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5 principios Kaizen que sustentan la metodología


Todos queremos mejorar, o deberíamos hacerlo. La complacencia puede sentirse bien en el momento, pero ese momento pasa rápidamente. No se quede atrás.

La pregunta es ¿cómo se puede mejorar? Hay muchas respuestas, desde el estado físico y educativo hasta la espiritualidad. Pero, ¿existe una teoría unificadora de la mejora y, de ser así, puede sostenerse?

¿Has oído hablar de Kaizen? Es una palabra japonesa que literalmente significa mejora. Ese parece ser un buen lugar para comenzar nuestra búsqueda hacia la mejora.

Metodología Kaizen

Bien, sabías que esto eventualmente se vincularía con la metodología. Después de todo, somos gerentes de proyecto. Entonces, vamos al grano. Kaizen significa mejora, pero más que eso, significa mejora continua. La mejora que no llega más allá de lo que puede hacer actualmente es estática.

Kaizen puede traducirse como mejora, pero más precisamente significa cambio para mejor (kai es cambio y zen es para mejor). En términos de negocios, kaizen significa que todas las actividades deben mejorar continuamente. Eso significa todo en la organización, desde los empleados hasta el CEO. Pero no solo se aplica al personal, también se incluyen procesos.

La idea fue codificada por Masaaki Imai, un teórico organizacional y consultor de gestión, hace más de 30 años con la publicación de este libro, Kaizen: la clave del éxito competitivo de Japón . Desde entonces, las implicaciones han ido más allá de la industria y los principios kaizen se han utilizado para ayudar en la atención médica, la psicoterapia, el gobierno, la banca e incluso el coaching de vida.

La metodología kaizen trabaja en mejoras constantes a través de la eliminación de desperdicios. Ha existido en Japón desde después de la Segunda Guerra Mundial, aunque influenciado por ideas de gestión de calidad de los Estados Unidos. Es parte de The Toyota Way, que es un conjunto de principios que respaldan el enfoque de gestión de la empresa para la producción.

Principios de Kaizen

Los cinco principios de kaizen son fundamentales para cualquier aplicación de kaizen

  1. Conozca a su cliente: El conocimiento de a quién le está vendiendo un producto o servicio es cómo uno crea valor. Es clave que las empresas identifiquen los intereses de sus clientes para mejorar su experiencia.
  2. Let It Flow: Esto se aplica al objetivo de lograr cero desperdicio. Puede ser un objetivo imposible, pero eso es kaizen para ti: si pudieras lograr ese objetivo, la mejora se detendría. Por lo tanto, todos en la organización están trabajando para eliminar cualquier desperdicio de su rincón del negocio y al mismo tiempo en el proceso de creación de valor.
  3. Vaya a Gemba: La traducción literal de gemba es "el lugar real". contexto, se trata de liderazgo y saber lo que está sucediendo en todos los niveles de la organización. Puede pensar que sigue la acción, ya que el valor se crea donde algo realmente está sucediendo. Ahí es donde quieres estar.
  4. Empoderar a las personas: Este está dirigido a los equipos y organizarlos de tal manera que apoye los principios kaizen. Por lo tanto, el liderazgo debe establecer objetivos para sus equipos que no sean contradictorios. Deberían ofrecer un sistema y herramientas para ayudar a los equipos a alcanzar estos objetivos.
  5. Sea transparente: Los datos son el factor determinante más importante. Es la métrica que mide el éxito. Por lo tanto, el rendimiento y las mejoras deben ser rastreados con datos reales

Kaizen en acción

Los principios son las luces guía, el plan de acción es donde Kaizen sale a la carretera corriendo. Se trata de organizar, de modo que el enfoque siempre esté en la mejora y su objetivo sea cada parte de la organización. Todos son parte del proceso. Una aplicación coherente del plan de acción kaizen conduce a mejoras continuas.

Primero, tome cada rincón de su organización y busque formas de mejorarlas. Esto implicará la colaboración del equipo y la participación total de todos. Las personas necesitan autonomía para actuar sobre las mejoras, lo que construye una cultura de compromiso. Esto se hace con un flujo continuo de sugerencias y luego implementarlas para mejorar la organización.

Cada evento se describe con el acrónimo PDCA, que significa planificar, hacer, verificar, actuar. Comience por establecer metas, con documentación y antecedentes. Luego revise cuál es el estado actual de esa parte del negocio y planifique mejorarlo. Identifique qué mejoras se implementarán e intente solucionar lo que no funciona. Informe los resultados, haga un seguimiento y repita.

