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8 pasos para una mejor gestión de problemas


Los problemas suceden. Y si desea que su proyecto sea un éxito, debe tener un plan para responder de manera rápida y efectiva a cualquier problema que surja. Estos pasos son parte de un proceso de gestión de problemas de mejores prácticas y son la esencia central de una buena gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión de problemas?

Los problemas son cualquier cosa que surja en el curso de su proyecto para impactar el plan. Los problemas pueden ser riesgos previamente definidos o no. Lo que desea evitar es una forma de amnesia de proyecto colectivo donde surgen problemas y nunca se resuelven. (Los problemas tienen una forma divertida de resurgir cuando no se resuelven).

La administración de problemas en un proyecto comienza con un plan que define actividades y reglas comerciales para administrar y controlar los problemas que surgen durante un proyecto.

Tipos de problemas del proyecto

Por supuesto, lo primero que debe hacer para la gestión de problemas es identificarlos. Puede haber muchos problemas, algunos de los cuales se encuentran en estas cuatro categorías.

  1. Problema principal: uno que podría impedir el progreso o la finalización exitosa del proyecto y requiere atención inmediata.
  2. Oportunidad: no todos los problemas son malos, algunos pueden ofrecer una oportunidad imprevista.
  3. Preocupación: no es un problema importante, pero es algo de lo que debes estar atento, porque podría convertirse en algo que requiere atención.
  4. Situación : es otro tema que podría ser una preocupación o un problema importante, pero se desarrolla desde un punto de vista situacional.

Algunos ejemplos de estos problemas son problemas con el personal de los proveedores, fallas técnicas, escasez de materiales o demoras y super éxito promoción. Puede comenzar a registrar sus problemas con nuestra plantilla gratuita de seguimiento de problemas.

8 pasos para la gestión de problemas

Hay mucho que saber sobre la gestión de problemas. Es un gran tema, y ​​uno que cada gerente de proyecto tendrá que tratar durante su proyecto.

A diferencia del riesgo, un problema no es un problema potencial. Está ocurriendo un problema aquí y ahora.

La gestión de problemas no es diferente a la gestión de un proyecto, ya que requiere un proceso y un plan para implementar la estrategia. Estos pasos lo ayudarán a tener un marco para controlar los problemas a medida que surjan en su proyecto.

1. Crear registro

La única forma de comenzar es identificando problemas y recopilándolos en un documento, para que pueda comenzar a responder y seguir el progreso resolviéndolos. Lo ideal es crear un documento colaborativo en línea. De la misma manera que puede administrar riesgos o cambios, desea administrar los problemas al rastrearlos en un registro o registro. Sin un proceso o una herramienta para informar sobre el problema, se perderá en la confusión del proyecto. Debe informar sobre los problemas y notificar a otros, para que otros puedan confirmar si el problema persiste.

2. Informe de inmediato

El tiempo es importante. Si permite que los informes se retrasen, pierde la oportunidad de resolver el problema antes de que sea demasiado grande para solucionarlo o requiera tantos recursos como para destruir el proyecto. La comunicación es clave y los canales deben estar abiertos para que esa información llegue a las personas adecuadas lo más rápido posible. Si informa de inmediato, es mejor que lo resuelva de inmediato. Sentarse en un problema conocido es pedir problemas.

3. Problemas de registro

Asegúrese de que las personas sepan quién puede registrar problemas y que lo hagan. Si no hay alguien que registre el problema, entonces tendrá problemas que se pasarán por alto. Eso crea más grietas en su proyecto hasta que finalmente se desmorona. Desea mantener un registro detallado de este proceso. No hay nada demasiado pequeño. Puede parecer insignificante para usted, pero podría ser la clave para desbloquear la solución al problema. Además, un registro proporciona una herramienta de archivo para uso futuro.

