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7 consejos para una reunión virtual sin problemas (sugerencias de software incluidas)


Las reuniones virtuales son comunes en nuestro mundo conectado digitalmente. Ya sea que se usen para conectar equipos de diferentes países, o para reunir a los empleados que trabajan desde su casa para una conferencia telefónica, las reuniones virtuales pueden ser cruciales para el éxito de una empresa.

Sin embargo, al igual que el reloj, casi todas las reuniones virtuales parecen encontrarse Algún tipo de problema. Los refranes comunes incluyen: “¿Cuál es el código para entrar en esta videollamada?” O “¿Funciona mi micrófono?”

Para ayudarlo a evitar problemas comunes y asegurar que aproveche al máximo sus reuniones virtuales, hemos reúna siete consejos para ayudarlo a usted y a su equipo. Pero antes de entrar en los consejos, veamos rápidamente qué es una reunión virtual y por qué puede elegir reunirse virtualmente con su equipo.

¿Qué es una reunión virtual?

Una reunión virtual es una reunión de personas, que utiliza tecnología para conectar a los participantes en lugar de un lugar de reunión físico. Las reuniones virtuales utilizan herramientas digitales como videoconferencia, software de gestión de proyectos o software de chat para conectar a las personas para que puedan comunicarse y trabajar juntas en tiempo real.

Las reuniones virtuales se realizarán por conveniencia o por necesidad. A veces, a los equipos les resulta más fácil participar en una reunión virtual en lugar de interrumpir su día dejando sus escritorios y reuniéndose juntos. En estos casos, las reuniones virtuales pierden menos tiempo y permiten a los empleados mantener niveles más altos de productividad.

Y a veces las reuniones virtuales son la única forma de conectarse con su equipo. Esto puede deberse a una fuerza laboral distribuida o porque su empresa tiene empleados remotos. En estos casos, los miembros del personal se unen virtualmente para mantenerse sincronizados entre sí. Las reuniones virtuales incluso permiten que los equipos con empleados en diferentes zonas horarias se conecten sin problemas entre sí, lo que de otra manera no sería posible.

Consejos para una reunión virtual exitosa

El éxito de su reunión virtual depende de muchas cosas. Algunos de ellos pueden estar fuera de su control, como su conexión a Internet. Si su conectividad es pobre, su reunión lo será. Por lo tanto, hay problemas básicos de la tubería para resolver primero. Una vez que esté listo para reunirse virtualmente, asegúrese de seguir estos pasos.

1. Seleccione el software adecuado para reuniones virtuales

La primera y más importante decisión que debe tomar al organizar una reunión virtual es responder la pregunta: "¿cómo nos reuniremos?" Las reuniones virtuales pueden ser tan simples como una llamada telefónica grupal o tan complejas como una sesión de trabajo con una pantalla compartida.

Por lo tanto, deberá seleccionar una tecnología que permita que su equipo se reúna. Debería proporcionar todas las herramientas necesarias para que pueda alcanzar sus objetivos de reunión.

Existen numerosas formas de organizar una reunión virtual, pero estas son algunas de las plataformas de reunión virtual más populares utilizadas hoy en día:

Al seleccionar una reunión virtual software para reuniones, puede ser tentador utilizar una herramienta gratuita, pero es importante que no corte atajos aquí. La plataforma que elija influirá tanto en la forma en que se comunica su equipo como en la productividad de sus reuniones.

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Por ejemplo, muchos los equipos han intentado realizar videoconferencias con la edición gratuita de Zoom, solo para saber más tarde que las llamadas tienen una duración limitada, una cantidad limitada de participantes y no están aseguradas con una contraseña (lo que ha llevado a historias de algunos visitantes vergonzosos que caen aleatoriamente a las reuniones). Estas limitaciones pueden provocar dolores de cabeza y pérdida de tiempo, por lo que es mejor pagar por una herramienta que será tan integral para su equipo.

2. Todos los miembros del equipo prueban antes de unirse

Es importante que todos los involucrados en la próxima reunión virtual se registren, instalen y prueben el software que se utilizará con anticipación. Un problema importante que aparece a menudo con las reuniones virtuales son los problemas técnicos.

Si un miembro del equipo no puede descubrir cómo iniciar sesión o cómo hacer que su cámara web funcione, entonces toda la reunión puede retrasarse. Estos inconvenientes en la tecnología pueden generar frustración entre los miembros del equipo y pérdidas de productividad. Cada persona debe ir a su reunión virtual sabiendo exactamente cómo participar eficientemente.

3. Crear una agenda

Además de las reuniones virtuales, este consejo también se aplica a reuniones de cualquier tipo: siempre prepare una agenda antes de la reunión. Su agenda debe enumerar elementos específicos que se discutirán, junto con cualquier entrega que deba surgir de la reunión. Cada agenda debe tener un límite de tiempo, y el tiempo debe ser observado cuidadosamente.

