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7 consejos para mejorar fácilmente la gestión de riesgos del proyecto con plantillas • Guía para la gestión de proyectos para niñas


La administración de riesgos es una habilidad básica de los gerentes de proyectos. A medida que los entornos de los proyectos en los que trabajamos se vuelven cada vez más complejos, con mayores niveles de incertidumbre y proyectos más transformadores y disruptivos, la capacidad de lidiar con el riesgo sigue siendo la primera de la lista de habilidades deseables para gerentes en todas las áreas de negocios.

Sin embargo, la gestión del riesgo del proyecto es algo que muchos gerentes de proyectos encuentran complicado. La teoría es fácil: implementar la administración de riesgos con éxito para que sea realmente útil en el proyecto es un poco más difícil.

En este artículo, veremos consejos para la administración de riesgos, la función del registro de riesgos, cómo se relacionan los riesgos. a temas y comparta algunos ejemplos de riesgos de proyectos.

¿Qué es la gestión de riesgos de proyectos?

Antes de profundizar, asegurémonos de que todos estamos hablando de lo mismo.

El Marco de Praxis define la gestión de riesgos de proyectos de esta manera .

La gestión de riesgos permite que los eventos de riesgo individuales y el riesgo general se entiendan y gestionen de forma proactiva, optimizando el éxito al minimizar las amenazas y maximizar las oportunidades. Sus objetivos son:

  • garantizar que los niveles de riesgo general dentro de un proyecto, programa o cartera sean compatibles con los objetivos organizacionales;
  • garantizar que se identifiquen los riesgos y respuestas individuales;
  • minimizar el impacto de las amenazas a los objetivos;
  • optimice las oportunidades dentro del alcance del trabajo.

La gestión de riesgos del proyecto es una de las 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos en el PMI Guía PMBOK® – Sexta edición, que lo define de manera más sucinta: [19659003] La gestión de riesgos del proyecto incluye los procesos de llevar a cabo la planificación, identificación, análisis, planificación de respuesta, implementación de respuesta y monitoreo de riesgos de gestión de riesgos de un proyecto.

 3 niveles de gestión de riesgos de proyectos

Los desafíos de la gestión de riesgos de proyectos

Entonces, si sabemos qué es la administración de riesgos del proyecto, ¿por qué no estamos haciendo un buen trabajo?

Los gerentes de proyectos no hacen la administración de riesgos de manera efectiva porque se:

  • Es demasiado complicado
  • Es demasiado académico
  • Requiere mucho tiempo
  • A nadie le importa
  • Se siente como un proceso científico en el que es demasiado difícil participar
  • No quiero parecer negativo al hablar de cosas que podrían salir mal
  • Se sienten intimidados por él.

Lo que necesitamos para gestionar el riesgo del proyecto de manera efectiva es:

  • Datos legítimos
  • Datos históricos [19659010] Transparencia adecuada
  • Una cultura de honestidad
  • Una comprensión de la sensibilidad al riesgo
  • Una apreciación del valor de la gestión de riesgos.

Las industrias de aerolíneas, hoteles y seguros adoptan un enfoque científico para la gestión de riesgos porque Tengo los datos para respaldar eso.

En los proyectos, la mayoría de las veces no tenemos los datos, o si existen, no se puede acceder a ellos lo suficientemente fácilmente como para usarlos en actividades de gestión de riesgos.

Crear una Plan de gestión de riesgos y problemas

El wa y va a registrar, rastrear y administrar los riesgos y los problemas están documentados en su plan de administración de riesgos y problemas.

A menudo, esto es parte del plan de administración del proyecto, porque normalmente tendrá una forma estándar que su compañía espera. para hacer frente al riesgo del proyecto, por lo que simplemente puede hacer referencia a eso. No es necesario crear un documento masivo cuando puede señalar su estándar corporativo o incluso decir que registrará el riesgo en el software de gestión de proyectos y lo discutirá en la reunión mensual de riesgos.

Un plan de administración de riesgos lo ayuda a planificar cuando las cosas van mal en el proyecto, y lo harán.

Mark Engelhardt, en una conferencia de PMI en Hungría, dijo:

"No tienes la opción de decidir si vas a parecer estúpido en un proyecto. . Solo puedes decidir cuándo vas a parecer estúpido ".

Tus opciones son al principio, cuando haces muchas preguntas estúpidas, o al final, cuando tu proyecto tiene dificultades y alguien pregunta por qué no viste los problemas que vienen.

