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6 plantillas de planes para comenzar su proyecto (descargas gratuitas)


La planificación de un proyecto implica mucha coordinación de tiempo, tareas y costos. Puede parecer un trabajo insuperable, pero recuerde que muchos proyectos se planifican y ejecutan todos los días. Usted puede hacerlo también! Solo tiene que morderlo en pedazos digeribles y, de repente, lo que parecía imposible no solo es posible, es un éxito.

Una forma de comenzar a organizar todas esas piezas dispares es mediante el uso de plantillas de planos. Una plantilla sienta las bases para usted, de modo que todo lo que necesita hacer es completar los espacios en blanco. Las siguientes son algunas de las plantillas de planes esenciales que lo ayudarán a armar las piezas de su proyecto y construir un gran plan de proyecto.

Cada proyecto tiene algunas cosas en común, y la principal de ellas es que todas abarcan el trabajo realizado durante un período de tiempo específico. Para ver la totalidad de su proyecto, necesita una línea de tiempo. Es una herramienta visual que presenta el trabajo en orden cronológico. El cronograma del proyecto proporciona una descripción general de un vistazo.

El uso de una plantilla de cronograma del proyecto es uno de los primeros pasos para crear el cronograma del proyecto, que es la columna vertebral de cualquier plan. Identifica sus principales entregables y los coloca en el orden en el que deben ejecutarse. Esta plantilla de plan no solo le ayudará a desarrollar su plan, sino que se puede compartir con las partes interesadas del proyecto para mantenerlas actualizadas y obtener sus comentarios.

Haga clic aquí para descargue la plantilla de cronograma del proyecto

La ​​plantilla tiene lugares para que usted agregue todas las tareas relacionadas con el proyecto, que son el trabajo más pequeño y manejable que eventualmente lo llevará a su entrega final. Cada tarea tiene una fecha de inicio y finalización, y la plantilla de línea de tiempo es donde se estima la duración de cada tarea. Este es solo el comienzo de un plan y, finalmente, necesitará más funciones de las que ofrece una plantilla, pero una vez que haya creado el cronograma de su proyecto, el plan comenzará a tomar forma.

Hablamos sobre las tareas que se agregan a el cronograma de su proyecto, pero ¿cómo descubre todas las tareas necesarias para lograr el objetivo de su proyecto? Puede que solo haya unas pocas si está trabajando en un proyecto pequeño, pero cuanto más grande y complejo sea el proyecto, más tareas necesitará para alcanzar ese objetivo.

Una plantilla de estructura de desglose del trabajo es un tiempo- técnica probada utilizada por los gerentes de proyecto para descubrir cada tarea que necesita para lograr su proyecto. Funciona yendo hacia atrás. La estructura de desglose del trabajo es lo que se llama diagrama de árbol. El resultado final, o el objetivo del proyecto, está en la cima. Debajo están todas las ramas que componen el proyecto.

 Captura de pantalla de la plantilla de estructura de desglose del trabajo de ProjectManager.com
Haga clic aquí para descargar la plantilla de estructura de desglose del trabajo

La ​​primera hoja de esta plantilla de plan ayuda usted determina todas las tareas necesarias para el proyecto proporcionando espacio para una lista de tareas detallada y subtareas, que son trabajos más pequeños que forman parte de la tarea más grande. Agrega la descripción de la tarea y quién será el responsable de ejecutarla. Si hay dependencias (es decir, una tarea que no puede iniciarse o detenerse hasta que otra haya comenzado o detenido) anótelo en la plantilla. También puede enumerar qué recursos y costos están asociados con la tarea. Hay espacio para el estado, que lo ayudará a realizar un seguimiento del progreso. La segunda hoja de la plantilla es el diagrama de árbol que le brinda una imagen visual del proyecto y cómo están relacionadas todas las tareas.

Un plan de proyecto es muchas cosas, pero principalmente es una estrategia para lograr sus metas y objetivos. Un documento de acción es donde se describe esa estrategia. Muestra qué pasos son necesarios y en qué orden deben realizarse. Por eso se denomina plan de acción: detalla las acciones necesarias para alcanzar la meta de su proyecto. Ningún plan debe diseñarse sin uno.

El plan de acción también aborda los recursos necesarios para ejecutar esos pasos, y se crea una línea de tiempo para mostrar las tareas en orden cronológico y se determina el equipo. Esto es más que una lista de tareas pendientes. Es más específico y gira solo en torno a las necesidades del proyecto. Una plantilla de plan de acción es un marco que lo guiará a través de todos estos detalles del proyecto.

 Captura de pantalla de la plantilla de plan de acción de ProjectManager.com
Haga clic aquí para descargar la plantilla de plan de acción

Usar una plantilla de plan de acción le ayuda Organice sus tareas incluyendo todos los aspectos del plan del proyecto que necesitará delinear. Una vez que haya completado los campos abiertos en la plantilla del plan de acción, tendrá los trazos generales de su proyecto reunidos en un solo lugar. Eso no significa que todo se incluirá en el plan terminado, pero es más fácil de editar que de agregar.

Ningún proyecto se inicia, y mucho menos se termina, sin financiamiento. La parte financiera de su proyecto se llama presupuesto. Es el cubo del que se dispensan todos los costos del proyecto. El presupuesto es una de las muchas partes de su plan de proyecto. Antes de que pueda iniciar un proyecto, o incluso que se apruebe, el dinero para ejecutarlo debe estimarse y entregarse a las partes interesadas.

