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7 herramientas de productividad para equipos de los que nunca has oído hablar


 Herramientas de productividad para equipos

No puedo ser el único que piense que con mejores herramientas de productividad para equipos, seríamos más … productivos. Quiero dedicar más tiempo a lo que importa, y eso significa menos tiempo para preocuparme por las herramientas para hacer el trabajo.

Hoy les presento 7 herramientas de productividad para equipos de los que nunca ha oído hablar (tal vez, hay dos en la lista que podría haber encontrado, pero no pude omitirla).

Todos estos son adecuados para equipos profesionales y lo ayudarán a organizarse, concentrarse y hacer más de las tareas que marcan la diferencia.

¿Desea obtener una guía gratuita para ayudarlo a elegir el mejor software de gestión de proyectos para su equipo? Desplácese hasta el final e ingrese su correo electrónico para recibir la guía.

1. Process Street

Process Street es brillante. Es una forma de sistematizar tareas repetitivas. Si tiene procedimientos que realizar con regularidad (y lo hará si está en una PMO o si está administrando solicitudes de cambio o haciendo prácticamente todo lo que tenga que ver con los proyectos) o si tiene listas de verificación, entonces Process Street le ayudará. Además, es gratis. Hay un plan pagado si necesita más flujos de trabajo, pero puede decidirlo una vez que lo haya probado.

Básicamente, crea su lista de verificación, la comparte con el equipo y luego puede reutilizar la misma lista de tareas. una y otra vez. Puedes seguir el progreso y colaborar con tu equipo. Esta es una excelente manera de asegurarse de que las personas sigan los procesos de gestión de proyectos que ha establecido y verificar que realmente los están utilizando.

Pronto haré un tutorial sobre cómo usar Process Street porque creo que tiene el potencial de cambiará el juego para equipos pequeños.

Obtenga una cuenta gratuita de Process Street

2. MindManager

En estos días estoy haciendo mucha menos gestión técnica de proyectos y mucho más gestión de proyectos dirigida por empresas y gestión de cambios. Así que pasamos una buena cantidad de tiempo resolviendo soluciones a problemas, reingeniería de procesos y todo eso.

Solía ​​pensar que el mapeo mental era solo para crear mis notas de estudio para los exámenes, pero en el lugar de trabajo descubrí que está lejos.

Además del volcado de cerebro 'clásico', puede trazar diagramas de flujo, crear estructuras de desglose del trabajo, mapas de proceso y más.

El MindManager 2018 se lanzó recientemente y es fácil utilizar. Incluso hace listas, por lo que cerebros como el mío que no funcionan muy bien con las fotos también pueden aprovecharlo. Es una forma rápida de colaborar en los talleres, ya que actúa como una pizarra para la captura de notas. Además, ¡puede ahorrar tiempo en la redacción de la reunión después! La versión Enterprise se integra con Microsoft Project y permite que su equipo trabaje en conjunto para mejorar la productividad.

Obtenga una prueba gratuita de 30 días de MindManager 2018.

3. Doodle

 Logotipo de Doodle ¿Qué tan difícil es para usted establecer reuniones? Pierdo tanto tiempo llamando a todos (o a sus PA) y descubriendo quién puede hacer qué hora. Cuando encontré Doodle, de repente se hizo más fácil organizar reuniones. Incluso lo he usado para reuniones sociales, porque entonces todos pueden hacer clic en la noche que cenan gratis.

Doodle se integra con su calendario, tiene una aplicación móvil y es gratis. Hay un plan pagado si quiere que se vea un poco más profesional, pero no es caro si piensa en el ahorro de tiempo que tendrá al no tener que hacer tantas llamadas de persecución. Francamente, mi tiempo lo vale.

Obtenga una cuenta gratuita de Doodle.

4. MinuteDock

Si su equipo hace un seguimiento del tiempo para los clientes, vale la pena revisar MinuteDock. Utiliza información de lenguaje natural para que no tenga que buscar una tarea en particular. Me gusta particularmente que no te obligue a asignar trabajo a un cliente o proyecto. Siempre me ha frustrado que cuando hago cosas como ayudar a un colega de la PMO, asistir a una reunión de gerentes de proyecto o prepararme para mi revisión de fin de año, los paquetes de hojas de asistencia intenten que reserven ese tiempo para un proyecto. O tengo que crear un proyecto llamado 'Admin' que es tonto.

Cuanto menos tiempo dedique al seguimiento del tiempo, más productivo será. Además, si factura a los clientes el trabajo de su proyecto, puede integrarse con su sistema de facturación.

Obtenga una prueba gratuita de 14 días de MinuteDock.

