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5 técnicas de gestión de proyectos que todo primer ministro debe saber


El mundo de la gestión de proyectos es vasto. Cubre muchas industrias y requiere una variedad de habilidades. Pero el hilo común que une esta disciplina diversa son las técnicas que utilizan los gerentes de proyecto para hacer el trabajo.

Las técnicas de gestión de proyectos hacen que la gestión de proyectos sea más fácil y efectiva. Se pueden aplicar a cualquier proyecto, independientemente del campo o la industria. Y junto con el software de gestión de proyectos, ayudan a ahorrar tiempo y a reducir costos.

Hay muchas técnicas de gestión de proyectos para elegir. Aquí hay cinco de los mejores que todo gerente de proyecto debe conocer para controlar sus proyectos y guiarlos hacia fines exitosos.

1. Estructura de descomposición del trabajo (WBS)

Los proyectos grandes y pequeños pueden parecer abrumadores a primera vista. Hay mucho por hacer. La idea de simplemente saltar y aprender a nadar es cómo los proyectos se ahogan en tiempo y costos perdidos. Como cualquier gerente de proyecto experimentado sabe, todo debe planificarse antes de ponerlo en práctica.

Una estructura de desglose de trabajo (WBS) es una forma de organizar el trabajo en piezas más pequeñas y manejables. De acuerdo con el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), WBS es una "descomposición jerárquica orientada a la entrega del trabajo a ejecutar por el equipo".

Lo que eso significa es que la WBS es una representación gráfica de cada tarea en el proyecto. En la parte superior está el producto final con una línea que baja de la página a un cuadro (o cuadros) que representan las tareas más grandes que conducen a ese proyecto completado. Cada uno de estos cuadros se adjunta con líneas que van debajo de él a tareas más pequeñas. Utilice nuestra plantilla de estructura de desglose de trabajo gratuita para ayudarlo a comenzar.

Divide and Conquer

Esto es definir visualmente el alcance del proyecto en partes más pequeñas en las que el equipo del proyecto pueda trabajar. A medida que los niveles bajan más en la WBS, hay más definición y detalles. Esto proporciona una especie de mapa de tareas para el proyecto.

El WBS es creado por todo el equipo que identifica los principales entregables y luego los subdivide en sub-entregables cada vez más pequeños. Este proceso continúa hasta que el equipo llega a un punto en el que se puede llevar a cabo la tarea, quién obtendrá esa asignación.

Una WBS define y organiza un proyecto, pero también puede usarse para desglosar más que solo tareas. Los presupuestos pueden calcularse según el cronograma de desglose e incluso los riesgos cuando una sucursal no está bien definida.

2. Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es otra técnica visual de gestión de proyectos, pero esta tiene aún más aplicaciones para un gerente de proyecto. Hacer un diagrama de Gantt es una técnica, pero se puede combinar con una herramienta de diagrama de Gantt para hacer que esa técnica sea mucho más fácil de ejecutar.

Cuando importa un WBS en ProjectManager.com, crea una línea de tiempo visual a lo largo del ciclo de vida de su proyecto, con fechas de inicio y finalización. Agrega las fechas de inicio y finalización, lo que crea una línea de tiempo individual para cada tarea. Ahora puede ver el tiempo que llevará completar cada tarea a lo largo del proyecto. Esto puede ayudarlo a programar mejor.

Diagramas de Gantt interactivos de ProjectManager.com.com— Haga clic para obtener más información

Si está usando el diagrama de Gantt en línea en ProjectManager.com, tiene la libertad de ajustar la programación según sea necesario e incluso vincular tareas dependientes, simplemente haciendo clic y arrastrando. Las dependencias de tareas se usan cuando hay tareas que no pueden comenzar hasta que se complete otra. Se pueden vincular en ProjectManager.com, para que no haya tiempo de inactividad o bloqueo de los miembros del equipo.

