The Project Manager Blog

6 consejos para una mejor gestión de horarios


Horarios, entregables, recursos e incluso riesgos: todo lo que implica un proyecto está envuelto dentro del cronograma. Posiblemente uno de los aspectos más importantes para cualquier proyecto bien planificado, su cronograma dicta qué tareas deben realizarse y cuándo, y qué recursos se asignarán para completar esos entregables.

Pero como dicen, incluso los mejor establecidos Los planes de ratones y hombres a menudo salen mal. Depende de un gerente de proyecto extremadamente hábil promulgar una mejor gestión de la programación para sus equipos. Veamos cómo se hace eso.

¿Qué es un cronograma del proyecto?

Un cronograma del proyecto es una lista de las tareas, hitos, entregables y recursos de un proyecto con fechas de inicio y finalización predeterminadas. Los cronogramas del proyecto pueden concebirse desde muchos lugares, pero se compilan principalmente de una lista de requisitos de las partes interesadas.

La programación del proyecto ocurre durante la fase de planificación de un proyecto y muestra cómo progresarán las tareas (y, en última instancia, todo el proyecto) sobre la línea de tiempo del proyecto.

Relacionado: Software de programación de proyectos

Cómo hacer un buen cronograma del proyecto

Al igual que las 5 W del periodismo, comience a crear su cronograma del proyecto preguntándose esas mismas 5 preguntas:

  1. ¿Quién (lo hará?)
  2. ¿Qué (recursos necesitamos para que esto suceda ?; hay que hacerlo?)
  3. Dónde (es decir, qué equipos en qué departamentos deben participar hacer que suceda?)
  4. Cuándo (es decir, ¿cómo se ve el calendario? 3 meses? 6 meses? 1 año?)
  5. ¿Por qué (es decir, cuál es el objetivo final de este proyecto?)

Incluso puede entrevistar a otros miembros del equipo y partes interesadas utilizando estas preguntas como base para su entrevista proceso Luego, agregando sus respuestas y llegando a un acuerdo formal, puede comenzar a mapear sus fechas, actividades, establecer los horarios, hitos y asignar recursos.

6 Consejos para la gestión del cronograma

Hay muchas maneras de crear un cronograma del proyecto , pero crear y administrar un buen cronograma del proyecto requiere cálculo, tiempo, estrategia y colaboración. Veamos algunos consejos sobre cómo administrar un cronograma de proyectos sólido.

1. Nunca administre el cronograma de su proyecto en un silo

Cuando administre el cronograma de su proyecto, siempre revise el cronograma con sus partes interesadas y miembros del equipo en cada hito, para que pueda asegurarse de que las expectativas sobre la finalización del proyecto sean realistas y que los miembros del equipo tengan confianza en cumplir la demanda.

Ya sea un cronograma del proyecto completamente detallado o un cronograma maestro con una lista básica de tareas, su cronograma es la pieza fundamental que hará que el proyecto funcione sin problemas. Mantener una línea de comunicación abierta en muchos extremos no solo disminuirá el riesgo sino que garantizará un proceso de proyecto sin interrupciones.

2. Tome nota de los hitos

Los hitos pueden incluir el comienzo y el final de un proyecto, así como un método para marcar el final de una fase del trabajo del proyecto. Esto puede incluir aprobaciones de diseño, implementación de productos, garantía de calidad y cumplimiento de requisitos.

Cada hito también es una oportunidad para reunirse con las partes interesadas y los miembros del equipo y hacer preguntas, revisar el éxito de la fase anterior del proyecto y asegurarse de que todo se dirigió por el buen camino. Gestionar las expectativas en cada hito ayudará a los miembros del equipo y a las partes interesadas a estar seguros de que el proyecto se desarrolla según el plan.

3. Determine y administre sus dependencias

Si una tarea no se puede completar sin que otra tarea también se complete, eso se llama dependencia. Determinarlos de inmediato e incluirlos en el cronograma de su proyecto ayudará a minimizar el riesgo y garantizará que cada tarea se pueda realizar de manera efectiva con obstáculos mínimos y la necesidad de una gestión en el futuro.

Administrarlos a partir de entonces significa asegurarse de que cada dependencia ha sido marcado fuera de la lista antes de que comience otra tarea. Al mantener una política de puertas abiertas con los miembros de su equipo, puede asegurarse de que no surjan dependencias sorpresa durante el proceso del proyecto. Incluso si una dependencia ha entrado en juego de repente, puede asegurarse de que se ajuste fácilmente a la línea de tiempo del proyecto administrando mejor un cronograma ya simplificado.

 diagrama de Gantt con cronograma del proyecto con dependencias
Cree fácilmente dependencias de tareas en el diagrama de Gantt de ProjectManager.com.

