Career & Education, The Project Manager Blog

¡Ahorrarse! 7 maneras de prevenir la sobrecarga de información


En qué tiempo vivimos; Hay tantas opciones. Estamos experimentando una libertad diferente a cualquier otra en la historia, donde podemos elegir exactamente lo que queremos y cuando lo queremos. Sin embargo, demasiadas opciones pueden ser abrumadoras, y lo hemos sabido durante casi dos décadas.

En 2000, los psicólogos Sheen Iyengar y Mark Lepper publicaron su innovador estudio, Cuando se está desmotivando la elección, en donde estudiaron las reacciones de los consumidores ante la oferta. una gran variedad de atascos en contraste con una pantalla más pequeña. Si bien la gran selección atrajo más interés, los consumidores terminaron comprando de la oferta de menos opciones.

Si bien puede parecer contrario a la intuición, las personas son mejores para tomar decisiones cuando hay menos opciones para elegir. Tener demasiada información puede obstaculizarte al tomar decisiones críticas. Este fenómeno tiene muchos nombres, infobesidad, infoxicación, ansiedad de información y explosión de información. Pero llamémoslo simplemente como es: sobrecarga de información.

¿Qué es la sobrecarga de información?

La sobrecarga de información es el proceso problemático de tratar de entender algo y tomar la decisión correcta cuando tenemos demasiada información sobre lo que ' estoy tratando de decidir sobre El término se deriva de un libro, The Managing of Organizations escrito por el científico social Bertram Gross y publicado en 1964. Pero es más probable que se convierta en parte de la lengua vernácula pública con la publicación del bestseller Future Shock por Alvin y Heidi Toffler en 1970.

Los Tofflers definieron la sobrecarga de información como "cuando la cantidad de entrada a un sistema excede su capacidad de procesamiento. Los tomadores de decisiones tienen una capacidad de procesamiento cognitivo bastante limitada. En consecuencia, cuando se produce una sobrecarga de información, es probable que se produzca una reducción en la calidad de la decisión ".

Pongámoslo en términos más coloridos: recuerde esas viejas películas de ciencia ficción donde una persona supera la tiranía de una computadora diabólicamente autoritaria. planteando una pregunta ilógica? El humo sale de su circuito quemado mientras lucha por calcular lo incalculable. No somos computadoras, pero podemos explotar nuestra propia versión de las juntas cuando estamos sobrecargados con demasiados datos. Acumula la maquinaria y nuestros cerebros se estancan cuando nuestros ojos retroceden en nuestras cabezas, superados por elección.

Peligros de sobrecarga de información

Incluso si no tiene un nombre, sobrecarga de información Ha existido desde que la gente ha recopilado información. Aumenta con los avances tecnológicos, como en el Renacimiento, cuando los escritos se conservaron al copiar textos antiguos. Pero se remonta aún más a la Biblia, donde se menciona en el libro de Eclesiastés 12:12, donde se dice: "De hacer libros no hay fin".

Un estudio realizado por el Pew Research Center observó que 20 El porcentaje se siente sobrecargado de información, lo que crea tensión, especialmente si un trabajo tiene grandes demandas de información para sus empleados. Pero no es solo el estrés en el trabajo lo que se manifiesta; la sobrecarga de información se puede diagnosticar a través de muchos síntomas.

Niebla cerebral

¿Has escuchado la expresión "niebla cerebral"? El cerebro es una herramienta increíble, una que solo hemos aprovechado en términos de su potencial, pero incluso tiene sus límites. Con frecuencia, superamos lo que nuestros cerebros pueden procesar y, al hacerlo, alcanzamos algo que se llama sobrecarga cognitiva, lo que significa que golpeamos una pared mental que conduce a la irritabilidad y al pensamiento deficiente.

Esto inherentemente reducirá la capacidad de uno para tomar buenas decisiones. Nosotros más propensos a las falacias lógicas. Nuestras mentes se cansan, y tomar una decisión requiere energía, que se agota en el proceso de recopilación de datos. Esto no solo afecta su toma de decisiones, sino también su productividad y su capacidad para mantenerse motivado. ¿Eso te hace sentir ansioso? Bueno, ese es otro síntoma de la sobrecarga de información.

Cómo evitar la sobrecarga de información

Vivimos en una era saturada de información y, a veces, puede parecer imposible evitarla. La mayoría no tiene el lujo de salirse de la red o unirse a un monasterio. Pero eso no significa que uno deba tirar sus manos, rendirse y saltar en el flujo interminable de datos para ahogarse en bits y bytes.

Los budistas hablan de un camino intermedio, que es solo la moderación. Es una manera sobria de acercarse a la información, donde sobriedad significa moderación en lugar de abstinencia. La idea de que uno puede evitar la información es ridícula y no práctica. Pero hay maneras de no excederse. Aquí hay solo siete, no queremos abrumarlo.

 cómo manejar la sobrecarga de información

1. Desconecte

La mayoría de nosotros pasamos nuestra vida laboral en línea a cierta capacidad o digerimos grandes cantidades de datos. Luego llegamos a casa y absorbemos más información, cayendo en un agujero negro de Internet o redes sociales.

Hazle un favor a tu cerebro y apaga la computadora por unas horas todos los días y asegúrate de desactivar esas molestas notificaciones. Solo toma tiempo para no hacer nada. Ser perezoso. Incluso evitar periódicos o libros. Existen prácticas de atención plena, si necesita alguna orientación, pero solo sentarse y estar presente de manera imparcial con sus pensamientos y sentimientos a medida que van y vienen pueden ser muy terapéuticos. Le da a su mente la oportunidad de reiniciar y cargar sus baterías mentales.