Un problema es algo que no está documentado: se convierte en un riesgo o problema una vez que se anota y se administra de forma activa. Hablar de riesgo lo coloca en una mejor posición para hacer algo al respecto, especialmente, como señaló Mark, "la mayoría de nuestros ejecutivos están demasiado lejos del resto del equipo".

 Gestión de riesgos del proyecto

Mark dijo que alrededor del 40% de las cosas que identificamos como riesgos en realidad se desvanecen sin que los gerentes de proyectos tengan que tomar ninguna acción.

Otra gran parte del contenido de su registro de riesgos es un subproducto de 'forma en que hacemos las cosas por aquí' y usted no podrá tomar ninguna acción porque está en contra de la cultura corporativa.

Solo el 3% de los riesgos, según él, se convierten en algo explosivo.

¿Qué es un ¿Registro de riesgos y problemas?

Un registro de riesgos y problemas es una forma sencilla de registrar, rastrear y monitorear los riesgos y problemas del proyecto.

Obtenga una plantilla de registro de riesgos gratis.

Personalmente, registro los riesgos y los problemas por separado porque son cosas diferentes, pero puede gestionarlos juntos. R en la misma hoja de cálculo o en su software de gestión de proyectos, si eso le funciona.

En su nivel más simple, la gestión de riesgos de proyectos es un proceso sencillo. No necesitas simulaciones de Monte Carlo o árboles de decisión. Solo necesita, dijo Mark, una hoja de cálculo con algunas columnas que cubren:

  • Un identificador
  • Una explicación del riesgo
  • El impacto del riesgo
  • Las acciones que va a tomar [19659010] El nombre de la persona que posee el riesgo
  • La fecha en la que espera que se complete el plan de acción.

Esos son los elementos básicos de un registro de riesgos, y utilizará columnas similares para rastrear y administrar los problemas del proyecto.

¿Por qué es importante la gestión de riesgos?

La gestión de riesgos del proyecto es importante porque un riesgo mal administrado puede causar estragos en un proyecto. Incluso podría llegar al punto en el que ya no valga la pena seguir adelante con el proyecto porque el perfil de riesgo está estratégicamente no alineado con lo que la empresa está dispuesta a aceptar.

Al final, una gran gestión de riesgos trata de reducir la probabilidad de que sea negativo. el riesgo afecta negativamente el rendimiento del proyecto para minimizar el impacto en los resultados del proyecto.

Ir más allá de la identificación básica y el registro de riesgos es una forma de vincular la gestión del riesgo con el rendimiento del proyecto y garantizar que le está dando a sus proyectos la mejor oportunidad posible de éxito.

7 consejos para mejorar fácilmente la administración de riesgos

Sé que quieres esos consejos de administración de riesgos, ¡así que vamos a verlos ahora! Aquí hay 7 maneras de subir de nivel su gestión de riesgos para acercarse más a reducir el impacto del riesgo en sus proyectos.

1. Aclarar roles y responsabilidades

El riesgo de cualquier proceso es que, con el tiempo, las personas lo dan por sentado y olvidan, o eligen no hacer, todos los pasos necesarios. Si no hay una gobernanza en torno a eso, nadie sabrá nunca que se están tomando atajos.

Aclarar los roles y responsabilidades de las personas involucradas en la gestión de riesgos del proyecto. Esto también le brinda la oportunidad de recordarles las prioridades y el apetito de riesgo de la organización, para que puedan alinear mejor sus decisiones y acciones con la estrategia empresarial.

Obtenga una plantilla de documento de roles y responsabilidades gratuita.

 Plantilla de roles y responsabilidades libres

2. Comunicar el apetito por el riesgo

Todas las personas tienen diferentes niveles de apetito por el riesgo personal. No soy naturalmente cauteloso con los proyectos (¡pero muy cauteloso fuera de los proyectos!). Otros gestores de proyectos tienen diferentes enfoques. ¿Y quién dice qué es lo correcto?

Aquí es donde ayuda a todos a comprender mejor el enfoque estratégico de la organización para el riesgo. Tal vez la compañía cree que fuera del conjunto de productos principales, todo vale. Pero para los proyectos y tareas relacionados con esos productos principales, lo mejor es un enfoque averso al riesgo.

Cualquiera que sea la orientación corporativa, asegúrese de que todos sepan lo que es. Entonces puedes alinear la actividad de tu proyecto y las decisiones detrás de eso. En todo caso, obligará a la gente que está en la parte superior a pensar realmente sobre los riesgos que están dispuestos a asumir.