Los diagramas de Gantt pueden ayudar con algo más que la planificación y la programación de tareas en uno o varios proyectos. También puede planificar y programar proyectos completos, planificar en sprints e hitos, programar el trabajo de los equipos y comparar plazos planificados versus reales en su proyecto.

 supervisar los recursos planificados versus el progreso real

Cada tarea ahora se puede asignar a un equipo individual los miembros y los gerentes de proyecto pueden automatizar las notificaciones en los próximos plazos para mantener el proyecto encaminado. Cuando el equipo actualiza su estado, esa información se refleja instantáneamente en ProjectManager.com, por lo que todos están siempre en la misma página.

3. PERT

PERT es un acrónimo que significa evaluación del programa y técnica de revisión. Es una técnica de gestión de proyectos para ayudar con las estimaciones de tiempo. La programación es crítica para completar un proyecto a tiempo, obviamente, pero también dentro del presupuesto establecido. Cuanto más trabaje, más pagará.

Pero estimar el tiempo para un proyecto no es fácil. Hay muchos factores a considerar, muchos de los cuales son complejos y difíciles de calcular con precisión. PERT ha sido utilizado por los gerentes de proyecto para hacer estimaciones de tiempo más precisas.

Fue desarrollado por primera vez por la Marina de los EE. UU. En la década de 1950 para un proyecto para desarrollar misiles balísticos, que involucraba a un ejército de contratistas. Debido a PERT, el proyecto se completó dos años antes de lo previsto.

Entonces, ¿cómo funciona PERT? Gestiona las probabilidades mediante el uso de muchos métodos estadísticos simples. PERT desglosa las tareas en actividades detalladas, utilizando la WBS discutida anteriormente, luego las agrega a un diagrama de Gantt para identificar aquellas actividades que son interdependientes. A partir de esos datos, crea un mapa ilustrativo de la red de actividades y sus interdependencias.

En el mapa, un nodo representa un evento y las actividades están representadas por flechas dibujadas de un evento a otro según su orden. A partir de esto, se calcula el tiempo más temprano (TE) y el último tiempo (TL) para cada actividad, así como el tiempo de inactividad para cada actividad.

Cálculos PERT

PERT tiene tres tiempos de estimación, y cada actividad se designa con una de estas estimaciones:

  1. Estimación de tiempo optimista (O), que es la actividad más rápida que se puede hacer.
  2. La estimación de tiempo más probable (M) es la estimación que los gerentes de proyecto entregarán a la alta gerencia si solo deben enviar una.
  3. La estimación del tiempo pesimista (P) es el tiempo máximo requerido para completar una actividad.

De toda esta información recopilada, existe una ecuación para estimar el tiempo que llevará el proyecto, conocido como el tiempo esperado para la finalización, o E. E se calcula con la siguiente ecuación: E = (O + 4M + P) / 6

La varianza posible en el tiempo de finalización estimado se representa por V. La varianza se calcula con la siguiente ecuación: V = [(P – O)/ 6] ^ 2.

La E y V para Se calcula cada actividad. Los Es se suman, que es el tiempo total esperado para completar el proyecto. Las V se agregan a cada actividad, que es la variación para todo el proyecto. Esto ayuda a los gerentes de proyecto a integrar la incertidumbre involucrada en el cronograma de cualquier proyecto en su metodología.

4. Método de la ruta crítica (CPM)

El Método de la ruta crítica (CPM) es una piedra angular de las técnicas de gestión de proyectos. Ha existido desde el Proyecto Manhattan a principios de la década de 1940, que desarrolló la bomba nuclear mapeando las tareas más importantes del proyecto y usándolas para estimar la fecha de finalización del proyecto.

El CPM requiere que construyas un modelo de proyecto que incluya un lista de todas las tareas o un WBS, la duración para completar cada una de esas tareas, qué dependencias, si las hay, vinculan las tareas y los puntos finales, como hitos y entregables, para el proyecto.

Con esta información, puede calcular el ruta más larga desde las tareas planificadas hasta su finalización, incluido el tiempo más temprano y más reciente en que estas tareas pueden comenzar y finalizar sin afectar el cronograma del proyecto. Ahora ya sabe qué tareas son críticas para el proyecto y cuáles han flotado o pueden retrasarse sin alargar la línea de tiempo del proyecto.

