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Análisis de partes interesadas 101: identificación, mapeo y más


Una parte interesada es cualquier persona que tenga un interés personal en un proyecto. Según esa definición, hay muchos tipos de partes interesadas. Hay partes interesadas externas, como clientes y usuarios, y partes interesadas internas, como ejecutivos y miembros del equipo. Una parte interesada siempre quiere que el proyecto tenga éxito y tiene expectativas únicas sobre lo que define ese éxito.

Si sus partes interesadas no están satisfechas con los resultados de un proyecto, han fallado. Por lo tanto, para completar con éxito un proyecto, es esencial obtener una comprensión clara de quiénes son sus partes interesadas, cuáles son sus expectativas y qué los motiva. Este proceso se llama análisis de partes interesadas.

¿Qué es el análisis de partes interesadas?

El análisis de partes interesadas identifica y prioriza a las partes interesadas antes de que comience el proyecto. Organiza a las partes interesadas en grupos de acuerdo a cuánto participan en el proyecto, cuál es su nivel de interés y cuánta influencia tienen. Una vez que estas personas estén identificadas y organizadas, debe encontrar la mejor manera de involucrar a cada parte interesada en el proyecto, incluidos los mejores canales de comunicación según sus necesidades.

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La comunicación es clave para el análisis de las partes interesadas porque las partes interesadas deben aceptar y aprobar el proyecto, y esto solo puede hacerse con información oportuna y visibilidad en el proyecto. El primero pone el proyecto en contexto mientras que el segundo genera confianza. Todo esto lleva a que el proyecto esté alineado estratégicamente con las partes interesadas y los objetivos comerciales generales de la empresa.

Por qué es importante

El análisis de las partes interesadas es una forma de obtener ayuda de los actores clave del proyecto. Una vez que determine quiénes son estos interesados ​​clave, puede incorporarlos al inicio para ayudar a alinear el proyecto con los objetivos estratégicos. Su experiencia ayuda a un proyecto a evitar dificultades y obtener su ayuda construye relaciones más fuertes. También pueden ayudar con la resolución de conflictos durante la ejecución del proyecto.

Las partes interesadas también son cruciales para entregar los recursos que necesita para llevar a cabo el proyecto correctamente. Cuando hay buenas comunicaciones entre una parte interesada y un gerente de proyecto, la parte interesada puede ayudar a entregar las personas, las herramientas y otros recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto.

El proceso de pasar por un análisis de partes interesadas también es una forma de construir Una relación de confianza con las partes interesadas. Una vez que tenga una línea de comunicación abierta con las partes interesadas, desarrolle una buena relación y muestre transparencia en el proyecto, fomenta la confianza. Estos elementos deben considerarse en su plan de gestión de partes interesadas.

Cómo identificar partes interesadas

Antes de entrar en el análisis, primero debe saber quiénes son las partes interesadas. Hay algunas preguntas que deben plantearse, como averiguar quiénes son las partes interesadas más influyentes en términos del proyecto. Estos van a ser clientes o clientes, las personas para quienes se creó el proyecto.

Luego, desea conocer a las partes interesadas adicionales que se vean afectadas por el proyecto. Esto podría incluir a aquellos que se verían afectados ambientalmente por el proyecto, por ejemplo.

Pregúntese qué partes interesadas tienen el control de los recursos del proyecto. Estas partes interesadas van a ser parte del grupo influyente. No olvide recopilar cuáles son las motivaciones e intereses de los interesados, ya que esto lo ayudará a gestionarlos y sus expectativas.

Finalmente, habrá personas que son importantes para el proyecto que no serán identificadas como interesados ​​o en al menos no los principales interesados ​​del proyecto. Todavía necesita mantenerlos informados hasta cierto punto sin que se sientan descuidados o excluidos. No todas las partes interesadas deberían recibir el mismo trato: no habría forma de proceder con el proyecto.