3. Revisar los procesos de identificación de riesgos

Otro problema común es que los riesgos no se identifican a medida que surgen porque el proceso de identificación de riesgos se detiene al inicio del proyecto o (peor) justo después de que se seque la tinta en el caso de negocio.

Asegúrese de que todos sepan que detectar los riesgos temprano es algo bueno. Hable con ellos sobre el proceso para hacer eso. Inclúyalo en sus reuniones regulares del equipo de proyecto y programa. Pregunte a la gente qué nuevos riesgos han visto recientemente y qué están haciendo al respecto.

Registre todo y actúe según lo que ocurra. Estos riesgos emergentes son los que tienen más probabilidades de evitar que alcance los objetivos comerciales establecidos para el proyecto, mucho más que los identificados al inicio.

4. Conozca sus factores de éxito

Podría pensar que los factores de éxito del proyecto no están relacionados con el riesgo, pero permítanme discrepar.

Los factores de éxito son la forma en que se va a medir su proyecto. Son los objetivos de rendimiento que se esfuerzan por cumplir como equipo de proyecto. Describen cómo se ve el éxito operacional y cómo sabrá que el proyecto está terminado. Si no alcanza esos factores de éxito, es muy probable que sus partes interesadas consideren que su proyecto es un fracaso.

Entonces, ¿qué hay de vincular el riesgo con los criterios de éxito?

Relacione cada riesgo con un factor crítico de éxito del proyecto. Podrá ver rápidamente el impacto en el proyecto si se materializa el riesgo. También podrás averiguar qué factores de éxito corren mayor riesgo y utilizar esa información para conversaciones interesantes con tu patrocinador.

5. Obtenga un presupuesto para riesgos

No conozco a muchos gerentes de proyectos que tienen un presupuesto dedicado para riesgos. Si puede identificar el efecto de un riesgo en un factor de éxito del proyecto, podrá evaluar qué tan malo sería para el proyecto si ocurriera el riesgo.

Con esa información, puede presionar para que un presupuesto de riesgo pague Sus actividades de gestión de riesgos. Es posible que desee mitigar el riesgo de alguna manera y necesitará efectivo para pagar lo que parece. Justificar por qué se requiere el dinero es mucho más fácil si puede señalar indicadores de rendimiento que están en riesgo (como la incapacidad de entregar la ganancia prevista) en lugar de solo presentarla como un problema de proyecto.

6. Actualice su plantilla de caso de negocio

 plantilla de caso de negocio ¿Cuánto espacio tiene el riesgo en su plantilla de caso de negocio? Cuando comienzas un proyecto, este es exactamente el tipo de cosas en las que deberías estar pensando. Sus ejecutivos necesitan saber qué sucede si aprueban el proyecto. ¿El perfil de riesgo de la cartera de proyectos de la compañía de repente pasa por alto? ¿O está en línea con la exposición al riesgo que tiene actualmente la compañía?

¿Qué pasa con el análisis de riesgo? ¿Eso es todo ahí? ¿Con suficiente detalle para que alguien entienda realmente lo que está firmando?

Podría decirse que, los riesgos iniciales y un plan de gestión para ellos, además del análisis de riesgos del trabajo del proyecto en general y una declaración de cómo esto se alinea con el enfoque estratégico de la empresa para el riesgo son todas las cosas que deberían incluirse en ese caso de negocios.

La idea es brindar a sus ejecutivos la mejor información posible para ayudarlo a tomar decisiones. Obviamente, querrá que digan que sí a su proyecto, pero deben hacerlo desde una posición de información de calidad y la exposición al riesgo es parte de eso.

¿Necesita una plantilla de caso de negocios? Obtenga uno aquí.

Lo mismo ocurre con su Carta del proyecto. Una vez que haya pasado la etapa de caso de negocios, puede actualizar su plantilla de Project Charter para incluir información adecuada y detallada sobre los riesgos que enfrenta el proyecto. Esto debería ir más allá de algunos puntos clave de los riesgos identificados inicialmente.

7. Riesgos agregados

Si trabaja como gerente de proyectos, agregue los riesgos de los líderes de su área de trabajo. A nivel de programa, agregamos riesgos de todos los proyectos. Por encima de eso, genere una vista agregada del riesgo a nivel de cartera.

