El documento más importante en la fase de inicio del proyecto es la carta del proyecto.
Lo necesita: le otorga la autoridad para actuar como gerente de proyecto para el proyecto. Es su mandato ejecutar el proyecto y es el documento que convierte el proyecto de una idea en un programa de trabajo real, con propietarios asignados (y un acuerdo sobre financiamiento). ¡Sin él, su proyecto no existe formalmente!
Las cartas del proyecto pueden ser cortas o sustanciales. Prefiero usar una versión completa que, en nuestra terminología, llamamos Documento de Iniciación de Proyecto. Incluye todo lo que necesita saber sobre lo que está comenzando.
Una vez que tenga claridad sobre lo que va a hacer el proyecto y el contexto en el que operará, es hora de pasar a la Fase de planificación.
3. Plan de gestión del proyecto La fase de planificación le proporciona dos documentos. El primero es el plan de gestión del proyecto.
Este es un documento enorme. De hecho, es probable que no sea un documento (aunque lo he agrupado en la plantilla del plan de gestión de proyectos que puede encontrar aquí). En el pasado, siempre lo he manejado como documentos separados, pero juntos forman 'El Plan'.
Más recientemente, mis proyectos han estado operando bajo una estructura formal de PMO, y gran parte de lo que se incluye en un plan de gestión de proyectos básicamente se repite. Los procesos formales. No tiene sentido crear un documento de plan solo para decir: "Lo hacemos de la manera que manda la PMO, como todos los demás proyectos de esta empresa". En ese caso, tengo un documento de plan de gestión de proyectos global que hace referencia a los estándares corporativos. .
El plan cubre todo lo que necesita saber y hacer para administrar el proyecto, incluyendo cosas como la gestión de las tolerancias del proyecto, las variaciones, el enfoque de control de cambios, cómo evaluará la calidad, etc.
4. Cronograma del proyecto El otro documento que es importante en la fase de planificación es el cronograma del proyecto.
Francamente, la mayoría de la gente dice 'plan del proyecto' cuando quieren decir 'cronograma del proyecto'.
El cronograma del proyecto establece todos los Tareas, quién las va a hacer y cuándo las va a hacer. También rastrea dependencias entre tareas.
Puedes usar el software para organizar la línea de tiempo del proyecto por ti. Hay cientos de diferentes herramientas de programación de proyectos, la mayoría de las organizaciones tienen algo. El problema es que podría no ser perfecto para lo que quieres usar.
Creo programaciones de proyectos en Microsoft Project, Teamwork y Excel, porque las uso para diferentes cosas. Para comunicar los hitos de nivel superior, creo una versión de la programación en Microsoft PowerPoint utilizando el complemento Office Timeline.
Sin embargo, si elige documentar la programación de su proyecto, lo importante es mantenerlo actualizado.
5. Registro de RAID del proyecto Ahora estamos avanzando hacia la cuarta fase del proyecto, la fase de Ejecución. En este punto, tienes varios documentos importantes del proyecto. Lo primero que veremos en esta fase es el registro RAID.
RAID significa:
Riesgos
Acciones (y / o Suposiciones)
Problemas
Dependencias (y / o Decisiones)
Utilizo el término 'registro RAID' para cubrir todos los registros diferentes relacionados con el proyecto. Eso incluye todos los elementos en la lista anterior, más los cambios. Sin embargo, es más difícil decir RAAIDDC.
Vale la pena tener un registro de todos estos elementos. El registro RAID de su proyecto es un documento importante que le permite realizar un seguimiento de todo. Es más fácil de crear de lo que esperaría, ya que solo necesita algunos campos importantes:
ID del artículo, para que sepa de qué línea está hablando cuando discute el contenido con su equipo
Nombre del artículo [19659042] Descripción del artículo
Acción requerida
Propietario: no olvide esto o nadie se hará responsable de hacer nada al respecto
Fecha de la última actualización.
Puede usar ese formato para todos los diferentes hojas y rastreadores dentro de su registro RAID.
Un registro RAID puede ser parte de su software de administración de proyectos o usted puede hacer lo que hago y mantener una hoja de cálculo.
6. Informes de estado del proyecto Los informes de estado del proyecto son otro documento crítico durante la fase de ejecución. Usted está ocupado haciendo el trabajo, por lo que necesita decirle a la gente qué está haciendo el trabajo. También le ayudan a realizar un seguimiento de lo que está sucediendo.
