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9 documentos esenciales del proyecto (con plantillas)


 9 Documentos esenciales del proyecto

No hace mucho tiempo que elegí un proyecto de otra persona y estuve tres meses en mi gestión antes de darme cuenta de que no había una carta del proyecto. Había muchos otros documentos que todos tenían un grado de superposición con una carta, pero no una carta real. Eso significaba que faltaban algunas cosas clave en el papeleo del proyecto y lo más importante que faltaba era que lo iba a pagar . Oops.

Eso fue un poco molesto de resolver.

La administración de proyectos puede crear una gran cantidad de papeleo, y no siempre es lo que quieres o necesitas. Hablemos de lo esencial. Aquí hay nueve documentos que ningún proyecto que se precie debería estar sin él. Los he organizado en orden de la fase del ciclo de vida del proyecto.

 caso de negocio del proyecto 1. Caso de negocio

En la fase de concepto o idea de un proyecto, alguien tiene una idea brillante. Esto se anota en una propuesta formal de proyecto o caso de negocio.

El caso de negocio del proyecto es el documento que inicia todo el proyecto. Está escrito para explicar por qué debería ocurrir el proyecto y resume el problema que el proyecto va a resolver.

Debe ser exhaustivo y persuasivo con suficiente detalle para justificar la inversión requerida para el proyecto.

Habiendo dicho eso, El caso de negocios podría ser tan simple como enviar un correo electrónico a un ejecutivo pidiendo permiso para seguir adelante con una iniciativa. Si estuvieras construyendo un estadio olímpico, ese nivel de informalidad no sería suficiente.

Sé razonable y pragmático: no tiene sentido crear documentación excesiva en este momento. Solo hará que la gente se canse de lo que el administrador vendrá.

Una vez que se apruebe el caso de negocios, puede pasar a la fase de Iniciación del Proyecto.

 plantilla de carta del proyecto

El documento más importante en la fase de inicio del proyecto es la carta del proyecto.

Lo necesita: le otorga la autoridad para actuar como gerente de proyecto para el proyecto. Es su mandato ejecutar el proyecto y es el documento que convierte el proyecto de una idea en un programa de trabajo real, con propietarios asignados (y un acuerdo sobre financiamiento). ¡Sin él, su proyecto no existe formalmente!

Las cartas del proyecto pueden ser cortas o sustanciales. Prefiero usar una versión completa que, en nuestra terminología, llamamos Documento de Iniciación de Proyecto. Incluye todo lo que necesita saber sobre lo que está comenzando.

Una vez que tenga claridad sobre lo que va a hacer el proyecto y el contexto en el que operará, es hora de pasar a la Fase de planificación.

 plan y cronograma del proyecto

3. Plan de gestión del proyecto

La fase de planificación le proporciona dos documentos. El primero es el plan de gestión del proyecto.

Este es un documento enorme. De hecho, es probable que no sea un documento (aunque lo he agrupado en la plantilla del plan de gestión de proyectos que puede encontrar aquí). En el pasado, siempre lo he manejado como documentos separados, pero juntos forman 'El Plan'.

Más recientemente, mis proyectos han estado operando bajo una estructura formal de PMO, y gran parte de lo que se incluye en un plan de gestión de proyectos básicamente se repite. Los procesos formales. No tiene sentido crear un documento de plan solo para decir: "Lo hacemos de la manera que manda la PMO, como todos los demás proyectos de esta empresa". En ese caso, tengo un documento de plan de gestión de proyectos global que hace referencia a los estándares corporativos. .

El plan cubre todo lo que necesita saber y hacer para administrar el proyecto, incluyendo cosas como la gestión de las tolerancias del proyecto, las variaciones, el enfoque de control de cambios, cómo evaluará la calidad, etc.

4. Cronograma del proyecto

El otro documento que es importante en la fase de planificación es el cronograma del proyecto.

Francamente, la mayoría de la gente dice 'plan del proyecto' cuando quieren decir 'cronograma del proyecto'.

El cronograma del proyecto establece todos los Tareas, quién las va a hacer y cuándo las va a hacer. También rastrea dependencias entre tareas.

Puedes usar el software para organizar la línea de tiempo del proyecto por ti. Hay cientos de diferentes herramientas de programación de proyectos, la mayoría de las organizaciones tienen algo. El problema es que podría no ser perfecto para lo que quieres usar.

Creo programaciones de proyectos en Microsoft Project, Teamwork y Excel, porque las uso para diferentes cosas. Para comunicar los hitos de nivel superior, creo una versión de la programación en Microsoft PowerPoint utilizando el complemento Office Timeline.

Sin embargo, si elige documentar la programación de su proyecto, lo importante es mantenerlo actualizado.

 proyecto plantilla de raid

5. Registro de RAID del proyecto

Ahora estamos avanzando hacia la cuarta fase del proyecto, la fase de Ejecución. En este punto, tienes varios documentos importantes del proyecto. Lo primero que veremos en esta fase es el registro RAID.

RAID significa:

  • Riesgos
  • Acciones (y / o Suposiciones)
  • Problemas
  • Dependencias (y / o Decisiones)

Utilizo el término 'registro RAID' para cubrir todos los registros diferentes relacionados con el proyecto. Eso incluye todos los elementos en la lista anterior, más los cambios. Sin embargo, es más difícil decir RAAIDDC.