Por último, desea llegar a un punto en el que los riesgos que se presentan a la Junta se vinculen de manera tangible con lo que los miembros del equipo del proyecto realmente están haciendo. Esa alineación garantizará una imagen completa que permita a los gerentes detectar tendencias. Es útil porque, a menudo, los grandes problemas que afectan a las empresas son el resultado de varios problemas más pequeños, todos en cascada y chocando entre ellos en una tormenta perfecta.

Recopilación de información de equipos operativos y actividades de gestión de riesgos corporativos que cubren la actividad habitual. trabaje también para obtener una imagen organizativa completa.

La agregación de sus riesgos puede no permitirle evitar la catástrofe por completo, pero puede ayudarlo a detectar dónde van las cosas antes de que sea demasiado tarde para hacer algo al respecto. También te ayudará a resolver problemas y ver la causa raíz cuando suceda algo que desearías que no pasara.

 https://www.girlsguidetopm.com/2014/02/tips-for-risk- Consejo de bono: informe de riesgos al patrocinador de su proyecto </span data-recalc-dims=

Recientemente, uno de los estudiantes que tomó el curso de mejores informes sobre el estado del proyecto se puso en contacto con algunas preguntas sobre el informe de riesgos y problemas. Pensé que valdría la pena compartir mis respuestas con todos.

Para brindarle algunos antecedentes, estábamos hablando de un gran proyecto que se ejecutaría durante varios años con 4 flujos de trabajo que cubren la creación técnica, la migración de datos, la gestión de cambios y las pruebas. El estudiante quería algunos consejos sobre la mejor manera de comunicar los riesgos y los problemas a la alta gerencia.

Aquí hay un resumen de lo que discutimos.

¿Existen pautas sobre qué información de riesgos se debe informar a la alta gerencia?

No, no que yo sepa. El Estándar de Práctica de Riesgo de PMI no incluye nada. La Guía PMBOK® habla sobre los "Informes de rendimiento del proyecto", pero no proporciona detalles sobre lo que estos deben incluir. Creo que tendrá que definir el contenido de sus informes usted mismo.

Como regla general, incluiría los tres principales riesgos del mes junto con lo que está haciendo al respecto, además de las decisiones que necesite. Patrocinador para hacer.

¿Qué debe incluir en un panel de control de gestión de riesgos?

Para un informe de la gerencia superior, solo informaría los riesgos abiertos por proyecto y / o riesgos abiertos por categoría (alcance, presupuesto, cronograma, etc.). ). Esto le permitiría ver si hay un área como el programa que tiene un gran impacto de riesgo en todos los proyectos.

No incluiría:

  • Número total de riesgos en general
  • Riesgos cerrados
  • Riesgos con un estado de impacto Bajo o Medio

Esto se debe a que el equipo directivo no puede hacer mucho, si es que hace algo, con esta información. El número de riesgos solo es bastante sin sentido. Algunos pueden ser muy pequeños, algunos proyectos pueden tener solo unos pocos, pero pueden ser significativos. Una mejor manera sería informar el impacto del riesgo: ¿cuál es el costo de todos los riesgos si ocurrieran?

El mejor enfoque sería preguntar a las partes interesadas clave qué es lo que les interesa ver. No creo que los riesgos cerrados o la cantidad de riesgos sean de alguna utilidad ya que no les brindan la información que necesitan para tomar decisiones sobre el proyecto. Los riesgos por categoría o los riesgos con una calificación de impacto de "Alto" son más significativos.

¿Debo mostrar las tendencias de riesgo en los meses?

No. ¿Qué haría el equipo de alta gerencia con esta información?

Al comienzo del proyecto, usted identificará muchos riesgos y luego cerrará algunos y abrirá nuevos. Si tiene una reunión de revisión de riesgos un mes e identifica otros 50 riesgos, esto distorsionará los datos de tendencias.

Le aconsejaría que solo muestre una instantánea a tiempo. Podría usar una flecha para indicar si el perfil de riesgo general de este proyecto está subiendo o bajando, usando una métrica como si hay más o menos riesgos Altos o si las implicaciones de costo para la mitigación del riesgo están subiendo o bajando.

La mayor parte de este artículo ha sido sobre la gestión de riesgos, pero como los riesgos y los problemas a menudo caen en la misma sección de un informe de proyecto, aquí hay algunas ideas sobre la notificación de problemas.

