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7 pasos para un presupuesto exitoso del proyecto


Si no tiene los fondos, no va a completar el proyecto con éxito. Por eso es tan importante planificar el presupuesto de su proyecto: es el elemento vital del proyecto. Siga estos pasos para asegurar los fondos necesarios para apoyar el proyecto en cada fase. Pero primero, necesitamos definir qué es un presupuesto de proyecto.

¿Qué es un presupuesto de proyecto?

Un presupuesto de proyecto es el costo total proyectado necesario para completar un proyecto durante un período de tiempo definido. Se utiliza para estimar cuáles serán los costos del proyecto para cada fase del proyecto.

El presupuesto del proyecto incluirá costos laborales, costos de adquisición de materiales y costos operativos. Pero no es un documento estático. El presupuesto de su proyecto será revisado y revivido durante todo el proyecto, con la ayuda de un software de presupuesto de proyectos.

Por qué necesita un presupuesto de proyecto

La respuesta obvia es que los proyectos cuestan dinero. Pero es más matizado que eso. Por ejemplo, el presupuesto es el motor que impulsa la financiación de su proyecto. Comunica a las partes interesadas cuánto dinero se necesita y cuándo se necesita.

Pero no es solo un medio para obtener las cosas que su proyecto requiere. Sí, debe pagar a los equipos, comprar o alquilar equipos y materiales, pero eso es solo la mitad de la historia.

La otra parte de la importancia del presupuesto de un proyecto es que es un instrumento para controlar los costos del proyecto. El presupuesto es su plan, que actúa como una línea de base para medir su desempeño a medida que recolecta los costos reales una vez que se ha iniciado el proyecto.

Relacionado: Estimación de costos para proyectos: cómo estimar con precisión [19659002] Creación de un presupuesto de proyecto

Como se señaló anteriormente, hay muchos componentes necesarios para elaborar un presupuesto, incluidos los costos directos e indirectos, los costos fijos y variables, la mano de obra y los materiales, los viajes, el equipo y el espacio, las licencias y cualquier otra cosa que pueda afectar su gastos del proyecto.

Para satisfacer todas las necesidades financieras de su proyecto, debe crearse un presupuesto del proyecto a fondo, sin perder ningún aspecto que requiera financiamiento. Para hacer esto, hemos esbozado siete pasos esenciales para crear y administrar el presupuesto de su proyecto:

1. Usar datos históricos

Es probable que su proyecto no sea el primero en tratar de lograr un objetivo u objetivo específico. Mirando hacia atrás a proyectos similares y sus presupuestos es una excelente manera de comenzar a construir su presupuesto.

2. Lecciones de referencia aprendidas

Para profundizar en los datos históricos, puede aprender de sus éxitos y errores. Proporciona un camino claro que conduce a estimaciones más precisas. Incluso puede aprender cómo respondieron a los cambios y mantuvieron su presupuesto bajo control.

3. Aproveche a sus expertos

Otro recurso para construir un presupuesto de proyecto es aprovechar a aquellos que tienen experiencia y conocimiento, ya sean mentores, otros gerentes de proyectos o expertos en el campo. Llegar a aquellos que han creado presupuestos puede ayudarlo a mantenerse en el camino y evitar dificultades innecesarias.

4. Confirmar precisión

Una vez que tenga su presupuesto, no ha terminado. Desea echarle un vistazo y asegurarse de que sus cifras sean precisas. Durante el proyecto no es el momento de encontrar un error tipográfico. También puede buscar a esos expertos y otros miembros del equipo del proyecto para verificar el presupuesto y asegurarse de que sea correcto.

5. Línea base y nueva línea base del presupuesto

El presupuesto de su proyecto es la línea base por la cual medirá el progreso de su proyecto una vez que haya comenzado. Es una herramienta para medir la varianza del proyecto. Pero, como se indicó anteriormente, querrá volver a establecer una línea de base a medida que ocurran cambios en su proyecto. Una vez que la junta de control de cambios aprueba cualquier cambio, debe volver a establecer la línea de base.

6. Actualización en tiempo real

Hablando de cambios, cuanto antes los conozca, mejor. Si su software no está basado en la nube y no se actualiza tan pronto como su equipo cambia su estado, está perdiendo un tiempo valioso y costoso.

7. Ponerse en marcha

La importancia de tener un software de gestión de proyectos que rastree en tiempo real, como ProjectManager.com, es que le brinda la información que necesita para volver a encaminarse más pronto que tarde. Las cosas cambian y los proyectos se desvían todo el tiempo. Son los proyectos que vuelven a la pista más rápido los que tienen éxito.

Si administra los gastos de su proyecto utilizando estos bloques de construcción, tendrá una base sólida para el éxito de su proyecto.

Ejemplo de presupuesto del proyecto

Para Para ilustrar mejor cómo se crea el presupuesto de un proyecto, imaginemos que estamos creando una aplicación. Lo primero que deberá averiguar son los costos de mano de obra y materiales. Necesitará programadores, diseñadores, desarrolladores de contenido, un equipo de desarrollo, etc. Ayuda a enumerar todas las tareas y asignarles el equipo, un sello distintivo de una buena gestión de tareas. De esta forma, cada centavo se contabiliza.

Con las tareas desglosadas para el proyecto y su equipo en su lugar, lo siguiente que debe hacer es buscar los materiales necesarios. ¿Necesitarán computadoras portátiles, otros dispositivos y equipos? Esto debe tenerse en cuenta.