4. Asignar acciones

Ponga un nombre al lado de una acción, también, para que haya una clara responsabilidad definida. Los problemas solo se resuelven cuando existe una propiedad clara, alguien que tiene la tarea de identificar, rastrear y cerrar el problema. Debe tener una persona de contacto que se encargue de todo lo relacionado con ese problema y no lo abandone hasta que se cierre el problema. La rendición de cuentas es crítica en la gestión de problemas.

5. Monitorear el progreso

¿Están las personas haciendo un seguimiento de sus acciones? Validar el estado regularmente. El estado del problema es una distinción crucial. Si el problema se ha resuelto pero los recursos todavía están trabajando innecesariamente, entonces ese es otro problema. Notificar a todos con frecuencia. Para evitar asignar recursos innecesarios a un problema, desea tener una transparencia completa. Todos deben conocer el estado del problema para trabajar de manera más eficiente. Los paneles del proyecto pueden mantener a todos al tanto del estado del problema.

6. Evaluar impacto

Defina la escala de escalamiento y asegúrese de que se estén midiendo las acciones tomadas. Pero escalar adecuadamente. No desea tirar todos sus recursos donde solo se necesitan algunos. Dicho esto, tampoco desea crear obstáculos innecesarios para detener una pronta recuperación.

7. Aprobar resolución

Asegúrese de que los problemas se verifican dos veces después de que se marcan como resueltos. Si bien el problema tiene un propietario, debe haber alguien que administre el proceso, para que pueda verificar el trabajo y asegurarse de que se alinee con el proyecto general y los objetivos estratégicos de la organización. Solo una vez que todos esos patos estén en fila se puede cerrar el problema.

8. Close It Out

Ahí es cuando llegamos a nuestro paso final. Cerrando el tema. Mueva los problemas resueltos de la lista. Eso se siente bien, ¿no?

ProjectManager.com y Project Issues

Los problemas son inevitables. Forman parte de la gestión de cualquier proyecto. Es por eso que ProjectManager.com, un software de administración de proyectos basado en la nube, tiene herramientas simples de administración de problemas que rastrean problemas en tiempo real. Los informes con un solo clic lo mantienen al tanto del progreso y proporcionan datos detallados para presentar la resolución de problemas a las partes interesadas. Nuestro panel de control en tiempo real genera gráficos y cuadros en varias métricas del proyecto.

 Tableros de control de proyectos en tiempo real

Además, los gráficos Gantt en línea pueden monitorear sus problemas, que pueden asignarse a los miembros del equipo , que luego tienen una plataforma colaborativa para comentar y adjuntar documentos al problema en el que están trabajando. Si desea obtener más información sobre cómo ProjectManager.com puede ayudarlo a gestionar los problemas del proyecto, pruebe nuestro software de forma gratuita con esta prueba de 30 días.

Vea un video sobre la gestión de problemas del proyecto

Si es más de un aprendiz visual, ProjectManager.com lo tiene cubierto. Tenemos cientos de videos de capacitación en nuestro sitio e incluso más publicaciones de blog que se centran en todos los aspectos de la gestión de proyectos. En este video tutorial, Jennifer Bridges, PMP, le brinda los conceptos básicos sobre la gestión de problemas de proyectos.

Aquí hay una captura de pantalla para su referencia.

 Captura de pantalla de Whiteboard de consejos de administración de problemas

Buena suerte

Pro-Tip: No olvides que puedes rastrear todos tus problemas en nuestra plantilla gratuita de Excel.

Pro-Tip adicional: Un problema puede ser un riesgo que ha pasado en su proyecto, por lo que tiene sentido repasar cómo administrar el riesgo del proyecto. Existe un proceso para gestionar el riesgo que también puede ayudar a gestionar los problemas.

Transcripción

Hoy hablamos de siete consejos para la gestión de problemas. Bueno, hay mucho que saber sobre la gestión de problemas. De hecho, es posible que desee hacer referencia a una de nuestras otras sesiones de pizarra sobre cómo gestionar el riesgo del proyecto, que también incluye siete pasos para evitar la amnesia selectiva en su equipo y hacer las cosas.