La idea de hacer siempre pequeñas mejoras no es diferente a la manufactura esbelta, especialmente con el énfasis de eliminar el desperdicio. Kaizen, como un enfoque ágil o ágil, trabaja con iteraciones. Mantiene a las compañías flexibles.

Cómo trabajan juntos Kaizen y ProjectManager.com

Las ideas son geniales y las metodologías son fundamentales para implementar esas ideas. Pero los mejores planes de ratones y hombres a menudo se descarrían si no tienen una herramienta de gestión de proyectos para seguir su progreso. ProjectManager.com es un software dinámico y ágil que cobra el cheque que escribe kaizen.

 los tableros kanban siguen las mejoras de kaizen

ProjectManager.com tiene tableros Kanban para rastrear el progreso

Lo que ProjectManager.com proporciona es una forma de monitorear Esa mejora. Kanban es otro trabajo japonés, que se traduce como letrero o cartelera. También creció a partir de la forma de fabricación de Toyota, que ofrece un flujo de trabajo visual que aumenta la eficiencia al garantizar que los suministros que necesita ahora estén siempre a mano, pero no más que deben almacenarse.

Es un elegante sistema de columnas y tarjetas . Cada columna puede tener un hacer, hacer y encabezado hecho. Debajo de cada uno de esos encabezados de columna hay tarjetas, que capturan la tarea individual. Luego, estas tarjetas se mueven de columna en columna a medida que se identifican, trabajan y completan.

Estas tablas son una excelente manera de seguir el progreso de las mejoras. Con ProjectManager.com, los tableros kanban son aún más útiles, ya que pueden asignarse a miembros específicos del equipo o a un grupo completo. Luego, debido a que el software está en línea, a medida que los equipos actualizan su estado, la información se refleja instantáneamente en el software.

 el tablero en tiempo real lo mantiene al tanto del progreso

Progress en tiempo real de las pistas del tablero

Kaizen fomenta la colaboración y ProjectManager.com apoya el trabajo en equipo al brindar a los equipos una plataforma para comunicarse a nivel de tarea. Los documentos e imágenes se pueden adjuntar a la tarjeta en la vista de la placa de nuestro software, por lo que estos archivos importantes son de fácil acceso. Hay un cuadro de conversación para dialogar con otros miembros del equipo. Cuando se agrega un comentario, se notifica a todos los asignados a la tarea. Es especialmente útil si sus equipos se distribuyen en diferentes sitios.

Pero los equipos no son los únicos que se benefician de ProjectManager.com. Así como Kaizen involucra a toda la organización en la realización de mejoras continuas, ProjectManager.com también brinda a los gerentes las herramientas que necesitan para asignar fácilmente y monitorear el progreso de las mejoras a medida que se implementan.

Mientras que los gerentes de proyecto pueden ver el progreso de implementación de kaizen en el tablero kanban, probablemente van a querer información más detallada. ProjectManager.com tiene un panel de control en tiempo real que recopila todos los datos ingresados ​​por los miembros del equipo y luego agrupa esos números en una serie de métricas del proyecto que se muestran en un solo lugar.

El panel de control en tiempo real tiene colores y es fácil de leer. gráficos y cuadros que rastrean el progreso, la carga de trabajo, los plazos y más. Estos se pueden compartir o imprimir para su presentación. Pero en ProjectManager.com, los gráficos y cuadros se pueden filtrar para mostrar solo la cantidad de datos que necesita. Esto significa que cuando un gerente de proyecto está discutiendo elementos con el equipo, puede profundizar en los datos, pero si las partes interesadas necesitan una descripción más general, eso se puede mostrar con un clic.

Kaizen y ProjectManager.com son una combinación hecha en el cielo de gestión de proyectos. Pero ProjectManager.com puede hacer mucho más que ayudarlo a implementar el cambio. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube puede planificar, monitorear e informar sobre cualquier tipo de proyecto. Los diagramas de Gantt en línea hacen que la programación sea colaborativa y los equipos adoran nuestras listas de tareas y hojas de tiempo fáciles de usar. Vea cómo ProjectManager.com puede mejorar su gestión de proyectos hoy mediante esta prueba gratuita de 30 días.

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