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5 pasos para el cierre del proyecto


Se dedica tanto tiempo y esfuerzo a la planificación de un proyecto, que a menudo se olvida que el final de un proyecto es igualmente importante. Hay mucho trabajo involucrado incluso una vez que un proyecto está técnicamente completo. Nuestra plantilla de cierre de proyecto gratuita es un gran recurso para ayudarlo a recordar lo que queda por hacer.

Por ejemplo, hay muchas tareas que aún debe completar. Pueden ser de procedimiento, pero eso no los hace menos importantes. Hay aprobaciones, firmas, pagos, todo lo cual puede parecer que le está exigiendo papeleo, pero dígaselo al miembro del equipo que espera recibir el pago.

Sin mencionar que cuando finaliza un proyecto, es probable que comience otro. Por lo tanto, desea obtener soporte de transición para este cambio. Tendrá que liberar recursos, archivar documentos y no olvide reconocer el éxito del proyecto con una fiesta o algún tipo de celebración. Eso también es importante.

Pasos para cerrar un proyecto

El cierre del proyecto es la fase final de su trabajo, es el último giro del ciclo de vida del proyecto y, como cualquier otro aspecto de un proyecto, requiere un proceso. Los siguientes son cinco pasos que debe seguir para asegurarse de que ha salpicado todas las I y cruzado todas las T, además de aprovechar al máximo la experiencia.

 lista de verificación de cierre del proyecto

1 . Organizar un Post Mortem

Administrar un proyecto no se trata solo de tareas y recursos, presupuesto y plazos, es una experiencia de la que puedes aprender constantemente. Si bien debería haber estado aprendiendo durante todo el proyecto, ahora es un buen momento para mirar hacia atrás sin la presión y las distracciones que podrían haber opacado su enfoque.

Reúna al equipo central para invitar comentarios sobre lo que funcionó y lo que no funcionó. Fomentar la honestidad. Al documentar los errores y los éxitos del proyecto, está creando un catálogo que ofrece datos históricos. Puede regresar y revisar la información en busca de precedentes cuando planifique nuevos proyectos. Los proyectos nunca son cosas independientes, sino parte de un continuo, donde los detalles pueden variar, pero los métodos generales generalmente siguen siendo los mismos. Se genera una gran cantidad de conocimiento después del cierre de cualquier proyecto.

Si planifica y administra sus proyectos en un software de administración de proyectos centralizado, como ProjectManager.com, tendrá acceso a todos sus proyectos anteriores. De esa manera, cuando esté planeando un nuevo proyecto, puede revisar rápidamente documentos, tareas, comentarios y plantillas antiguos en el sistema. También simplifica la incorporación para el próximo proyecto, ya que los miembros del equipo ya deberían estar en el sistema.

 plan de proyecto que se está cerrando
Un plan de proyecto junto a una lista de archivo de proyecto en la izquierda

2. Papeleo completo

Como se señaló, los proyectos generan resmas de documentos. Estos documentos tendrán que ser aprobados y aprobados por las partes interesadas. Todo necesita atención y debe firmarse, que es la prueba legal de que estos documentos han concluido. Eso incluye cerrar todos los contratos que haya hecho con socios internos o proveedores o cualquier otro recurso con el que haya contratado.

Esto incluye abordar todos los pagos pendientes. Desea asegurarse de que todas las facturas, comisiones, tarifas, bonos, lo que tenga, estén pagados. Complete todos los costos involucrados con el proyecto. No se hace, si no se paga.

El software de informes automatizado puede ser de gran ayuda durante este proceso. ProjectManager.com permite a los gerentes crear informes con solo un clic. Esto incluye informes como informes de partes de horas, para que pueda ver rápidamente las horas trabajadas por un miembro del equipo durante la vida del proyecto. También puede crear más informes específicos de partes interesadas, como informes de estado, informes de variación o informes del plan del proyecto. Todo está automatizado en nuestro software de gestión de proyectos, lo que le ayuda a llegar al final del proyecto aún más rápido.

 informe de hoja de tiempo para el proyecto de cierre
ProjectManager.com tiene informes de proyecto automatizados— ¡Pruébelo gratis!

3. Recursos de lanzamiento

Usted reúne un equipo para el proyecto y ahora debe cortarlos. Es un proceso formal y crucial que los libera para el próximo proyecto. Cada equipo se reúne por la combinación de habilidades y experiencia que aportan a un proyecto. El proyecto determina los miembros del equipo con los que querrás trabajar, y cada proyecto será un poco diferente, lo que se reflejará en el equipo contratado para ejecutarlo.

Relacionado: Cómo administrar la carga de trabajo de su equipo

Esto es cierto tanto para recursos internos como externos. Los externos pueden ser más obvios, ya que contrató con ellos, y ese contrato tendrá una duración. Cuando termine, asegúrese de que todos estén pagados en su totalidad para que puedan cerrar sesión y salir. Pero los recursos internos permanecen, por lo que debe recordarse que su tiempo en el proyecto también es limitado, y podría estar bloqueando los proyectos de otros equipos si no libera sus recursos una vez que el proyecto esté terminado.