Los informes de estado del proyecto cubren una variedad de escenarios diferentes. Tiene:
Informes formales de la junta del proyecto
Actualizaciones semanales del equipo de información
Informes formales a la PMO
Informes ad hoc cada vez que un interesado solicita algo.
Y así sucesivamente.
Si necesita una mano para crear mejores informes de estado de proyectos, obtenga mi libro electrónico y el curso sobre informes de proyectos aquí.
7. Rastreador de presupuesto del proyecto Finalmente, para la fase de ejecución, tiene un rastreador de presupuesto del proyecto.
Su presupuesto de proyecto es un tipo diferente de documento: incluye menos texto y muchos más números. Sin embargo, es útil tener un documento de texto con los cálculos que establecen la información sobre los contratos, las adquisiciones y los procesos financieros que se espera que sigan. Puede incluir esto en su plan de gestión de proyectos.
El rastreador de presupuesto debe mostrarle lo que ha previsto gastar, es decir, "el presupuesto" y lo que realmente ha gastado. Luego, puede obtener la hoja de cálculo para hacer el trabajo pesado y calcular la variación.
La variación es la diferencia entre lo que pronosticó y cuál fue su gasto real. Si tiene un gasto excesivo, puede identificar las partidas en las que esto sucedió. Si está llegando por debajo de su pronóstico, puede tener cierta flexibilidad para agregar más elementos dentro del alcance.
O puede que tenga que devolver el dinero: ¡los diferentes departamentos de Finanzas y patrocinadores de proyectos tendrán diferentes prioridades!
8. Revisión de lecciones aprendidas La fase final de su proyecto es Cierre. Hay dos documentos de proyecto que son importantes en este punto; la primera es la documentación de lecciones aprendidas.
Los documentos de lecciones aprendidas podrían no ser documentos. Puede almacenar sus lecciones aprendidas en una base de datos como CornerThought o wiki, o en algún otro formato de búsqueda.
Sin embargo, todavía produzco documentos formales de lecciones aprendidas al final del proyecto y luego copio las lecciones clave en cualquier otro sistema que las requiera. 19659004] El papeleo de lecciones aprendidas forma parte del trabajo de cierre de su proyecto. Solo se convierte en una referencia útil si lo comparte con las personas de este equipo para que tengan algo que codifique las lecciones que aprendieron mientras trabajaban con usted.
Igualmente, debe compartirse con otros gerentes de proyecto o ellos ganaron ". Se beneficia de lo que funcionó y de lo que no funcionó.
9. Documento de cierre del proyecto Finalmente, durante la fase de cierre, debe presentar un documento formal de cierre del proyecto.
Este documento resume:
Lo que el proyecto entregó
Cómo se realizó el proyecto en función del tiempo, costo, calidad y alcance medidas, es decir, ¿llegó tarde, excedió el presupuesto o tuvo dificultades para obtener un resultado de calidad?
Cualquier riesgo, problema y acción pendientes en el punto de cierre
La ubicación de los archivos del proyecto
Cualquier otra cosa que no sea la persona que recibe la transferencia necesita saber.
De todos los documentos, este es el más importante para obtener su aprobación formal. Sin que el patrocinador del proyecto acepte que el proyecto se cierre, el proyecto no se cierra.
Terminará haciendo trabajo y apoyo ad hoc durante meses. (No me preguntes cómo lo sé).
Elige los documentos que funcionan para tu proyecto Lo más importante que debes recordar es que esta es una guía. Adapte la documentación del proyecto que necesita para que pueda administrar mejor su proyecto. ¿Necesita un plan detallado de adquisiciones? Haz uno. ¿No necesita un rastreador de presupuesto ya que no hay gastos externos? No cree uno y déjelo en blanco; eso es una pérdida de tiempo.
No se preocupe por lo que necesita tener, solo use lo anterior como guía para lo que la mayoría de los proyectos proyectan en el lado más grande de lo pequeño pero no en lo grande. -gigantic tiene.
Menos tiempo de administración dedicado a crear documentos que no agregan valor significa que puede liberar más tiempo para dirigir a su equipo. Es más importante que hagas el trabajo en el proyecto. El papeleo oneroso no es divertido para nadie.
Limítate a estos nueve documentos, podrás controlar tu proyecto sin demasiada burocracia.
Pin para lectura posterior:
1. Caso de negocio 
1. Caso de negocio 