4. Estime y revise el tiempo que lleva completar cada tarea

Para calcular adecuadamente su cronograma, deberá tener en cuenta todas las dependencias y estimar el tiempo que llevará completar cada tarea, así como el proyecto como todo. También es importante tener en cuenta el tiempo no laboral, como los días festivos de toda la empresa y el tiempo libre remunerado para que no se hagan suposiciones sobre el tiempo del empleado.

Por supuesto, las sorpresas siempre entrarán en juego durante cualquier proyecto, así que administre esto como tan pronto como puedas ¿Un empleado va a una licencia inesperada por duelo? Puede insertar esto en la línea de tiempo de su proyecto, ya que se dio un margen de maniobra desde el principio, y mantener las cosas funcionando a niveles óptimos.

Luego, una vez que se completen las tareas, revise el tiempo que tomó completar cada tarea, tenga en cuenta cualquier sorpresa que se presente en el camino y aborde los pasos que se tomaron para manejar esos riesgos a medida que ocurrían.

5. Trace su ruta crítica

Su ruta crítica es, bueno, crítica. Trazarlo le dirá el tiempo más largo necesario para completar las tareas del proyecto. Por lo general, se calcula automáticamente con el software de programación de proyectos, lo que le brinda un marco para comprender la menor cantidad de tiempo que llevará completar una tarea con la menor cantidad de holgura. Esto ayuda a minimizar el riesgo y servirá para darle un buen promedio o medir el tiempo real que se tarda en completar la tarea dada.

Para determinar su ruta crítica, debe completar lo siguiente:

  • Enumere todas las tareas necesario para completar el proyecto
  • Marque la duración de esas tareas
  • Reúna las dependencias e hitos de su tarea, y enumérelos

Una vez que se completan estos pasos, puede determinar tanto la fecha de finalización más temprana del proyecto como la fecha última fecha de finalización del proyecto para que las partes interesadas y los miembros del equipo puedan gestionar las expectativas correctamente.

Además, puede usar esto como una gran herramienta para revisar el tiempo que llevó completar cada tarea con los datos de la ruta crítica y ver cómo los miembros de su equipo las actuaciones están a la altura.

6. Identificar supuestos y restricciones de programación

Esta parte es fácil de hacer y también es extremadamente importante. Para identificar sus suposiciones, comience mirando sus restricciones. Sus limitaciones a menudo se identifican por el tiempo, el presupuesto y el alcance de cualquier proyecto, por lo que sus suposiciones generalmente se encuentran en una de esas tres categorías. Saber cuáles son sus suposiciones con anticipación lo ayudará a comprender y mitigar mejor el riesgo del proyecto y a lidiar con el posible impacto de un riesgo que salga a la luz.

Las suposiciones pueden incluir cosas como …

  • Asumiendo que su equipo se completará con el proyecto en un mes
  • Suponiendo que ninguno de los miembros de su equipo se tomará días de vacaciones
  • Suponiendo que los miembros del equipo solo costarán una cierta parte del presupuesto

Identifíquelos y podrá mejorar trabajo en mitigación de riesgos y control de su horario.

Cómo ProjectManager.com ayuda con la gestión de horarios

Obtener el control de sus horarios no es tarea fácil, pero ayuda si ya tiene un horario altamente organizado en lugar desde el principio.

Con ProjectManager.com, puede decir adiós a MS Project rígido y hola a nuestros gráficos Gantt interactivos basados ​​en la nube. Esta herramienta de planificación lo ayudará a desarrollar cronogramas junto con sus dependencias, realizar un seguimiento del progreso del proyecto y colaborar mejor con otros en todos los ámbitos. También puede importar planes de MS Project.

 diagrama de Gantt con un cronograma del proyecto
Convierta sus cronogramas en líneas de tiempo visuales en ProjectManager.com

A veces, todo lo que se necesita es tener una pequeña garantía adicional de que su proyecto está funcionando a niveles óptimos. Con ProjectManager.com, obtendrá herramientas de tablero en tiempo real que lo ayudarán a monitorear tareas, equipos, costos, alcance y más para que pueda ver instantáneamente cómo va su proyecto.

 tablero para rastrear el cronograma del proyecto
Los paneles de ProjectManager.com rastrean su cronograma en tiempo real.

¿Se reúne con las partes interesadas y necesita mostrarles cómo progresa todo? Nuestros informes son totalmente personalizables para obtener los datos que necesita. Además, puede calcular el progreso planificado versus el real entre individuos, tareas y proyectos para que su ruta crítica sea completamente medible.

 función de informes automatizados en projectmanager.com
Realice informes personalizados y Convierta los datos en ideas procesables.

Los riesgos y las sorpresas pueden contribuir a un progreso del proyecto subóptimo y desviar a todo su equipo. Con ProjectManager.com, brinde a sus partes interesadas y miembros del equipo el software que necesitan para colaborar de manera efectiva, informar problemas y actualizaciones del proyecto y asegurarse de que todas las dependencias sean atendidas sin importar nada. Regístrese para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>