Relacionado: 10 maneras de hacer que su descanso para almorzar valga la pena

2. Administre su información

La desconexión puede no ser una opción en el trabajo, por lo que tendrá que adoptar otro enfoque. Hay una avalancha de información en el trabajo, pero eso no significa que tenga que responder a ella inmediatamente cuando llegue a su buzón de entrada.

Sea más selectivo y priorice su información. Cuando recibe un correo electrónico, lo más probable es que pueda decirle desde la línea del asunto si necesita una respuesta rápida o si puede dejarlo de lado por un tiempo. Luego, tenga un período dedicado durante el día en el que pueda revisar sus correspondencias. No olvide un filtro de spam para mantener el volumen a una inundación razonable. Estas son técnicas y herramientas clave para la administración del correo electrónico.

3. Involucre a todos

Solo hay tanto que puede hacer por su cuenta en una oficina. Si bien es importante controlar la información que atraviesa su escritorio, también hay una información más colectiva que está más allá de su poder. Debe desarrollar un frente unificado e implementar la excelencia operativa para derrotar a este invasor.

Eso significa crear una estrategia de información en el trabajo. Obtenga la participación de compañeros de trabajo, que deberían estar abiertos a cualquier excusa para reducir el intercambio de información innecesaria. Eso podría significar mantener el papeleo al mínimo y solo cuando sea esencial y mantener las reuniones puntuales al tener una agenda definida y específica. Por supuesto, actualizar su software de administración de proyectos también puede ayudar a reducir pasos innecesarios.

4. Keep It Simple

La información es redundante si se duplica. No necesita una copia al carbón de todo, y ciertamente no desea recibir el mismo aviso una y otra vez. Por lo tanto, haga todo lo posible para asegurarse de que las personas sepan cómo comunicarse con usted, de modo que no inunden todos los canales que pueden llegar a usted para asegurarse de que reciba su nota.

Eso significa que sea explícito sobre si prefiere Correo electrónico, texto o alguna otra forma de comunicación. Si necesitan una confirmación, déjales que te lo cuenten para que puedas responder, en lugar de que te llamen para asegurarse de que has recibido su misiva. Es notable la cantidad de información que obtiene una persona que simplemente dice lo mismo en una plataforma diferente. (Si está ejecutando un proyecto, aquí es donde un plan de comunicación del proyecto puede ayudar a aclarar cómo se distribuirá la información).

5. Despeja tu mente

Piensa en ello como tareas domésticas. Si no barre periódicamente, tendrá una colección de conejitos de polvo. Si no se aclara la cabeza, la información importante tendrá más dificultades para eliminar los obstáculos de todos los escombros mentales. Por lo tanto, un "volcado de memoria" regular es una excelente manera de restablecer la cabeza y mantener a raya la molesta sobrecarga de información.

Una forma de hacerlo es a la antigua, con lápiz y papel. Escribe cada pensamiento que está interrumpiendo tu trabajo. Es extraño, pero una vez que están en el papel, están fuera de tu cabeza. En cierto sentido, le permite al cerebro concentrarse en otras cosas porque ha almacenado información que la estaba bloqueando en un papel, el disco duro externo original.

Relacionado: Inspírese: 13 ejercicios de creatividad para No creativos

6. Establecer límites

Hay algo que se llama la regla de los dos minutos, lo que significa gastar solo dos minutos en una tarea. Esto es esencialmente ponerse límites. Un problema con la información es que hoy en día siempre hay más y es de fácil acceso. Desde fuentes respetadas hasta referencias anecdóticas, consejos de expertos y comentarios a opiniones y comentarios, no hay un final para ningún tema.

Pero puede ponerle fin a eso con esta estrategia de administración del tiempo. Date límites, ¿qué citas son valiosas y cuáles no? Además, ¿cuánto tiempo vale la pregunta y cuándo ese tiempo se convierte en un impedimento para tomar una decisión? Concéntrese en el tema en cuestión, no realice múltiples tareas, pero haga la pregunta el tiempo que merece y luego presione el gatillo de la decisión.

7. Prepárese para el día siguiente

Bueno, llegó un día sin sobrecarga de información, ahora es el momento de configurar el siguiente para que sea tan exitoso. Esta debe ser una práctica diaria, lo mejor es hacerlo antes de salir del trabajo, si está pensando en la oficina o antes de irse a la cama, si el objetivo es más personal. Este enfoque es una forma disciplinada de mantener bajo control la sobrecarga de información.

Una forma de hacerlo es enumerar las pocas tareas principales que debe abordar al día siguiente. Asigne prioridades en una lista para recopilar sus pensamientos sobre el próximo día, lo que también lo ayudará a no perder tiempo o energía en pensar demasiado en el trabajo o no poder manejarlo porque se está volviendo rápido y le cuesta respirar.

¿Era demasiada información para asimilar? Con suerte, será útil y te aclarará la cabeza para manejar el trabajo del día. Una vez que tenga la mentalidad correcta, es hora de equiparse con las herramientas adecuadas. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que facilita el flujo de trabajo con tableros kanban, listas de tareas y una plataforma de colaboración. Administre mejor su información con ProjectManager.com realizando esta prueba gratuita de 30 días hoy.

Publicaciones relacionadas

  • ¿Se siente fuera de forma? Cambiar de una hoja de cálculo a las redes sociales no cuenta como ejercicio en el trabajo. Tomando un …

  •  los 30 mejores consejos de productividad para cada día

    Nunca hay suficientes horas en el día, ¿verdad? Bueno, no hay nada que podamos hacer al respecto. Pero con …

  • Las herramientas y procesos digitales son esenciales para las empresas modernas y exitosas. Es posible que los negocios tradicionales hayan tardado en adoptar la tecnología digital …

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>