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7 consejos secretos para una planificación de eventos exitosa


¿Qué vas a hacer? Tu gran evento se acerca, incluso más rápido de lo que esperabas. ¡No hay tiempo! Argh! Podrías quitarte el pelo, pero eso podría arruinar las imágenes. Otra opción es convertirte en un monstruo de planeamiento de eventos, como un Bridezilla o un Groomzilla, y créeme, existen tales criaturas.

Sin embargo, convertirse en un monstruo siempre debería ser el último recurso. Para evitar estas transformaciones indecorosas, existen métodos y herramientas para la planificación de eventos que puede usar para tener una boda, recaudación de fondos, lanzamiento de productos más agradable y agradable, o cualquiera que sea su evento.

Sí, hay formas de evitar los costos exorbitantes y otras historias de terror que escuchas cuando los planes de eventos se descarrilan. Usted también puede planear con éxito un evento inolvidable si conoce los secretos de esos planificadores principales, los gerentes de proyectos. Piense como un gerente de proyecto, y ya sea que sea un profesional de planificación de eventos o un novato que planifique su primer evento, aprenderá de estos siete consejos.

1. Conozca su presupuesto

Si no ha definido la cantidad de dinero que va a gastar en un evento, entonces el evento definirá los costos por usted. Esto no es algo que quieras. Tal vez estás hecho de dinero o tienes un primo que es un falsificador. Pero la mayoría de nosotros trabajamos con fondos limitados. Necesitamos obtener lo mejor de nuestro dinero.

Comience usando una hoja de cálculo, o simplemente un papel, y agregue líneas de pedido para cada detalle que va a costar dinero. Algunas de esas tarifas se pagarán, así que asegúrese de marcar los plazos de pago. Además, no se olvide de dejar un poco de margen de maniobra para la posibilidad de repasar su presupuesto planificado.

Asegúrese de desglosar sus costos lo más finamente posible, luego descríbalos. Tenga en cuenta la cantidad que planea gastar y deje una columna por la cantidad que realmente gastará. Al seguir estas dos cifras, puede evitar que su presupuesto se descontrole antes de que sea demasiado tarde. Puede investigar los costos de eventos similares para hacer que sus estimaciones sean más precisas.

2. Comience con el Dream, Then Get Real

Es más fácil de editar que de agregar, por lo que lo mejor que puede hacer es lanzar una amplia red cuando comience a planificar su evento. Haga un borrador de cómo sería su evento ideal, si no hubiera restricciones, y obtenga una idea clara de cómo se vería.

Después de tener el plan de sus sueños, vuelva a ese borrador con su lápiz rojo y defina lo que se conformaría con. ¿Qué piezas son esenciales, cuáles no? Lo que has hecho se crea un rango en el que puedes alcanzar de manera realista. De esta forma, sus expectativas se basan y hay menos posibilidades de que usted o alguien se vuelva loco.

3. Utilice el software de planificación de eventos

Tiene una hoja de cálculo para su presupuesto y ha establecido metas y objetivos realistas para el evento. Ahora, si solo hubiera una forma de recopilar el presupuesto y planificar el evento en una única plataforma que le permita administrar, rastrear e informar sobre el progreso del evento. Bueno, hay una aplicación de planificación de eventos para eso.

Las herramientas de software pueden ayudarlo a administrar el presupuesto y realizar un seguimiento de si está excediendo los límites establecidos. Pero, con el software de gestión de proyectos, puede hacer mucho más. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas y luego rastrear esas tareas dentro de los límites de tiempo establecidos. Estas tareas pueden ser para usted u otras personas. Con el software en línea, todos están siempre en la misma página y pueden trabajar en colaboración si no están en la misma habitación.

También hay una gran herramienta de programación, llamada gráfica de Gantt, que proporciona una línea de tiempo visual en la que sus tareas son puntos, con su duración delineada como usted define. Si alguna tarea depende de que se complete una antes de que la otra pueda comenzar, estas pueden vincularse, de modo que el progreso no se bloquea.