Mapeo de partes interesadas y cómo hacerlo

El análisis de partes interesadas utiliza una técnica llamada mapeo de partes interesadas. Antes de comenzar, primero debe decidir el enfoque del proyecto. Esto determinará quién es más importante en términos de partes interesadas. Una vez que se haya resuelto, puede seguir estos pasos.

Enumere las partes interesadas

Como se señaló anteriormente, las partes interesadas vienen en todas las formas y tamaños. Si bien es importante reducir el enfoque que viene más adelante. En este punto, desea incluir a todos los interesados, sin importar el nivel de importancia para el proyecto. Al enumerar a sus partes interesadas, tenga en cuenta que se dividen en dos categorías principales: los afectados por el proyecto y los que contribuyen a él.

Por ejemplo, el gerente del proyecto y el equipo son contribuyentes del proyecto, mientras que El usuario final es alguien afectado por él. Aunque es posible que las partes interesadas caigan en ambas categorías. Cuanto mejor sea esta lista, es menos probable que se retrase o se desvíe durante el proyecto.

Analizar partes interesadas

¿Cuáles son los roles y las expectativas de todas las partes interesadas que mencionó anteriormente? Algunas partes interesadas tendrán más importancia para el proyecto y sus expectativas tendrán un mayor impacto que otras. Aquí es donde haces esas determinaciones.

Puedes discernir esto usando una matriz de influencia-interés, que es un cuadro dividido en cuatro secciones. Debe ubicar a sus partes interesadas en una de las cuatro casillas según sus niveles de interés e influencia.

La parte superior de la casilla se divide en dos secciones: mantenerse informado y administrar de cerca. La mitad inferior de la caja también se divide en dos secciones: contacto mínimo y satisfacción. Cualquier persona ubicada a la derecha del cuadro tiene más influencia, mientras que cualquier persona ubicada cerca de la parte superior del cuadro tiene más interés. Si una parte interesada se coloca en la esquina superior derecha, entonces tiene mucho interés e influencia, lo que los convierte en actores importantes en el proyecto.

 Ejemplo de matriz de partes interesadas, o Mapa de partes interesadas [19659027] Un ejemplo de una matriz de partes interesadas </figcaption>
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<h3> Priorizar a las partes interesadas </h3>
<p> Una vez que tenga una lista completa, puede comenzar a priorizarlas por importancia para el proyecto. Decide quién de ellos tiene más influencia en el proyecto y se ve afectado por él. Puede usar la matriz de influencia-interés nuevamente para ayudar a priorizar a las partes interesadas. </p>
<p> No olvide que el estado de sus partes interesadas no es estático, pueden cambiar a lo largo del proyecto. El análisis de las partes interesadas no es una cosa única, sino un proceso que debe continuar durante todo el proyecto. </p>
<h3> Involucrar a las partes interesadas </h3>
<p> Finalmente, con la información creada en su mapa de partes interesadas, usted descubre cómo involucrar a sus partes interesadas. Este es el proceso por el cual usted se gana a los interesados, obtiene su comprensión y apoyo para ayudar a impulsar el proyecto, poniéndolo en el curso correcto. Esto lleva a un plan de comunicación que describe el canal y la frecuencia de las comunicaciones entre usted y cada parte interesada. Puede usar nuestra plantilla de plan de comunicación para comenzar. </p>
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<h3> Informes </h3>
<p> Naturalmente, las partes interesadas tienen interés en el proyecto. Pero eso no significa que tenga que darles todos los detalles. A veces lo que cuenta es el panorama general. ProjectManager.com tiene un panel de control en tiempo real que pinta el proyecto a grandes rasgos, como el progreso de la tarea, los costos y la variación del proyecto. Estos coloridos gráficos y cuadros facilitan ver dónde se encuentra el proyecto en este momento. </p>
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Estar preparado para las presentaciones de las partes interesadas es muy importante, por eso ProjectManager.com tiene informes que se pueden filtrar para mostrar la información que las partes interesadas desean. Los informes se pueden crear y compartir con solo un clic, para que nunca tenga una respuesta. Informe sobre el estado, tareas, planes, variaciones y más.

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