The Project Manager Blog

7 consejos para prevenir el sobrecosto en proyectos


Al administrar un proyecto, siempre existe la triple restricción sobre la cabeza del gerente del proyecto, como la Espada de Damocles. Hay más que solo alcance, cronograma y costo que pueden entrar en conflicto en un proyecto, pero si lo hacen, es una preocupación importante.

Si bien todas esas restricciones son importantes, concentrémonos en uno por ahora: el costo. Evitar el exceso de presupuesto es clave para cerrar un proyecto exitoso. La calidad y el cumplimiento de un cronograma pueden desaparecer si el proyecto se entrega por encima del presupuesto.

Por supuesto, es fácil decir que mantendrá un presupuesto ajustado, pero los costos pueden excederse en muchos lugares , por lo que mantener los costos bajos a veces puede parecer un juego de whack-a-mole.

¿Qué es el exceso de costos?

El exceso de costos no es una escalada de costos; ese término se usa para describir un aumento anticipado en un costo presupuestado, por ejemplo, debido a la inflación. Un exceso de costos es un poco diferente.

El exceso de costos también se conoce como aumento de costos o exceso de presupuesto. Es un costo inesperado, debido a una subestimación durante el proceso de presupuesto u otra razón. Hay tres tipos de sobrecostos:

  1. Técnico – Esto se debe a estimaciones erróneas, o no se recopilan suficientes datos al formular el presupuesto.
  2. Psicológico – Estos excesos causan sesgo de optimismo, escalada de compromiso y desplazamiento del alcance.
  3. Político-económico – Esto se debe a una tergiversación estratégica del alcance y el presupuesto.

Las definiciones de sobrecoste incluyen:

  1. Un porcentaje del gasto total
  2. Un total porcentaje incluido y por encima del presupuesto original, o,
  3. Un porcentaje del costo sobrepasado al presupuesto original

Aquí hay siete mejores prácticas para evitar el sobrecosto en los proyectos:

Cómo evitar el exceso de costos

El exceso de costos, o cualquier tipo de gasto que empuje un proyecto más allá del presupuesto acordado, es algo de lo que un gerente de proyecto debe estar constantemente atento. . Hay varias maneras en que se puede evitar el sobrecosto.

Aquí hay siete que ayudan a mantener un presupuesto en su presupuesto:

1. Planificación exhaustiva del proyecto

La mejor manera de detener el desbordamiento de costos es planificarlo antes de ejecutar un proyecto. Cuanto más completas y precisas sean sus estimaciones, más probabilidades tendrá de mantenerse dentro del presupuesto. Existen riesgos, pero estos pueden explicarse con un plan exhaustivo de gestión de riesgos. Al planificar cualquier proyecto, debe considerar todos los escenarios posibles, utilizando datos históricos, entrevistas y experiencia. Una vez que el plan haya sido detallado, haga que lo aprueben las partes interesadas del proyecto, para que todos estén en la misma página en términos de expectativas.

2. Conozca a sus proveedores

Muchos proyectos van a contratar a proveedores externos, ya sea para realizar tareas específicas o para suministrar materiales y equipos. Una relación con cualquier proveedor externo abre su proyecto a sobrecostos que a menudo están fuera de su control. Por lo tanto, es fundamental hacer la debida diligencia antes de que se cementen las relaciones. Primero, comprenda la capacidad del proveedor y si van a satisfacer sus necesidades. Cuando el proveedor cotice un costo, asegúrese de que sea exacto. Luego, antes de firmar el contrato, haga un poco de verificación de antecedentes para ver si el vendedor cumple con los plazos y qué tienen que decir otros sobre trabajar con ellos.

3. Mantener el alcance planificado

El desplazamiento del alcance es una de las mayores amenazas para enviar un proyecto a costos excesivos. Las solicitudes de cambio siempre empantanan los escritorios de los gerentes de proyecto. Estos provienen de partes interesadas o clientes, pero también de miembros del equipo. Todos tienen deseos y necesidades. Muchos de ellos pueden ser apropiados e incluso beneficiosos para el proyecto. Sin embargo, demasiados cambios pueden impactar drásticamente el proyecto, haciendo que los sobrecostos sean inevitables. Piense detenidamente sobre el panorama general antes de aumentar el alcance del proyecto.