4. Sepa cuándo (y cuándo no) contratar un organizador de eventos

¿Necesita un organizador de eventos, alguien que organice su evento por usted? Esta podría ser la forma más fácil de tener un evento exitoso. Sin duda hay razones para contratar a una empresa de eventos profesional o planificador de eventos. Para empezar, un planificador de eventos puede ahorrar tiempo. Eso le deja tiempo para concentrarse en lo esencial, mientras se ocupa de la logística.

Un gerente de eventos, planificador de eventos o empresa de planificación de eventos también tiene experiencia en la negociación. Esas habilidades lo ayudarán a gastar lo mínimo y aprovechar al máximo. Las empresas de gestión de eventos hacen esto para ganarse la vida, por lo que no solo tienen contactos y saben cómo negociar, por lo que no es necesario, sino que abordan los eventos con una mente creativa que permite soluciones únicas y eventos que resuenan. [19659002] Sin embargo, la administración de eventos profesionales puede tener sus desventajas. Para empezar, cuesta dinero. Eso podría ser dinero que no tiene, o dinero que podría poner en el evento en sí mismo, haciéndolo más memorable. No solo eso, sino que tendrás que pasar mucho tiempo con el coordinador del evento, así que asegúrate de que te lleves bien con quien decidas contratar. Por lo tanto, la decisión de contratar o no contratar ayuda profesional debe sopesarse cuidadosamente.

5. Haga la Due Diligence

De acuerdo, digamos que ha decidido que desea contratar un organizador de eventos. ¿Ahora que? Investigación. Antes de contratar a alguien, debe asegurarse de que sean adecuados para usted y para el evento que está organizando. No querrá contratar a un organizador de bodas para un evento corporativo, a menos que desee que todos se emborrachen y se rompan la torta en la cara.

Siempre verifique si la compañía ha realizado eventos similares. Si lo han hecho, entonces conocen a su público y ya han trabajado con el evento demográfico de su evento. Para ese asunto, la organización de planificación también debe tener experiencia trabajando con alguien como usted para fomentar una comprensión de sus necesidades y deseos.

Al igual que en el sector inmobiliario, la ubicación es fundamental para un evento exitoso. Deberá verificar si su planificador de eventos tiene experiencia con su ubicación y si su oficina está cerca. Estas y otras preguntas deben formularse antes de emplear un planificador de eventos, y facilitarán el proceso cuando finalmente empiece con el proceso de empleo.

6. Embrace Multitasking

Realísticamente, vas a hacer varias cosas a la vez. Necesitas, la vida lo exige y también cualquier evento. Negociará un contrato, trabajará en la obtención de los servicios de otro contratista, alquilará espacio, elaborará los detalles del menú, etc. Siempre hay algo, y siempre parece suceder de una vez.

La multitarea obtiene una mala racha, y, según la ciencia, merecidamente. De hecho, los tipos con batas blancas dicen que realmente no estás haciendo tantas cosas como saltando de una tarea a otra. Eso suena vertiginoso, y tal vez sea cierto que no prestas toda tu atención a ninguna de las dos tareas, pero a veces tienes que separarte para hacer todo a tiempo.

Un evento exitoso a menudo está determinado por cuán bien puedes priorizar una tarea mientras trabajaba en otra en el fondo. Se trata de administrar su tiempo sin dejarse engatusar en sus diversas tareas. Por el contrario, no se vuelvan solitarios y se obsesionen con una cosa mientras descuidan todo lo demás.

7. Mantenga su sentido del humor

Si tiene un gran sentido del humor o no, si puede sentarse y reírse de sí mismo (y otros, ¿por qué no?), Hará que todo sea menos estresante. Organizar un evento es un proyecto intrínsecamente estresante, por lo que cualquier oportunidad de obtener una perspectiva diferente y mantener las cosas claras ayudará a su gestión y experiencia general del evento que tanto trabajó para planificar.

Los eventos son proyectos, grande o pequeño. Tienen una etapa de planificación, una etapa de ejecución y la necesidad de monitorear y asegurarse de que todo marcha según lo programado. Tener una herramienta de administración de proyectos como ProjectManager.com puede ayudar. Nuestro software basado en la nube le brinda datos en tiempo real y nuestras funciones le brindan los medios para administrar todas las partes móviles en la planificación de eventos. Vea cómo puede ayudarle tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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