoto de Salesforce juega en línea bonk .io, un sencillo juego de física multijugador. Otro ejemplo es el del equipo de SnackNation, el juego titulado nombra esa canción emoji .
    • Pista del misterio del asesinato: Reúne a tu equipo y resuelve virtualmente el caso de un crimen criminal. Este es un ejercicio de formación de equipos remoto utilizado por Microsoft.

    La formación de equipos eficaz es un determinante crítico del éxito del proyecto, y la creación de conexiones de apoyo en toda la empresa trasciende los beneficios a este nivel. Aproveche las herramientas sociales a su disposición (Slack o Chanty, Zoom o Google Meet) y dé a los miembros tiempo para construir y conectarse con otros en toda la organización.

    Consejo # 5: Comuníquese bien, de forma asincrónica

    La comunicación asincrónica es una tipo de comunicación en la que una persona proporciona información, pero hay un lapso de tiempo antes de que el destinatario tome la información para ofrecer una respuesta.

    La comunicación asincrónica es muy común en equipos remotos, especialmente aquellos que se distribuyen por todo el mundo y operan en zonas horarias.

    Al comunicarse asincrónicamente, tenga en cuenta que el destinatario necesita toda la información necesaria para reducir la cantidad de preguntas de seguimiento que consumen mucho tiempo.

    La comunicación asincrónica describe la mayor parte de la comunicación en Process Street. Con el tiempo, hemos aprendido a comunicarnos en exceso cuando chateamos con alguien que no está en línea para evitar largas brechas que bloquean las tareas de los demás y perjudican la productividad del equipo.

    Comunicarse bien y de forma asincrónica es algo que puede aprender a hacer con el tiempo. . Para ayudarlo, reconozca los componentes clave de la comunicación asincrónica que se indican a continuación:

    • Se brinda suficiente información para cubrir posibles preguntas de seguimiento: Es necesaria la comunicación excesiva y trate de no dejar abiertos los bucles de conversación.
    • Una fecha límite: Establezca una fecha límite para cuando necesite una respuesta, explique la urgencia y, si las tareas están bloqueadas, indíquelo.
    • Proporcione enlaces, imágenes y tanta información de apoyo como sea posible: Este es bastante autoexplicativo. Brinde todo lo que pueda para que pueda obtener la respuesta que necesita, y con el mayor detalle posible.
    • Una necesidad concreta: ¿Qué desea obtener de la comunicación? ¿Necesita la aprobación de la tarea? ¿Necesitas más explicaciones? Sea extremadamente claro con quienquiera que esté hablando.

    GitLab, una plataforma de DevOps basada en la web, ha operado en gran medida mediante comunicación asincrónica. Al trabajar para garantizar que dicha comunicación se realice bien, GitLab puede: mantener el liderazgo durante el trabajo remoto; reducir la ambigüedad en los modos de comunicación; agregue un elemento de flexibilidad en la vida diaria de los miembros del equipo y respalde la visión a largo plazo de una fuerza laboral remota global.

    La comunicación asincrónica es esencialmente comunicación proactiva. ¡Cuando se ejecuta, mantiene a los equipos funcionando como una unidad completa a pesar de las diferencias en la ubicación!

    Comuníquese de manera efectiva y mantenga a su equipo remoto unido y encaminado

    Si ha realizado la transición al trabajo remoto, es natural sentir aprensión por cómo administrará su equipo remoto. A pesar de la gran cantidad de beneficios potenciales, el trabajo remoto también presenta sus desafíos. Puede resultar difícil mantener una fuerte unidad de equipo, importante para el éxito del proyecto y de la organización. Sin embargo, la comunicación es la clave del éxito aquí.

    Para resumir las principales conclusiones de esta publicación, asegúrese de:

    • Configurar una aplicación de mensajería instantánea,
    • Documentar sus procesos comerciales,
    • Usar sus reuniones para formar relaciones de equipo positivas,
    • Asegurar la comunicación interdepartamental,
    • Aprender a comunicarse de manera eficaz, asincrónica.

    Puede mantener a su equipo unido y encaminado mientras trabaja desde casa. Como trabajador remoto experimentado, gestionando proyectos dentro de mi equipo, estos son mis secretos para el éxito. Funcionarán para usted, simplemente pruébelos usted mismo.

     Jane Courtnell
    Jane Courtnell

    Acerca del autor: Soy redactora de contenido en Process Street [19659044]. Mientras obtenía mi título en Biología, especializándome en Ciencias Ambientales, en el Imperial College de Londres, desarrollé un entusiasmo por escribir para comunicar problemas ambientales. Continué mis estudios en la Escuela de Negocios del Imperial College; y con esto, mi escritura se amplió en alcance cubriendo temas relacionados con negocios, tecnología y sustentabilidad. Cuando no estoy escribiendo, disfruto estar en la montaña, correr y escalar.



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