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6 formas de realizar un seguimiento de los gastos del proyecto


Los proyectos cuestan dinero. Poder administrar y rastrear los gastos es lo que mantiene el proyecto dentro de un presupuesto. No es probable que las partes interesadas consideren que el proyecto es un éxito si les cuesta demasiado. Recuerde la triple restricción: costo, alcance y tiempo. Tienes que administrar los tres, dando y tomando de uno a otro.

El siguiente video tutorial aborda los costos, específicamente los gastos del proyecto. Vas a tener estos gastos, pero para evitar gastos excesivos, debes tener un sistema para monitorearlos y rastrearlos. Esa es la única forma de controlar sus gastos y, al hacerlo, cumplir con el presupuesto. Observe y aprenda a administrar y realizar un seguimiento de los gastos de su proyecto.

En resumen: Cómo realizar un seguimiento de los gastos

Lo último que desea es que le recorten su salario o bonificación porque no cumplió con el presupuesto del proyecto, ya que Jennifer aprendió de la experiencia. Para evitar eso, analizó seis formas de realizar un seguimiento de los gastos de sus proyectos:

Establecimiento de sistemas

La primera regla es tener un sistema para hacer frente a sus gastos y tener la capacidad de seguirlos. Puede ser un software de gestión de proyectos robusto con funcionalidad dinámica o algo más estático como una hoja de Excel.

Elija lo que elija, necesita algo para recopilar esos datos e identificar quién gasta qué y cuándo. Este es el mínimo indispensable y un buen punto de partida. Sin un sistema implementado, no hay forma de saber a dónde va su dinero.

El panel de proyectos de ProjectManager.com realiza un seguimiento de los costos en tiempo real. Obtenga más información.

Proporcione acceso en línea [19659006] El siguiente paso lógico es tener un sistema que esté en línea. Poder acceder a su sistema de seguimiento en cualquier lugar y en cualquier momento es más que un lujo. Se ha convertido en una parte esencial de cualquier plan de gestión de proyectos.

Usted o su equipo podrían estar trabajando en el campo o fuera del sitio en algún lugar. Una herramienta en línea le da acceso al sistema, por lo que puede agregar gastos allí mismo. Esperar hasta que esté de regreso en la oficina significa que es más probable que algo se pierda.

Identificar elementos presupuestarios

Un sistema es importante, pero es inútil hasta que haya identificado los elementos en su presupuesto. Necesita saber a dónde van los costos. Esta lista varía de un proyecto a otro, de una industria a otra, pero detallarla es clave para cada proyecto.

Por ejemplo, vas a gastar dinero en recursos, como equipos y tu equipo; Es posible que tenga costos inmobiliarios, legales y de viaje. Todos estos elementos deben estar identificados y enumerados para que pueda realizar un seguimiento de sus gastos. Puede descargar nuestra plantilla de presupuesto de proyecto gratuita si necesita ayuda para comenzar.

Crear un presupuesto

Probablemente pueda ver hacia dónde se dirige. Todo es parte integrante de la creación de un presupuesto. Necesita tener sus costos y gastos fijos y variables antes de poder rastrearlos. El presupuesto será el paraguas bajo el cual se cubrirán todos los gastos de su proyecto.

Por supuesto, una vez que haya creado un presupuesto, debe obtener su aprobación. Esto le permitirá ver los parámetros de sus gastos y le ayudará a realizar el seguimiento, ya que le permitirá saber lo que está permitido gastar y cuándo esos costos van más allá de lo que se ha asignado al proyecto.

Asigne a alguien para realizar el seguimiento

Un sistema , el presupuesto y todo lo relacionado con la gestión de los costes de su proyecto son en vano si no hay una persona encargada de supervisar este proceso. Debe asignar a alguien del equipo que tenga la tarea de operar el sistema que ha diseñado para realizar un seguimiento de los gastos.

Esta persona será invaluable. Estarán en la primera línea de su presupuesto real y pueden levantar la bandera roja cuando los costos excedan lo que se aprobó para los gastos del presupuesto. Quiere que alguien de confianza sea el propietario de este proceso.

Seguimiento y control de gastos en tiempo real

Finalmente, para agilizar este proceso y hacerlo más eficaz, desea tener una herramienta en línea. Mencionamos anteriormente el software de gestión de proyectos en línea, y una de las ventajas que tiene sobre Excel es que se actualiza constantemente y refleja su gasto real en gastos. Por lo tanto, si observa un aumento en el gasto, no solo lo ha identificado rápidamente, sino que ahora puede abordarlo antes de que pierda valor y corra el riesgo de arruinar su presupuesto.

Pro-Tip : El uso de un proyecto La herramienta de software de gestión o una hoja de cálculo donde puede anotar y realizar un seguimiento de los gastos es, por supuesto, clave. Además, sepa qué se debe hacer, cuándo se hará y quién lo hará. Si tiene un sistema en su lugar, puede detener una fuga fiscal antes de que se convierta en un diluvio.

¡Gracias por mirar!