4. Documentos de archivo

Hay lecciones que aprender de los proyectos antiguos, por lo que se reúne regularmente con su equipo durante el proyecto y mira hacia atrás en el proceso posterior. Sin embargo, si no tiene un archivo en el que extraer los registros antiguos, cualquier conocimiento que obtenga se pierde debido a una organización y administración deficientes. Trabajó duro para tener una excelente documentación del proyecto, no la pierda.

Antes de cerrar un proyecto, archive todos los documentos y todas las notas y datos que puedan resultar útiles. Incluso si nunca accede a él, es necesario mantener un rastro en papel del trabajo realizado en cualquier proyecto para otras personas de la organización. Esto puede incluir equipos legales, o equipos de recursos humanos, o incluso su sucesor. Nunca se sabe cuándo alguien podría tener que regresar y responder una pregunta o si desea saber cómo se resolvió un problema anterior. Considérelo como guardar provisiones para el invierno.

5. Celebra el éxito

Si te parece tonto, entonces no estás haciendo tu trabajo. No hay nada tonto en recompensar a su equipo por reconocer un trabajo bien hecho. Crea un cierre, que es de lo que se trata esta parte del proyecto, pero también planta una semilla que florecerá en proyectos posteriores cuando trabajes con miembros del antiguo equipo.

Eso es porque cuando notas un trabajo bien hecho Estás construyendo la moral. Hace que los miembros del equipo se sientan mejor. Es posible que haya sido un maestro de tareas difíciles en el proyecto, pero les da su merecido por un trabajo bien hecho. Eso crea lealtad, y van a trabajar aún más duro la próxima vez. Y habrá una próxima vez, porque un equipo feliz es un equipo que retienes. ¿Por qué querrías cerrar un proyecto y perder los recursos que lo convirtieron en un éxito? ¡Afloje!

Lista de verificación de cierre del proyecto

Para asegurarse de que cada i esté punteado y cruzado, siga esta lista de verificación de cierre del proyecto paso a paso.

  1. Comience por el principio con el documento del alcance del proyecto que creó y asegúrese de cumplir con todos los requisitos enumerados allí.
  2. Asegúrese de que todos los entregables hayan sido entregados y firmados por las partes interesadas, obteniendo su aprobación y satisfacción.
  3. Otros documentos del proyecto también deben ser firmados por la persona adecuada , esto incluye todos los contratos y acuerdos pendientes con proveedores y otros contratistas.
  4. Una vez que se firman los documentos, trátelos y pague todas las facturas y cierre todos los contratos relacionados con el proyecto.
  5. Agregue todos los documentos, incluidos finalizando todos los informes del proyecto, luego organícelos y archívelos como datos históricos que se utilizarán para referencia futura.
  6. Utilice los documentos recopilados para identificar y documentar las lecciones aprendidas en el transcurso de la pr expulse, incluyendo cualquier comentario de los interesados, para que no cometa los mismos errores en proyectos futuros.
  7. Asigne una persona de apoyo de transición para guiar el proyecto después de la finalización, de modo que el cierre del proyecto sea completo.
  8. Liberar o reasignar los recursos del proyecto, que incluyen su equipo y otro personal del proyecto y cualquier equipo o alquiler de sitio utilizado para el proyecto.
  9. Si no ha utilizado un software de gestión de proyectos, obtenga uno, ya que ayuda a controlar no solo el ciclo de vida de el proyecto, pero también el proceso de cerrar el proyecto a fondo.
  10. Finalmente, pero quizás lo más importante, celebre con su equipo de proyecto. Hicieron el trabajo y merecen crédito y la oportunidad de desahogarse hasta que se inicie el próximo proyecto.

Por qué terminar un proyecto adecuadamente hace que su próximo proyecto sea mejor

Una vez que haya cerrado el proyecto, ahora tiene el documentación para compartir y hablar con su equipo. También tiene la oportunidad de escuchar al equipo de una manera más íntima y casual que les permite expresar sus opiniones sobre la gestión del proyecto.

Toda esta información podría no utilizarse más adelante, pero es útil porque proporciona perspectiva y brinda a todos los involucrados una visión más completa de la mecánica del proyecto. Tomarse el tiempo para tener una autopsia después de que se complete el cierre del proyecto lo coloca a usted y a su equipo en posición de comenzar el próximo proyecto desde un lugar más informado.

Esta publicación se actualizó en noviembre de 2019.

Parte del cierre de un proyecto es poder planificarlo y ejecutarlo. Ahí es donde entra ProjectManager.com. Como software basado en la nube, le permite a usted y a su equipo obtener datos en tiempo real al monitorear e informar sobre el proyecto. Además, su documentación es más accesible y segura. Compruébelo usted mismo al tomar esta prueba gratuita de 30 días.

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