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7 verdades incómodas para los gerentes de proyecto


Los gerentes de proyectos se encuentran entre las personas más positivas. Armados con nuestros métodos y herramientas, nuestro optimismo ilimitado y nuestra actitud de poder hacer, a veces sentimos que podemos hacer cualquier cosa. Sin embargo, el hecho es que hay limitaciones. Todos debemos enfrentar algunas verdades incómodas.

Esta es una perspectiva personal, por lo que puede reflejar mis propias inseguridades, en lugar de las tuyas. Pero sospecho que muchos de ellos resonarán con usted, como lo hacen con las audiencias a las que les hablo en todo el Reino Unido.

1. Las partes interesadas deciden si su proyecto tiene éxito … o no

Creo que este es el más importante para mí. No importa lo bien que gestione su proyecto, en última instancia, el éxito no depende de usted. Serán sus partes interesadas quienes decidirán si:

  • Adoptar los procesos que usted construye
  • Usar los sistemas que crea
  • Comprar los productos que lanza
  • Emplear los activos que entrega

Esto me ha llevado a concluye que de todos los procesos y disciplinas de gestión de proyectos, la participación de las partes interesadas es primordial.

Famoso, el ingeniero de software y autor Tim Lister dijo que: "La gestión de riesgos es la forma en que los adultos gestionan los proyectos". En respuesta, agregaría lo siguiente: El compromiso es cómo los adultos sofisticados gestionan proyectos. La única forma de recuperar el control de los resultados de sus partes interesadas es invertir su tiempo en ellos. Comprenda sus perspectivas y necesidades, y trabaje para satisfacerlas.

Todo se trata de comunicación

Por esta razón, sospecho que la gestión de proyectos tiene que ver con la comunicación. Esto, en sí mismo, fue una verdad incómoda para mí. Hasta cierto punto, siempre había asumido que dos cosas eran suficientes para hacerme un buen gerente de proyectos:

  1. Era un pensador frío, tranquilo, racional y lógico. Podía ver el panorama general y también profundizar en los detalles.
  2. Era un profesional asertivo y centrado en los logros. Sabía el valor del trabajo duro y la perseverancia.

Pensé que estos dos juntos eran suficientes para tener éxito como gerente de proyecto. Y, son … para algunos proyectos. Pero a medida que las apuestas para los individuos crecen y la dimensión política se vuelve más importante, ya no son suficientes.

De hecho, ahora diría que pueden ser un bloqueador del éxito real. Lo que necesita es voluntad y destreza para comunicarse con una amplia gama de partes interesadas. Su trabajo no es ser político en su enfoque, pero debe comprometerse absolutamente con el juego de la política del proyecto.

2. Obtendrá el equipo de proyecto que se merece

La participación de los interesados ​​se trata de la comunicación. Pero mi incomodidad creció cuando me di cuenta de que también lo es la entrega del proyecto. Porque la incómoda verdad aquí es que obtienes el equipo que mereces. Esto no quiere decir que, si eres una buena persona, el universo te recompensará con un buen equipo. Y si eres malo, entonces el universo te castigará. ¡Ojalá fuera cierto!

Esto es lo que significa: la inversión que invierta en desarrollar y nutrir a su equipo determinará la calidad del trabajo en equipo y el compromiso individual que obtendrá.

Communication Again

Entonces, ¿cómo Usted invierte en su equipo? Lo has adivinado, la comunicación. Recientemente, llegué a la conclusión, con cierta renuencia, que la gestión del proyecto es una comunicación del 80 por ciento.

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3. No puedes controlarlo todo

Algo que he notado en mí mismo y en casi todos los gerentes de proyectos que he conocido, es esto: lo que los gerentes de proyectos anhelan, sobre todo, es el control.

No somos fanáticos del control. Pero nuestro trabajo es simple. Es para llevar el control a entornos inciertos, complejos, cambiantes y, a veces, confusos. Y hemos diseñado muchos de nuestros métodos y herramientas para ayudarnos a hacer precisamente eso.

Tradicional frente a ágil

En la gestión de proyectos predictiva tradicional, hemos diseñado procesos y herramientas para:

  • Anticipar lo que sucederá y
  • Planifique nuestro trabajo para adaptarnos a los riesgos y las contingencias.

Pero en el nuevo mundo, aún menos seguro, del desarrollo de software a gran escala, eso parecía cada vez más difícil. Así nacieron los métodos ágiles, para colocar nuevos marcos alrededor de los esfuerzos de menor certidumbre.

Y en los dominios que exigen la certeza de la planificación y la estimación, pero también necesitan un software complejo que se preste a ese enfoque, los gerentes de proyecto han diseñado enfoques híbridos. que toman los aspectos más relevantes de cada enfoque.

El universo no está de tu lado

La verdad incómoda aquí, sin embargo, es que el universo no toma partido. Y ciertamente no respetará tu plan. Para muchos gerentes de proyectos, una cita favorita proviene de un general prusiano. Helmuth von Moltke dijo: "Ningún plan sobrevive al primer contacto con el enemigo".

Pero, como el eterno optimista, me siento más atraído por una cita del General y Presidente de los EE. UU., Dwight D Eisenhower: "Los planes no son nada; la planificación lo es todo. ”

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Lo que saco de esto es que no podemos controlar los resultados. Pero podemos controlar nuestra preparación y preparación para lo inesperado.