Por lo tanto, como técnica de gestión de proyectos, CPM es una secuencia de tareas que se suman a la mayor duración total, si hay flotante (ya sea flotante libre, que es una tarea dependiente o flotante total, con el proyecto general) o no. Con esta información, puede calcular el menor tiempo necesario para completar el proyecto.

Mejora la priorización y la toma de decisiones

CPM es realmente un algoritmo utilizado para ayudar con la toma de decisiones. Al tomar datos específicos (hora de inicio, duración, hora de finalización), determina qué actividades son las más importantes o críticas para el éxito del proyecto.

En términos de lidiar con contingencias, que siempre están a la vuelta de la esquina en cualquier proyecto, CPM tiene algo llamado seguimiento rápido. Este es un proceso de ejecutar múltiples tareas en la ruta crítica en paralelo. Lo que esto hace es reducir el tiempo total del proyecto. Esto solo funciona si la tarea no es dependiente. Pero requiere más recursos y puede afectar la calidad.

Otra técnica está fallando. Esto se usa cuando una tarea debe priorizarse debido a una fecha límite temprana y debe asignarse con recursos adicionales para completar más rápido. El bloqueo ayuda si hay más recursos disponibles que pueden ayudar, o si puede usar recursos de una tarea con flotante. Pero los accidentes son más para emergencias ya que pueden afectar la ruta crítica.

En general, CPM ayuda a reducir los retrasos al optimizar el trabajo a lo largo de la ruta crítica. También puede visualizar dependencias, lo que permite priorizar las tareas. CPM mejora la organización al dividir los entregables en secuencias. Aumenta la eficiencia y ayuda a calcular la flotación para distribuir mejor los recursos.

5. Kanban

Kanban es japonés para vallas publicitarias y fue desarrollado por un ingeniero industrial en Toyota como un sistema de programación para mejorar la eficiencia de fabricación. A menudo se usa en la manufactura esbelta justo a tiempo (JIT). Al igual que su nombre en la traducción, Kanban parece una serie de tarjetas en un tablero, que se utiliza para visualizar el flujo de trabajo.

Kanban se puede utilizar como una técnica de gestión de proyectos para ayudar a monitorear y administrar proyectos poniendo énfasis en la entrega continua sin colocando demasiada carga en el equipo. Kanban ayuda al equipo del proyecto a trabajar juntos de manera más eficiente.

 usando tableros kanban para hacer que el flujo de trabajo sea más eficiente
Tableros Kanban en ProjectManager.com— Haga clic para obtener más información

El tablero del proyecto ayuda a los miembros del equipo a visualizar lo que debe hacerse hoy, viendo su tarea en el contexto más amplio de los demás. Esto limita la cantidad de trabajo en progreso (WIP) y equilibra el flujo de trabajo para evitar sobrecargar al equipo. Debido a que las tarjetas en el tablero se pueden priorizar, se mejora el flujo de trabajo. Una vez que se realiza una tarea, la tarjeta se mueve a la siguiente columna y el miembro del equipo comienza en la tarjeta que se encuentra en la parte superior de su columna de tareas pendientes.

Esta técnica de gestión de proyectos fomenta un entorno de colaboración continua y permite que el equipo juegue y mejorar el flujo de trabajo. Kanban es especialmente adecuado para proyectos ágiles, pero se puede aplicar a cualquier proyecto y es aceptado por más pensadores visuales.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene características que mejoran las técnicas de gestión de proyectos y los integra con un panel de control en tiempo real para monitorear e informar sobre el progreso. Los diagramas de Gantt en línea pueden cargar WBS y otros proyectos de MS u hojas de cálculo para darle un mayor control. Mientras nuestros tableros Kanban visualizan el flujo de trabajo y ayudan a los equipos a colaborar y trabajar juntos de manera más eficiente. Pruébelo gratis con esta prueba gratuita de 30 días.

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