Collaboration, communication, deadlines

5 tácticas para garantizar que otros no arruinen sus fechas límite


Su equipo de marketing está trabajando en una nueva campaña de generación de prospectos, y para hacerlo necesita datos del departamento de ventas.

Establece una fecha límite para cuando necesita esa información. Pero esa fecha final aparece y desaparece, y aún así, no hay nada más que grillos en su bandeja de entrada. Entonces, haces un seguimiento.

El equipo de ventas te dice que no pudieron llegar a él. Le aseguran que está en su lista, y lo enviarán cuando puedan.

Ahora, su equipo está paralizado y usted está atrasado en un producto que tenía que cumplir, lo que enviará una onda expansiva. efecto a través de todo su flujo de trabajo y, sin duda, terminar en un montón de estrés y caos.

Es frustrante, ¿no? Pero, también es común en el mundo del marketing.

Según nuestro informe de State of Agile Marketing 2016, uno de los mayores problemas que enfrentan los especialistas en marketing cuando colaboran con otros departamentos es obtener la información necesaria a tiempo (el 16.7% de los comercializadores lo citan respuesta).

Además, un informe de The Creative Group descubrió que los procesos de aprobación extremadamente lentos son uno de los principales desafíos que las creatividades deben superar al colaborar con otros departamentos.

Mientras que la demora en obtener los materiales lo que necesita es suficiente para obligarlo a apretar la mandíbula, de muchas maneras es comprensible.

"Cada departamento tiene sus propios proyectos y procesos", explica Michelle Kubot, Directora de Marketing en Ambrosia Treatment Center, "Es de naturaleza humana preocuparse más por nuestras propias prioridades. "

Pero, tan fácil como señalar a otros equipos por su enfoque despreocupado de sus plazos, usted también tiene una parte en esto.

¿Cómo puede hacer que sus fechas límites se queden? [19659012]. Afortunadamente, hay algunas tácticas que puede implementar para administrar de forma proactiva esa relación e inspirar a los otros departamentos dentro de su organización a respetar y respetar los plazos establecidos.

1. Relacione proyectos con resultados

Cuando envía solicitudes a otros departamentos, ¿cómo se ve eso? Estamos dispuestos a apostar que envíe un correo electrónico que diga algo como:

Necesitamos que presente los datos de ventas del año pasado para este miércoles.

Falta mucho contexto esa solicitud, principalmente cómo esa actividad contribuye a los resultados.

"El consejo más importante es vincular los proyectos de marketing y los objetivos a resultados reales", comparte Barry Dyke, Marketing en ServiceBridge, "Si puedes enmarcar el valor de estos proyectos con un número, ya sea la tasa de retención de clientes o el valor de venta potencial, es mucho más fácil conseguir que el equipo preste atención y avance el proyecto ".

Recuerde, otros departamentos están orientados a resultados al igual que usted (especialmente departamentos de ventas) . Todos ellos se preocupan por lograr sus propios objetivos e hitos.

Teniendo esto en cuenta, una solicitud de fecha límite más efectiva se vería así:

Tenemos que echar un vistazo a los datos de ventas del año pasado para descubrir cómo puede ser más eficaz para generar oportunidades este trimestre (y, a su vez, ayudarlo a alcanzar su cuota de ventas). Tenga en cuenta que me envíen los datos antes de este miércoles.

Una declaración como esa incentiva el departamento de ventas. Has proporcionado contexto e informado sobre cómo la finalización de esa tarea relativamente pequeña producirá resultados mucho más grandes para la empresa (¡y para ellos individualmente!). Los vinculó al objetivo principal, en lugar de sacar una fecha arbitraria de la nada.

2. Proporcione instrucciones dolorosamente claras

 Si bien el juego de la culpa es tentador, también tienes algo de responsabilidad en esta relación.

Piensa en la última vez que te dieron instrucciones realmente vagas e inútiles. ¿Qué hiciste? Si eres como la mayoría de las personas, continúas empujando ese proyecto o tarea a un segundo plano. Usted se sintió intimidado por la idea de comenzar, por lo que simplemente no comenzó.

Es normal, lo que significa que si no proporciona instrucciones claras, otros departamentos responderán de la misma manera.

[19659002] "Cada vez que desempeña un papel especializado y es experto en una determinada práctica, usted comunica las cosas de una manera que no tiene sentido para alguien sin ese conocimiento", comparte Dyke.

Proporciona el ejemplo de preguntarle a un técnico de soporte para escribir una publicación de blog o responder a una revisión. Es fácil olvidar que un técnico de soporte no tiene la experiencia para hacer esas cosas de la misma manera que usted.

