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6 consejos para desarrollar equipos interfuncionales


¿Los equipos interfuncionales conducen a un mayor éxito del proyecto? Depende de a quien le preguntes. Algunas personas creen que los equipos multifuncionales pueden ser muy productivos, dado que tienen un gobierno claro, responsabilidad, objetivos específicos, herramientas de gestión de proyectos adecuadas, así como también la organización para invertir y priorizar su éxito. Por lo general, los equipos multifuncionales se crean para impulsar la innovación, romper los límites burocráticos y reducir los tiempos de ciclo de producción al otorgar un entorno más colaborativo.

Otros argumentan que los equipos interfuncionales simplemente no lo merecen. Según un estudio citado en Harvard Business Review el 75% de los equipos multifuncionales son disfuncionales . El estudio encontró que fallan en al menos tres de cinco criterios, que cumplen el presupuesto planificado, se mantienen dentro del cronograma, siguen las especificaciones, satisfacen las expectativas de sus clientes y permanecen alineados con la estrategia de la compañía.

Pero esa tasa de fracaso no t necesariamente significa que los equipos interfuncionales deben rechazarse. En lugar de tirar al bebé con el agua del baño, tal vez los equipos interfuncionales requieren un enfoque más sistémico para prepararlos para el éxito. Además, a veces, si eres una empresa pequeña, la única opción es crear un equipo interfuncional, y si ese es el caso, ¿cuál es la mejor forma de configurar estos equipos?

Pero primero, definamos lo que constituye una equipo funcional.

¿Qué es un equipo multifuncional?

Un equipo multifuncional es un equipo en el que los miembros tienen diferentes conjuntos de habilidades, pero todos trabajan para lograr un objetivo común. A menudo incluye personas de diferentes departamentos y de todos los niveles de la organización, aunque también puede incluir participantes de fuera de la organización. Estos equipos generalmente son autodirigidos. Se les asignan tareas, que luego se abordan de forma única debido a la experiencia variada de los miembros del equipo. Cada participante puede ofrecer su propia perspectiva, lo que lleva a una solución más "lista para usar". Este enfoque creativo puede conducir a la innovación, que puede ser una ventaja sustancial del mercado sobre la competencia.

Los equipos interfuncionales a menudo existen en entornos pequeños o de inicio. Debido a que las startups generalmente tienen una pequeña cantidad de empleados, los miembros del equipo pueden tener que realizar una variedad de tareas en diferentes departamentos, colaborando así también con esos departamentos. Esto ciertamente crea un ambiente de equipo multifuncional, incluso si la organización aún no lo ha reconocido.

Los expertos varían sobre si estos equipos funcionan mejor en cooperación o en competencia, o incluso ambos. Debido a que los miembros de los equipos interfuncionales provienen de diferentes departamentos (marketing, ventas, finanzas, etc.), pueden competir subconscientemente entre sí defendiendo los intereses de su departamento principal. En cuanto a la dirección general de un CFT, las decisiones se pueden tomar por consenso o por un líder de equipo.

Los equipos ágiles multifuncionales son comunes. Si un equipo multifuncional mezcla especialistas de diferentes campos, los equipos ágiles llevan esto un paso más allá. Los hacen combinar y requieren que cada miembro del equipo se expanda más allá de su área de especialización. Además, Agile exige equipos autoorganizados, lo que encaja muy bien en la forma en que funciona un equipo multifuncional.

Estrategias para desarrollar equipos interfuncionales

Por qué desarrollar colaboración interfuncional en sus equipos ? Porque la colaboración en equipo puede ayudarlo a trabajar de manera más productiva y eficiente. La colaboración multifuncional puede ser una gran medida de creación de equipos y puede crear una atmósfera más creativa. Aquí hay seis medidas prácticas que puede tomar para obtener el máximo provecho de su equipo multifuncional.

Reúna el equipo adecuado

Hay un conjunto de habilidades que se requieren para tener un equipo multifuncional efectivo. El proyecto dictará algunos de estos. El trabajo requerirá una variedad de conocimientos del equipo, y por lo tanto ese equipo debe contar con personas que tengan las diversas habilidades necesarias.

Pero a menudo se pasan por alto las habilidades compartidas que cada miembro del equipo debe tener para crear un bien máquina engrasada Se necesita un cierto tipo de persona para trabajar en conjunto en un entorno único. Estos son autoempersantes independientes que tienen la autoridad para tomar decisiones.

Idealmente, también deberían tener experiencia trabajando en tales condiciones. Algunos miembros del equipo necesitan tener sus manos ocupadas y que se les asigne tarea tras tarea. Estos no son los mejores candidatos para un equipo interfuncional, que requiere miembros de colaboración que puedan trabajar en un espacio menos definido.

Tener un líder

Si bien no es un requisito previo tener una persona a cargo de un equipo multifuncional , los beneficios superan los riesgos. En primer lugar, todos en el equipo deben asumir la responsabilidad. Encuentre un líder que pueda darle al equipo responsabilidad y desarrollar auto-líderes de cada miembro del equipo.