5. Focuster

Recientemente me reuní con un cliente mentor y uno de sus problemas principales era pasar tanto tiempo en reuniones que no tenía tiempo suficiente para hacer su trabajo real.

Sé cómo es eso, y mi solución, cuando fue realmente mala para mí, fue bloquear el tiempo en mi diario para hacer el trabajo.

Focuster lo hace por usted, según lo que hay en su Lista de tareas pendientes. . Bloquea automáticamente el tiempo en su diario para hacer sus tareas. Esto sería genial para los equipos en los que sabes que, como grupo, te cuesta concentrarte en tus prioridades debido a TODAS LAS COSAS. Haz que todos utilicen esto y veo que aumentaste tu productividad.

Lo que realmente me encanta es el mensaje que recibes cuando has sobrecargado tu agenda, para que puedas reorganizar tu día. No es que alguna vez haga eso, por supuesto 🙂

Obtenga una prueba gratuita de 14 días de Focuster.

6. Yanado

Yanado es una extensión de Chrome. Es un complemento de gmail que le permite convertir los correos electrónicos en tareas y administrar su lista de tareas desde su bandeja de entrada de gmail. Sé que no todos los usuarios de negocios tienen una cuenta de gmail, pero con las pequeñas empresas parece ser cada vez más común que el sistema de correo electrónico de fondo sea gmail a través de G Suite, por lo que su dirección de correo electrónico es me@mycompany.com, pero funciona con gmail. [19659004] Si suena como usted, esto podría funcionar bien para disminuir la cantidad de herramientas que necesita. La interfaz es muy similar a gmail, por lo que no tienes que aprender una nueva herramienta. Si puede pasar por alto el inglés imperfecto en el sitio web (el equipo es búlgaro), esta es una solución sólida para administrar tareas y proyectos sencillos.

Necesita el plan de inicio para la colaboración en equipo, pero puede tener una idea de lo que es. como con una cuenta gratuita.

7. Dropbox

Dropbox solía volar bajo el radar, pero creo que la mayoría de la gente ha oído hablar de eso ahora. Fue crucial para muchas empresas que trataban con GDPR en 2018, porque (la última vez que lo verifiqué) la cuenta personal no le brindó la protección requerida para el cumplimiento de GDPR. Los planes pagados ofrecen más garantías, y por una vez estuve agradecido de pagar por algo.

Uso Dropbox todos los días. Si no lo ha cambiado para su uso comercial, es un buen momento para hacerlo. En mi opinión, es mucho más intuitivo que Google Drive.

No sé dónde estaría sin Dropbox.

En realidad, lo sé, tener una pesadilla tratando de usar Google Docs, que estoy teniendo. para usarlo para un cliente en este momento y solo digamos que no es mi idea de diversión.

Si su equipo necesita almacenamiento seguro, acceso fácil a los archivos compartidos y algo que es naturalmente fácil de usar, entonces Dropbox es perfecto. También me encanta que me permita trabajar sin conexión, así que incluso cuando Internet es inestable, todavía puedo acceder a mis archivos.

Obtenga 500Mb de espacio adicional cuando se registre.

¿Cómo elijo una herramienta de productividad para equipos? [19659008] ¡Tantas herramientas! ¿Cómo eliges? Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse para obtener la herramienta adecuada para su equipo.

¿Dónde está alojado?

Las herramientas en la nube son buenas si su equipo es virtual o viaja mucho, pero es posible que desee considerar la información. requisitos de seguridad, especialmente si planea compartir información confidencial. Nadie espera que sus datos sean pirateados, pero si eso representara un grave riesgo para usted, las soluciones locales como MindManager pueden ser más adecuadas para su entorno.

¿Qué funciones usaré?

No es así. Tiene sentido pagar por las funciones que no va a usar, aunque si la herramienta es estelar y definitivamente puede ver el beneficio, podría ser una compensación que está preparado para realizar.

¿Qué integra? con?

MindManager se integra con Dropbox, SharePoint y más. MinuteDock se integra con Xero, Freshbooks y otros. Si tiene muchas otras herramientas en su negocio, asegúrese de elegir algo que funcione con el resto de su pila de tecnología.

¿Necesita más consejos sobre cómo elegir la herramienta adecuada para su equipo? Aquí hay algunos consejos de la vida real para elegir herramientas de colaboración y aquí está mi Guía de 5 pasos para elegir herramientas de colaboración.

Esta publicación fue posible gracias a la colaboración de MindManager.

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 Cómo elegir herramienta

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Píngalo para más adelante:
 7 mejores herramientas de productividad para que los equipos lo ayuden a hacer más y se mantenga organizado

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