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7 técnicas de planificación probadas para mejores proyectos


Un proyecto sin un plan es como un automóvil sin conductor. El plan del proyecto es la guía que lleva a un gerente de proyecto desde el concepto hasta la ejecución, y un producto terminado en su destino. Existe el argumento de que un plan de proyecto reemplaza a todo lo demás en un proyecto.

Si bien eso es una exageración, demuestra el punto retórico de que la planificación de un proyecto es crucial. Por lo tanto, ya sea que sea nuevo en la gestión de proyectos o un oficial con años de experiencia en su haber, siempre hay más herramientas y técnicas de planificación para aprender.

Posiblemente haya tantos métodos de planificación como proyectos, por lo que reducimos la potencial olla de técnicas de planificación para siete ingredientes esenciales que harán de su próximo plan de proyecto un festín para su equipo y partes interesadas.

 ¿qué técnicas de planificación de proyectos son mejores para usted? [19659006] 1. Análisis de ruta crítica </h2>
<p> La ​​planificación de un proyecto simple tiene que superar sus obstáculos: pero cuando ese proyecto es complejo, la planificación puede parecer casi insuperable. Ahí es donde una técnica de planificación como el análisis de ruta crítica es útil. Es un método de planificación diseñado para abordar proyectos con muchas tareas, especialmente cuando hay otras que se realizan al mismo tiempo y dependen unas de otras. </p>
<p> El análisis de ruta crítica lo ayudará a determinar si algunas tareas pueden ejecutarse en paralelo. la secuencia de tareas debe ser, así como priorizarlas. Esto toma un proyecto complicado y encuentra el camino más eficiente a través de él. Esto se debe a que el análisis de ruta crítica sigue una línea de tiempo que muestra dónde están las tareas en el cronograma y qué debe hacerse cuando. </p>
<p> Hay tres pasos para el análisis de ruta crítica: </p>
<ol>
<li> Escriba todas las tareas en una línea de tiempo del proyecto </li>
<li> Identifique cuáles de esas tareas deben ocurrir al mismo tiempo </li>
<li> Observe las dependencias de la tarea </li>
</ol>
<p> Esta línea de tiempo ahora expondrá los puntos en el proyecto que necesitan más recursos y los que son más importantes para mantener el proyecto en marcha. [19659014] 2. Lluvia de ideas </h2>
<p> La ​​lluvia de ideas puede considerarse como el plan antes del plan. Un plan para cualquier cosa es una forma de organizar un enfoque. Pero antes de que eso se pueda hacer bien, el proyecto debe entenderse claramente y deben examinarse las diversas técnicas para gestionarlo. La lluvia de ideas es una herramienta que utiliza la experiencia y las habilidades colectivas del equipo del proyecto para darles a los gerentes del proyecto una imagen completa antes de que intenten enmarcarlo en un plan. </p>
<p> Por lo tanto, la lluvia de ideas debería ser el primer paso en cualquier técnica de planificación. Es una forma de pensar creativa y lateral que puede ayudar a identificar el riesgo del proyecto y otras preocupaciones que no son evidentes de inmediato. Habrá tiempo para formalizar un plan y agregar la estructura necesaria en la que se basa cada proyecto para alcanzar un final exitoso. La naturaleza creativa de una sesión de lluvia de ideas, y el hecho de que es contraria a la metodología típica de gestión de proyectos, la convierten en una técnica de planificación muy reveladora. </p>
<p> El único problema es que las personas que se destacan en la gestión de proyectos son a menudo los tipos que trabajan mejor en una plantilla. Hacerles pensar "fuera de la caja" puede ser un desafío. Pero ayudará a su proyecto y a su equipo a expandir sus propios recursos. No se olvide de involucrar también a las partes interesadas y otros expertos en la lluvia de ideas. </p>
<p> <strong> Relacionado: </strong> Cómo crear un plan de proyecto </p>
<h2> 3. Estructura de desglose del trabajo </h2>
<p> Otro gran método de planificación del proyecto es la estructura de desglose del trabajo (WBS), que es una forma de clasificar las tareas en el proyecto. Nuevamente, cuando un proyecto tiene un gran alcance, ayuda a manejarlo, que es donde entra la WBS. Como su nombre lo indica, la WBS divide el proyecto más grande en tareas manejables. Es como poner algo en un crisol y desglosarlo en sus elementos principales. </p>
<p> Comience con el proyecto, luego comience a desglosarlo: primero en fases y luego de esos hitos, en tareas. En cierto sentido, comienzas al final del proyecto y trabajas hacia atrás. El desglose está considerando el tamaño de la tarea, cuánto tiempo llevará y quién será responsable de esa tarea. Puede comenzar a utilizar nuestra plantilla de estructura de desglose de trabajo gratuita para comenzar. </p>
<p> Piense en la WBS como un marco para la planificación. Proporciona una imagen de todas las piezas del rompecabezas del proyecto. Con este conocimiento, un gerente de proyecto tiene el panorama general y las partes más pequeñas que lo componen, por lo que ahora pueden actuar para controlar el proyecto a lo largo de su ciclo de vida. A partir de la WBS, se desarrollará una declaración de trabajo, así como la programación, el presupuesto y otros recursos. </p>
<h2> 4. Diagrama de Gantt </h2>
<p> El viejo recurso para la planificación de proyectos es el diagrama de Gantt. Durante décadas, el diagrama de Gantt se ha incluido en el conjunto de características de una gran cantidad de plataformas de software de gestión de proyectos, lo que le ha dado una flexibilidad que enfatiza sus muchos atributos positivos. </p>
<p> ProjectManager.com tiene un diagrama de Gantt en línea que le permite cargue su lista de tareas desde cualquier hoja de cálculo Excel o CSV o incluso un archivo de MS Project. Una vez que se carga esa lista de tareas y establece los nombres de las columnas, las tareas llenan el lado izquierdo del diagrama de Gantt, que es un esquema para todo el proyecto. Agregar fechas de inicio y finalización crea una línea a través de esa línea de tiempo que ilustra la duración de la tarea. </p><div class=
 diagrama de Gantt para la gestión de adquisiciones

