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8 Secretos de productividad de gerentes exitosos


Ser un gerente eficaz significa ser capaz de manejar una gran cantidad de problemas, oportunidades y riesgos, todo a la vez. A veces eso implica equiparse con las herramientas correctas de gestión de proyectos, pero a veces solo requiere un esfuerzo concertado para mejorar la gestión del tiempo. Esto le ayuda a priorizar mejor sus tareas y le ayuda a completar esas tareas con un mayor nivel de calidad. Las técnicas de administración del tiempo también reducirán el estrés que naturalmente siente por la dilación porque tendrá más tiempo para completar las tareas.

Los gerentes tienden a sentir la necesidad de revisar sus teléfonos cada pocos minutos, distrayéndose por sus propias acciones. Honestamente puedo decir que soy culpable de eso también, pero dado que he priorizado la mejora de mis habilidades de gestión del tiempo, me siento más productivo que nunca. A continuación, compartiré con ustedes ocho de las mejores maneras en que he encontrado para administrar mi tiempo, para poder centrarme en ser el mejor administrador que pueda ser.

1. Administre los objetivos, no los individuos

Un gran administrador se centra no solo en los objetivos, sino también en los momentos intermedios. Cada miembro del equipo necesita comentarios sobre su desempeño, incluso cuando le dicen que no lo requieren (¡a veces especialmente!). ¿Pero en qué les darás retroalimentación? ¿Ha establecido metas claramente definidas para ellos?

Uno de los mejores enfoques que toma un gerente cuando gestiona equipos no es solo establecer objetivos para el final de un proyecto, sino también durante el viaje. Comience elaborando metas diarias y semanales para cada miembro del equipo, junto con las metas y expectativas de finalización del proyecto. Al establecer expectativas claras desde el principio, un gerente exitoso puede ahorrarse a sí mismo ya los demás mucho tiempo a largo plazo.

Más adelante, debe tener una idea de dónde ve a este miembro del equipo en un año y tener claramente se lo comunicó a ellos. Ahorrará mucho tiempo a su yo futuro si comprende cuál es su expectativa de su nivel de contribución y para cuándo.

2. Evalúe su entorno

¿Tiene una oficina ocupada? ¿Estás sentado demasiado cerca de la gente más social? ¿Es esta una tarea que has estado evitando por algún tiempo? No será productivo si siempre lo están interrumpiendo o distrayendo.

Busque un lugar dentro o fuera de la oficina para las tareas que requieren mucha reflexión. Esto no significa que deba alterar su ubicación física de forma permanente. Simplemente entendiendo el entorno en el que se encuentra le ayudará a tomar mejores decisiones cuando se enfrente a una tarea abrumadora o desagradable.

Tomarse tiempo durante el día para caminar también puede ser extremadamente útil para su productividad. Intenta tomar una reunión 1: 1 durante una caminata también. Caminar puede liberar su mente de una manera mucho más productiva que sentarse frente a una computadora trabajando arduamente en su lista de cosas por hacer.

3. Conozca sus horas de impacto

Durante todo el día, cada persona es más efectiva en diferentes momentos. Solía ​​trabajar con algunos desarrolladores que fueron increíbles desde las 8 p.m. a las 2 a.m., pero en cualquier otro momento su impacto se redujo drásticamente.

Un gerente exitoso es aquel que sabe cuándo será el más eficiente. Elija una semana y grábelas a qué horas del día es más efectivo. A partir de eso, programe su "horario de trabajo" durante esas horas y deje el resto para reuniones, registros y llamadas telefónicas. Personalmente, encontré reuniones antes de las 10 a.m. y después de las 2 p.m. son los más efectivos.

Tenga en cuenta el tiempo que toma pasar de una tarea a otra. Este tiempo de aceleración y deceleración puede ser un factor que destruye la productividad. Haga un inventario de cuánto tiempo le lleva generalmente comenzar una tarea. ¿Cuándo llegas a la oficina? ¿Cuánto tardas en tomar un café y abrir la hoja de cálculo que has estado gastando? Tenga en cuenta ese tiempo como parte de su rutina habitual. Esos minutos suman horas!

4. Preséntate Presente

No seré el primero ni el último en recordarle qué tan molestos pueden ser nuestros dispositivos móviles. Si bien la recompensa de la dopamina al verificar una notificación en las redes sociales puede ser tentadora, el impacto a largo plazo sobre nuestra atención puede crear un embudo del que rara vez podemos escapar.

Esa notificación que marcó solo agregó algo a su lista de tareas pendientes. La lista en la que trabajaste tanto para crear y atacar sistemáticamente ahora está regulada en el asiento trasero. Incluso si te sientes comprometido, un vistazo rápido a tu teléfono debería ser inofensivo, ¿no? Incorrecto. Un gerente distraído no es un gerente actual.

