Project Management Skills, Project Sponsor

5 maneras de involucrar a su patrocinador del proyecto


Los gerentes de proyecto a menudo se encuentran en una posición en la que su jefe tiene varios niveles superiores a los de su jerarquía y no pasan mucho tiempo con su gerente de línea real. Lo adivinaste: estoy hablando de trabajar para un patrocinador de proyecto.

Muchos de los patrocinadores de mi proyecto han sido personas de C-suite con muchas otras demandas en vez de contestar mis correos electrónicos. Aquí están cinco de los consejos que he usado en mi beneficio de los años para ayudar a construir relaciones exitosas con el patrocinador cuando se administra y se comunica.

1. Sea digno de confianza

Este es probablemente el punto más importante. Los patrocinadores estarán más inclinados a participar si confían en lo que está haciendo.

La confianza no es algo que se gana de la noche a la mañana, así que comience con respeto mutuo. Respeta su posición y autoridad y actúa como si fuera a confiar en los tuyos, incluso si todavía no tienes evidencia de eso. Genera confianza por:

  • Cumpliendo con sus promesas
  • Completando tareas, especialmente las que han solicitado
  • Mostrando que usted sabe lo que se necesita para realizar el trabajo y luego hacerlo.

también puede disfrutar de la confianza reflejada: en otras palabras, su reputación va delante de usted y ayudará a darle forma a la opinión de un patrocinador de proyecto sobre usted. Si otro alto directivo confía en usted y su equipo confía en usted, todo se debe a garantizar que todos los contactos nuevos también lo hagan.

La confianza genera compromiso porque el patrocinador no tendrá la sensación de tener que administrarlo en forma micro para obtener tareas terminado. Además, ¿no está más inclinado a tratar con los correos electrónicos y solicitudes de sus colegas de confianza que con una persona de ventas con la que no ha tenido trato antes?

2. Be Structured

La comunicación estructurada ayuda a establecer expectativas. Si saben que van a enviar su informe de proyecto todos los viernes por la tarde, entonces lo esperarán (y pensarán mal si no cumplen con sus compromisos).

Puede cubrir este tipo de compromiso como parte de su primera reunión con el patrocinador de su proyecto.

Las interacciones estructuradas también lo ayudan a distinguirse como un colega confiable y confiable. Es más fácil relacionarse con alguien que acude a una reunión con una agenda clara y recorre los puntos en orden, sin perder tiempo.

3. Sé claro

Deshazte de la jerga. Su patrocinador ejecutivo no comprende la terminología de la gestión de proyectos, y no deberían tener que hacerlo. Deja de hablar sobre los CSF y los diagramas de Gantt; comience a hablar sobre cómo va a medir el éxito del proyecto y planificar el trabajo.

Una de las formas más rápidas de perder el compromiso en un proyecto (o en cualquier situación comercial) es alejar al equipo utilizando un lenguaje que no entender. Deberían sentirse como si estuvieran juntos en esto y no pueden hacer eso si tienen que cuestionar lo que el gerente de proyecto quiere decir cada pocos minutos.

Peor aún, algunos gerentes sénior son, digamos, reacios a hacer preguntas que resaltan lo que no saben, por lo tanto, se destrabarán lentamente o desempeñarán su función de manera deficiente porque no comprenden lo que se requiere. O incluso intente alinearlo para que puedan trabajar con alguien en quien confíen para que sea claro y útil.

4. Sé transparente

A nadie le gustan las sorpresas en el trabajo, y los patrocinadores no son la excepción. No he trabajado con un solo patrocinador del proyecto que preferiría ocultar la verdad sobre un problema en lugar de recurrir a ellos de inmediato. Si conocen los problemas que enfrenta, pueden ayudarlo a solucionarlos. Y se detiene el riesgo de que parezcan estúpidos si uno de sus colegas descubre el problema antes que ellos.

Su patrocinador estará más comprometido porque ellos entenderán que está haciendo su mejor esfuerzo para mantenerlos informados y proporcionarles con información que les ayuda a hacer su trabajo.

5. Sea flexible

Cada proyecto es diferente, al igual que cada patrocinador del proyecto es diferente. Y no solo trabajará con su patrocinador; es probable que su proyecto lo ponga en contacto con sus colegas y otros gerentes de alto nivel. Como resultado, tendrá que flexionar su estilo para aprovechar al máximo sus interacciones con las diferentes personalidades.

¿Qué quiero decir con eso? Quiero decir que si alguien prefiere la comunicación por correo electrónico, utiliza el correo electrónico. Si alguien prefiere que haga una cita para verlos a través de su asistente, entonces haga eso. Un líder superior puede preferir dejar el asiento trasero a menos que se le solicite contribuir, otro podría preferir dominar las reuniones de su junta de proyectos (lo que podría ser una de las razones por las cuales su junta de proyectos no funciona).

Use sus habilidades como facilitador , observe y escuche para comprender los estilos de trabajo preferidos de los ejecutivos con los que se relaciona, y adapte sus propias interacciones en consecuencia. Ellos se sentirán más comprometidos como resultado.

Finalmente, agregaría que estar certificado ayuda a construir buenas relaciones de trabajo con el patrocinador de su proyecto y sus colegas de la C-suite (aquí hay algunas otras sugerencias para construir buenas relaciones laborales en la oficina). ).

Podría tomar una credencial de gestión de proyectos, mi clase magistral en gestión de partes interesadas o simplemente tomarse un tiempo para hacer desarrollo profesional en la forma de otro curso de capacitación. Al invertir en su carrera, muestra a las partes interesadas que realmente quiere mejorar sus habilidades y que sabe de lo que está hablando.

Una vez más, es más probable que participen porque creen que está haciendo el mejor trabajo que puede y que es probable que obtengas resultados. Nadie quiere alinearse con un proyecto que está en riesgo de fracasar, por lo que trabajar con alguien que toma en serio el desarrollo profesional es algo bueno.


Nadie quiere alinearse con un proyecto que está fallando
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Cada patrocinador de proyecto será diferente y exigirá una respuesta diferente de usted. El mejor consejo que puedo dar es que debe estar atento a los signos de compromiso y ser rápido cuando los vea desaparecer.

Ingrese temprano para hablar honestamente con su patrocinador y podría evitar un costoso fracaso del proyecto, tanto en los negocios términos y en términos de su carrera personal. Averigüe por qué el compromiso no está allí y cambie lo que está haciendo para devolverlos a bordo.

Una versión de este artículo apareció por primera vez en el PMO Perspectives blog .

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 5 formas de involucrar a su patrocinador del proyecto

publicar 5 formas de involucrar a su patrocinador del proyecto apareció primero en la Guía de la niña para la gestión de proyectos.

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