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6 pasos para un plan de proyecto infalible


Es temprano el lunes por la mañana. Sus ejecutivos lo llaman a una reunión para revisar algunas iniciativas clave que esperan lograr este trimestre. Tienes la tarea de armar un plan de proyecto práctico para que tu equipo ejecute estas iniciativas. Lo quieren para el final de la semana. Pero, ¿dónde comienzas?

¡No entres en pánico! No necesita conocer todos los conceptos básicos de administración de proyectos para ejecutar un plan de proyecto exitoso. Siga estos seis pasos para crear un plan infalible y lidere a su equipo con confianza.

¡Espere! ¿Tienes un lugar para comenzar tu plan? Comience su versión de prueba gratuita de Wrike para compilar y compartir su plan de proyecto.

Paso 1: Identificar y reunirse con partes interesadas

Una parte interesada es cualquier persona que se vea afectada por los resultados de su plan de proyecto. Eso incluye a sus clientes y usuarios finales. Asegúrese de identificar a todos los interesados ​​y tener en cuenta sus intereses al crear su plan de proyecto.

Reunirse con los patrocinadores del proyecto y interesados ​​clave para analizar sus necesidades y expectativas, y establecer líneas de base para alcance del proyecto presupuesto y línea de tiempo. Luego, cree un documento de Declaración de Alcance para finalizar y registrar los detalles del alcance del proyecto, lograr que todos estén en la misma página y reducir las posibilidades de costosas fallas de comunicación. Aquí hay una Plantilla de declaración de alcance para comenzar.

Sugerencia: Mire más allá de las necesidades declaradas de los interesados ​​para identificar los beneficios deseados subyacentes. Estos beneficios son los objetivos que debe cumplir su proyecto.

Paso 2: Establezca y priorice los objetivos

Una vez que tenga una lista de necesidades de las partes interesadas, priorícelas y establezca objetivos específicos del proyecto. Estos deben describir los objetivos del proyecto, o las métricas y los beneficios que espera alcanzar. Escriba sus objetivos y las necesidades de las partes interesadas que abordan en su plan de proyecto, para que esté claramente comunicado y se pueda compartir fácilmente.

Sugerencia: "¡Pero todo es importante!" Si tiene problemas para priorizar, comience a clasificar los objetivos según su urgencia e importancia, o consulte estos útiles consejos para la toma de decisiones .

Paso 3: Definir entregas

Identificar los entregables y los pasos de planificación del proyecto necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto. ¿Cuáles son los resultados específicos que se espera que produzca?

A continuación, estime las fechas de vencimiento para cada entregable en su plan de proyecto. (Puede finalizar estas fechas cuando se siente para definir su cronograma del proyecto en el siguiente paso)

Consejo: Establezca hitos firmes para los plazos y entregas esenciales. Podrá seguir su progreso una vez que comience el trabajo para asegurarse de completar las tareas a tiempo y mantener contentos a los interesados.

Paso 4: Crear el cronograma del proyecto

Observe cada entregable y defina la serie de tareas. eso debe ser completado para lograr cada uno. Para cada tarea determine la cantidad de tiempo que llevará, los recursos necesarios y quién será responsable de la ejecución.

A continuación, identifique las dependencias. ¿Necesita completar ciertas tareas antes de que otros puedan comenzar? Ingrese entregables, dependencias e hitos en su diagrama de Gantt o elija entre las muchas plantillas y aplicaciones en línea disponibles.

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Consejo: Involucre a su equipo en el proceso de planificación. Las personas que realizan el trabajo tienen ideas importantes sobre cómo se realizan las tareas, cuánto tiempo tomarán y quién es la mejor persona para abordarlas. ¡Dibuja en su conocimiento! Necesitará que estén de acuerdo con el cronograma del proyecto y establezcan expectativas para que el trabajo funcione sin problemas.

Paso 5: identifique los problemas y complete una evaluación de riesgos

Ningún proyecto está libre de riesgos. Cruzar los dedos y esperar lo mejor no te está haciendo ningún favor. ¿Hay algún problema que conozcas de antemano que afecte el proceso de planificación del proyecto, como las próximas vacaciones de un miembro clave del equipo? ¿Qué circunstancias imprevistas podrían crear hipo? (Piense en días festivos internacionales, partes pendientes o temporadas concurridas)

Al desarrollar un plan de proyecto, considere los pasos que debe seguir para evitar ciertos riesgos o limitar su impacto negativo. Realice una evaluación de riesgos y desarrolle una estrategia de gestión de riesgos para asegurarse de estar preparado.

Consejo: Aborde los artículos de alto riesgo al principio de la línea de tiempo de su proyecto, si posible. O cree un pequeño "búfer de tiempo" alrededor de la tarea para ayudar a mantener su proyecto bien encaminado en caso de retraso.

Paso 6: Presente el Plan del proyecto a los interesados ​​

Explique cómo aborda su plan las partes interesadas expectativas, y presente sus soluciones a cualquier conflicto. Asegúrese de que su presentación no sea unilateral. Tenga una discusión abierta con las partes interesadas en su lugar.

A continuación, debe determinar los roles: ¿Quién necesita ver qué informes y con qué frecuencia? ¿Qué decisiones deberán ser aprobadas y por quién?

Haga que el plan de su proyecto sea claro y accesible para todas las partes interesadas, de modo que no tengan que perseguirle para obtener actualizaciones simples. Al albergar todos los datos del plan del proyecto en una sola ubicación, como una herramienta de colaboración facilita el seguimiento del progreso, compartir actualizaciones y realizar ediciones sin llenar su calendario con reuniones.

Comuníquese claramente . Asegúrese de que las partes interesadas sepan exactamente qué se espera de ellos, y qué acciones deben tomar. El hecho de que sea obvio para usted no significa que sea obvio para ellos.

¿No espera tener una discusión abierta con sus partes interesadas? Aquí están algunas estrategias para armarse contra partes interesadas difíciles para mantener el proceso de planificación del proyecto en progreso.

Sugerencia: Si su plan o programa no se alinea con las expectativas originales de las partes interesadas, comuníquelo ahora para evitar sorpresas desagradables o conversaciones tensadas más adelante.

En lugar de decirle a las partes interesadas que sus expectativas o solicitudes son poco realista, dígales lo que se requiere para que esto ocurra, incluido cuánto tiempo, dinero o mano de obra. Déjelos decidir si vale la pena dedicar los recursos adicionales.

Después de crear su plan de proyecto

¡Enhorabuena, ha completado su plan de proyecto! Siguiente paso: Programar una reunión de inicio del proyecto.

Ahora comienza el verdadero trabajo. Establecer el tono correcto en la reunión inicial puede hacer o deshacer su proyecto. Siga nuestra lista de verificación de inicio de proyecto de 10 pasos para comenzar su proyecto con el pie derecho.

¿Listo para construir su plan de proyecto? Aquí hay un proceso rápido de 3 pasos para construir una plantilla de plan de trabajo de proyecto en Wrike.

Lectura adicional sobre cómo crear un plan de proyecto

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