Las notificaciones son como listas de tareas pendientes que aparecen en la pantalla de inicio como para decir "¡Oye! ¡Aquí tienes algo nuevo y emocionante! ¡No te lo pierdas! ", Que deja nuestras mentes a la deriva. Ya no estamos presentes en el momento, y tampoco estamos completamente enfocados en la nueva información.

Esta atención desvía nuestra atención y nos pone en lo que me gusta llamar la "Isla del medio". En esta isla tenemos dos puentes diferentes que nos permitirán escapar. Sin embargo, cada vez que miramos hacia adelante y hacia atrás entre las salidas, cada vez parecen una ruta más corta y más agradable. Si tomo esta ruta, obtendré satisfacción antes. Un rápido vistazo por mi hombro veo que el otro jactancia ahora es una ruta aún más corta y fácil.

5. ¿Piensa o haces?

¿Necesitas tiempo para pensar o necesitas tiempo para do ? Demasiadas veces he visto gerentes que combinan estas dos actividades. Al separar deliberadamente estas dos actividades, aumenté drásticamente mi productividad.

En primer lugar, programo tiempo para pensar sobre un concepto y me limito a la toma de notas, el mapeo mental o el encuadre de mis pensamientos, de modo que puedo centrarme completamente en delineando el problema u oportunidad.

A continuación, bloquearé el tiempo para enfocarme en redactar la solución para formalizar el entregable, ya sea tan simple como un correo electrónico importante, una propuesta o algo más complejo como una hoja de ruta del producto o un plan de proyecto . En lugar de decir "Atacaré este plan de proyecto mañana", comience bloqueando una hora hoy para esbozar el esquema de su plan. Luego, al día siguiente, refiérase a su esquema como un punto de partida para mantenerse enfocado mientras noquea su plan.

Practicando la separación de las dos tareas importantes de pensar y hacer, me permito estar completamente presente mientras descubra y diseñe las soluciones necesarias para resolver el problema en cuestión.

6. Satisface a tu yo futuro

Pregúntate: "¿Seré feliz si entro en la oficina mañana con ______ cumplido?" Si bien la lista tradicional de tareas pendientes es excelente para ayudar a un gerente a mantenerse a la vanguardia, un gerente comprometido y exitoso analizarlo a través de un filtro de inteligencia emocional. Claro, puedes marcar cada casilla, pero ¿te hizo sentir más satisfecho? ¿Realmente tuviste un impacto?

¿Tu calendario parece un juego de Tetris explotado? Tómese un momento y mire un mes. No está tan mal en el futuro ¿verdad? Este es el momento de comenzar a planear para su ser futuro. A menos que esté en una nueva posición, debe tener una idea de la cadencia de su equipo y sus proyectos. Bloquear el tiempo unas semanas para planear el trabajo que no ha visto pero que está llegando le permitirá comenzar a tener su programación en lugar de tener que dictarla.

7. Administre el tiempo de inactividad

Todos necesitan un descanso en alguna ocasión. Todos planificamos vacaciones, pero ¿por qué no nuestros descansos? Programar descansos a lo largo del día o la semana de anticipación ayuda a responsabilizarlo por su futuro bienestar. Saber que tiene un próximo descanso programado le permitirá mantenerse enfocado en las tareas que tiene entre manos.

Pero, ¿qué significa tomar un descanso en su entorno? ¿Realmente puedes alejarte de todo? Si su oficina no es propicia para proporcionar áreas privadas o tranquilas, programe un tiempo en una sala de conferencias y deje su teléfono en su escritorio.

Tal vez lleve un libro para escapar aunque sea solo por un tiempo. Escuche música o un podcast que lo pueda alejar del día por un momento. Estos pequeños momentos de recarga contribuyen en gran medida a mejorar su productividad todos los días.

8. No se preocupe por ser productivo

Incluso en nuestro mejor momento, a veces no somos tan impactantes como quisiéramos. No dejes que esto te deprima. Todos intentamos ser lo más productivos posible.

Leer libros, adoptar marcos e incluso leer este artículo es un bienvenido descanso; recuerde permitirse algún tiempo planificado, no productivo. Baja tu diario de balas y dedica tiempo a conocerte a ti mismo. Cuando haces esto, puedes comenzar a entender por qué estás tratando frenéticamente de mantenerse organizado y productivo.

Otra gran manera para que los gerentes sigan siendo productivos es mediante el uso de la herramienta adecuada. ProjectManager.com es un software de administración de proyectos basado en la nube que entrega datos en tiempo real a su tablero de instrumentos, para que pueda conocer el progreso de su proyecto a medida que sucede, no después del hecho. Con funciones que ayudan a administrar cada fase del proyecto, los gerentes y sus equipos aman nuestro software. Vea por qué tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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