Si una tarea depende de otra, puede vincularse, de modo que los miembros del equipo conocen la dependencia de la tarea y no están bloqueados. Esto también evita cuellos de botella en el cronograma, ya que las notificaciones por correo electrónico se pueden configurar para alertar automáticamente a los miembros del equipo de los próximos plazos. Eso mantiene el proyecto en marcha.

Una vez que el proyecto ha sido planeado, el diagrama de Gantt sigue dando. Con ProjectManager.com, nuestro diagrama de Gantt en línea le da al gerente del proyecto la capacidad de asignar las tareas. También es una plataforma de colaboración, que permite a los miembros del equipo asignados comunicarse libremente en los comentarios, donde pueden adjuntar archivos e imágenes. Se les notifican estos comentarios en tiempo real, por lo que el equipo puede comunicarse sin importar dónde ni a qué hora. Pruebe esta técnica de planificación hoy con una prueba gratuita de ProjectManager.com.

5. Diagrama de causa y efecto

Esta técnica de planificación fue creada por Kaoru Ishikawa, un teórico organizacional japonés, para mostrar las causas de un evento. También se llama Ishikawa o diagrama de espina de pescado.

Reúne e identifica problemas que pueden desarrollarse en el transcurso de un proyecto. Al hacerlo, este método de planificación ayuda a los gerentes de proyecto a encontrar soluciones a esos problemas. Existe un riesgo inherente en cada proyecto, y planificar contra esos riesgos es otra forma de asegurarse de que el proyecto se desarrolle según lo planeado, sin interrupciones costosas.

El diagrama de causa y efecto tiene una columna central de la que se extraen los huesos que representan cualquier importante factor que podría afectar el resultado final del proyecto. Se puede usar para tomar los problemas que surgieron durante una sesión de lluvia de ideas y organizarlos.

Los factores que podrían afectar el proyecto (o los huesos que provienen de la columna vertebral) podrían ser equipos u otros recursos, un problema legal, nueva tecnología, capacitación, etc. Cada uno de estos huesos se divide en huesos aún más pequeños para obtener una visión completa de la causa y el efecto que podrían tener en un proyecto y su plan.

6. PERT

La ​​técnica de evaluación y revisión de programas o PERT es una herramienta para ayudar a los gerentes de proyecto a estimar la cantidad de tiempo que probablemente tomará un proyecto. La programación es uno de los pilares de las técnicas de planificación, por lo que puede ver la importancia de tener un método de planificación como PERT para hacer que su programación sea más precisa.

Cuantas más variables pueda controlar, mejores serán sus resultados al estimar. Pero hay tantas incógnitas cuando se trata de un proyecto que puede parecer imposible alcanzar su objetivo. Pero eso es exactamente lo que hace PERT: gestiona la probabilidad compleja de un proyecto con métodos estadísticos simples.

Con PERT, las tareas se desglosan como con la WBS, pero agregan estas actividades a un diagrama de Gantt para vincular las dependencias de la tarea. Esto crea un mapa de las interdependencias del proyecto. Cada una de las tareas recibe una estimación del tiempo de finalización: optimista (O), que es la más rápida para completar la tarea; mayormente probable (M), la fecha límite requerida; o pesimista (P), que es el mayor tiempo que llevará.

E, que es el tiempo esperado para cada tarea, se deriva de la ecuación: E = (O + 4M + P) / 6. La varianza se encuentra resolviendo esta ecuación: V = [(P – O)/ 6] ^ 2. Cuando se calculan E y V para cada tarea, el Es total es una estimación precisa del tiempo para el proyecto. Las V agregadas muestran la varianza esperada.

7. Objetivos SMART

Otro acrónimo que puede ayudar con sus métodos de planificación es SMART, que significa específico, medible, alcanzable, relevante y con plazos determinados. Lo que hace SMART cuando está en el proceso de planificación de un proyecto es asegurarse, antes de comenzar, de que sus objetivos se ajusten a los criterios SMART.

Eso significa que deben ser específicos, como en forma clara y concisa. También deben ser medibles, para que pueda cuantificar su proyecto. Alcanzable es obvio, ya que si el proyecto es una imposibilidad inusual, entonces las probabilidades son de que falle.

Las dos últimas iniciales son relevantes, lo que habla de que los objetivos del proyecto están alineados con el conjunto estrategia de negocio de la organización, y con un límite de tiempo, como tener un plazo. Si su proyecto cumple con todos estos puntos, puede comenzar a planificar.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que facilita la planificación. No solo carga hojas de cálculo y archivos de MS Project, sino que una vez en el software, se comparten y actualizan fácilmente al instante, para una plataforma más colaborativa. El panel de control en tiempo real mantiene actualizados a los gerentes de proyectos y equipos y facilita la presentación de informes a las partes interesadas. Compruébelo usted mismo al tomar esta prueba gratuita de 30 días.

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