4. Use una herramienta de planificación de proyectos

Es una buena herramienta dada que facilitará el trabajo de un gerente de proyecto, aumentará la productividad del proyecto y aumentará la eficiencia. También ayudará a mantener los costos excesivos al mínimo. Una herramienta de programación como un diagrama de Gantt ayudará a mantener el proyecto en marcha y evitar la anulación de costos.

 tareas de seguimiento con el diagrama de Gantt en línea

Gráficos de Gantt en línea de ProjectManager.com Keep Proyectos en camino

ProjectManager.com, siendo un software basado en la nube, tiene un diagrama de Gantt en línea fácil de usar. Fomenta la colaboración y actualiza el estado al instante, por lo que el gerente y el equipo del proyecto están actualizados sobre el progreso del proyecto. La programación adecuada ayuda a mantener estimaciones precisas. Esto evita el tiempo de inactividad, lo que conlleva un riesgo de sobrecoste.

 programación con un diagrama de Gantt en línea

Programación de Proyectos de Controles del Diagrama de Gantt en línea de ProjectManager.com

Las dependencias de tareas se pueden vincular dentro de Diagrama de Gantt de ProjectManager.com. Mientras que otros completan su trabajo, estas dependencias evitan que los miembros del equipo sean bloqueados o se queden esperando sin nada que hacer. Cada tarea puede tener archivos adjuntos, ya sean documentos o imágenes. Además, los miembros del equipo pueden comentar a nivel de tarea para una ejecución más colaborativa y eficiente.

5. Mantener a las partes interesadas actualizadas

Si no hay una línea clara de comunicación entre las partes interesadas y los gerentes de proyecto, las demoras son inevitables. Los retrasos conducen a un sobrecosto. Existe un riesgo demasiado grande, el trabajo comenzará con lo incorrecto en el momento incorrecto. Este tiempo perdido amenaza con desviar todo el proyecto. Las partes interesadas y los equipos necesitan comunicaciones adecuadas, pero cada uno debe obtener la información correcta. Los equipos quieren detalles, y las partes interesadas quieren trazos amplios, para asegurarse de que el proyecto esté progresando según lo planeado.

 panel en tiempo real para mejorar el métrica del proyecto

Tiempo real Los paneles de control de ProjectManager.com se actualizan al instante

ProjectManager.com tiene un panel de control en tiempo real que hace que la presentación de informes a las partes interesadas sea rápida y fácil. El panel de control en tiempo real muestra instantáneamente las actualizaciones de estado. Estos números se agrupan y se muestran en una serie de gráficos y tablas que reflejan las muchas métricas del proyecto. Los gerentes de proyecto pueden filtrar estos gráficos y cuadros para mostrar los datos que necesitan. Imprimir estos gráficos y cuadros es una opción si desea una copia impresa cerca. Sin embargo, cuando se presente a los interesados, traiga su computadora. ¿Por qué? Si se le solicita más detalles sobre un proyecto, puede responder con unos simples clics en nuestro software.

6. Supervisar el progreso

El panel de control en tiempo real de ProjectManager.com también es ideal para seguir el progreso de un proyecto a medida que sucede, no después del hecho. Antes de que los problemas se conviertan en problemas que amenacen con desviar el proyecto y sobrepasar el presupuesto, pueden resolverse. El panel de control en tiempo real mide no solo el progreso del proyecto, sino también la carga de trabajo del equipo, los plazos para la finalización planificada y real, incluido el deslizamiento del proyecto, y mucho más.

7. Reasignar recursos

Vas a responder reasignando recursos si descubres que un proyecto gasta más de lo presupuestado. Pero también puede prepararse para ese escenario evaluando los recursos de antemano y colocándolos donde sean más efectivos. Esto es especialmente cierto con su recurso más valioso: su equipo. Al reunir a los miembros del equipo más experimentados y calificados, puede tener un proyecto más productivo y eficiente. Estos recursos pueden costar más, pero si ha planificado y ahorrado fondos, ahorrará dinero en el backend cuando haya menos problemas que manejar.

ProjectManager.com es una gestión de proyectos basada en la nube software que brinda a los gerentes de proyecto las herramientas que necesitan para planificar, rastrear e informar. El exceso de costos está más controlado y es menos probable que se acerque sigilosamente a un proyecto debido a nuestro software dinámico y colaborativo, que incluye tableros Kanban de flujo de trabajo visual y gráficos interactivos de Gantt. Pruébelo hoy con nuestra prueba gratuita de 30 días.

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>