Ahora observe otras líneas de pedido. Puede haber gastos de viaje y alquiler de espacio para albergar al equipo. Luego hay elementos fijos que son verdaderos para cualquier proyecto. Estas son cosas donde el costo se establece y no cambiará en el transcurso del proyecto. También querrá una columna para cualquier costo misceláneo que no se ajuste a ninguna otra parte del presupuesto.

Su presupuesto debe tener una columna planificada versus una real. Cuando esté creando esa aplicación, es probable que gire y eso tendrá un impacto en el presupuesto. Estas columnas son una forma de realizar un seguimiento de los gastos para asegurarse de que se mantiene dentro del presupuesto.

Plantilla gratuita de presupuesto del proyecto

Si desea ayuda para reunir su presupuesto, ProjectManager.com tiene una plantilla que presenta la mayor parte del presupuesto. Lo básico para ti. Para soporte adicional, pruebe nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyectos.

ProjectManager.com ayuda a los proyectos a mantenerse dentro del presupuesto

ProjectManager.com es un software de administración de proyectos basado en la nube. Eso significa que entregamos datos instantáneamente a nuestro panel de control en tiempo real, para que pueda monitorear su proyecto a través de seis métricas. Cuando los costos reales varían de su presupuesto planificado, sabe más rápido y puede responder más rápido.

 Vista del panel de administración del proyecto
Obtenga una vista en vivo del costo del proyecto y otras métricas con nuestro panel. [19659040] También puede planificar su presupuesto en nuestro software, agregar gastos y luego usar nuestra función de administración de recursos para asignar recursos, mano de obra, tarifas por hora, que se agregan automáticamente a su proyecto. Agregue gastos a nivel de tarea con nuestro diagrama de Gantt e informe también sobre los gastos a nivel de tarea.

 Diagrama de Gantt con tiempo formulario de entrada a la vista, con un círculo rojo alrededor de los cuadros de entrada de horas
Asigne costos a las tareas en el diagrama de Gantt

Hay tanto que puede hacer para planificar y administrar su presupuesto con ProjectManager.com, que es gratis por 30 días con esta oferta de prueba.

Más sobre el presupuesto del proyecto

Está claro que la creación de un presupuesto preciso es clave para configurar su proyecto para tener éxito. ¿Por qué no tomarse un momento para escuchar a nuestra experta residente en gestión de proyectos Jennifer Bridges, PMP, quien explica cómo elaborar un presupuesto de proyecto en este video tutorial?

¡Aquí hay una captura de pantalla para su referencia!

 así es como se construye el presupuesto del proyecto

¡Gracias por mirar!

Pro-Tip: Asegúrese de realizar un seguimiento de los costos presupuestados frente a los reales cuando esté en el proyecto para ver si cumple con ese presupuesto. Porque después de hacer un presupuesto, debe saber cómo administrarlo.

Transcripción:

Hoy, estamos hablando sobre cómo crear un presupuesto de proyecto. Y, con eso, quiero compartir siete consejos de expertos.

Pero antes que nada, aclaremos cuál es el presupuesto del proyecto. Es el costo total proyectado para completar un proyecto durante un período específico de tiempo, con un resultado específico.

Queremos asegurarnos de incluir varios componentes.

En primer lugar, queremos incluir el costo directo, directamente relacionado al proyecto, así como también cualquier costo indirecto.

También queremos incluir el costo fijo y variable, la mano de obra y los materiales, así como los viajes.

Puede haber algunos gastos relacionados con los viajes que necesitamos incluir, como así como el equipo que podamos necesitar y cualquier espacio, cualquier alquiler o costo de licencia.

Y también puede haber algunos otros costos, pero estas son solo algunas ideas.

¿Por qué queremos crear un presupuesto de proyecto? ? Porque nos ayuda a rastrear el costo presupuestado versus el costo real.

Eso nos da una variación que nos permite saber al final, o en el camino, cómo lo estamos haciendo.

Así que hablemos de los consejos de expertos . En primer lugar, use datos históricos si existen. Si tiene un proyecto similar, use datos históricos para poder comparar datos, de modo que no tenga que comenzar desde cero.

Además, haga referencia a las lecciones aprendidas. Debes asegurarte de no repetir esas mismas lecciones. Puede tomar eso e incluirlo también en este proyecto.

Aproveche a sus expertos, y eso también incluye a los miembros de su equipo. Por lo tanto, su equipo, que posiblemente haya realizado proyectos similares, puede proporcionar información, así como sus partes interesadas.

Luego confirme la precisión. Una vez que elabore el presupuesto de su proyecto, tal vez quiera proporcionar información y hacer que la gente lo revise para asegurarse de que los datos sean precisos. Una vez que haya finalizado el presupuesto de su proyecto, desea una línea de base y eso es lo que usará durante todo el proyecto para medir la variación. La nueva línea de base para mí es una de las claves entre un proyecto fallido y exitoso. Si tiene cambios en el presupuesto y su junta de control de cambios los aprueba, entonces eso le da la capacidad de volver a establecer ese presupuesto.

Además, desea actualizar el presupuesto en tiempo real. Si hay cambios, debes asegurarte de que se haga de manera regular y constante para que estés siguiendo los números correctos.

Además, vuelve a encaminar las cosas lo antes posible porque cada pequeña desviación solo agrava el problema.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a crear, administrar y realizar un seguimiento de su presupuesto, regístrese en nuestro software ahora en ProjectManager.com.

(Esta publicación se actualizó en diciembre de 2019)

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