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5 formas de mejorar la rendición de cuentas en el lugar de trabajo


La responsabilidad en el lugar de trabajo una vez se sintió disciplinaria, pero Jennifer Bridges, PMP, muestra que la responsabilidad en la gestión de proyectos ahora consiste en preparar a los equipos para el éxito.

¡Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra como referencia!

En revisión: 5 maneras de mejorar la responsabilidad en el lugar de trabajo

La responsabilidad es una palabra que ha evolucionado en su significado, al menos en el mundo de la gestión de proyectos, dijo Jennifer. Donde una vez tuvo la mancha del castigo, comparable a estar bajo el control de un gerente, esa definición ha cambiado desde entonces a ser más positiva.

Jennifer dijo que la responsabilidad es realmente un mecanismo para preparar a los equipos para el éxito. Entonces, ¿cómo se define la rendición de cuentas en la gestión de proyectos?

¿Qué es la rendición de cuentas?

Jennifer define la responsabilidad como una obligación. Piense en ello como una disposición a aceptar la responsabilidad, dijo.

Cuando se lo analiza desde este punto de vista, la responsabilidad es una medida importante del éxito de los empleados. No actúa como un palo sino como una zanahoria que guía a las personas y les ayuda a aprender de sus errores y aceptar su parte en el proyecto.

Al aceptar la responsabilidad, un miembro del equipo muestra que están involucrados en el proyecto y no están pasando el dinero, por así decirlo. Sin embargo, la rendición de cuentas necesita contexto.

Un escenario de responsabilidad

Para subrayar la importancia de considerar cada situación como única, Jennifer ofreció algunos escenarios en los que la responsabilidad no es clara inmediatamente.

Por ejemplo, ¿qué pasa si el gerente cree que están dando instrucciones muy claras y estableciendo expectativas claras, pero no son tan claras para el miembro del equipo, o al menos no están seguras?

Entonces, ¿qué pasa si el miembro del equipo no sigue por sea ​​cual sea el motivo, tal vez estén avergonzados o se sientan intimidados por el gerente. Tal vez son apáticos o abrumados por demasiadas solicitudes rivales.

¿Son responsables o no? No es tan fácil, ¿verdad? Lo mejor es no hacer demasiadas suposiciones y estar abierto a la posibilidad de que haya más en juego de lo que pueda brillar en el encuentro.

Cómo mejorar la responsabilidad

Jennifer ofreció un puñado de sugerencias para ayudar a maniobrar a través del campo minado de responsabilidad.

  1. Definir roles y responsabilidades para los miembros del equipo: No puede responsabilizarse de lo que no sabe por lo que se supone que debe rendir cuentas. Por lo tanto, comunique claramente quién hace qué, y obtenga retroalimentación y la concurrencia del equipo. Haga preguntas y asegúrese de que todos estén en sintonía.
  2. Clarifique la estructura de informes: La responsabilidad necesita una estructura. Debe existir un sistema para explicar quién informa a quién, quién puede autorizar y aprobar, para que haya un canal claro para diseminar e informar sobre el trabajo de las personas y su responsabilidad con él. Nuevamente, preguntas de campo del equipo para asegurarse de que el proceso de informes sea entendido por todos.
  3. Proporcione Fechas Límite Específicas: Si las tareas son abiertas, entonces no puede haber responsabilidad por la falta de plazos que no existen. Por lo tanto, tenga en claro cuándo debe entregarse una tarea o un entregable, y tal vez configure notificaciones para recordarles a los miembros del equipo cuándo se avecinan los plazos. Como siempre, obtenga comentarios y responda las preguntas que el equipo tenga sobre este proceso.
  4. Documente todo: Bueno, tal vez no todo, pero la documentación es el documento que garantiza que la persona responsable lo sepa. Asegúrese de preguntar al equipo si tienen alguna pregunta sobre el proceso de documentación.
  5. Enviar alertas, desencadenantes y notificaciones: Hay software de administración de proyectos que puede automatizar recordatorios de plazos inminentes, pero también cuando una tarea llega tarde, y cualquier cantidad de otras notificaciones. Puede decidir qué desea comunicar a su equipo a través de este sistema, lo que le evita dar la impresión de que está constantemente mirando por encima de sus hombros. Pero antes de programar estas alertas, asegúrese de conversar con el equipo y obtener sus comentarios.

