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8 verdades sobre las gráficas de Gantt que cada PM debe saber


P la gestión de proyectos como una esfera está avanzando rápidamente. Según el Project Management Institute, para 2027, casi 90 millones de personas estarán en demanda de nuevos roles orientados a la gestión de proyectos. Esto significa que la economía global estará más orientada a los proyectos e incluso algunas industrias tradicionalmente no orientadas a los proyectos, como la asistencia sanitaria o los servicios profesionales, también se centrarán en los roles de gestión de proyectos.

Para gestionar proyectos de manera eficaz, los gerentes deben poseer una combinación de ciertos aspectos. Habilidades tanto personales como profesionales. Además, los gerentes deben tener un buen dominio de herramientas especiales. Una carta de Gantt es una de ellas. La visualización lo convierte en una solución efectiva para todos aquellos que tratan con proyectos. Como un gráfico tiene una Estructura de Desglose del Trabajo es fácil seguir el progreso de un proyecto y estar al tanto de los próximos eventos.

¿Qué ventajas tiene un gráfico de Gantt?

Los diagramas de Gantt encontraron con éxito su nicho en el software de gestión de proyectos. Muchas de las herramientas de planificación de proyectos se basan en este gráfico de barras. Entre ellos se encuentran gigantes como MS Project y Smartsheet sus competidores modernos y asequibles como GanttPRO y muchos otros se usan diariamente en ámbitos profesionales y para necesidades personales. . Incluso puede crear un diagrama de Gantt en el popular y conocido Excel, aunque requiere tiempo y esfuerzo.

Ahora hablemos de las verdades sobre los diagramas de Gantt que todo gerente de proyecto debería saber. Pueden aportar las ventajas descritas a casi cualquier proyecto y mejorar la ejecución .

  1. Organización del proceso

En la mayoría de los casos, los proyectos carecen de una organización eficiente, ya que consisten en docenas de tareas e involucran a múltiples miembros del equipo. Con un diagrama de Gantt, hay más posibilidades de organizar un proceso de trabajo eficiente.

Para comenzar, ayuda a definir todas las tareas desde el principio y reflexiona sobre cada tarea antes de que comience un proyecto. Para obtener un proyecto exitoso, es mejor crear grupos de tareas y subtareas que los formen. Como resultado, los gerentes de proyecto obtienen una estructura claramente definida en un cronograma del diagrama de Gantt visualmente atractivo.

  1. Administración y planificación del tiempo

Como los proyectos a menudo consisten en tareas dependientes, se hace difícil darse cuenta de cuánto tiempo tomará cada tarea . No hay claridad sobre las fechas de inicio y finalización. En particular, este es el caso de proyectos complicados con múltiples miembros del equipo.

Gracias a la visualización de dos ejes, cada tarea en un diagrama de Gantt tiene indicadores claros de tiempo y plazos. La mayoría de los fabricantes de gráficos de Gantt en línea permiten configurar las fechas de inicio y finalización de inmediato. Además, están acompañados de calendarios que hacen que la gestión de proyectos sea más productiva.

En caso de que no pueda crear un gráfico, puede crear una lista de verificación manualmente siguiendo estos sencillos pasos .

  1. Centrarse en las tareas actuales y progreso

Es crucial no perder el ritmo del proyecto. Al no tener pistas sobre el progreso del proyecto y las tareas personales, un miembro del equipo puede perder no solo el estado sino también el interés.

Con acciones planificadas, pasos y eventos justo en frente de ellos en la pantalla, los participantes pueden mantener haga un seguimiento de las tareas y el progreso actual, y descubra cuánto trabajo se espera en el futuro.

  1. Identificación de puntos críticos y gestión de riesgos

Los diagramas de Gantt ayudan a identificar posibles obstáculos y puntos críticos de antemano. Gracias a una visualización clara, los gerentes estarán al tanto de las fechas retrasadas o el progreso congelado.

La eliminación de problemas problemáticos en las etapas iniciales evitará que los proyectos se encuentren en situaciones que puedan poner en peligro su estado saludable.

  1. Comunicación y colaboración

Los proyectos no existen en el vacío. Incluyen gerentes y miembros del equipo. Cuanto más eficiente sea la comunicación y cooperación que tengan, más exitoso será su proyecto. Los diagramas de Gantt permiten mejorar esos procesos sin la necesidad de cambiar entre diferentes herramientas y enviar recordatorios.

Además, estos gráficos de barras pueden reemplazar las reuniones constantes. Los miembros del equipo pueden obtener actualizaciones en un espacio de trabajo común con tareas, fechas, plazos, dependencias e hitos.

  1. Gestión de recursos

Los recursos son temas inherentes a la gestión de proyectos. Un recurso no es necesariamente un miembro real del equipo. En 2019, difícilmente encontrará un creador de gráficos de Gantt que no ofrezca la función de asignación de recursos. Permite a los gerentes ver quién tiene un bajo rendimiento o tiene demasiadas tareas y, si es necesario, reasignar recursos.

Con la asignación adecuada de tareas y recursos, los gerentes aumentan las posibilidades de crear proyectos oscuros.

  1. Flexibilidad con uso multipropósito [19659007] Como los patrones de comportamiento de los gemelos difieren incluso si crecen en un entorno idéntico, no hay proyectos idénticos, incluso si las mismas personas lo planifican. Siempre habrá situaciones inesperadas, riesgos y otros momentos imprevistos.

    Subraya una peculiaridad importante de un gráfico de Gantt: su flexibilidad. Son una buena opción para una variedad de esferas profesionales. Los gerentes pueden usarlos para la construcción, el desarrollo de software, el diseño web, el comercio minorista, la fabricación, la educación, los servicios profesionales, el lanzamiento de productos y otras esferas donde es posible dividir los proyectos en partes más pequeñas. Las herramientas del diagrama de Gantt incluso ofrecen plantillas ya hechas para ahorrar tiempo en la planificación.

    1. Hitos

    Los hitos son eventos importantes en un proyecto que no tienen duración. Muestran e indican que un plan ha alcanzado un cierto evento crítico y se está desarrollando como estaba planeado desde el principio.

    Los hitos pueden ser:

    • Fechas de inicio y finalización de las tareas.
    • Puntos críticos. [19659033] Otros momentos a los que vale la pena prestar atención.

    Los diagramas de Gantt son probablemente las formas más visualizadas para representar los hitos y ser conscientes del desarrollo correcto del proyecto.

    Los gerentes pueden beneficiarse mucho con el uso de los diagramas de Gantt. Además, todos los gestores de proyectos pueden encontrar fácilmente otras funciones útiles y beneficiarse de su uso.

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