Una vez que se crea el presupuesto, es fundamental monitorear la cantidad de costos para mantener su proyecto solvente. Todas estas cifras son complicadas y hacer un seguimiento de ellas requiere una plantilla de presupuesto del proyecto. Esta plantilla de plan sabe lo que se requiere financieramente al ejecutar un proyecto y tiene campos para que usted agregue sus estimaciones de costos relacionados con la mano de obra, honorarios de consultores, materias primas, licencias de software, viajes y más.

 Captura de pantalla de la plantilla de presupuesto del proyecto de ProjectManager .com
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Los proyectos tienen costos únicos, pero también existen aquellos que se transfieren de un proyecto a otro. Estos gastos también se capturan en la plantilla de presupuesto del proyecto, incluidos los cargos telefónicos, el espacio y el equipo de oficina, la administración general, el seguro de la empresa y más. La plantilla es un gran comienzo, pero querrá tener herramientas más dinámicas cuando comience su proyecto para planificar y monitorear costos, como diagramas de Gantt y tableros.

Los proyectos rara vez salen según lo planeado. Existen riesgos internos y externos que pueden afectar la triple restricción de tiempo, costo y alcance, que son los pilares que sustentan cualquier proyecto exitoso. No puede evitar el riesgo, pero puede gestionarlo planificando lo que podría suceder y cómo responderá ante él. Al desarrollar una estrategia, el riesgo se vuelve menos riesgoso. Siempre está ahí, pero su impacto en su proyecto se reduce. Eso es gestión de riesgos, y es un gran problema.

La gestión de riesgos incluye una plantilla de seguimiento de riesgos. La preparación es importante, pero debe tener un plan establecido para cuando uno de los riesgos que identificó se manifieste. Una plantilla de seguimiento de riesgos es una herramienta para identificar, monitorear y responder a cualquier riesgo que exponga su proyecto a desviarse o empeorar. Esto mitiga el riesgo y su impacto en el proyecto manteniéndolo a la vanguardia para evitar que el riesgo se caiga por las grietas y cause daños reales.

 Captura de pantalla de la plantilla de seguimiento de riesgos de ProjectManager.com
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La ​​plantilla de seguimiento de riesgos le proporciona un espacio en el que no solo puede identificar el riesgo, sino también describir dónde es más probable que ocurra y cómo afectará al proyecto. La plantilla también etiqueta a la persona que identificó el riesgo y determina a quién se le asignará la tarea de poseerlo y manejarlo. Realice un seguimiento del riesgo de principio a fin y luego táchelo de la lista cuando ya no sea un riesgo para el proyecto. Incluso hay un lugar para explicar su razonamiento para descartar el riesgo, que es una excelente herramienta de comunicación para su equipo y las partes interesadas.

Todo el trabajo que ha realizado con las plantillas anteriores lo ha llevado a esto, la creación de su plan de proyecto . Aquí es donde analiza su trabajo y divide todo sobre el proyecto en partes manejables. También incluye el horario, las asignaciones y mucho más. Podrías intentar ejecutar un proyecto sin un plan, pero es una pesadilla no desearle a tu peor enemigo.

La plantilla del plan del proyecto comienza con un esquema del alcance, que son las tareas, su orden de ejecución y los recursos necesarios. para completarlos. Para dividir esto en un trabajo más manejable, cree hitos, que son fechas importantes en el proyecto, generalmente donde termina una fase del proyecto y comienza otra. Este es el comienzo de la programación de un proyecto.

 Captura de pantalla de la plantilla del plan del proyecto de ProjectManager.com
Haga clic aquí para descargar la plantilla del plan del proyecto

La ​​plantilla del plan del proyecto recopila estos datos en un solo lugar, pero para planificar y ejecutar un proyecto requiere más que un documento estático. La mayoría de los gerentes de proyectos toman la información recopilada en la plantilla del plan del proyecto y la importan a una herramienta de diagrama de Gantt, que es parte de la hoja de cálculo y parte del cronograma del proyecto. Gantts no solo visualiza el plan de su proyecto, sino que también puede vincular tareas dependientes, establecer hitos, realizar un seguimiento de los costos de recursos, asignar y mucho más.

Pasos siguientes para planes de proyecto

Utilice plantillas de plan para comenzar, pero una vez Si se siente cómodo administrando proyectos, deberá pasar a las herramientas de administración de proyectos en línea para obtener más control y eficiencia.

ProjectManager.com le brinda datos en tiempo real para que pueda tomar mejores decisiones. Puede hacer un seguimiento de su plan a medida que se ejecuta, ver la variación del proyecto para mostrar si su progreso real está alineado con el lugar donde esperaba estar en esa etapa del proyecto.

Lleve el cronograma de su proyecto al siguiente nivel con los diagramas de Gantt de ProjectManager.com que no solo presentan sus tareas visualmente en orden cronológico, sino que tienen subtareas, vinculan tareas dependientes, establecen hitos y mucho más. También puede seguir fácilmente el progreso, los costos de recursos y compartir planes de proyectos con su equipo.

 projectmanager.com diagrama de gantt para planes de proyecto
Planificación de proyectos con diagramas de Gantt interactivos— Más información

To Para ayudarlo a mantenerse en el objetivo, también tenemos paneles para una vista de alto nivel del rendimiento, informes para profundizar en las herramientas de administración de datos y recursos para mantener equilibrada la carga de trabajo de su equipo y aumentar la productividad.

ProjectManager. com es una herramienta premiada que organiza tareas y proyectos, brindando a los gerentes transparencia en el proceso de sus equipos, quienes obtienen herramientas colaborativas para trabajar mejor juntos. Planifique, monitoree e informe sobre su progreso, todo con una sola herramienta. Sea productivo hoy con nuestra prueba gratuita de 30 días.

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