Sugerencias: Una herramienta de administración de proyectos que admita la visibilidad de las tareas y el seguimiento del tiempo sería ideal para implementar estos consejos de responsabilidad. El software de gestión del tiempo lo ayuda a administrar mejor a su equipo.

Transcripción:

Hoy estamos hablando de cinco formas de mejorar la responsabilidad en el lugar de trabajo. Bueno, la rendición de cuentas puede parecer un término anticuado, pero está vivo y bien hoy.

Puede que hayamos pensado en ello en el pasado, ya que tal vez un gerente se acerca a ti preguntando por algo que tal vez hiciste o no hiciste . Pero hoy, lo pensamos … realmente estamos tratando de hacer que los miembros de nuestro equipo sean exitosos. Si lo piensas, es una medida importante del éxito de los empleados.

Entonces, ¿qué es la responsabilidad? Es una obligación o disposición a aceptar responsabilidad.

Entonces, aquí hay un escenario común que vemos en el lugar de trabajo. Un gerente piensa que él o ella da instrucciones o expectativas claras. Entonces, el miembro del equipo puede no estar seguro de cuáles son exactamente las expectativas o qué se debe hacer, pero no hicieron el seguimiento para aclarar.

Bueno, podría haber razones para eso. El miembro del equipo puede sentirse avergonzado de volver atrás y preguntar, pueden sentirse un tanto intimidados por el gerente, pueden ser totalmente apáticos y realmente no les importa, y pueden tener demasiadas solicitudes rivales y simplemente no se dan cuenta. Tengo tiempo para volver a la persona.

Entonces, ¿son responsables o no? Realmente no sabemos en este punto porque tal vez no tienen la información que necesitan para realizar el trabajo.

Veamos cinco formas de mejorar la rendición de cuentas.

Número uno, definir roles y responsabilidades para cada miembro del equipo. Asegúrese de que todos sepan quién hace qué y obtener retroalimentación en concurrencia. Asegúrese de que cada persona sepa y entienda, deles la oportunidad de hacer preguntas. Tal vez no sientan que tienen habilidad para hacerlo o tal vez solo necesiten más aclaración.

Número dos, aclare la estructura de presentación de informes. Que todos sepan quién informa a quién. Tal vez los entregables son algunas de las cosas que son responsables o responsables, necesitan autorizaciones o ciertas aprobaciones. Así que asegúrese de que sepan a quién informan. Y de nuevo, siempre digo hacer preguntas y asegurarme de que entienden cuáles son esas líneas.

El número tres, proporciona fechas límite específicas. Deje que todos sepan cuándo deben realizarse las tareas o los entregables, y configure cualquier tipo de notificación para que sepan de antemano. Y nuevamente, haz cualquier pregunta. Dé a las personas la oportunidad de informarle si es razonable que eso se pueda completar en ese plazo.

Y luego documente. Esto es lo más importante es documentarlo y dárselo a todos en el equipo para que tengan pruebas o que tengan algo que puedan ver para ver de qué son responsables y de qué es responsable cada miembro del equipo. Pero asegúrese de que todos sean responsables, que realmente lo sepan.

Probablemente todos hemos estado en esas situaciones en las que alguien esperaba algo de nosotros, pero fuimos los últimos en saberlo. Y otra vez, deles a todos la oportunidad de hacer preguntas.

Y luego el número cinco, envíe alertas, disparadores y notificaciones. Con las herramientas de hoy en día, es fácil de configurar para que las personas puedan recordar con anticipación, tal vez durante o incluso después. Y otra vez, deles a las personas el tiempo o la capacidad de hacer preguntas.

Y aquí está mi consejo más importante: usar herramientas. Hoy tenemos tantas herramientas y aplicaciones que pueden admitir la visibilidad de la tarea y el seguimiento del tiempo. Así que esto da un poco más de información sobre responsabilidad y para que pueda determinar si los miembros del equipo son responsables o no.

Pero si necesita una herramienta que pueda ayudarlo con su responsabilidad con los miembros de su equipo, inscríbase en nuestro software ahora en ProjectManager.com.

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