Vale la pena tener un registro de todos estos elementos. El registro RAID de su proyecto es un documento importante que le permite realizar un seguimiento de todo. Es más fácil de crear de lo que esperaría, ya que solo necesita algunos campos importantes:

  • ID del artículo, para que sepa de qué línea está hablando cuando discute el contenido con su equipo
  • Nombre del artículo [19659042] Descripción del artículo
  • Acción requerida
  • Propietario: no olvide esto o nadie se hará responsable de hacer nada al respecto
  • Fecha de la última actualización.

Puede usar ese formato para todos los diferentes hojas y rastreadores dentro de su registro RAID.

Un registro RAID puede ser parte de su software de administración de proyectos o usted puede hacer lo que hago y mantener una hoja de cálculo.

6. Informes de estado del proyecto

Los informes de estado del proyecto son otro documento crítico durante la fase de ejecución. Usted está ocupado haciendo el trabajo, por lo que necesita decirle a la gente qué está haciendo el trabajo. También le ayudan a realizar un seguimiento de lo que está sucediendo.

Los informes de estado del proyecto cubren una variedad de escenarios diferentes. Tiene:

  • Informes formales de la junta del proyecto
  • Actualizaciones semanales del equipo de información
  • Informes formales a la PMO
  • Informes ad hoc cada vez que un interesado solicita algo.

Y así sucesivamente.

 Write Better Report Status Reports OK, esta es una colección de documentos en lugar de un solo documento. Pero son realmente importantes porque son el mecanismo que utiliza para obtener información a sus partes interesadas de manera regular. Son el registro escrito formal del progreso. Y si son buenos, sus partes interesadas deberían tomar medidas como resultado de leerlos.

Si necesita una mano para crear mejores informes de estado de proyectos, obtenga mi libro electrónico y el curso sobre informes de proyectos aquí.

7. Rastreador de presupuesto del proyecto

Finalmente, para la fase de ejecución, tiene un rastreador de presupuesto del proyecto.

Su presupuesto de proyecto es un tipo diferente de documento: incluye menos texto y muchos más números. Sin embargo, es útil tener un documento de texto con los cálculos que establecen la información sobre los contratos, las adquisiciones y los procesos financieros que se espera que sigan. Puede incluir esto en su plan de gestión de proyectos.

El rastreador de presupuesto debe mostrarle lo que ha previsto gastar, es decir, "el presupuesto" y lo que realmente ha gastado. Luego, puede obtener la hoja de cálculo para hacer el trabajo pesado y calcular la variación.

La variación es la diferencia entre lo que pronosticó y cuál fue su gasto real. Si tiene un gasto excesivo, puede identificar las partidas en las que esto sucedió. Si está llegando por debajo de su pronóstico, puede tener cierta flexibilidad para agregar más elementos dentro del alcance.

O puede que tenga que devolver el dinero: ¡los diferentes departamentos de Finanzas y patrocinadores de proyectos tendrán diferentes prioridades!

 documentos de cierre del proyecto

8. Revisión de lecciones aprendidas

La fase final de su proyecto es Cierre. Hay dos documentos de proyecto que son importantes en este punto; la primera es la documentación de lecciones aprendidas.

Los documentos de lecciones aprendidas podrían no ser documentos. Puede almacenar sus lecciones aprendidas en una base de datos como CornerThought o wiki, o en algún otro formato de búsqueda.

Sin embargo, todavía produzco documentos formales de lecciones aprendidas al final del proyecto y luego copio las lecciones clave en cualquier otro sistema que las requiera. 19659004] El papeleo de lecciones aprendidas forma parte del trabajo de cierre de su proyecto. Solo se convierte en una referencia útil si lo comparte con las personas de este equipo para que tengan algo que codifique las lecciones que aprendieron mientras trabajaban con usted.

Igualmente, debe compartirse con otros gerentes de proyecto o ellos ganaron ". Se beneficia de lo que funcionó y de lo que no funcionó.

9. Documento de cierre del proyecto

Finalmente, durante la fase de cierre, debe presentar un documento formal de cierre del proyecto.

Este documento resume:

  • Lo que el proyecto entregó
  • Cómo se realizó el proyecto en función del tiempo, costo, calidad y alcance medidas, es decir, ¿llegó tarde, excedió el presupuesto o tuvo dificultades para obtener un resultado de calidad?
  • Cualquier riesgo, problema y acción pendientes en el punto de cierre
  • La ubicación de los archivos del proyecto
  • Cualquier otra cosa que no sea la persona que recibe la transferencia necesita saber.

De todos los documentos, este es el más importante para obtener su aprobación formal. Sin que el patrocinador del proyecto acepte que el proyecto se cierre, el proyecto no se cierra.

Terminará haciendo trabajo y apoyo ad hoc durante meses. (No me preguntes cómo lo sé).

Elige los documentos que funcionan para tu proyecto

Lo más importante que debes recordar es que esta es una guía. Adapte la documentación del proyecto que necesita para que pueda administrar mejor su proyecto. ¿Necesita un plan detallado de adquisiciones? Haz uno. ¿No necesita un rastreador de presupuesto ya que no hay gastos externos? No cree uno y déjelo en blanco; eso es una pérdida de tiempo.

No se preocupe por lo que necesita tener, solo use lo anterior como guía para lo que la mayoría de los proyectos proyectan en el lado más grande de lo pequeño pero no en lo grande. -gigantic tiene.

Menos tiempo de administración dedicado a crear documentos que no agregan valor significa que puede liberar más tiempo para dirigir a su equipo. Es más importante que hagas el trabajo en el proyecto. El papeleo oneroso no es divertido para nadie.

Limítate a estos nueve documentos, podrás controlar tu proyecto sin demasiada burocracia.

 paquete de plantillas de gestión de proyectos esenciales

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