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No hay nada peor que 30 minutos reunión que dura dos horas, especialmente cuando la reunión podría haber finalizado en los 30 minutos originales. Una agenda lo ayuda a cumplir con el plan para que los miembros del equipo no se desanimen o se sientan frustrados por el tiempo perdido. Una buena regla general a seguir es esta: si no hay agenda, entonces no hay reunión.

4. Enviar la invitación y la agenda

Una vez que haya preparado una agenda, es importante enviar la agenda junto con una invitación al evento a todos los miembros del equipo que participarán en la reunión virtual. Esto debe hacerse mucho antes del inicio del tiempo de la reunión para que los miembros del equipo tengan tiempo suficiente para prepararse.

Una consideración importante al enviar invitaciones a eventos de reuniones virtuales son las zonas horarias de los miembros del equipo. Coordinar una reunión puede ser más difícil cuando se trabaja con equipos remotos que se distribuyen en diferentes países y zonas horarias.

Esto también es una consideración importante cuando se reúne con empleados que trabajan desde casa, ya que sus horarios pueden ser menos rígidos que -personal de oficina. Un trabajo claro desde la política del hogar puede ayudar a solidificar los horarios.

5. Use Rompehielos (cuando sea apropiado)

Las reuniones virtuales pueden ser más difíciles de comenzar que las reuniones tradicionales porque los participantes generalmente tardan unos minutos en entrar y configurar su tecnología. En lugar de perder un tiempo precioso charlando durante estos primeros minutos, puedes correr rompehielos para alentar al equipo a conocerse mejor.

Ámalos u odialos, pero se ha demostrado que los rompehielos ayudan con el equipo. cohesión y trabajo en equipo. Sin embargo, para algunas reuniones virtuales más serias, los rompehielos pueden no ser apropiados. En estos casos, puede ser mejor avanzar y comenzar la reunión a la hora indicada en su invitación a la reunión.

6. Colaborar

En todas las reuniones, hay personas que hablarán con orgullo y quienes felizmente tomarán un segundo plano para escuchar. En las reuniones en persona, es fácil leer la sala y alentar a los miembros del equipo más silenciosos a hablar, para lograr la colaboración del equipo.

Sin embargo, en las reuniones virtuales puede ser más difícil. Debe estar siempre al tanto de quién está en la llamada y quién puede necesitar un poco de aliento para hablar. Preste especial atención a los miembros de su reunión virtual que pueden necesitar algo de aliento para participar. Si es posible, tenga a mano una lista de todos los participantes de la reunión virtual para que pueda llamar rápidamente a los miembros del equipo según sea necesario.

7. Envíe notas de cierre

Lo último y quizás lo más importante que debe hacer viene inmediatamente después de que termine su reunión virtual. Una vez que finaliza la reunión, reúna todas sus notas de la reunión y compártalas con todo el equipo de participantes.

Una forma sencilla de hacerlo es comenzar con la agenda original de la reunión y luego agregar notas para cada línea de pedido. ¿Logramos esta línea de pedido? ¿Quién es responsable de poseer el seguimiento de la línea de pedido?

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Es importante que todo el equipo salga de cada reunión virtual con elementos de acción . Si no hay nada procesable en sus reuniones, entonces es posible que deba considerar si la reunión fue incluso necesaria.

Cómo ProjectManager.com ayuda a los equipos virtuales

ProjectManager.com es una plataforma de gestión de proyectos y trabajo en línea que permite a los miembros del equipo trabajar juntos, sin importar dónde se encuentren. ¡A veces se hace tanto trabajo que las reuniones virtuales ni siquiera son necesarias!

Los equipos virtuales, los equipos remotos y los empleados que trabajan desde casa usan ProjectManager.com para colaborar en el trabajo conjunto. Con múltiples vistas de proyectos, existen herramientas para cada equipo en la plataforma basada en la nube.

Plan en línea

Los gerentes pueden crear planes de proyecto para sus equipos utilizando un diagrama de Gantt en línea. Pueden asignar todas las tareas del proyecto a los miembros del equipo, y se notificará a cada miembro del equipo en tiempo real que se les ha asignado un nuevo trabajo.

 Diagrama de Gantt en línea para administrar Trabajo
Planifique proyectos y programe cronogramas con diagramas de Gantt en línea.

Colabore en tiempo real

Los equipos también pueden usar tableros visuales kanban para crear flujos de trabajo compartidos, de modo que cada miembro del equipo sepa exactamente qué es el resto del equipo. trabajando en todo momento. Esta visibilidad es crucial para el éxito de un equipo, especialmente cuando el personal no está trabajando cara a cara en la oficina.

 Tableros Kanban en línea para colaboración virtual
Colabora en el trabajo en línea con su equipo utilizando tableros kanban.

Miles de equipos en todo el mundo confían en ProjectManager.com para colaborar, mantenerse organizado y hacer más trabajo juntos. ProjectManager.com tiene herramientas para todos los equipos, tanto en la oficina como a distancia. Los gerentes pueden asignar trabajo y seguir el progreso, mientras que los empleados pueden organizar todas sus tareas en un solo lugar. Pruebe ProjectManager.com hoy de forma gratuita con esta prueba gratuita de 30 días.

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