Transcripción

Hola. Soy Jennifer Bridges, directora de ProjectManager.com. Bien, bienvenido hoy a nuestra sesión de pizarra sobre “Seguimiento de gastos para tontos.

¿Alguna vez ha tenido un recorte de su salario o bonificación porque el presupuesto de su proyecto no estaba bien encaminado?
Entonces, estos son los consejos que creé para el muñeco más grande: yo.

Es un tema que a todos, no sé, realmente no nos gusta. En mi mundo, solía tener un departamento que administraba los gastos por mí. Entonces, mi mayor lección aprendida es cuando tuve que planificar mis proyectos por mi cuenta y no podía confiar en la organización. Entonces, después de que me quitaron el salario, aprendí esto rápidamente.

De hecho, lo hice más difícil de lo que realmente es, así que lo reducimos a términos ficticios. Hay seis pasos que creo que son importantes. El número uno es establecer un sistema. Mediante el uso de algún tipo de software de gestión de proyectos o Excel, en algún lugar donde pueda juntar todos los gastos y tener alguna forma de rastrearlos mediante algún sistema y algún método de cómo se hará, cuándo se hará, quién lo hará. Por lo tanto, es fundamental contar con un sistema.

Número dos, brinde acceso en línea, no solo para usted si es un viajero. Quiero decir, para mí viajo mucho, así que estoy fuera de la oficina, por lo que necesito poder acceder a las partidas de gastos y al presupuesto en línea, así como a los miembros de mi equipo.

Número tres, identifique las partidas del presupuesto . Por lo tanto, es importante pensar detenidamente en todas las partidas presupuestarias o partidas de gastos que se realizarán un seguimiento en su proyecto. Tienes que sentarte y pensar en qué equipo, porque es un elemento de gasto, qué personas, qué bienes raíces. ¿Estás comprando un edificio? ¿Está alquilando un edificio? ¿Está alquilando un edificio? Cualquier tipo de artículo legal, ¿es esto un marketing o aquí es donde tienes propiedad intelectual? ¿Algo en lo que tienes contratos en los que tienes que tener gastos legales?

Luego está el viaje. Esas son algunas de las cosas de las que nos olvidamos. Cuando tenemos personas en nuestro equipo que viajan. Están en reuniones. Entonces, esos son algunos de los pequeños elementos que tendemos a olvidar cuando creamos nuestras partidas presupuestarias.

Entonces, una vez que identificamos todas las partidas presupuestarias y las colocamos en nuestro sistema, ya sea nuestra gestión de proyectos software o Excel, luego lo revisamos y nos aseguramos de haber identificado todos y cada uno de los costos fijos o elementos de gastos fijos o costos variables y elementos de gastos. Sepa cuáles pueden variar dependiendo de ciertas cosas, identifíquelas y cree el presupuesto.

Una vez que se crea el presupuesto, debe ser aprobado por ciertas partes, ya sea su junta de control de cambios, sus partes interesadas. Quien tenga la autoridad en su grupo u organización para aprobar eso y asegurarse de que el presupuesto o los gastos que planea realizar un seguimiento o utilizar en su proyecto estén realmente aprobados.

Luego, asigne a alguien. Muchas veces me he dado cuenta de que cuando yo o diferentes grupos o equipos tenemos problemas es que realmente no hay nadie asignado para realizar un seguimiento de los gastos. O si alguien ha pedido equipo o es responsable de bienes raíces o de lo legal, no hay nadie allí para rastrear eso. Por lo tanto, necesita el nombre de alguien, el nombre de una persona, no solo un grupo u organización, sino una persona que será responsable del seguimiento de esos gastos.

Número seis, seguimiento y control en tiempo real, proporcionando en línea acceso no solo a usted, sino también a los miembros de su equipo y a las personas responsables o asignadas al seguimiento de determinados gastos. Luego, al rastrearlos en tiempo real, y luego, una vez que encuentra que algo está muy por debajo del presupuesto, ha gastado demasiado o no, entonces tiene alguna forma de controlarlo y escalarlo de manera oportuna. [19659002] Entonces, esos son seis de los elementos que creo que son críticos. Una vez más, a veces podemos hacerlo más difícil de lo que realmente es. Entonces, si lo reducimos a términos ficticios, no es realmente tan difícil. Pero lo que también es útil es usar plantillas y prestar atención a los detalles, detalles, detalles. El diablo realmente está en los detalles. Por lo tanto, si pasamos por alto ciertos elementos, es posible que nos encontremos a nosotros mismos, o puede que usted se encuentre como lo hice yo con su pago o su bonificación, y no queremos que eso suceda.

Ciertamente no quiero que te pase a ti y no quiero que me vuelva a pasar nunca más. En ProjectManager.com, hemos intentado incorporar algunas de las mejores prácticas y consejos para tontos para el seguimiento de gastos. Por lo tanto, si necesita algún consejo, herramienta o técnica para ayudarlo a administrar sus gastos y realizar un seguimiento de sus gastos, visítenos en ProjectManager.com.

(Esta publicación se actualizó el 23 de septiembre de 2020)

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