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9 comunicaciones de proyectos que debería haber enviado este año • Guía para niñas sobre la gestión de proyectos


Recuerdo que unas semanas después de volver al trabajo después de la licencia por maternidad, una de mis partes interesadas desde hace mucho tiempo envió un mensaje a alguien bastante alto en el negocio diciendo que la comunicación del proyecto era mucho mejor cuando Elizabeth estaba presente.

Es agradable escuchar a la gente decir que estaba haciendo algo bien, aunque fue un poco vergonzoso que no se hubiera dado cuenta de que ya estaba de vuelta en mi escritorio. Supongo que no me comuniqué mucho durante esas primeras semanas.

La buena comunicación en los proyectos es muy importante, y escucho esto de ustedes todo el tiempo. Existe la sensación de que no es posible realizar todas las comunicaciones que le gustaría, y lo entiendo.

Así que establezcamos prioridades. En esta época del año es una buena oportunidad para reflexionar mientras establecemos áreas de mejora en los próximos 12 meses. Si solo tiene una cantidad limitada de esfuerzo y energía para gastar en la comunicación sobre su proyecto, ¿en qué debe concentrarse?

Aquí están los 9 mensajes más importantes que deben compartir los gerentes de proyecto. ¿Enviaste alguno de estos a tu equipo durante el año? Deberías haberlo hecho.

1. Hemos descubierto un problema, pero …

Cuando algo sale mal, debe "confesarlo lo antes posible". Sin embargo, a las partes interesadas de alto nivel les gusta cuando puede decirles lo que está haciendo con respecto al problema.

Si se enfrentó a un problema este año, debería haber presentado el problema junto con su solución o recomendación.

2. Vamos por buen camino para …

Debería haber mantenido informadas a las partes interesadas en todas las etapas del camino. Hacerles saber que las cosas van por buen camino les ayuda a sentirse seguros de que el trabajo está progresando según lo planeado.

Esto es diferente al modelo de "informes por excepción". En mi experiencia, eso solo funciona por poco tiempo. Cuando las personas dejan de escuchar ruidos positivos después de un período de tiempo, asumen lo peor, incluso si les ha dicho que informará por excepción.

 Lo siento

3 . Lo siento …

¿Cuántas veces se disculpó este año? Mucho, espero.

(Está bien, no tantos.)

Puede superar muchos conflictos y políticas de oficina con una disculpa sincera y bien ubicada.

4. El estado actual es …

Espero que haya utilizado informes de estado del proyecto regulares este año. Debería haberlos utilizado como una herramienta para comunicar el estado de su proyecto, al menos una vez al mes, al menos al patrocinador del proyecto. Preferiblemente más.

¿Necesita ayuda para mejorar los informes de su proyecto para el próximo año? Toma mi curso de informes de proyectos en línea y haz que la gente realmente haga algo como resultado de leer tus actualizaciones de estado.

 Vi esto y pensé en tu bocadillo

5. Vi esto y pensé en ti …

Haz conexiones. Como director de proyecto, está bien situado para ver lo que está sucediendo en diversas áreas del negocio. Vincula a las personas, haz presentaciones, comparte información que creas que otros podrían encontrar útil.

Si no lo hiciste este año, lee estas 6 razones por las que la creación de redes es importante y ve si puedo cambiar de opinión para el próximo año.

6. Gracias por…

Por venir a mi reunión, por ceder sus recursos para ayudar con las pruebas, por pasarme ese gran contacto, por ser un gran miembro del equipo del proyecto.

Hay docenas de razones por las que debería le he dado las gracias a la gente con la que trabajó este año. ¡Espero que haya aprovechado todas las oportunidades!

Agregue muchos puntos para celebrar el éxito del equipo durante todo el proyecto, así como momentos de agradecimiento individual.

7. Eso no cumplió con mis expectativas de …

A veces tenemos que comunicar las malas noticias, y si no habla, nunca verá mejoras. Cuando un miembro del equipo no se desempeña como se esperaba, hable con él (y no por correo electrónico).

No es personal. Tenías expectativas, no las cumplieron. Discuta cómo ambos pueden obtener un mejor resultado la próxima vez.

También debería haber hecho esto con los proveedores. No aguante un mal servicio porque está demasiado preocupado para decir algo. He sido culpable de esto en el pasado y no termina bien.

 Necesito un globo de diálogo

8. Necesito …

¿Obtuvo los recursos que necesitaba para completar las tareas del proyecto con éxito? ¿No? ¿Los solicitó?

No espere que el patrocinador de su proyecto sea un lector de mentes. Si quieres más gente, más dinero o más tiempo, pídelo. ¡Puede que no lo consiga, pero al menos lo ha intentado!

9. Si… entonces…

Habría tomado muchas decisiones este año. ¿Siempre se tomó el tiempo de explicar por qué presentó esa recomendación en particular?

Debería haber explicado las consecuencias de sus decisiones en términos comerciales, para que las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto comprendan por qué ha optado por esa ruta.

Entonces… ¿cuántas de ellas comunicó a su equipo de proyecto? ¿este año?

¿Y qué harías diferente? Bueno, la buena noticia es que puede comenzar a comunicarse más y adaptar sus mensajes a sus partes interesadas ahora mismo.

Simplemente decida hacerlo, ¡y hágalo!

Para obtener un apoyo adicional con la gestión de las comunicaciones de las partes interesadas, tengo un taller de video bajo demanda que será de ayuda.



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