"Es nuestro trabajo como especialistas en marketing guiar a estos otros equipos a lo largo del proceso y darles instrucciones específicas con conocimiento de apoyo. , para que puedan llevar a cabo estas tareas ", agrega Dyke.

¿No estás seguro si estás siendo lo suficientemente claro? Brinde a otros departamentos la oportunidad de hacerle preguntas o aclaraciones, antes de asumir que están avanzando con esa tarea. Es un acto simple que puede hacer una gran diferencia.

3. Lead By Example

 "Decir y hacer a menudo son diametralmente opuestos", dice David Taylor, jefe de GROWer en Grow en Londres, "si quieres que otros departamentos cumplan con los plazos (y cualquier otra cosa para el caso), debes hacer lo que dices, no solo lo que dijiste que ibas a hacer ".

Esto significa algunas cosas diferentes para su equipo.

Lo primero y más importante es que su departamento debe tomarse sus propios plazos en serio. Si otros equipos lo ven dejando pasar sus propios plazos, pensarán que pueden tratarlos con la misma falta de atención.

En segundo lugar, debe respetar los plazos establecidos por otros departamentos para su equipo. "Si las personas lo ven entregar a tiempo en todo momento, lo respetarán a usted, a su ética laboral y, con suerte, a sus plazos", dice Kubot.

4. Comunícate constantemente

 La comunicación frecuente es importante, pero especialmente cuando ha establecido fechas límite más lejanas en el futuro. Es fácil que la gente quede atrapada en la extinción de incendios y deje que esos otros proyectos a largo plazo se salgan del radar.

De ahí la importancia de mantener constantemente esa tarea en la mente. "Antes, durante y después de cada proyecto, comuníquese constantemente", dice Taylor.

Él aconseja que haga lo siguiente durante cada etapa del proyecto:

  • Antes: comunique lo que se necesita lograr, los interesados ​​clave, y sus roles y responsabilidades.
  • Durante: Resuelva cualquier malentendido y mantenga a todos los interesados ​​informados y al tanto de los avances y obstáculos.
  • Después: Revise los logros en relación con sus objetivos. ¿Qué funcionó y qué no?

"Cualquiera que trabaje en marketing sabe que los cronogramas están en constante evolución", dice Diane Domeyer, directora ejecutiva de The Creative Group, "las aprobaciones pueden llevar más tiempo del esperado y obstáculos imprevistos, como problemas técnicos , puede surgir. La comunicación continua y la empatía son clave para mantener los proyectos en progreso y en camino ".

Al hacer que la comunicación regular sea una prioridad, se asegura de que el otro departamento esté al tanto de la tarea, los cambios relevantes y la fecha límite que se aproxima. mucho más difícil para ellos pasar sin pensarlo dos veces.

5. Preguntar en vez de decir

 A veces no hay margen de negociación con una fecha límite: la fecha de finalización es firme. Pero, cuando tienes un poco de espacio extra para respirar? Involucre a ese otro departamento en el proceso de establecer la fecha límite.

En lugar de decir: "Necesito esto para la fecha X", comience la conversación con algo más colaborativo, como, "¿Qué crees que es una línea de tiempo realista para obtener ¿Esto hecho? "

" Esto no solo ayuda a garantizar que la fecha límite sea realista, sino que ayuda a otros departamentos a sentirse respetados y a ser parte del proyecto ", dice Kubot," Esto hace que sea más probable que correspondan ese respeto honrando la fecha límite. Tampoco tienen mucho motivo para quejarse sobre la fecha límite cuando lo han establecido ellos mismos. "

¿Desea un ejercicio que usted y otros departamentos puedan hacer para establecer plazos más realistas? Este video lo divide todo por ti:

Avanzando (en el programa)

 Para que usted y su equipo puedan hacer su trabajo de manera efectiva, necesita que otros departamentos respeten sus plazos. Pero, eso a menudo es más fácil decirlo que hacerlo.

Hay algunas estrategias diferentes que puede usar para lograr que otros dentro de su organización respeten su cronograma y cronograma para los proyectos, incluyendo:

  • Atar proyectos y fechas límite a los resultados
  • Proporcionar instrucciones claras
  • Llevando el ejemplo y cumpliendo todos los plazos usted mismo
  • Comunicándose constantemente
  • Involucrando a otros departamentos en el proceso de establecimiento de plazos

Haga esas cosas, y de seguro verá algunas mejoras con el tiempo.

"Continúa", concluye Dyke, "No lograrás que otros equipos se entusiasmen con el marketing y conseguir que sean efectivos para que te ayuden de la noche a la mañana. Pero si continúa educando, promocionando y explicando el valor, hará clic eventualmente "

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