Un líder de equipo necesita educar, delegar y dar autonomía, mientras hace un seguimiento de su progreso. Colabore con el equipo, también, invitándolos al proceso de planificación. Si puede, obtenga mentores para ayudar a guiar al equipo y darles instrucciones según sea necesario.

Si bien los equipos interfuncionales son colaborativos, es necesario que haya un líder responsable del éxito del proyecto. Sin ese líder, existe un mayor riesgo de una nave sin timón que nunca llegue al muelle.

Objetivos claramente definidos

Al igual que cualquier otro equipo, si uno con funciones cruzadas no tiene objetivos claros, pueden encontrarse a sí mismos yendo en direcciones que conducen a un callejón sin salida. Por lo tanto, es crucial tener los objetivos definidos y establecidos incluso antes de armar el equipo.

Algunas de las formas de definir esos objetivos son las mismas que cualquier otro proyecto. Por ejemplo, desea tener un estatuto para definir las prioridades del proyecto. Un presupuesto aprobado brinda a todos una hoja de ruta financiera. ¿Cuáles son los resultados que desea y en qué plazo ha programado completarlos?

Cuanto antes se determinen estos marcadores, más fácil será el tiempo que tendrá. Los miembros del equipo podrán ir por su cuenta, con mayor autonomía, sabiendo qué se espera de ellos, cuándo se espera y qué recursos necesitan para alcanzar esas expectativas.

Éxito compartido

Cuando tienes una cruz equipo funcional, tienes diferentes miembros del equipo con diferentes objetivos. Si bien todos esos objetivos deberían conducir al éxito general del proyecto, ese no es siempre el caso. Las personas pueden enfocarse en su pequeño aspecto del proyecto y descuidar su parte en el todo.

Sí, los individuos en el equipo no siempre se alinean con otras personas en el equipo, lo que puede llevar a un conflicto, pero ahí es donde el El líder del equipo entra. Deben liderar a todo el grupo hacia un éxito compartido. Después de todo, el proyecto y no las tareas son la medida del éxito.

Comunicación

La buena comunicación es el sello distintivo de cualquier proyecto exitoso. Debe ser capaz de articular sus necesidades y deben ser escuchadas y entendidas para avanzar en el proyecto. El problema con los equipos interfuncionales es que a menudo no están bajo el mismo techo, lo que dificulta las comunicaciones. Las comunicaciones deben ser abiertas y frecuentes, entonces, ¿qué se puede hacer?

El mejor plan de acción es encontrar la plataforma adecuada para su equipo. Puede ser una herramienta de colaboración como Skype o Slack, o un software de administración de proyectos más robusto que ofrece más funcionalidad. Más sobre esto más tarde.

Constantly Reevaluate

La belleza de los equipos interfuncionales, y una razón por la que a menudo se los ve en entornos Agile, es que son flexibles y capaces de adaptarse rápidamente al cambio. Un equipo multifuncional es ideal cuando desea acelerar las innovaciones en el mercado. Para lograr ese objetivo, se necesitan medios para reevaluar las prioridades y los procesos.

Esto incluye revisiones de desempeño. Porque para seguir siendo efectivos, los equipos siempre deben medir su progreso y éxito. Y esto sucede no solo como una autopsia al final del proyecto, sino a lo largo de su ejecución. ¿Se lograron los objetivos? ¿Si no, porque no? Ajuste en consecuencia.

Herramientas para respaldar la colaboración de equipos interfuncionales

Como se señaló anteriormente, la comunicación es clave para el éxito en equipos interfuncionales. Están trabajando en diferentes extremos del proyecto al mismo tiempo, lo que implica una gran coordinación. Las comunicaciones aseguran que nadie está bloqueando el progreso de otro.

Pero, como también se señaló, las comunicaciones pueden ser un desafío ya que los miembros del equipo podrían estar dispersos geográficamente. Esto puede ser un obstáculo para la colaboración.

Ahí es donde las herramientas de software son útiles. Un software de gestión de proyectos puede ofrecer una plataforma que facilita las comunicaciones y la colaboración. Con ProjectManager.com, obtiene datos en tiempo real, lo que significa que donde quiera que se encuentre un miembro del equipo, obtienen una imagen precisa del progreso del proyecto.

Nuestro software también ayuda a las comunicaciones, ya que fomenta las conversaciones en grupos o en situaciones de uno-a-uno. Mejor que simples diálogos, los miembros del equipo pueden compartir documentos, enlaces y otro material relacionado para ayudarlos a colaborar. Estas conversaciones pueden incluso ocurrir en el nivel de tarea de un diagrama de Gantt en línea.

Si sigue los seis consejos y le da a su equipo multifuncional las herramientas correctas, encontrará una combinación ganadora que conducirá su proyecto al éxito. [19659002] ProjectManager.com es un software de administración de proyectos basado en la nube que brinda a los equipos interfuncionales datos en tiempo real y una plataforma colaborativa. Vea cómo puede ayudar a sus equipos hoy tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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