Pero hoy, en esta sesión de pizarra , Quiero dar un breve recordatorio general de lo que es la gestión de problemas e incluso destacar cuáles son algunos problemas. Pero quiero centrarme en siete consejos que encontré útiles para gestionar los problemas en mis proyectos.

Entonces, en primer lugar, hagamos un pequeño resaltado nuevamente sobre qué es la gestión de problemas. En primer lugar, eso incluye un plan que define las actividades y las reglas comerciales que necesitará para administrar y controlar los problemas que puedan surgir durante el proyecto. También incluye un proceso para gestionar problemas. Eso incluye identificar problemas y también resolverlos.

Bueno, ¿qué es un problema? Bueno, un problema puede ser un problema importante, podría ser una oportunidad, podría ser una preocupación o algún tipo de situación que en última instancia podría impedir el progreso o la finalización exitosa del proyecto y requiere atención inmediata. En última instancia, podría tener un impacto negativo en su proyecto.

Por lo tanto, algunos ejemplos pueden ser problemas con parte de su personal. Puede ser que necesiten capacitación adicional para poder realizar su trabajo. También puede incluir algunos de sus proveedores. Tal vez no están disponibles o no responden. También podría incluir algo como una falla técnica o tal vez incluso algunas escaseces o demoras materiales. Sabes, a veces si hay grandes desastres donde las cosas no se pueden importar o exportar, eso puede afectar tu proyecto.

Y también, me encanta este, donde puedes tener una promoción súper exitosa que estás ejecutando . Digamos que está promocionando un producto y que las personas son realmente receptivas a él y que la gente compra más de lo que usted tiene a la mano. Bueno, eso puede causar un problema en su proyecto.

Así que aquí hay algunos siete consejos. Entonces, el número uno es proporcionar una forma para que las personas denuncien los problemas de su proyecto, y eso incluye un proceso y una herramienta. Entonces, hay una aplicación en mi teléfono móvil que me encanta. Se llama Waze, W-A-Z-E. Y lo que permite es, cuando conduzco, informar problemas que encuentro en mi camino. También permite que otros conductores hagan eso también. Así que sé qué problemas podría estar enfrentando y me permite redirigirme a mí mismo.

También permite que otros en el mismo camino confirmen si ese mismo problema existe. Si ya no existe, desaparece. Pero en última instancia, podría convertirse en un riesgo mayor. Así que queremos usar ese mismo principio en nuestros proyectos cuando nos acercamos a los problemas de nuestro proyecto.

También queremos registrar todo. A veces la gente piensa que quizás las cosas pequeñas son insignificantes y, a veces, esas cosas pequeñas realmente pueden causar estragos en nuestro proyecto. Así que queremos asegurarnos de registrar todo porque creemos que todo importa.

Entonces, también queremos informar las cosas con prontitud. Por lo tanto, si hay personas en el equipo que pueden estar al tanto de los problemas de su proyecto, pero no los denuncian, pronto pueden convertirse en un riesgo para su proyecto antes de que se resuelvan. Y nuevamente, queremos resolver esos problemas rápidamente antes de que se conviertan en un riesgo.

También queremos ser capaces de escalar adecuadamente. Lo que significa que tal vez no todo deba ser escalado, pero tal vez hay algunos problemas que no se pueden resolver sin escalar a un ejecutivo o incluso a una parte interesada para ayudar a eliminar esos obstáculos.

También queremos validar el estado regularmente. Nuevamente, si pensamos en Waze, si el problema ya no es un problema, queremos marcarlos como cerrados. Pero si se intensifica, queremos poder actualizar ese estado.

Y queremos notificar a todos con frecuencia porque estos problemas pueden afectar el trabajo de otras personas. Estos son algunos de los consejos que encontré útiles para manejar los problemas de mi proyecto y espero que también lo ayuden. Pero si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a administrar sus problemas en su proyecto, regístrese en nuestro software ahora en projectmanager.com.

(Esta publicación se actualizó en diciembre de 2019)

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