4. No puede complacer a todos sus accionistas todo el tiempo

He parafraseado la cita clásica que a menudo se atribuye a Abraham Lincoln. Refleja mi experiencia. En cualquier proyecto complejo, tendrá muchas partes interesadas. Y cada uno tendrá diferentes deseos y necesidades de sus colegas. Tendrás diferentes agendas, bases de poder y estilos con los que lidiar.

Es por eso que siempre creo que el alcance del proyecto es la parte más difícil de la administración del proyecto. Aquí es donde debe reconciliar todos los diferentes puntos de vista.

Pero, la incómoda verdad es que rara vez puede hacerlo por completo. No importa lo duro que trabajes y lo ingeniosamente que negocies, a menudo habrá algunas partes interesadas a quienes dejas insatisfechos.

Los proyectos son políticos

Esto nos lleva de vuelta al punto que hice con mi primera verdad incómoda. Los gerentes de proyecto no pueden evitar la política. La definición del alcance se trata solo en parte de negociar la mejor combinación de funcionalidad, especificación y calidad. En gran parte se trata de encontrar el compromiso político correcto. Este es uno que respeta el poder relativo de las partes interesadas en competencia.

5. Un gerente de proyecto ausente es una contradicción en los términos

Hubo un tiempo en el que pasé de ser visto como un gerente de proyecto competente a ser considerado uno bueno.

"Lo que haces en este mundo es un No importa nada. La pregunta es qué puedes hacer creer a la gente que has hecho ". – Arthur Conan Doyle, A Study in Scarlet

Y, en ese momento, mi empresa a veces me pedía que visitara otros proyectos. Fui a dar consejos y apoyo a los gerentes de proyectos menos experimentados. Por alguna razón, esos fueron los días en que las cosas salieron mal, volviendo a mi propio proyecto.

El Ciclo de Monitoreo y Control

Cuanto más frecuentemente monitorea lo que está sucediendo en su proyecto, más rápido detectará los problemas. Cuanto antes los recojas, más pequeños son. En consecuencia, son más fáciles de resolver. Y, debido a que está monitoreando a menudo, puede controlar el efecto de la intervención y modificarla rápidamente, si lo necesita.

Pero, si no monitorea con la frecuencia suficiente, lo primero que aprenderá a veces es un problema. cuando ya es uno grande Por lo tanto, necesitarás una intervención considerable para solucionarlo. Pero luego, si es un tiempo antes de que pueda revisarlo, cualquier problema residual puede explotar rápidamente, fuera de control.

Un gerente de proyecto debe estar presente para supervisar y controlar su proyecto. Si no lo está, no está administrando su proyecto.

6. ¡Shift Happens!

Ya he dado a entender que el universo no lleva velas a su proyecto. De hecho, la realidad es peor que eso. Su proyecto existe dentro de un contexto más amplio de:

  • Política cambiante
  • Tecnología en evolución
  • Economía inestable
  • Interrupción comercial
  • Cambios legislativos y reguladores
  • Amenazas a la seguridad

¿Tu plan no está actualizado en el segundo día?

Es por lo que vine aquí …

Como alguien a quien le gusta la previsibilidad, esa es una verdad incómoda. Pero descubrí que también soy alguien que disfruta con el desafío de la resolución constante de problemas. Hay una sensación de logro cuando haces algo. Y aún hay más, cuando haces algo contra todo pronóstico.

La realidad para mí es que, a veces, un poco de miedo de los últimos minutos es muy emocionante. Y eso es lo que creo que a muchos de nosotros nos encantan los proyectos.

7. La atención a los detalles hace la diferencia entre el éxito y el fracaso

Los gerentes de proyectos son en su mayoría personas capaces de hacer cosas. Para nosotros, JDI (abreviatura de "Just Do It", el eslogan de Nike) es un adjetivo por debajo de nuestro mantra favorito (JFDI). Entonces, cuando se trata de la última etapa de un proyecto, o de ordenar los detalles finales, preferimos estar fuera, comenzando algo nuevo y más emocionante.

Entonces, la incómoda verdad aquí es que no podemos simplemente Ignorar el proceso de cierre del proyecto. O, más exactamente, no debemos. Y duele. Porque tu equipo querrá estar fuera. De hecho, parte de su rol será administrar sus salidas de su proyecto y hacia nuevas ubicaciones. No serás menos impaciente que ellos.

Pero el diablo está en los detalles, para usar un cliché. Si abandona su proyecto antes de que finalice, o ignora los detalles porque le aburren, hay un precio que pagar. Y será uno grande. Habrás invertido el 80 por ciento del esfuerzo. Pero su proyecto podría ser solo el 20 por ciento del éxito que debería haber tenido.

La atención al detalle es crucial. Sin él, podrías convertir un proyecto exitoso en un triste fracaso. Las verdades no se ponen más incómodas que eso.

Una última verdad incómoda: no puedes hacerlo solo. Sí, necesitas un gran equipo, pero no olvides darles las herramientas que necesitan para tener éxito. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube con un panel de control en tiempo real, un diagrama de Gantt en línea y características de colaboración para servirle a usted y a su equipo. Vea cómo tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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