Sólo para la alta gerencia Mostrar los abiertos de alta prioridad. Por lo general, también informo sobre "alta prioridad cerrada este mes", luego esas cuestiones dejan el informe para el próximo mes. Esto muestra que está progresando en la resolución de problemas, incluso si surgen otros nuevos.

Si no lo hace, su informe podría mostrar que hay 20 problemas abiertos con un estado de Prioridad alta este mes y 20 próximo mes. Sin embargo, podrían ser 20 temas completamente diferentes! Sin más detalles, como los nombres y descripciones de los problemas (que, francamente, su patrocinador no querrá revisar), sus partes interesadas no sabrán que usted está tratando problemas y puede suponer que no está abordando problemas en el proyecto.

Además de una representación gráfica en un gráfico circular o panel de control, también incluiría los 10 problemas principales con más detalle: descripciones y planes de acción. Si necesita aportaciones de la gerencia superior para resolver cualquier problema, asegúrese de que estén incluidos en el informe y que resalte dónde deben tomar decisiones.

 Informes de mejor estado del proyecto Nuevamente, el mejor enfoque sería para preguntar a su equipo directivo qué quieren ver. Si no lo saben, preséntelos con sus gráficos e informe durante unos meses y luego solicite comentarios sobre lo que piensan y lo que más necesitan saber para llevar a cabo sus funciones en el proyecto, es decir, toma de decisiones, gobernanza y supervisión.

¿Desea más orientación sobre los informes de proyectos? Obtenga el curso de Mejores informes de estado del proyecto aquí o la versión del libro electrónico como parte de mi paquete de productividad aquí.

¿Puede un riesgo convertirse en un problema?

Sí.

Una vez que un problema potencial se convierte en un problema real, su riesgo se convierte en un problema real. un problema.

Los problemas pueden ser riesgos que han ocurrido. O los problemas podrían ser problemas totalmente nuevos que no viste venir. De cualquier manera, los administra de la misma manera.

¿Pueden los problemas convertirse en riesgos?

En realidad, no. Un problema es algo que ha sucedido. Los riesgos no han ocurrido todavía. Algo no puede pasar, por lo que un problema no puede convertirse en un riesgo.

Sin embargo, un problema puede generar nuevos riesgos. Algo sucede en el proyecto y eso podría crear nuevos riesgos para que usted pueda iniciar sesión y administrar. Estarán relacionados con el tema, pero no serán el problema .

Ejemplos de riesgo del proyecto

Aquí hay algunos ejemplos de los riesgos del proyecto. Es posible que tenga algunos de estos en su proyecto. Tenga en cuenta que son ficticios, por lo que debe inspirarse en ellos, en lugar de copiarlos directamente en su registro de riesgos (obtenga aquí una plantilla de registro de riesgos gratuita).

  • Existe el riesgo de que el precio de un material básico puede aumentar debido a los precios internacionales y eso tendrá un efecto negativo en el presupuesto de nuestro proyecto.
  • Existe el riesgo de que un miembro principal del equipo se enferme durante la fase de desarrollo y eso afectará nuestra capacidad de entregar como nosotros.
  • Existe el riesgo de que se publiquen las nuevas pautas de marca corporativa antes de finalizar el proyecto, lo que significa que tendremos que cambiar el nombre del producto, lo que agregará tiempo adicional al proyecto.
  • Hay una el riesgo de que la solución que estamos construyendo no cumpla con los requisitos de gobernabilidad de la información.
  • Existe el riesgo de que al grupo de usuarios no le guste la solución y debemos considerar el diseño nuevamente.
  • Existe el riesgo de que ganemos ' t obtener planificación permanente emisión para la nueva construcción.

Una vez que haya identificado los riesgos del proyecto, deberá decidir qué hacer al respecto. Lea esta guía para seleccionar las respuestas de riesgo para ayudarlo a trabajar en los siguientes pasos.

Información clave

  • La gestión de riesgos del proyecto es una habilidad básica para los gerentes de proyecto.
  • Un riesgo es algo que podría tener un efecto en el proyecto si se materializa.
  • El proceso de gestión de riesgos del proyecto consiste en identificar, registrar, rastrear y actuar sobre los riesgos para obtener el mejor resultado posible para el proyecto.
  • Use un registro de riesgos y problemas para registrar y administrar sus riesgos (y problemas).
  • Los riesgos deben incluirse en sus informes de estado del proyecto.

Las partes de este artículo aparecieron por primera vez en El blog TwentyEighty Strategy Execution.



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